BÀI 2 NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.1. TÌM HIỂU CÁC KIỂU DỮ LIỆU
Một workbook có thể chứa một số worksheet nào đó, và mỗi worksheet cấu tạo hơn 17 triệu ơ. Mỗi ơ có thể chứa bất kỳ một trong 4 kiểu dữ liệu sau:
Số (Numeric value)
Chuỗi (Text)
Luận lý (Logic)
Công thức (Formula)
Worksheet cũng có thể lƣu trữ các biểu đồ (charts), lƣợc đồ (diagrams), hình ảnh (pictures), nút lệnh (buttons), hoặc những đối tƣợng khác. Các đối tƣợng này không nằm trong ô, đƣợc chứa trong các lớp vẽ (draw layer) của worksheet mà chúng khơng hiển thị ra ngồi.
2.1.1. Dữ liệu kiểu số
Các giá trị kiểu số biểu thị các đại lƣợng nhƣ: doanh thu, số lƣợng nhân viên, trọng lƣợng, điểm số… Đặc biệt trong Excel, các giá trị ngày giờ (date, time) vẫn thuộc dữ liệu kiểu số.
Excel lưu các giá trị ngày, giờ dưới dạng những series số mà quy ước ngày 1/1/1900 là số 1. Tương tự, ngày 2/1/1900 (ngày 2 tháng 1 năm 1900) là số 2… Khi đó, ngày 15/11/2011 sẽ là một con số nào đó trong dãy 1, 2, 3,… Để biết được giá trị cụ thể của ngày này, chúng ta sử dụng hàm DATEVALUE. Xem thêm các hàm liên quan đến kiểu ngày giờ.
2.1.2. Dữ liệu kiểu chuỗi
Dữ liệu kiểu chuỗi bao gồm những nội dung có chứa lẫn lộn những chữ cái (hoa hoặc thƣờng) từ a z, các chữ số 0 9, các ký hiệu (nhƣ ! @ # …) Với kiểu dữ liệu này, chúng ta sử dụng để tạo các giá trị cho những cột dữ liệu nhƣ tên nhân viên, địa chỉ, ghi chú… hoặc tạo tiêu đề cột cho các bảng.
Đối với những dữ liệu bắt đầu bằng số, sau đó là chuỗi (chẳng hạn nhƣ bạn nhập 20 sản phẩm) thì Excel xem nó nhƣ là một chuỗi. Vì thế, chúng ta sẽ khơng thể sử dụng giá trị này vào các biểu thức tính tốn sau đó.
Trong trường hợp, bạn muốn chỉ ra rằng 20 là số lượng sản phẩm sản xuất trong 1 giờ thì bạn nên gõ 20 vào một ô của cột “Số lượng” và “sản phẩm” sẽ gõ vào ô nằm cùng hàng bên phải của cột “Đơn vị tính”.
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 2.1.3. Dữ liệu kiểu luận lý
Chỉ gồm hai giá trị TRUE (đúng), FALSE (sai). Nó đƣợc dùng để ƣớc lƣợng giá trị của một
mệnh đề luận lý (logical expression) và có 3 cách thể hiện cho mỗi giá trị nhƣ sau:
True (T) hoặc Yes (Y) hoặc số 1
False (F) hoặc No (N) hoặc số 0
2.1.4. Dữ liệu kiểu cơng thức
Cơng thức tính tốn là thế mạnh của Excel nói riêng và các phần mềm bảng tính (spreadsheet) nói chung. Khi nhập một cơng thức vào ơ, kết quả trả về của công thức hiển thị trong ô. Khi thay đổi những tham số liên quan, cơng thức sẽ tính lại và kết quả cũng sẽ tự động cập nhật trong ơ. Cơng thức có thể là các phép tính tốn đơn giản thơng thƣờng nhƣ +, -, *, /… nhƣng cũng có những cơng thức chứa các hàm xây dựng sẵn trong Excel (xem thêm bài 6, 7)