Sổ sỏch kế toỏn dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh cú liờn quan đến đơn vị kế toỏn.
Sổ sỏch kế toỏn đảm bảo thực hiện dễ dàng chức năng ghi chộp, hệ thống hoỏ số liệu.
Sổ sỏch kế toỏn giỳp kế toỏn quản lý, giỏm sỏt cỏc đối tượng kế toỏn thụng qua quỏ trỡnh ghi sổ. Sổ sỏch kế toỏn cũn giỳp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phớ lao động sống, lao động vật hoỏ trong cụng tỏc mở sổ, ghi sổ.
Sổ sỏch kế toỏn là một cụng cụ rất hữu ích để quản lý, theo dừi tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. Cú rất nhiều hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn mà mỗi hỡnh thức lại cú những ưu và khuyết điểm riờng. Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỡnh cả về đặc điểm kinh tế, trỡnh độ kế toỏn lẫn tỡnh hỡnh kinh doanh mà chọn cho mỡnh một hỡnh thức sổ sỏch thớch hợp.
Cụng ty sản xuất – xuất nhập khẩu dệt may Hải Phũng với điều kiện sử dụng kế toỏn mỏy chọn hỡnh thức sổ sỏch là Chứng từ ghi sổ.
Trong đú, sổ tổng hợp gồm: chứng từ ghi sổ, sổ Cỏi, bảng cõn đối số phỏt sinh. Sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết cỏc tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết.
Việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn được đơn vị thực hiện theo đỳng bước quy định chung. Từ chứng từ gốc phỏt sinh hàng ngày, kế toỏn cỏc phần hành vào chứng từ ghi sổ qua hệ thống phần mềm được thiết kế theo hỡnh thức sổ
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
này. Do đặc thự kinh doanh, cỏc hoạt động phỏt sinh hằng ngày của Cụng ty chủ yếu liờn quan đến tiền mặt, thanh toỏn, nờn chứng từ ghi sổ được thiết kế cho phự hợp với việc theo dừi giỏ trị tài sản.
Cỏc chứng từ khụng chỉ được vào chứng từ ghi sổ mà nú cũn được tập hợp vào sổ chi tiết của từng tài khoản. Mỗi tài khoản đều được mở một sổ chi tiết để theo dừi tỡnh hỡnh biến động và số dư cuối kỳ.
Định kỳ số tổng hợp trờn cỏc chứng từ ghi sổ được tập hợp vào cỏc sổ Cỏi. Sổ Cỏi được mở cho tất cả cỏc TK cú trong hệ thống TK mà doanh nghiệp sử dụng. Sổ Cỏi của doanh nghiệp với việc sử dụng kế toỏn mỏy là những trang sổ tờ rời, mỗi TK được mở trờn một hoặc một vài trang sổ (đối với cỏc TK cú ít nghiệp vụ phỏt sinh như TSCĐ, gúp vốn liờn doanh… được mở trờn một trang sổ).
Cuối kỳ số liệu trờn cỏc sổ Cỏi được tổng hợp để lấy số liệu lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Bảng tổng hợp chi tiết được đem đối chiếu với sổ Cỏi vào cuối kỳ để khớp số liệu sau đú tập hợp lờn bỏo cỏo tài chớnh.