BÀI 2 NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.3. NHẬP DỮ LIỆU
2.3.4. Nhập dữ liệu kiểu số
Các ký số từ 0 đến 9
Một dấu chấm nếu là số thập phân
Một dấu trừ (số âm) và một vài ký tự đặc biệt khác
- Khi chiều dài của chuỗi số nhỏ hơn độ rộng của ô, Excel tự động chuyển sang dạng scientific hoặc hiển thị các dấu #### trong ơ đó.
- Để có thể hiển thị đầy đủ chuỗi số bị che khuất, chỉ cần thay đổi độ rộng cột.
- Từ dạng số thường (General) nhập vào ơ, ta có thể thay đổi thành nhiều dạng số khác nhau bằng lệnh Format > Cells, chọn tab Number và lựa chọn dạng số trên khung Format Codes. - Có thể nhập trực tiếp các dấu phân cách hàng ngàn.
2.3.4.2. Dữ liệu kiểu ngày (Date)
Khi cần nhập dữ liệu kiểu Date, ta cần chú ý đến các điểm sau:
Dạng nhập: Ta có thể nhập dữ liệu kiểu ngày theo 2 dạng: d/m/y hoặc d-m-y
Thứ tự: Trƣớc khi nhập dữ liệu kiểu ngày, ta cần d/m/y, m/d/y, y/m/d
Dạng: Ta có thể trình bày dữ liệu kiểu Date theo các dạng thức sau:
Dạ t ức Dạ t ể ệ m/d/y 1/1/99 d-mmm-y 1-Jan-99 d-mmm 1-Jan mmm-yy Jan-99 mmmm-yy 1-January-99 m/d/y h:mm 1/1/99 13:00 h:mm AM/PM 1:00 PM h:mm:ss AM/PM 1:00:00 PM h:mm 13:00 h:mm:ss 13:00:01
Khi nhập không đúng theo những dạng thức đã ấn định thì Excel hiểu sai hay tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Ngày và thời gian nhập vào ô phải cùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel >
Regional and Language Options.
Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007.
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ơ và gõ [Ctrl+Shift+#].
Có thể nhập ngày, giờ theo các cách:
- Nhấn phím Ctrl + : để nhập ngày hệ thống vào ô hiện hành.
- Dùng hàm Date(yy, mm, dd) hay Time(hh, mm, ss) sau đó chọn lệnh Format > Cells và chọn bảng Number và lựa chọn dạng thể hiện ngày.
- Nhập trị số tƣơng ứng với thời gian (Excel bắt đầu tính từ 1/1/1901 tƣơng ứng với số 1) sau đó chọn lệnh Format > Cells > Number, rồi chọn dạng thức thể hiện ngày.
2.3.4.3. Dữ liệu kiểu giờ (Time)
Dạng qui ƣớc: hh:mm:ss
Các dạng khác đƣợc chỉ định trong Format > Cells > Number > Time.
Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu khơng Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ [Ctrl+Shift+;].
Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ơ và gõ [Ctrl+Shift+@]. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn [Ctrl+Enter].
Ngồi ra cịn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ơ trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ơ có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.
2.3.5. Nhập dữ liệu kiểu chuỗi
Nhập tƣơng tự nhƣ các bƣớc cơ bản. Tuy nhiên, trong trƣờng hợp chuỗi nhập lẫn lộn với dữ liệu kiểu số, ta nhập chuỗi bắt đầu bằng dấu nháy đơn („)
Mặc định canh chuỗi bên trái của ô.
Nếu chiều dài của chuỗi dữ liệu nhỏ hơn hay bằng độ rộng của ô: Chuỗi dữ liệu nhập vào sẽ đƣợc hiển thị đầy đủ trong ơ
Có thể thay đổi hình thức so hàng bằng cách Nhấn vào các nút hay chọn lệnh Format > Cells > Aligment.
Khi nhập dữ liệu số, ngày, giờ khơng đúng theo quy ƣớc thì Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi.
Nếu độ rộng của ô không đủ để hiển thị hết chuỗi dữ liệu đƣa vào, phần dữ liệu sẽ bị khuất và đƣợc hiển thị khi ta định lại độ rộng của cột.
2.3.6. Nhập các ký tự ặc biệt
Bước 1. Muốn nhập ký tự đặc biệt v o, trước tiên chọn ô v đến nơi cần chèn trong ô, Bước 2. Chọn Insert > Symbol > Symbol,
Bước 3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font, Bước 4. Nhấn nút Insert để chèn.
