Bước 1: Tổ chức lập chứng từ
Kết quả khảo sỏt cho thấy hầu hết cỏc bệnh viện đó chấp hành tốt cụng tỏc tổ chức chứng từ kế toỏn bằng việc xõy dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ. Cỏc chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu quy định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. Tuy nhiờn trong quỏ trỡnh hoạt động, cỏc bệnh viện đó cải tiến, bổ sung một số chỉ tiờu hoặc tự xõy dựng thờm một số chứng từ để quản lý tốt nghiệp vụ phỏt sinh. Vớ dụ bệnh viện Việt Đức (Phụ lục 09) sử dụng thờm chứng từ Bảng kờ nộp tiền viện phớ nội trỳ, Bảng kờ nộp tiền viện phớ ngoại trỳ, Bảng kờ thanh toỏn người cho mỏu (hiến mỏu nhõn đạo và mua mỏu), Bảng thanh toỏn phụ cấp độc hại, quỏ tải... Bệnh viện Phụ sản Trung ương sử dụng thờm mẫu chứng từ “Bảng thanh toỏn thu nhập tăng thờm” để xỏc định tổng thu nhập của cỏn bộ cụng nhõn viờn. Bệnh viện Bạch Mai sửa đổi một số nội dung của chứng từ “Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ để phản ỏnh việc trớch khấu hao TSCĐ cỏc tài sản dựng cho hoạt động dịch vụ của bệnh viện. Cú thể núi việc
Tổ chức lập chứng từ Tổ chức kiểm tra chứng từ Tổ chức sử dụng chứng từ Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ
tổ chức cỏc chứng từ này gúp phần ghi nhận kịp thời cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhưng mẫu biểu sử dụng thiếu nhất quỏn mặc dự tớnh chất nghiệp vụ là tương tự nhau giữa cỏc bệnh viện.
Căn cứ vào cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, nhõn viờn cỏc phần hành xem xột sử dụng cỏc loại chứng từ phự hợp với nghiệp vụ. Đối với mỗi loại chứng từ đều ghi cỏc nội dung như ngày thỏng lập chứng từ, nội dung kinh tế, giỏ trị thanh toỏn và chữ ký của những người cú liờn quan.
Việc phản ỏnh cỏc yếu tố cơ bản của chứng từ đó được bộ phận kế toỏn của cỏc bệnh viện quan tõm. Tuy nhiờn kết quả khảo sỏt cho thấy vẫn cũn một số yếu tố chưa được thực hiện tốt như nội dung nghiệp vụ kinh tế trờn phiếu thu, phiếu chi chưa bao quỏt được nội dung của cỏc chứng từ gốc kốm theo, yếu tố ngày, thỏng, số hiệu của một số chứng từ gốc chưa đầy đủ như ở Bệnh viện đa khoa tỉnh Lõm Đồng...
Khảo sỏt thực tế cũng cho thấy khỏc với trước đõy việc lập chứng từ hoàn toàn sử dụng hỡnh thức thủ cụng thỡ nay phần lớn cỏc bệnh viện đó thiết kế cỏc mẫu chứng từ cú sẵn trờn mỏy vi tớnh. Nhõn viờn kế toỏn chỉ cần bổ sung vào chứng từ cỏc thụng tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Riờng một số chứng từ liờn quan đến kinh phớ NSNN thỡ đơn vị phải sử dụng chứng từ viết tay theo mẫu của Kho bạc như Giấy rỳt dự toỏn ngõn sỏch kiờm lĩnh tiền mặt, Giấy rỳt dự toỏn kiờm chuyển khoản, ủy nhiệm chi, cỏc bảng đối chiếu hàng thỏng, hàng quý...
