7. Kết cấu của đề tài:
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ
3.2.1. Thiết lập các trung tâm trách nhiệm
Từ thực tế phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay thì Cơng ty Cổ phần Thủy sản Bình Định có thể tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, bao gồm: Trung tâm đầu tƣ, trung tâm lợi nhuận, trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí nhƣ Sơ đồ 3.1.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm tại Công ty
Chủ tịch Hội đồng quản trị là ngƣời có quyền ra quyết định về các hoạt động đầu tƣ tại của Công ty nên là ngƣời quản lý của trung tâm đầu tƣ và chịu trách nhiệm đối với thành quả của trung tâm này.
Giám đốc là ngƣời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Cơng ty nên là ngƣời quản lý của trung tâm lợi nhuận.
Phòng Kinh doanh là nơi trực tiếp quan hệ với khách hàng, tìm kiếm
Ngƣời quản lý Trung tâm trách
nhiệm Hội đồng Quản trị Ban Giám đốc Cấp quản lý Phòng Kinh doanh Chủ tịch Hội đồng quản trị Giám đốc Trƣởng phòng
Trung tâm đầu tƣ
Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm doanh thu
các đối tác, dự tốn tình hình tiêu thụ sản phẩm, giá bán cạnh tranh, về số lƣợng hàng tiêu thụ, giá bán và doanh thu. Do đó, Phịng Kinh doanh đƣợc tổ chức thành trung tâm doanh thu, Trƣởng phòng Kinh doanh là ngƣời chịu trách nhiệm với thành quả của trung tâm doanh thu.
Phịng Kế tốn ghi nhận, phản ánh mọi chi phí nguyên liệu, vật tƣ, xác định chi phí, giá thành sản phẩm nên đƣợc tổ chức thành trung tâm chi phí. Trƣởng phịng là ngƣời chịu trách nhiệm lập dự tốn chi phí và thành quả của Trung tâm khi thực hiện. Phịng Kế tốn khi lập dự tốn chi phí về sản xuất cần phối hợp với Phịng Kỹ thuật để có số liệu phù hợp nhất đối với từng sản phẩm.
Các phòng, bộ phận còn lại chỉ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao, khơng có quyền ra quyết định đối với doanh thu, lợi nhuận của Công ty nên đƣợc tổ chức thành trung tâm chi phí. Các phịng này chịu trách nhiệm về dự tốn chi phí phát sinh tại bộ phận và trách nhiệm đối với thực tế chi phí phát sinh trƣớc Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị Công ty.
Để khắc phục những hạn chế trong phân cấp quản lý, mỗi trung tâm trách nhiệm phải đƣợc quy định những mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể để hoạt động của mỗi trung tâm đều hƣớng đến mục tiêu chung của tồn Cơng ty.
- Trung tâm đầu tư
Mục tiêu của trung tâm đầu tƣ: Đảm bảo việc đầu tƣ vào các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của đơn vị có hiệu quả. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ cao, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao.
Nhiệm vụ của trung tâm đầu tƣ: Lập kế hoạch đầu tƣ hàng năm dựa trên yêu cầu mở rộng và phát triển đầu tƣ; Tổ chức quản lý, thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực đầu tƣ; Đánh giá hiệu quả đầu tƣ của từng lĩnh vực hoạt động; Thực hiện các biện pháp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn đầu tƣ; Đánh giá thành quả của các bộ phận trong việc hƣớng đến mục tiêu chung của tồn Cơng ty.
- Trung tâm lợi nhuận
doanh thu, đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng của vốn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
Nhiệm vụ của trung tâm lợi nhuận: Lập và thực hiện kế hoạch lợi nhuận. Tổng hợp đầy đủ, chính xác doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh; Theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo tồn và phát triển vốn.
- Trung tâm doanh thu
Mục tiêu của trung tâm doanh thu: Giữ và phát triển mở rộng thị trƣờng tiêu thụ trong và ngoài nƣớc, hoàn thành tốt các chỉ tiêu về sản lƣợng và doanh thu theo kế hoạch giao. Phấn đấu tăng doanh thu qua các năm.
Nhiệm vụ của trung tâm doanh thu: Lập và thực hiện kế hoạch tiêu thụ theo dự toán. Đánh giá tình hình thực hiện doanh thu và các nhân tố ảnh hƣởng. Cung cấp sản phẩm chất lƣợng cao với thời gian nhanh nhất theo đúng hợp đồng với khách hàng. Thực hiện tốt việc chăm sóc khách hàng, tăng cƣờng cơng tác quảng bá hình ảnh, sản phẩm của Cơng ty đến khách hàng.
