Cơ cấu tổ chức Phịng Kiểm tốn BCTC 4
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức Phịng Kiểm tốn BCTC 4
Trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân trong cơ cấu tổ chức:
Tổng Giám đốc: là người có quyền cao nhất, chức năng của tổng giám đốc là:
- Đánh giá rủi ro của hợp đồng kiểm tốn liên quan đến hoạt động cơng ty. - Duy trì các mối quan hệ với các cán bộ cấp cao của công ty.
- Chịu trách nhiệm giải đáp thắc mắc về các vấn đề kế tốn và kiểm tốn có tầm quan trọng.
- Chịu trách nhiệm đánh giá các cơng việc kiểm tốn đã được thực hiện. - Chịu trách nhiệm ký Báo cáo kiểm toán và Thư quản lý.
- Chịu trách nhiệm tham gia buổi họp với khách hàng sau khi kết thúc cuộc kiểm toán hoặc uỷ quyền lại cho giám đốc hoặc phó giám đốc các khối.
Phó Tổng Giám đốc:
- Giúp việc cho tổng giám đốc, được tổng giám đốc phân công uỷ quyền giải quyết những công việc cụ thể về các vấn đề liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng và các vấn đề về nghiệp vụ.
- Chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật nhà nước về các vấn đề được phân công và uỷ quyền.
- Phụ trách trực tiếp một trong hai mảng công việc: báo cáo tài chính và xây dựng cơ bản.
Giám đốc các khối: gồm giám đốc của hai khối Báo cáo tài chính và Xây
dựng cơ bản, phụ trách các vấn đề: - Về nghiệp vụ chuyên môn - Về nhân sự
- Cộng tác, hỗ trợ - Hành chính
- Trưởng Phịng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và đóng vai trị quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của cơng ty. Trưởng Phịng giữ vai trò lãnh đạo trong ban quản lý của cơng ty, có chức năng như một cầu nối giữa Tổng giám đốc, ban quản lý và các nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự, phối hợp hoạt động và đảm nhận các vấn đề về cơng việc hành chính.
Kiểm tốn viên chính:
- Giám sát trực tiếp công việc của các trợ lý, nhân viên thử việc.
- Báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách một vụ việc kiểm toán. Trong quá trình kiểm tốn nếu có phát sinh các sự kiện bất thường, có thể báo cáo và hỏi ý kiến của các cấp cao hơn.
- Xem xét các giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ đào tạo các nhân viên, sắp xếp nhân sự cho các cuộc kiểm tốn, như phân cơng cơng việc cho các trợ lý, soát xét lại giấy tờ làm việc của các trợ lý.
- Ký vào các báo cáo kiểm toán theo sự phân cơng của trưởng phịng.
Trợ lý kiểm toán viên:
Chịu trách nhiệm trước Kiểm toán viên hoặc người quản lý công việc về tất cả những vấn đề liên quan đến việc thực hiện một công việc.
Tuỳ vào năng lực thâm niên công tác mà trợ lý kiểm toán viên chia làm 3 loại: - Trợ lý kiểm toán viên cấp 1.
- Trợ lý kiểm toán viên cấp 2. - Trợ lý kiểm toán viên cấp 3.
Phòng tư vấn đào tạo:
Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc giảng dạy, đào tạo các lớp học thực hành kế toán và kiểm toán do công ty tổ chức. Đào tạo, giảng dạy cho sinh viên thực tập tại công ty. Chịu trách nhiệm cập nhật và cung cấp những thơng tin mới về chính sách, chuẩn mực, pháp luật liên quan đến kiểm toán cho nhân viên cơng ty.
2.1.2 Quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính tại cơng ty TNHH Kiểm tốn và kế tốn AAC:
Sơ đồ 2.3. Khái qt quy trình kiểm tốn BCTC tại Cơng ty AAC
2.1.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của mỗi quy trình kiểm tốn, do đó đây là tiền đề cho những cơng việc kiểm tốn của một cuộc kiểm toán.Trong chuẩn mực kiểm toán quốc tế IAS 300 nêu rõ KTV cần lập kế hoạch cho cơng tác kiểm tốn
để có thể đảm bảo rằng cuộc kiểm tốn được tiến hành một cách có hiệu quả.
