BÀI 2 NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU
Sau khi nhập dữ liệu vào ơ, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong ơ theo một số hình thức sau:
Xóa nội dung trong ơ
Thay thế bằng nội dung khác
Sửa nội dung trong ơ
2.4.1. Xóa nội dung trong ơ
Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ơ cần xóa,
Bước 2. Nhấn Delete trên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ơ vẫn giữ ngun).
Ngồi ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ơ
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ơ Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ơ (nếu có)
Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ơ
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác
Muốn nhập đè lên các ơ có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ơ đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
2.4.3. Sửa nội dung trong ô
Nếu nội dung trong ô chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những cơng thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại tồn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ơ bạn làm các cách sau:
Cách 1:
Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc
các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới.
Cách 2:
Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1.
Cách 3:
Chọn ơ cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2.
Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những cài đặt này có ảnh hưởng lên việc soạn thảo trong Excel. Nếu tắt tính năng Allow Editing Directly in Cells (disabled), bạn không thể chỉnh sửa nội dung bằng cách nhấp đúp chuột vào ô.
Hơn nữa, khi nhấn F2 cho phép bạn chỉnh sửa nội dung của ô trên thanh công thức (không phải trực tiếp trong ơ như đã trình bày ở trên).
Cả 3 cách trên đều đƣa Excel vào chế độ soạn thảo (edit mode). Ở chế độ soạn thảo, thanh công thức hiển thị 2 biểu tƣợng X và Check Mark (xem Hình 2.7). Khi đó:
Từ Edit xuất hiện ngay góc dưới bên trái của thanh trạng thái của màn hình làm việc
Click biểu tƣợng X để hủy việc soạn thảo mà khơng có thay đổi nội dung trong ơ (hoặc nhấn phím ESC có tác dụng tƣơng tự)
Hình 2.7 – Thanh cơng thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế ộ edit