Cỏc loại sổ sỏch sử dụng trong việc ghi nhận doanh thu bỏn hàng được mở tương tự sổ sỏch trong ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ vận tải.
Sổ chi tiết cỏc tài khoản: 5111, 5114, 5115, 5116, 5117, 5118, 1311, 1312, 1314.
Sổ Cỏi cỏc tài khoản: 5111, 5114, 5115, 5116, 5117, 5118, 1311, 1313,1314
Ngoài ra cỏc khoản doanh thu cũng được tập hợp lờn bảng tổng hợp doanh thu.
Từ số liệu trờn cỏc sổ chi tiết, sổ cỏi của cỏc tài khoản con mỏy tự tổng hợp lờn sổ chi tiết, sổ Cỏi của tài khoản mẹ.
Cuối mỗi kỳ kế toỏn kế toỏn trưởng tổng hợp doanh thu của Cụng ty kết chuyển sang tài khoản xỏc định kết quả kinh doanh và đưa lờn bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh trong phần lói lỗ.
Biểu 2.18
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Q4/2004
Phần I – lói, lỗ
Đơn vị tớnh: VNĐ
CHỈ TIấU MÃ Sẩ
Q4/2004 LUỸ KẾ TỪ ĐẦU NĂM
- Tổng doanh thu
- Cỏc khoản giảm trừ (05 + 06)
+ Giảm giỏ hàng bỏn + Hàng bỏn bị trả lại
1. Doanh thu thuần bỏn hàng và cung cấp dịch vụ (01 -03) 2. Giỏ vốn hàng bỏn 3. Lợi nhuận gộp (10 – 11) ……….. 01 03 05 06 10 11 20 … 13.893.086.650 0 0 0 13.893.086.650 ... ……… ……… 67.355.771.704 0 0 0 67.355.771.704 ……….. ………..
Phần III: đỏnh giỏ cụng tỏc kế toỏn doanh thu tại cụng ty
3.I. Nhận xột chung
Cụng ty SX- XNK Dệt may Hải Phũng là một đơn vị trực thuộc Tổng cụng ty Dệt may Việt Nam, hạch toỏn phụ thuộc. Cụng ty hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực dệt may với nhiều loại hỡnh từ cung cấp dịch vụ vận tải, bỏn hàng hoỏ, gia cụng hàng xuất khẩu đến bỏn hàng đại lý. Hàng năm Cụng ty đúng gúp vào tổng doanh thu của Tổng cụng ty Dệt May Việt Nam hàng chục tỷ đồng (67.355.771.704 đồng năm 2004).
Mặc dự Cụng ty cú doanh thu lớn nhưng lợi nhuận tạo ra từ khoản doanh thu này khụng lớn do chi phớ quỏ lớn.
3.1.1. Ưu điểm
Hiện nay, cụng tỏc hạch toỏn doanh thu tại Cụng ty tương đối hiệu quả. Doanh thu từ cỏc lĩnh vực được ghi nhận đầy đủ kịp thời do việc ghi nhận doanh thu được tập trung chủ yếu ở hai phú phũng và một nhõn viờn kế toỏn bỏn hàng và thanh toỏn cụng nợ. Doanh thu của Cụng ty luụn được ghi nhận thụng qua cỏc hợp đồng kinh tế (hợp đồng vận tải, hợp đồng mua bỏn, hợp đồng đại lý…) đó được hai đơn vị ký kết đầu năm. Cụng ty ký kết được khoảng 30 hợp đồng vận tải hàng hoỏ mỗi năm với cỏc đơn vị trong cả nước, vỡ thế khoản doanh thu từ hoạt động dịch vụ vận tải luụn là khoản doanh thu lớn và ổn định hàng năm của Cụng ty, đúng gúp hàng tỷ đồng vào doanh thu của cả Cụng ty. Cụng tỏc hạch toỏn chứng từ, sổ sỏch luụn rừ ràng, rành mạch đảm bảo được tớnh đầy đủ, hợp phỏp của cỏc khoản doanh thu và nộp thuế đầy đủ. Cỏc chứng từ được tập hợp rất đầy đủ trước khi ghi nhận một khoản doanh thu nào đú đặc biệt trong việc ghi nhận doanh thu dịch vụ vận tải cỏc chứng từ sau khi được nhõn viờn phũng thủ tục đi làm hàng xuất nhập khẩu về được tập hợp poto thành nhiều bản rồi mới được gửi cho kế toỏn bỏn hàng và thanh toỏn cụng nợ tập hợp ghi nhận doanh thu sau đú cựng với hoỏ đơn
GTGT và cỏc bảng kờ thanh toỏn chứng từ được bảo quản lưu trữ theo từng thỏng để khi cần cú thể tỡm lại dễ dàng.