Hiện nay, lĩnh vực kiểm tốn có sự cạnh tranh rất cao, việc có thêm hay giữ một khách hàng tuy có khó khăn hơn nhưng KTV vẫn phải cận trọng trong việc quyết định có tiếp nhận thêm một khách hàng mới hay không bởi trách nhiệm và pháp lý của KTV rất lớn. Để quyết định xem có nên chấp nhận hay duy trì một khách hàng, cơng ty kiểm tốn phải cân nhắc tính độc lập, năng lực để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và cần lưu ý đến tính chính trực của nhà quản lý đơn vị.
Hệ thống kế Hệ thống Tìm hiểu thơng tin hay cập nhật Khách hàng Ký kết hợp đồng kiểm tốn
Phân tích báo cáo tài chính
Thảo luận về kế hoạch kiểm toán
Tham chiếu cuộc kiểm toán năm
Lập kế hoạch kiểm tốn Tài liệu và thơng tin yêu cầu Lãnh đạo phòng
kiểm tra kế hoạch kiểm toán
Theo khoản c điều 30 Luật Kiểm toán độc lập nêu rõ “Thành viên tham gia cuộc
kiểm toán, người quản lý, điều hành của doanh nghiệp kiểm toán là thành viên, cổ đơng sáng lập hoặc mua cổ phần, góp vốn vào đơn vị được kiểm tốn hoặc có quan hệ kinh tế, tài chính khác với đơn vị được kiểm tốn theo quy định của chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế tốn, kiểm tốn” nên AAC ln cân nhắc tìm hiểu về khách hàng của mình đồng thời ln xem xét một cách thận trọng những khách hàng hiện có để đưa ra những quyết định hợp lý nhất nhằm hạn chế rủi ro có thể xảy ra.
Sơ đồ 2.4. Quy trình lập kế hoạch kiểm tốn tại cơng ty
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khoản mục vay cũng tuân thủ các bước trên, cụ thể như sau:
Tìm hiểu thơng tin về khách hàng
Trong Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 310 có viết “ Để thực hiện kiểm toán
BCTC , KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm tốn mà theo KTV thì có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính, đến việc kiểm tra của KTV hoặc đến báo cáo kiểm tốn”.
Do vậy trong q trình thực hiện kiểm tốn tại các khách hàng, KTV ở AAC đã thu thập hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của đơn vị, các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu, loại hình sở hữu và bộ máy quản trị, các hoạt động đầu tư và tài chính của DN. KTV sẽ u cầu cơng ty cung cấp Bảng kê chi tiết các tài khoản vay, các hợp đồng vay ngân hàng, vay của tổ chức hay vay của cá nhân, tờ khai quyết toán thuế Thu nhập cá nhân từ đầu tư vốn (đối với vay của cá nhân), đối chiếu công nợ. KTV thực hiện các thủ tục phân tích đối với những thơng tin đã được thu thập để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về tính chất, thời gian và nội dung của các thủ tục kiểm toán sẽ được áp dụng để thu thập bằng chứng kiểm tốn thích hợp. Ngồi ra, qua q trình thu thập thơng tin về khách hàng để biết thêm được tình hình vay và thanh tốn các khoản vay năm trước cơng ty như thế nào nhằm có cái nhìn khách quan hơn về tình hình năm nay. Ngồi ra, AAC sẽ thu thập thêm giấy tờ xác nhận từ ngân hàng để đối chiếu với số liệu mà công ty đã thu thập được ở công ty được kiểm tốn. Từ đó KTV có hướng thực hiện cuộc kiểm tốn một cách có hiệu quả hơn.