- Trung tâm chi phí
Mục tiêu của trung tâm chi phí: Tăng cƣờng tính tự chịu trách nhiệm về chi phí tại các phịng ban. Thực hiện tiết kiệm, giảm thiểu chi phí thơng qua việc kiểm sốt tồn bộ chi phí phát sinh tại các các trung tâm và các phòng ban chức năng. Trƣởng các đơn vị này là ngƣời trực tiếp kiểm sốt chi phí và là ngƣời chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý. Đảm bảo lợi ích mang lại lớn hơn các chi phí phát sinh và những nổ lực cho việc kiểm sốt chi phí.
Nhiệm vụ của trung tâm chi phí: Lập và thực hiện kế hoạch chi phí theo dự toán, quản lý chất lƣợng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đăng ký, theo dõi và quản lý vật tƣ, công nhân, nhân viên, thực hiện tiết kiệm chi phí.
3.2.2. Xây dựng hệ thống các dự tốn tương ứng với các trung tâm trách nhiệm
các trung tâm đó phải chịu trách nhiệm trƣớc thành quả hoạt động của trung tâm mình. Để đánh giá đƣợc trách nhiệm đó thì mỗi trung tâm phải lập dự tốn của trung tâm mình. Khi thực tế phát sinh sẽ căn cứ so với dự tốn để tiến hành phân tích, đánh giá, tìm hiểu ngun nhân và đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm.
Dự toán rất cần thiết để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các tổ chức. Khi doanh nghiệp lập đƣợc dự tốn sẽ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều bởi:
- Dự toán cung cấp cho doanh nghiệp thơng tin về tồn bộ kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hệ thống và đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
- Dự toán giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu cụ thể để làm căn cứ đánh giá việc thực hiện sau này của từng bộ phận.
- Dự toán sẽ lƣờng trƣớc đƣợc những khó khăn tiềm ẩn có thể xảy ra để doanh nghiệp có thể đƣa ra phƣơng án xử lý kịp thời và phù hợp.
- Có dự tốn sẽ liên kết toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp bằng cách hợp nhất các kế hoạch và mục tiêu của các bộ phận khác nhau.
- Căn cứ dự toán để đánh giá hiệu quả quản lý của các bộ phận và thúc đẩy hiệu quả công việc.
- Có dự tốn sẽ tạo động lực khuyến khích nhân viên cố gắng phấn đấu hồn thành nhiệm vụ bản thân và góp phần hồn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quy trình lập dự tốn nên đƣợc tiến hành từ cấp cơ sở đến cấp trung gian rồi đến cấp cao. Theo quy trình này dựa trên nguyên tắc nhà quản trị cấp nào sẽ lập dự tốn cho cấp đó. Dự tốn của cấp cao phải căn cứ trên dự toán của cấp dƣới. Quy trình lập dự tốn nhƣ Sơ đồ 3.2.
3.2.2.1. Dự tốn doanh thu
Nghị quyết Đại hội cổ đơng nhiệm kỳ VII (2020-2025) đƣa ra các chỉ tiêu cơ bản cho nhiệm kỳ 2020-2025 của Hội đồng quản trị, trong đó doanh thu tăng từ 5-10% so với năm liền kề.
Trong Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 của Công ty, đối với chỉ tiêu doanh thu, Công ty chỉ đƣa ra số liệu là 1.824.100 triệu đồng. Đây là số liệu doanh thu kế hoạch chung của cả Cơng ty chứ chƣa có dự tốn chi tiết doanh thu đó là từ những mặt hàng nào, số lƣợng, giá bán bao nhiêu. Nhƣ vậy, Cơng ty sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch có biến động là do ngun nhân nào. Vì vậy, khi lập dự tốn doanh thu Cơng ty nên căn cứ vào tình hình tiêu thụ của các năm trƣớc, tình hình biến động giữa các năm, các đơn hàng, các khách hàng của Cơng ty hiện có, các khách hàng tiềm năng, các đối thủ cạnh tranh, giá bán trên thị trƣờng, … Do đó, lập dự tốn doanh thu là rất cần thiết.