Sổ sỏch kế toỏn được làm trờn mỏy với phần mềm kế toỏn dựng sẵn nhưng đến cuối kỳ kế toỏn cỏc sổ này được in ra giấy để lưu trữ theo đỳng yờu cầu của Nhà nước và Bộ tài chớnh. Cỏc sổ được lập chi tiết cho từng tài khoản con cấp 2 và từ đú được tập hợp trờn cỏc sổ của tài khoản cấp 1 để cú thể thấy được tổng quan sự phỏt triển và tổng doanh thu của cả Cụng ty.
Cụng ty hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực cả về dịch vụ và thương mại, sản xuất do đú cú rất nhiều loại doanh thu. Cỏc khoản doanh thu được Cụng ty được phõn chia rất cụ thể, chi tiết và linh hoạt trong việc ghi nhận doanh thu. Cỏc khoản doanh thu cú thể được ghi nhận ngay tại thời điểm phỏt sinh nhưng cũng cú thể được ghi nhận vào cuối thỏng phỏt sinh sau khi đó được tớnh toỏn, tổng hợp đầy đủ chứng từ. Tất cả cỏc khoản doanh thu đều được viết hoỏ đơn GTGT đảm bảo tớnh hợp phỏp, trỏnh nhầm lẫn hay bỏ sút doanh thu.
Cỏc khoản doanh thu được ghi nhận chi tiết cụ thể đó giỳp cho nhà quản lý thấy được những khoản doanh thu nào ổn định và đem lại lợi nhuận lớn cho Cụng ty để từ đú đưa ra những biện phỏp nhằm làm tăng mạnh cỏc khoản doanh thu đú để làm tăng lợi nhuận cho Cụng ty giỳp Cụng ty ngày càng phỏt triển.
Hiện nay doanh nghiệp khi hạch toỏn doanh thu chỉ sử dụng chủ yếu hai tài khoản là 131 – phải thu khỏch hàng và tài khoản 511 – doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ. Theo chuẩn mực về doanh thu thỡ việc hạch toỏn doanh thu chỉ sử dụng 2 loại tài khoản này được phộp và rất được khuyến khớch. Việc ghi nhận doanh thu kể cả những khoản doanh thu được thu tiền ngay được hạch toỏn qua 2 loại tài khoản này giỳp cho doanh nghiệp thấy được tổng số giao dịch của khỏch hàng trong một giai đoạn từ đú cú thể nhận thấy đơn vị nào cú nhiều giao dịch với doanh nghiệp, tạo ra nhiều doanh thu cho Cụng ty kết hợp với việc phõn tỏch chi phớ cụ thể cho từng đơn vị Cụng ty cú thể nhận thấy được giao dịch đối với đơn vị nào tạo ra nhiều lợi nhuận
từ đú cú cỏc chớnh sỏch cụ thể đối với cỏc đơn vị nhằm ngày càng nõng cao lợi nhuận cho cụng ty. Việc ghi nhận doanh thu chỉ thụng qua 2 loại tài khoản này cũn giỳp cho kế toỏn thuế dễ dàng kờ khai và kiểm tra thuế GTGT đầu ra của Cụng ty, kế toỏn thuế chỉ cần vào sổ chi tiết tài khoản 131 lọc ra phần đối ứng với tài khoản 33311 là cú thể thấy được phần thuế GTGT đầu ra của đơn vị. Việc hạch toỏn doanh thu của Cụng ty chỉ được hạch toỏn qua 2 tài khoản 131 và 511 cũn giỳp cho Cụng ty dễ dàng tổng hợp lờn bỏo cỏo cụng nợ của cụng ty từ đú cú thể thấy được những giao dịch với đơn vị nào đó được thanh toỏn từ đú thấy được những khỏch hàng nào thanh toỏn nhanh, những khỏch hàng nào thanh toỏn chậm. Từ đú đưa ra được cỏc biện phỏp cụ thể đối với cỏc đơn vị như chiết khấu thanh toỏn cho những đơn vị thanh toỏn nhanh để khuyến khớch cỏc đơn vị thanh toỏn cụng nợ. Việc ghi nhận doanh thu như hiện nay tại cụng ty cũn gúp phần giỳp giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn vào cuối kỳ khi phải lờn bỏo cỏo kết quả kinh doanh, bảng cõn đối tài khoản mà đặc biệt trong việc kờ khai cỏc chỉ tiờu thanh toỏn với người mua trờn bỏo cỏo thuyết minh tài chớnh.