Bước 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Kết quả khảo sỏt cho thấy phần lớn cỏc bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ, Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, Bệnh viện Bưu điện, Bệnh viện K, Bệnh viện Việt nam – Thụy điển... đó tổ chức kiểm tra chứng từ trước khi sử dụng. Chứng từ được kiểm tra cỏc vấn đề như tớnh hợp phỏp của
nội dung kinh tế cỏc nghiệp vụ; tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu; tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu trờn chứng từ và kiểm tra cỏc định khoản kế toỏn trờn chứng từ. Việc kiểm tra chứng từ được thực hiện bởi kế toỏn phụ trỏch phần hành như tại Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi hoặc đồng thời được kế toỏn trưởng và kế toỏn viờn phụ trỏch phần hành kiểm tra tại cỏc bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Thỏp, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu điện... Thụng qua việc kiểm tra, cỏc thụng tin ghi trờn chứng từ kế toỏn được xỏc nhận là chớnh xỏc, đỳng đắn, đảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế toỏn và cú thể phỏt hiện những sai sút hoặc dấu hiệu lợi dụng chứng từ kế toỏn.
Để xỏc nhận trỏch nhiệm của người tham gia nghiệp vụ kinh tế, yếu tố chữ ký trờn cỏc chứng từ là hết sức quan trọng. Chớnh vỡ vậy ở nhiều bệnh viện được khảo sỏt như Bệnh viện K, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Hưng Yờn, Bệnh viện đa khoa tỉnh Đồng Thỏp, Bệnh viện Bưu điện... đó mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của những người cú trỏch nhiệm như thủ trưởng, kế toỏn trưởng, cỏc nhõn viờn kế toỏn, thủ quỹ, thủ kho... Tuy nhiờn ở một số bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ, Bệnh viện Việt nam – Thụy điển, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang... cụng tỏc này chưa được quan tõm xõy dựng.
Bước 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toỏn
Sau khi đó được kiểm tra, chứng từ kế toỏn sắp xếp, phõn loại theo cỏc tiờu thức khỏc nhau. Cỏc tiờu thức thường được sử dụng là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ như ở Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển, Bệnh viện Chợ Rẫy, Bệnh viện đa khoa tỉnh Hưng Yờn; theo đối tượng được chi phớ như ở Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi, Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ... hoặc được phõn loại trờn cơ sở kết hợp cả hai tiờu thức trờn như ở Bệnh viện K,
Bệnh viện Bưu điện... Trờn cơ sở sắp xếp, phõn loại hợp lý, cỏc chứng từ đó cú đủ căn cứ phỏp lý để ghi sổ kế toỏn. Việc ghi sổ kế toỏn chi tiết và tổng hợp phụ thuộc vào hỡnh thức tổ chức sổ kế toỏn tại bệnh viện.
Bước 4: Tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toỏn
Sau khi ghi sổ kế toỏn, chứng từ được lưu giữ tại phũng kế toỏn phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thỳc kỳ hạch toỏn năm, chứng từ kế toỏn được chuyển sang lưu trữ theo quy định. Phần lớn cỏc bệnh viện được khảo sỏt như Bệnh viện Việt Nam – Thụy Điển, Bệnh viện đa khoa tỉnh An Giang, Bệnh viện Bưu điện... quy định thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dựng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ khụng trực tiếp ghi sổ là 10 năm. Cỏ biệt cú một số bệnh viện như Bệnh viện Chợ Rẫy, thời gian lưu trữ chứng từ chỉ là 5 năm chưa đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định. Bờn cạnh đú cú một vài bệnh viện như Bệnh viện khu vực chố Trần Phỳ do cơ sở vật chất khú khăn, kho lưu trữ chứng từ thiếu hoặc do chuyển địa điểm làm việc nờn một số chứng từ khụng được bảo quản cẩn thận, gõy tỡnh trạng ẩm mốc, mối mọt. Thậm chớ cú trường hợp chưa hết hạn lưu trữ đó bị hư hỏng, thất lạc hoặc chứng từ đó hết hạn lưu trữ theo quy định vẫn chưa được xử lý.
Từ việc khỏi quỏt trỡnh tự luõn chuyển chứng từ chung trong cỏc bệnh viện, để quản lý chặt chẽ cỏc khoản thu, cỏc bệnh viện được khảo sỏt đó tổ chức hệ thống chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ khỏ tương đồng. Khảo sỏt trỡnh tự lập và luõn chuyển chứng từ thu viện phớ trực tiếp ở Bệnh viện Việt Đức và Bệnh viện đa khoa tỉnh Yờn Bỏi như sau:
+ Đối với bệnh nhõn ngoại trỳ, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ thu viện phớ được mụ tả như Hỡnh 2.6 dưới đõy.