Dự toán doanh thu do trung tâm doanh thu lập để dự toán doanh thu
Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp trung gian Nhà quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị
cấp cơ sở Nhà quản trị cấp cơ sở Nhà quản trị cấp cơ sở
của từng mặt hàng cũng nhƣ tổng doanh thu của Công ty. Việc lập dự toán doanh thu cho từng mặt hàng sẽ giúp Cơng ty đánh giá đƣợc doanh thu, tình hình tiêu thụ, nhu cầu thị trƣờng của từng mặt hàng và cũng là căn cứ để so sánh, đánh giá, phân tích biến động doanh thu hiện so với dự tốn.
Hiện tại, trong năm 2021, Công ty chƣa lập dự toán doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng nên sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá trách nhiệm của trung tâm doanh thu, khơng phân tích đƣợc số lƣợng, giá bán và doanh thu của từng mặt hàng để tăng cƣờng sản xuất mặt hàng tiêu thụ tốt cũng nhƣ chuẩn bị nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Vì vậy, tác giả lập dự tốn doanh thu cho từng mặt hàng và cả Công ty năm 2021 nhƣ Bảng 3.1 để làm cơ sở để đánh giá, phân tích so với doanh thu thực tế năm 2021.
* C n cứ lập dự toán doanh thu
Khi lập dự tốn doanh thu Cơng ty nên căn cứ vào: Tình hình tiêu thụ các lại sản phẩm của Cơng ty trong các năm trƣớc; tình hình biến động tiêu thụ giữa các năm; tình hình sản xuất của Cơng ty; các đơn hàng đã đƣợc đặt trƣớc; các khách hàng hiện có, các khách hàng tiềm năng; các đối thủ cạnh tranh; giá bán trên thị trƣờng; …
Bảng 3.1: Dự toán doanh thu năm 2021
Tên hàng Số lƣợng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Thành tiền (đồng) 1. Dũa 121.526.700.235 - Dũa F CD 1-2lbs 79.560 127.290 10.127.225.020 - Dũa F CD 200-300 5.423 97.583 529.192.229 ……………. ……………. ……………. ……………. 2. Kiếm còn da 16.405.860.123 - Kiếm CD 2-4 17.351 85.956 1.491.441.829 - Kiếm CD 3-5 12.515 98.483 1.232.466.004 ……………. ……………. ……………. ……………. 3. Ngừ còn da 67.024.303.908 - Ngừ CD 1-2-A 5.172 149.463 773.022.533 - Ngừ CD 1-2 33.084 168.824 5.585.358.659 ……………. ……………. ……………. ……………. Tổng cộng 1.824.100.000.000
3.2.2.2. Dự tốn chi phí
Từ thực trạng Cơng ty cho thấy, Cơng ty chƣa lập dự tốn chi phí. Do đó, Cơng ty sẽ khơng có căn cứ để dự tốn đƣợc lợi nhuận. Cơng ty nên thực hiện lập các dự tốn về chi phí.
Đối với chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Chi phí sản xuất quyết định trực tiếp đến giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán và là căn cứ xác định lợi nhuận gộp của Cơng ty. Bên cạnh đó, dự tốn chi phí sản xuất sẽ giúp cho Cơng ty có cơ sở để thu mua, dự trữ nguyên liệu cho sản xuất, chuẩn bị các yếu tố phục vụ sản xuất. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để Cơng ty phân tích, đánh giá đƣợc biến động chi phí sản xuất khi thực tế phát sinh tăng hay giảm, nguyên nhân của sự tăng hay giảm đó là do đâu? Do tăng số lƣợng hay tăng giá? … Từ đó có sự đánh giá đúng đắn về sự biến động chi phí cũng nhƣ đánh giá trách nhiệm của nhà quản lý trung tâm chi phí.