Cỏc bỏo cỏo doanh thu được lập hàng thỏng để thấy được cỏc khoản doanh thu phỏt sinh trong thỏng và lạp bảng đối chiếu với doanh thu của thỏng trước và cựng thỏng của năm trước để thấy được sự tăng trưởng hay phỏt triển của cỏc khoản doanh thu từ đú cú những phõn tớch để tỡm ra biện phỏp cho thỏng tiếp theo, đồng thời lập bỏo cỏo cụng nợ phải thu để cú biện phỏp, chớnh sỏch cụ thể để đũi nợ của cỏc đơn vị.
3.1.2 Nhược điểm
Cụng tỏc hạch toỏn doanh thu của Cụng ty tương đối hiệu quả nhưng cũng khụng trỏnh khỏi những mặt hạn chế, chưa đỏp ứng được yờu cầu trong cụng tỏc quản lý của Cụng ty.
Doanh thu đụi khi được tập hợp, ghi nhận muộn làm ảnh hưởng đến tiến độ lập cỏc bỏo cỏo và kờ khai thuế của Cụng ty. Do thiếu nhõn viờn để tớnh toỏn doanh thu vận tải nờn nhiều khi cỏc khoản doanh thu phỏt sinh trong
thỏng này lại được ghi nhận vào thỏng sau do một người khụng thể tổng hợp, tớnh toỏn hết được doanh thu tạo ra trong thỏng.
Việc lập hoỏ đơn khụng tập trung tại phũng kế toỏn mà ở nhiều nơi như cửa hàng giới thiệu sản phẩm, phũng kinh doanh do đú gõy khú khăn cho việc quản lý hoỏ đơn và ghi nhận doanh thu.
Doanh thu tại Cụng ty được ghi nhận linh hoạt cú thể ghi nhận ngay tại thời điểm phỏt sinh hoặc để đến cuối thỏng phỏt sinh mới ghi nhận do đú đụi khi cỏc bộ phận khụng kịp thời gửi hoỏ đơn GTGT về phũng kế toỏn để ghi nhận doanh thu lờn bỏo cỏo thuế doanh thu và bỏo cỏo kết quả kinh doanh cuối kỳ. Do đú nhiều khi kế toỏn lại phải đụn đốc cỏc bộ phận gưỉ hoỏ đơn GTGT về để kịp thời ghi nhận doanh thu lờn bỏo cỏo thuế và bỏo cỏo kết quả kinh doanh cuối kỳ làm mất nhiều thời gian và cụng sức.
Doanh thu được phõn chia thành quỏ nhiều khoản nhỏ làm cho cụng việc hạch toỏn doanh thu trả lờn nặng nề hơn, nếu khụng phõn biệt rừ cỏc khoản doanh thu rất dễ gõy nhầm lẫn trong việc ghi nhận doanh thu.
Nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn doanh thu tại Cụng ty cú nhiều ưu điểm nhưng khụng trỏnh khỏi những khuyết điểm cần được dần hoàn thiện để đpỏ ứng yờu cầu quản lý, giỳp cỏc nhà quản lý nắm bắt được tốt nhất, hiệu quả nhất tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty để từ đú đưa ra những biện phỏp hiệu quả giỳp Cụng ty ngày càng phỏt triển cũng như giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn.
3.2. Mục tiờu và quan điểm hoàn thiện
Mỗi doanh nghiệp luụn hướng tới làm thế nào để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp mỡnh, từ đú đưa doanh nghiệp mỡnh ngày càng phỏt triển đảm bảo đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong hoạt động sản xuất của Cụng ty đều phải được ghi nhận đầy đủ, trung thực và kịp thời để đảm bảo tớnh hợp phỏp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi Cụng ty. Doanh thu cũng khụng ngoại lệ.
Doanh thu là một nội dung quan trọng trong tài chớnh của Cụng ty, từ doanh thu nhà quản trị cú thể đỏnh giỏ được tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty từ đú đưa ra cỏc quyết định quản trị đỳng đắn giỳp Cụng ty ngày càng phỏt triển. Vỡ vậy, cụng tỏc kế toỏn doanh thu cần đươc coi trọng. Hạch toỏn doanh thu phải đảm bảo sao cho đỳng, hiệu quả và giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn khụng chỉ đối với phần hành kế toỏn doanh thu mà cũn giảm nhẹ cụng tỏc đối với cỏc phần hành kinh tế khỏc như kế toỏn tiền mặt và ngõn hàng, kế toỏn bỏn hàng và thanh toỏn cụng nợ…
Cỏc khoản doanh thu được ghi nhận phải đảm bảo tớnh đỳng đắn, thực chất. Cỏc khoản doanh thu phải là doanh thu thực tế mà doanh nghiệp tạo ra được trong quỏ trỡnh hoạt động mới cho thấy được sự phỏt triển thực tế của Cụng ty.
Cụng tỏc hạch toỏn doanh thu phải hiệu quả từ việc sử dụng chứng từ, sổ sỏch. Cỏc chứng từ, sổ sỏch phải đảm bảo giỏ trị phỏp lý đảm bảo việc ghi nhận doanh thu, đảm bảo tớnh đỳng đắn và hiệu quả để cỏc khoản doanh thu của Cụng ty được cỏc cơ quan như: Thuế, Kiểm toỏn…cụng nhận và phục vụ cho yờu cầu quản lý của Cụng ty .
Hạch toỏn doanh thu phải kết hợp với biện phỏp làm tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đú hạch toỏn doanh thu phải gắn với hạch toỏn chi phớ để giỳp cho nhà quản lý thấy ngay được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giỳp nhà quản lý thấy được cỏc vấn đề hạn chế trong tiờu thụ, mặt hàng nào tạo ra doanh thu và lợi nhuận thấp, mặt hàng nào cú lợi thế… để từ đú xõy dựng kế hoạch sản xuất tiờu thụ hiệu quả, tăng sức cạnh tranh trờn thị trường.
Doanh thu tạo ra nhiều nhưng từ doanh thu đú ta cú thể tạo ra bao nhiờu lợi nhuận đú lại là một vấn đề quan trọng hơn nhiều. Cụng ty phải làm sao để từ nguồn doanh thu cú được tạo ra được một khoản lợi nhuận lớn hơn nữa để cú thể bự đắp những khoản lói vay (chi phớ tài chớnh) phục vụ cho hoạt động đầu tư trong tương lai.
Cỏc doanh nghiệp luụn hướng tới mục tiờu phỏt triển đưa đời sống của cỏn bộ cụng nhõn viờn ngày càng nõng cao. Để làm được điều này cỏc doanh nghiệp phải tỡm ra cho mỡnh những biện phỏp thớch hợp để đưa doanh nghiệp ngày càng phỏt triển mạnh mẽ và Cụng ty sản xuất – xuất nhập khẩu dệt may Hải Phũng cũng vậy.
