2.1 Giới thiệu chung về cơng ty
2.1.4.2 Chức năng của từng bộ phận kế tốn
Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty căn cứ vào quy mơ, vào đặc điểm kinh doanh cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức bộ máy kế tốn bao gồm:
Tổ chức bổ nhiệm kế tốn trưởng: Kế tốn trưởng cĩ trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong cơng ty. Xuất phát từ vai trị kế tốn trong cơng tác quản lý nên kế tốn trưởng cĩ vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà cịn là người kiểm tra, giám
Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng
Thủ quỹ Kế tốn tiền mặt –
tiền gửi ngân hàng
Kế tốn tổng hợp
Kế tốn cơng nợ Kế tốn hàng hĩa
sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là các hoạt động tài chính. Với vai trị và quyền hạn của mình, Kế tốn trưởng sẽ thực hiện phân cơng cơng việc và trách nhiệm cho các kế tốn viên.
Kế tốn tổng hợp: là người phụ trách tồn bộ cơng việc tổ chức cho nhân viên
cấp dưới ghi chép tồn bộ những nghiệp vụ đã phát sinh. Kế tốn tổng hợp cĩ nhiệm vụ tổng hợp số liệu cần thiết để lập nên những báo cáo kế tốn cuối niên độ nhằm cung cấp thơng tin kinh tế và cung cấp số liệu cho các bộ phận cĩ liên quan kể cả bên ngồi kịp thời. Ngồi ra, kế tốn tổng hợp giúp kế tốn trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, bảo quản hồ sơ, tài liệu, số liệu kế tốn thống kê. Kế tốn tổng phải cĩ biện pháp xử lý trong những trường hợp vi phạm.
Kế tốn cơng nợ: cĩ nhiệm vụ theo dõi những khoản phải thu của người mua
và những khoản phải trả cho người bán, cập nhật theo từng mã khách hàng, theo dõi những khoản chiết khấu thanh tốn hoặc giảm giá cho khách hàng. Theo dõi chi tiết, cập nhật liên tục những khoản nợ được đánh giá là rủi ro cao và báo cáo cấp trên để kịp thời cĩ phương hướng giải quyết.
Kế tốn hàng hĩa: gồm 22 nhân viên, cĩ trách nhiệm theo dõi khách hàng, theo dõi tình hình kế tốn của cơng ty khách hàng, tham vấn cho khách hàng những trường hợp cần thiết liên quan đến tài chính, pháp lý hoặc tổ chức bộ máy… Tư vấn khách hàng về những vấn đề rủi ro để nhằm giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp khách hàng.
Kế tốn tiền mặt – tiền gửi ngân hàng: cĩ chức năng theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt hoặc những khoản chi trả qua tài khoản ngân hàng. Mở sổ ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ thu chi trong ngày, thàng, quý, năm và lập báo cáo thu chi nộp về cho kế tốn tổng hợp. Hàng tháng, kế tốn nhận sổ phụ của ngân hàng gửi về và đối chiếu giữa chứng từ sổ sách và sổ phụ ngân hàng, nếu phát sinh chênh lệch thì tiến hành kiểm tra điều chỉnh và kịp thời thơng báo về những khoản chênh lệch quá lớn với cấp trên để kịp thời cĩ hướng giải quyết phù hợp.
Thủ quỹ: cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào sổ quỹ - báo cáo khi cần cho Giám đốc, kế tốn trưởng