CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ
4.1.1.2. Trong cơng tác kế tốn
Tất cả các nghiệp vụ đều được xử lí trên phần mềm ACCOS với rất nhiều ưu điểm nổi bật. Sản phẩm phần mềm cho phép nhiều người dùng và cĩ thể mở rộng lên đến hàng trăm người sử dụng, nhiều cơng ty với việc sử dụng nhiều cơng ty con hạch tốn độc lập hoặc nhiều đơn vị phụ thuộc và cĩ khả năng tổng hợp các báo cáo của các đơn vụ này lại trên một báo cáo thống nhất. Phần mềm chạy được trên mạng và nhiều mơi trường Windows 9x, Windows 2000, Windows NT/XP hay Windows Vista…Phần mềm ACCOS rất linh động trong việc mở rộng khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh như: thay đổi quy mơ hoạt động, bổ sung lĩnh vực hoạt động, thay đổi phương thức quản lí…
Những đặc điểm nổi bật của phần mềm:
Đáp ứng được mọi yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của khách hàng
Cĩ thể tiến hành theo từng bước theo nhu cầu và kế hoạch chi tiêu
Giao diện đẹp, dễ sử dụng
Tính ổn định cao, dữ liệu an tồn
Nghiệp vụ chuyên sâu
Ngơn ngữ giao tiếp: Việt, Anh, Hoa
Ngơn ngữ báo cáo linh động: Việt, Anh, Hoa, song ngữ Anh-Việt, Hoa-Việt, Hoa-Anh.
Cung cấp hệ thống bảo mật: cấp quyền sử dụng và quản lí người dùng
Chức năng tạo, sửa sổ sách, báo cáo.
In các chứng từ theo ngày tháng, theo số chứng từ, hiện ngày giờ trên trang in
Ghi lại các thao tác nghiệp vụ: người nhập, người chỉnh sửa, thời gian nhập liệu, sửa dữ liệu…
Hạch tốn nhiều loại tiền (VND, USD…)
Luơn cập nhật đầy đủ các sổ sách, báo cáo, biểu mẫu kế tốn mới nhất do Bộ tài chính ban hành
Cho phép khai báo các kì kế tốn
Tự động thành lập các báo cáo kế tốn theo quy định chung
Cho phép sửa đổi nội dung và hình thức các báo cáo tài chính theo yêu cầu người dùng
Cung cấp nhiều tính năng cho phép khĩa sổ, mở sổ, chuyển vào sổ cái một cách linh động
Dữ liệu tự động cập nhật lên các báo cáo theo thời gian thực
Cung cấp các chức năng bảo vệ, lưu trữ dữ liệu và phục hồi các dữ liệu bị hỏng do mất điện đột xuất
Cĩ khả năng chuyển nhận dữ liệu các hồ sơ dạng Excel, Dbase, Txt.
Với các ưu điểm trên, cơng việc kế tốn của nhân viên khơng cịn là một áp lực nặng nề và các nghiệp vụ đều được xử lí một cách nhanh gon và khoa học, tránh được nhiều sai sĩt trong tính tốn. Sổ sách, báo cáo, khơng cịn là nỗi ám ảnh của kế tốn viên mỗi khi mùa quyết tốn thuế tới vì tất cả chỉ cần thao tác in ra từ phần mềm, khơng những đẹp mà cịn đầy đủ thơng tin. Phần mềm thích ứng với cá hồ sơ dạng file khác giúp kế tốn thuận tiện trong kết xuất dữ liệu theo yêu cầu quản lí.
Tất cả nhân viên kế tốn đều tốt nghiệp Đại Học Kinh Tế TP HCM, được trang bị nền tảng chuyên mơn vững vàng kết hợp với các ưu điểm của phần mềm ACCOS nên đi vào nghiệp vụ khá linh hoạt và giảm thiểu được chi phí đào tạo khi tuyển dụng. Việc phân cơng rõ ràng trong cơng tác kế tốn và tổ chức quyền kiểm sốt dữ liệu được thực hiện một cách nghiêm túc.
Bước vào cơng ty ta cĩ thể ấn tượng bởi hệ thống chứng từ khách hàng được sắp xếp gọn gàng, khoa học theo thứ tự ngày tháng, tên cơng ty khách hàng theo thứ tự Alphabet nên việc tìm kiếm xử lí rất thuận tiện và nhanh chĩng. Hệ thống tài liệu, văn bản pháp luật được sắp xếp theo lĩnh vực hoạt động và được cập nhật đầy đủ và kịp thời. Hệ thống tài khoản kế tốn tuân thủ theo quyết định 15 và được chỉnh sửa, bổ sung theo thơng tư 244/2009/TT-BTC do bộ tài chính ban hành năm 2009 khá đầy đủ.
