BÀI 4 CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong các cơng cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.
5.4.1. Thế nào là hàm
Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các u cầu tính tốn chun biệt.
Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc trịn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.
Excel có khoảng 300 hàm và có thể đƣợc chia thành 10 nhóm (Category).
Nhóm hàm (Category) Mơ tả
1 Statistical Nhóm hàm Thống kê 2 Date & Time Nhóm hàm về Ngày giờ 3 Text Nhóm hàm Xử l ý chuỗi 4 Logic Nhóm hàm Luận lý 5 Lookup & Reference Nhóm hàm Dị tìm 6 Math & Trig Hàm Toán và Lƣợng giác 7 Information Nhóm hàm Xử lý thơng tin 8 Financial Nhóm hàm Tài chính 9 Database Nhóm hàm Cơ sở dữ liệu 10 Engineering Hàm dùng trong kỹ thuật
Khi gọi thi hành một hàm, hàm sẽ trả về một kết quả là: giá trị số, một giá trị kiểu ngày, giờ, giá trị chuỗi, giá trị dạng luận lý (logical value): TRUE, FALSE (đúng, sai) hoặc một thông báo lỗi tùy theo hàm thuộc nhóm nào hoặc có lỗi cú pháp nào khơng?
5.4.2. Thiết lập cơng thức có ứng dụng hàm
Cơng thức có ứng dụng các hàm bên trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Tên hàm(Đối số 1, đối số 2,…, đối số N)
Ý ĩa
Đối số: mỗi hàm có các đối số tƣơng ứng, có thể là các trị số, chuỗi, địa chỉ, tên ô, vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng bên trong.
- Một hàm có thể có hoặc khơng có đối số. Giữa các đối số phải được phân cách bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy theo khai báo trong Start\ Settings\ Control Panel\ Regional Settings. - Trong một hàm có thể chứa tối đa 30 đối số, nhưng không được vượt quá 1024 ký tự.
- Các đối số là hằng chuỗi phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.
- Đối số của hàm có thể được chỉ định bởi một hằng (số, chuỗi…), địa chỉ ô hoặc vùng hoặc một biểu thức.
- Trong một hàm có thể xếp lồng (Nest) một hoặc nhiều hàm khác vào bên trong.
5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM
Để xây dựng công thức và ứng dụng các hàm bên trong, ta có các phƣơng pháp thực hiện sau:
Nhập từ bàn phím.
Sử dụng cơng cụ AutoSum.
Sử dụng chức năng Function Library.
5.5.1. N ập từ bà p ím
Khi nhập cơng thức từ bàn phím, có thể nhập trực tiếp tại địa chỉ ô cần lập công thức hoặc nhập trên thanh cơng cụ Formula.
BÀI 5. THIẾT LẬP CƠNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Hình 5.11 – Nhập cơng thức hàm trên thành Formula
T ao tác t ực ệ
Bước 1. Chọn ô cần nhập công thức, gõ dấu bằng (=) hoặc dấu @.
Bước 2. Nhập tên h m v đối số từ n phím theo đún cú pháp h m muốn sử dụng.
Bước 3. Nhấn Enter hay nút trên thanh cơng thức hoặc bấm phím Enter để xuất ra kết quả.
Với thao tác này có thể hỗ trợ cho các bạn nếu không nhớ đầy đủ tên hàm cần sử dụng, chúng ta có thể chọn hàm từ danh sách đó, nếu khơng danh sách đó sẽ tự ẩn đi.
- Nhập ký tự đầu tiên cho tên hàm tại công thức sẽ xuất hiện một danh sách các hàm có tên giống ký tự vừa nhập (Hình 5.10).
- Nhập xong tên hàm tiếp theo sẽ xuất hiện mô tả ngắn gọn công thức của hàm vừa nhập (Hình 5.11).
5.5.2. Sử dụng cơng cụ AutoSum
Tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng tham chiếu đến các địa chỉ ơ để có thể dễ dàng khi thay đổi giá trị tính tốn hoặc khi sao chép cơng thức.
Ví dụ trong Hình 5.12, để tính tổng điểm 3 mơn ta có thể thực hiện nhƣ sau: =SUM(10,8,5) : không nên sử dụng.
=SUM(B4:D4) : nên sử dụng.
5.5.3. Sử dụng chức ă Fu ct o L brary
Giúp dễ dàng thực hiện việc nhập hàm và các đối số bên trong, hỗ trợ tốt khi ngƣời sử dụng không chắc chắn các hàm cần dùng và muốn duyệt qua về sự lựa chọn đó.
Tùy theo trƣờng hợp có thể chọn hàm cần sử dụng trong từng nhóm hàm khác nhau, gồm các bƣớc thực hiện sau:
Bước 1. Chọn thanh Ribbon > chọn nhóm hàm Formulas, Bước 2. Chọn Function Library > chọn hàm cần sử dụng,
Hình 5.13 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 1
Bước 3. Nếu nhóm hàm cần sử dụng khơng có trên thanh Formulas: chọn More Functions > chọn và bổ sung thêm nhóm hàm cần thiết.
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Hình 5.14 – Minh họa các nhóm hàm trên thanh Formulas 2
Ta có thể chọn biểu tƣợng hoặc bấm [Shift + F3] để gọi hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng, khi cần tìm hiểu về hàm này chỉ cần nhấn vào Help on this function.
Hình 5.15 – Sử dụng chức ă I sert Fu ct o
T ao tác t ực ệ
Với trƣờng hợp sau:
Hình 5.16 – Chức ă I sert Function 1
Tại cột Kết quả cần lập công thức theo u cầu sau: Nếu tổng điểm 3 mơn Tốn, Lý, Hóa từ 15 trở lên thì Kết quả xuất ra “ĐẬU”, ngƣợc lại nếu nhỏ hơn 15 thì Kết quả là “RỚT”.
Hình 5.17 – Chức ă I sert Fu ct o 2
Bước 3. Chọn nhóm hàm trên danh sách Or select a category, Bước 4. Chọn hàm muốn sử dụng trên danh sách Select a function,
Bước 5. Chọn OK > xuất hiện tiếp hộp thoại yêu cầu chỉ định các đối số của hàm:
Hình 5.18 – Chức ă I sert Fu ct o 3
Bước 6. Chỉ định đối số của hàm bằng cách: Đặt điểm nháy vào khung nhập đối số.
Gõ vào từ bàn phím hay dùng chuột chọn vào biểu tƣợng bên phải hộp chọn để chọn địa chỉ trên bảng tính. Nếu đối số lại là một hàm khác thì chọn tại hộp danh sách hàm.