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam số 315 có ghi “Thu thập những hiểu biết
về đơn vị được kiểm toán và mơi trường của đơn vị, trong đó có kiểm sốt nội bộ là một quy trình liên tục và linh hoạt trong việc thu thập, cập nhật và phân tích thơng tin trong suốt q trình kiểm tốn. Hiểu biết về đơn vị cung cấp cho kiểm toán viên cơ sở để lập kế hoạch kiểm tốn và thực hiện các xét đốn chun mơn trong suốt quá trình kiểm tốn”. KTV ở AAC sẽ tìm hiểu về mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và các
cơng việc của các kiểm toán viên nội bộ ( nếu có) vì những KTV nội bộ này đã có những đóng góp đáng kể vào việc tăng cường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Xây dựng mức độ trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
- Đánh giá rủi ro đối với các sai phạm trọng yếu bao gồm cả gian lận và sai sót. Theo đó, kiểm tốn viên sẽ xác định tài khoản có số dư lớn để thực hiện kiểm tốn, đồng thời xác định rủi ro tiềm tàng.
- Đánh giá tính trọng yếu của khoản mục dựa trên tính trong yếu của tồn bộ báo cáo tài chính qua các chỉ tiêu về tính trọng yếu.
Thiết kế chương trình kiểm tốn
- Bước tiếp theo của quá trình xây dựng kế hoạch kiểm tốn đó là thiết lập chương trình kiểm tốn. Chương trình kiểm tốn tại AAC bao gồm các nội dung và các thủ tục kiểm toán cần thiết cho từng khoản mục trên Bảng cân đối kế toán
- Chương trình kiểm tốn mẫu của AAC về kiểm tốn khoản mục vay như sau:
Bảng 2.1. Chương trình kiểm toán mẫu cho khoản mục vay
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú 1 Thu thập bảng tổng hợp tình hình tăng
giảm các khoản vay/nợ trong năm. Đối chiếu số liệu với các tài liệu có liên quan (sổ Cái, sổ chi tiết từng tài khoản, Bảng Cân đối phát sinh, BCTC)
2 Lập và gửi thư xác nhận về các khoản vay đến các bên cho vay/ nợ. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
trên sổ chi tiết, giải thích chênh lệch (nếu có). Trường hợp Thư xác nhận (TXN) khơng có hồi âm: Gửi TXN lần 2 (nếu cần); Thực hiện thủ tục thay thế: Kiểm tra hợp đồng vay, Phiếu nhận tiền vay.
3 So sánh số dư vay và nợ năm nay với
năm trước, phân tích tỷ trọng số dư của các khoản vay và nợ so với tổng nợ phải trả và so sánh với năm trước, đánh giá tính hợp lý của các biến động.
4 Kiểm tra bộ hồ sơ, chứng từ gốc của các
khoản vay/nợ (phương án vay, thẩm quyền phê duyệt, hợp đồng tín dụng, kế hoạch hồn trả, chứng từ nhận, hoàn trả tiền vay, các phương thức đảm bảo tiền vay và nợ,...).
5 Kiểm tra lãi suất vay của các hợp đồng vay cá nhân có vượt trần lãi suất quy định của các văn bản về thuế, việc tính thuế TNCN phải nộp, hình thức quy định thanh toán lãi vay, mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân cho vay.
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu GLV Ghi chú
phải trả trong kỳ, phải trả cuối kỳ (dựa trên số gốc vay, kế hoạch trả nợ, ước tính độc lập chi phí lãi vay,...) tham chiếu đến phần chi phí tài chính, chi phí phải trả
7 Kiểm tra mục đích của các khoản vay,
tính tốn lại phần chi phí lãi vay cần vốn hóa trong kỳ và đối chiếu với phần chi phí lãi vay đã ghi nhận trong nguyên giá TS ở phần hành Tài sản cố định D700.
8 Kiểm tra chi tiết việc phân loại các khoản
vay thành ngắn hạn, dài hạn và trình bày các khoản vay trên BCTC
(Trích từ GLV A879 – “Đánh giá rủi ro và lập KH kiểm tốn khoản mục Vay nợ NHDH”)
Nội dung quy trình này được thể hiện qua các tài liệu như:
Bản ghi nhớ kế hoạch kiểm toán; Các điểm cần lưu ý của năm trước; Hợp đồng kiểm tốn; Tìm hiểu về khách hàng; Chương trình xem xét hệ thống kế tốn; Phân tích tóm tắt hệ thống kiểm soát nội bộ; Các thủ tục phân tích theo kế hoạch; Ghi chú những thảo luận về kế hoạch kiểm tốn; Tài liệu và thơng tin đề nghị khách hàng lập; Kiểm tra kế hoạch kiểm toán.