* C n cứ lập dự tốn chi phí
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp có thể dựa trên chi phí ngun vật liệu của kỳ trƣớc, số lƣợng các nhà cung cấp, biến động giá bán trên thị trƣờng,…
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp có thể căn cứ chi phí nhân cơng kỳ trƣớc, chính sách lƣơng của Nhà nƣớc và của Công ty, …
Dự tốn chi phí sản xuất chung có thể căn cứ vào chi phí sản xuất chung kỳ trƣớc, số lƣợng sản phẩm sản xuất (có những chi phí đơn vị sản phẩm sẽ giảm khi tăng quy mơ sản xuất (chi phí khấu hao TSCĐ), biến động chi phí dịch vụ mua ngồi, …
Chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm ảnh hƣởng nhiều đến việc xác định giá bán. Do đó, lập dự tốn sản xuất đơn vị sản phẩm là rất cần thiết. Qua dự toán và trên cơ sở chi phí sản xuất thực tế phát sinh, Cơng ty có thể phân tích, đánh giá đƣợc biến động chi phí sản xuất của từng mặt hàng, xác định giá bán cho phù hợp, những mặt hàng nào mà chi phí sản xuất cao, tức lợi nhuận ít thì
Cơng ty có thể xem xét tìm cách giảm chi phí hoặc giảm số lƣợng sản xuất của mặt hàng đó để tăng sản xuất mặt hàng nào có lợi nhuận cao hơn, ... Trong tháng 3/2021, Công ty chƣa lập dự tốn chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm nên tác giả lập dự tốn chi phí sản xuất cho một đơn vị sản phẩm sản xuất theo từng mặt hàng nhƣ Bảng 3.2.
Bảng 3.2: Dự tốn chi phí sản xuất đơn vị sản phẩm tháng 3/2021
ĐVT: đồng
Tên hàng
Chi phí sản xuất 1 đơn vị sản phẩm
CP NVL TT CP NCTT CPSXC Tổng 1. Dũa - Dũa F CD 1-2lbs 91.456 11.207 5.207 107.869 - Dũa F CD 200-300 67.945 11.207 5.207 84.358 ………… ………… ……… …… ……… 2. Kiếm còn da - Kiếm CD 2-4 64.025 4.299 5.207 73.530 - Kiếm CD 3-5 74.696 4.299 5.207 84.201 ………… ………… ……… …… ……… 3. Ngừ còn da - Ngừ CD 1-2-A 116.719 4.541 5.207 126.466 - Ngừ CD 1-2 133.060 4.541 5.207 142.807 ………… ………… ……… …… ………
Bên cạnh dự tốn chi phí sản xuất, tại từng phịng ban cũng lập dự toán các khoản mục chi phí phát sinh tại bộ phận nhƣ: Chi phí nhân viên, chi phí vật tƣ, cơng cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngồi, chi phí bằng tiền khác. Dự tốn này là cơ sở để đánh giá tình hình phát sinh chi phí so với dự tốn, khuyến khích mọi ngƣời nâng cao ý thức trong việc sử dụng các tài sản của Cơng ty, tiết kiệm chi phí cho Cơng ty.
Hàng năm, các phòng, ban tại Cơng ty tiến hành lập dự tốn chi phí cho phịng của mình. Dự tốn chi phí này có thể căn cứ vào tình hình chi phí năm trƣớc, các khoản chi phí dự kiến phát sinh thêm, các kế hoạch dự kiến của
phòng, biến động chi phí, …
Tại Phịng Kế tốn của Cơng ty có thể lập dự tốn chi phí cho phịng nhƣ Bảng 3.3.
Bảng 3.3: Dự tốn chi phí năm 2021 Phịng: Kế tốn
ĐVT: đồng
Khoản mục chi phí Số tiền
1. Chi phí nhân viên 486.720.000
2. Chi phí vật tƣ, cơng cụ dụng cụ 51.000.000
3. Chi phí khấu hao TSCĐ 80.700.000
4. Chi phí dịch vụ mua ngồi 70.368.000
5. Chi phí bằng tiền khác 42.576.000
Tổng cộng 731.364.000
3.2.2.3. Dự toán kết quả sản xuất kinh doanh
Để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh của Cơng ty năm 2021 có đạt so với dự tốn hay khơng thì Cơng ty nên lập Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
* C n cứ lập dự toán kết quả sản xuất kinh doanh
Từ kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2021 của Công ty (Bảng 2.1) và các dự tốn chi phí, khi lập dự tốn kết sản xuất kinh doanh năm 2021 Công ty nên căn cứ trên dự tốn doanh thu để có chỉ tiêu tổng doanh thu, căn cứ số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, dự tốn chi phí sản xuất và giá vốn hàng bán, kết hợp với dự tốn chi phí phát sinh tại các bộ phịng, bộ phận để tổng hợp chi phí dự toán phát sinh. Trên cơ sở tổng doanh thu và tổng chi phí, tiến hành xác định lợi nhuận trƣớc thuế, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp và lợi