3.3. Những giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn doanh thu tại Cụng ty
Doanh thu luụn được ghi nhận là một phần rất quan trọng để cho thấy sự phỏt triển của doanh nghiệp. Với mục tiờu ngày càng nõng cao hiệu quả trong cụng tỏc hạch toỏn doanh thu tại đơn vị làm sao cho cụng tỏc hạch toỏn doanh thu tại đơn vị cú thể được giảm nhẹ đến mức tối thiểu cú thể. Hiện nay cụng tỏc kế toỏn doanh thu tại Cụng ty tuy đó mang lại những hiệu quả nhất định nhưng nú vẫn cũn nhiều thiếu sút cần được hoàn thiện.
3.3.1. Doanh thu phản ỏnh đỳng tỡnh hỡnh thực tế của Cụng ty
Doanh thu của Cụng ty đặc biệt là doanh thu từ việc bỏn hàng hoỏ Cụng ty đụi khi khụng thực chất. Do đú, doanh thu nhỡn vào thấy rất lớn nhưng lợi nhuận tạo ra thực tế lại rất nhỏ. Doanh thu bỏn hàng hoỏ Cụng ty được ghi nhận chủ yếu từ việc Cụng ty nhập hàng hoỏ theo sự uỷ thỏc của cỏc đơn vị về rồi lại xuất bỏn cho cỏc đơn vị đú theo đỳng giỏ mua vào. Khi xuất cho cỏc đơn vị, Cụng ty ghi nhận doanh thu nhưng trờn thực tế doanh thu mà Cụng ty nhận được chỉ là 2% đến 5% giỏ trị lụ hàng nhập về, vỡ thế cú thể thấy doanh thu của Cụng ty rất lớn do giỏ trị của mỗi lụ hàng là rất lớn nhưng lợi nhuận tạo ra lại rất nhỏ.
Ngoài việc ghi nhận doanh thu khụng thực tế từ giỏ trị những lụ hàng nhập khẩu uỷ thỏc cho cỏc đơn vị, Cụng ty đụi khi cũn ghi nhận vào doanh thu của Cụng ty giỏ trị của lụ hàng nhập về rồi nhưng do khụng đảm bảo quy cỏch chất lượng xuất trả lại cho người bỏn mà trờn thực tế phải ghi giảm phải trả người bỏn.
Chớnh những khoản doanh thu được ghi nhận khụng thực chất đó làm cho tổng doanh thu của Cụng ty rất lớn nhưng lợi nhuận tạo ra lại rất nhỏ. Do
đú, Cụng ty cần phải tớnh toỏn ghi nhận đỳng cỏc khoản doanh thu thực tế để từ đú giỳp nhà quản lý thấy được tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty.
Cỏc khoản doanh thu được phõn chia quỏ nhỏ làm cho cụng tỏc kế toỏn trở lờn nặng nề khi phải phõn biệt cỏc khoản doanh thu để trỏnh nhầm lẫn. Do vậy cụng ty cần tập trung cỏc khoản doanh thu cú tớnh chất tương tự nhau vào cựng trong một tài khoản để trỏnh nhầm lẫn và giảm nhẹ cụng tỏc kế toỏn cho đơn vị.
3.3.2. Quản lý tập trung hoỏ đơn GTGT
Hoỏ đơn GTGT là một chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu của mỗi đơn vị. Từ giỏ trị ghi trờn hoỏ đơn GTGT mà cỏc doanh nghiệp ghi nhõn doanh thu của đơn vị mỡnh. Khụng cú hoỏ đơn GTGT thỡ phần doanh thu được ghi nhận sẽ khụng cú căn cứ hợp lý để cú thể được cỏc đơn vị quản lý phỏp luật như: cơ quan thuế, kiểm toỏn chấp nhận cho việc ghi nhận doanh thu của đơn vị. Hoỏ đơn GTGT là một phần phỏp lý giỳp cho việc ghi nhận doanh thu của đơn vị được phỏp luật cụng nhận. Do đú việc quản lý hoỏ đơn