Kế tốn biết sử dụng nhiều thủ thuật để giảm thiểu thuế phải nộp cho Nhà nước như thủ thuật bán cổ phiếu vào cuối năm (chương 3) nên gĩp phần vào tối đa hĩa lợi nhuận cơng ty một cách hiệu quả và hợp pháp. Doanh thu ổn định qua thời gian và khơng ngừng tăng trưởng qua các năm nhờ vào uy tín của cơng ty.
4.1.2. Hạn chế
4.1.2.1. Trong phạm vi tồn cơng ty
Quy mơ cơng ty càng ngày càng mở rộng nhưng số lượng nhân viên khơng hề thay đổi đặt ra một gánh nặng lớn cho nhân viên trong việc hồn thành khối lượng cơng việc ngày càng dày đặc trong khi quỹ thời gian cĩ hạn cĩ thể làm giảm chất lượng dịch vụ.
Cĩ quá nhiều cơng ty khách hàng xa cơng ty, việc vận chuyển chứng từ găp nhiều khĩ khăn do cơng ty chỉ cĩ 1 nhân viên nam.
Máy tính gặp nhiều sự cố trong khi xử lí dữ liệu nhưng cơng ty khơng cĩ nhân viên đảm trách mảng cơng nghệ thơng tin, hệ thống mạng gây lãng phí thời gian trong khi chờ sửa máy.
Cơng suất máy lạnh chưa đủ làm mát cả văn phịng nên gây cảm giác khĩ chịu nếu gặp thời tiết nĩng bất thường.
Phần mềm kế tốn ACCOS tuy cĩ nhiều đặc điểm ưu việt nhưng nĩ cũng bộc lộ một số nhược điểm khi đi vào thực tế. Việc lập một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính bị nhầm lẫn giữa các số liệu như số liệu các khoản phải thu khác bị đảo với số liệu chỉ tiêu phải thu khách hàng. Nĩ khơng làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu tổng nhưng gây hiểu nhầm đối với người đọc báo cáo tài chính. Địi hỏi người lập báo cáo tài chính phải khéo léo phát hiện ra các sai sĩt này.
Các nghiệp vụ kế tốn được xử lí hồn tồn trên phần mềm nên sẽ làm cho nhân viên thĩi quen bị động vào phần mềm và dần mất đi các kĩ năng thủ cơng mà lúc phần mềm gây sai sĩt phải vận dụng các kĩ năng đĩ như việc chỉnh sửa báo cáo tài chính lúc xuất ra phần mềm bị sai sĩt.
Việc hạch tốn một số nghiệp vụ khơng đúng với chuẩn mực kế tốn. Cơng ty cĩ phát sinh chi phí bán hàng nhưng tất cả những chi phí này đều được hạch tốn vào tài khoản 642( chi phí quản lí doanh nghiệp) và tương tự cơng ty khơng xác định được giá vốn hàng bán nên hạch tốn tất cả những chi phí liên quan trực tiếp đến cấu thành dịch vụ vào tài khoản 642. Nội dung 642 được chi tiết ra thành các tài khoản cấp 2 như sau:
6421: Chi phí nhân viên quản lí
6422: Chi phí vật liệu quản lí
6423: Chi phí đồ dùng văn phịng
6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định
6425: Thuế, phí và lệ phí
6426: Chi phí dự phịng
6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi
6428: Chi phí bằng tiền khác
Tuy khơng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhưng gây hiểu nhầm cho người đọc báo cáo tài chính về bản chất các chỉ tiêu. Doanh thu khơng được hạch tốn theo nguyên tắc dồn tích đúng như thuyết minh báo cáo tài chính mà nĩ được ghi nhận vào cuối tháng khi chưa hồn thành nghiệp vụ và tất cả hĩa đơn đều được xuất cùng 1 ngày khi chưa hồn thành dịch vụ nhằm tinh gọn
cơng tác hạch tốn. Quan điểm hạch tốn của cơng ty vơ tình đã làm sai bản chất tài khoản.
Hệ thống văn bản pháp luật ban hành liên tục qua thời gian với nhiều thủ tục phức tạp cần cĩ thời gian tiếp thu vận dụng vào nghiệp vụ nên cĩ thể gây khĩ khăn cho nhân viên trong việc vừa làm cơng việc của mình lại vừa phải tập trung vào cập nhật các văn bản pháp luật.