Vào đầu mỗi năm, kế toỏn phũng thủ tục giao nhận ký kết cỏc hợp đồng vận tải, quy định rừ giỏ vận tải hàng hoỏ, cỏc chi phớ mà cỏc bờn phải chịu rồi gửi cho kế toỏn bỏn hàng và thanh toỏn cụng nợ để làm căn cứ tớnh toỏn ghi nhận doanh thu.
Doanh thu vận tải khụng đơn thuần chỉ là doanh thu được hỡnh thành từ việc vận chuyển hàng hoỏ cho khỏch hàng, mà nú cũn được hỡnh thành từ việc làm hàng hoỏ cho cỏc khỏch hàng tại cảng, phớ bốc xếp lưu kho đối với hàng hoỏ gửi kho.
Sau khi vận chuyển hàng hoỏ cho cỏc đơn vị, phũng thủ tục và cỏc lỏi xe giao lại cỏc hoỏ đơn, chứng từ cho kế toỏn thanh toỏn. Kế toỏn thanh toỏn phõn chia chứng từ ra theo tờ khai, phiếu giao hàng theo từng đơn vị. Sau đú, cuối thỏng, từ chứng từ gốc, kế toỏn thanh toỏn tập hợp toàn bộ chi phớ vận chuyển, bốc xếp theo từng đơn vị và tuỳ theo từng hợp đồng, từng phương thức vận chuyển mà kế toỏn thanh toỏn lờn cỏc bảng kờ thanh toỏn cước vận chuyển, bốc xếp… Sau đú kế toỏn viết hoỏ đơn GTGT, từ hoỏ đơn GTGT vào doanh thu trờn mỏy.
Doanh thu vận tải cũn bao gồm cả cỏc khoản thu từ cho thuờ kho của cụng ty, khoản doanh thu này được ghi nhận vào thời điểm cỏc đơn vị thuờ kho thanh toỏn tiền thuờ kho.
Doanh thu vận tải khụng chỉ đơn thuần là khoản doanh thu thu được từ việc vận chuyển hàng hoỏ mà nú cũn bao gồm cả phớ lưu gửi kho đối với những đơn vị cú hàng gửi kho của cụng ty. Doanh thu này được ghi nhận sau khi xuất cỏc lụ hàng gửi tại kho cho cỏc đơn vị mà thụng thường là khi đó xuất hết lụ hàng gửi kho.
Doanh thu vận tải được ghi nhận vào cuối mỗi thỏng, sau khi tập hợp chi phớ và viết hoỏ đơn GTGT gửi cho cỏc đơn vị thuờ vận tải, bởi vỡ cỏc khoản chi phớ này đó được cỏc đơn vị chấp nhận thanh toỏn theo hợp đồng vận tải ký kết với Phũng thủ tục giao nhận của Cụng ty trước đú.