2.1.2.2 Thực hiện kiểm toán
Thực hiện kiểm tốn là q trình sử dụng các phương pháp, kỹ thuật kiểm tốn thích ứng với từng đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán, đưa ra ý kiến xác thực về mức độ trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính. Nội dung cơ bản của giai đoạn thực hiện kiểm toán ở cơng ty TNHH kiểm tốn và kế tốn AAC:
- Quy định về nhiệm vụ cụ thể của nhóm trưởng:
Nhóm trưởng giữ vai trị hết sức quan trọng trong tồn bộ q trình kiểm tốn, thực hiện nhiều nhiệm vụ như:Thảo luận với khách hàng, liên hệ khách hàng để sắp xếp kiểm kê hàng tồn kho, tổ chức lưu trữ hồ sơ, lập kế hoạch kiểm toán và phân tích hồ sơ, sắp xếp, kiểm tra, đánh giá các thành viên trong nhóm…
- Các quy trình nghiệp vụ phát sinh đặc trưng của một doanh nghiệp:
Mỗi doanh nghiệp khác nhau có quy trình các nghiệp vụ phát sinh khác nhau. Tuỳ theo tính trọng yếu của vấn đề mà quy định kiểm tốn viên nào thực hiện kiểm tra quy trình nào.
- Nguyên tắc sắp xếp, đánh số và tham chiếu giấy làm việc: Giấy làm việc phải được sắp xếp, đánh số và tham chiếu phù hợp với quy định chung của công ty nhằm đảm bảo dể kiểm tra, so sánh và thuận tiện cho việc lưu trữ hồ sơ.
- Các ký hiệu sử dụng thống nhất trên giấy làm việc: những bước công việc thường gặp trong chương trình kiểm tốn khi thực hiện sẽ được đánh dấu theo các ký hiệu quy định trước, không phải ghi bằng chữ gây mất thời gian và không khoa học. Dưới đây là bảng ký hiệu thường được sử dụng ở công ty AAC:
Bảng 2.2. Bảng ký hiệu được sử dụng tại công ty AAC
Ký hiệu Ý nghĩa
Đã kiểm tra chứng từ gốc hoặc các tài liệu có liên quan
Đã thực hiện cộng dồn
Đã kiểm tra lại các phép tính số học Đã gửi thư xác nhận
Đã được bên thứ 3 xác nhận, đã nhận được thư phúc đáp. Số liệu khớp đúng đồng ý với thư xác nhận
W Số liệu cần theo dõi và điều chỉnh. Cần bổ sung chứng từ hoặc các tài liệu
khác có liên quan
W Khơng cần theo dõi nữa, đã điều chỉnh hoặc bổ sung chứng từ gốc
OK Các bút toán điều chỉnh đã được kế tốn trưởng hoặc người có trách nhiệm
đồng ý
Trưởng nhóm đồng ý với nhận xét ý kiến của KTV cấp dưới, trợ lý KTV Thành viên Ban giám soát đồng ý với kết luận của KTV trên GLV
Cấp duyệt cao nhất ( thành viên Ban Tổng giám đốc) đồng ý với kết luận của KTV trên sự điều chỉnh của Ban kiểm soát
X Ký hiệu này điền trong ơ vng (□) để thể hiện có tài liệu lưu trong hồ sơ
kiểm toán hoặc thể hiện dữ kiện nêu ra là đúng
N/A Không áp dụng / None applicable
BS Khớp với số liệu trên Bảng CĐKT/ Agreed to balance sheet: Ký hiệu này
đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng CĐKT
PL Khớp với số liệu trên BC KQHĐKD/ Agreed to profit and loss statement:
với số liệu trên BC KQHĐKD
PY Khớp với số liệu trên BCKT năm trước/ Agreed to Previous year ‘s report:
Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCTC đã kiểm toán năm trước
TB Khớp với số liệu trên Bảng CĐPS/ Agreed to trial balance: Ký hiệu này đặt
sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng CĐPS
LS Khớp với số liệu trên Bảng số liệu tổng hợp/ Agreed to leadsheet: Ký hiệu