Hình 2.4 – Ví dụ chèn ký tự vào ơ
2.3.7. Lệnh Undo/Redo
Để hủy một lệnh vừa thực hiện bạn nhấn chuột lên nút (hay dùng phím [Ctrl+Z] hoặc [Alt+Backspace].
Đang nhập liệu vào ơ muốn hủy thì nhấn phím ESC.
Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím [Ctrl+Y]
2.3.8. Lặp lệnh
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 2.3.9. Sử dụng các kỹ thuật ể nhập liệu nhanh
Thực tế, có rất nhiều thao tác chúng ta thực hiện nhiều lần trong q trình nhập liệu. Có thể nêu ra đây một ví dụ nhƣ đánh số thứ tự cho một danh sách gồm 2000 sinh viên. Rõ ràng, nếu chúng ta biết cách nhập một dãy số từ 1 đến 2000 một cách tự động sẽ giúp tiết kiệm nhiều thao tác. Để giúp tự động hóa cũng nhƣ thuận tiện hơn khi nhập liệu, Excel cung cấp cho chúng ta một số kỹ thuật thao tác khá nhanh và hiệu quả.
2.3.9.1. Sử dụng chức ă AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngồi ra bạn cịn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho cơng việc của mình.
Bảng 2.1 – Danh sách một số AutoFill có sẵn
Các giá trị khở ầu Chuỗi sau khi mở rộng
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu
Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr
Jan, Apr Jul, Oct, Jan
Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2,...
Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,...
Text1, textA text2, textA, text3, textA,... 1st Period 2nd Period, 3rd Period,...
Bước 3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ m u đen (Fill handle) óc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng m u đen.
Bước 4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
Hình 2.5 – Minh họa cách sử dụ tí ă AutoF
bạ muố ề tự ộ (sao c ép) dữ ệu ay cô t ức của ô ệ à c o các ô bê trá , bê p ả , p ía trê ay bê dƣớ ó t ì bạ àm t eo các các sau:
Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay cơng thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hƣớng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ đƣợc sao chép.
Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đến, sau đó vào Home > nhóm Editing > Fill > chọn hƣớng phù hợp (Down, Right, Up, Left).
Tự tạo da sác AutoFill
Vào nút File > Options > Popular > trong phần trong phần Top options for working with Excel > chọn Edit Custom Lists > hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào
danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của bạn.
Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nút Delete.
Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnh trong ơ List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add.
Sử dụ c ức ă Automat c Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ơ đƣợc nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đơi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút File > Excel Options > chọn Tab Advance > tại Editing options >Enable AutoComplete
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
2.3.9.2. Sử dụng chức ă AutoCorrect
AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngồi ra nó cịn
giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thƣờng hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh
sách AutoCorrect làm theo các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn nút File > Options > Proofing > AutoCorrect Options,
Bước 2. Tại Tab AutoCorrect > Replace text as you type thì chức năn n y mới có tác dụng,
Bước 3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký), Bước 4. Trong hộp With gõ cụm từ đún v o (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký), Bước 5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách.
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp
Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục
Hình 2.6 – Minh họa thêm mã tốc ý v và uyê vă
2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU
Sau khi nhập dữ liệu vào ơ, bạn có thể chỉnh sửa nội dung trong ơ theo một số hình thức sau:
Xóa nội dung trong ơ
Thay thế bằng nội dung khác
Sửa nội dung trong ô
2.4.1. Xóa nội dung trong ơ
Bước 1. Chọn một hoặc nhiều ơ cần xóa,
Bước 2. Nhấn Delete trên bàn phím (cách này thì chỉ xóa nội dung, các định dạng của ô vẫn giữ nguyên).
Ngồi ra để xóa bạn có thể vào Home > Editing > Clear ( ) và chọn các lệnh:
Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ơ
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, vẫn giữ được định dạng, chú thích của ơ Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ơ (nếu có)
Clear Hyperlinks: Chỉ xóa các liên kết trong ô
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 2.4.2. Thay thế bằng nội dung khác
Muốn nhập đè lên các ơ có sẵn nội dung tức là bạn đã thay thế nội dung của ô hiện hành bằng một nội dung khác. Trƣớc tiên, bạn hãy chọn ơ đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ơ sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
2.4.3. Sửa nội dung trong ô
Nếu nội dung trong ơ chỉ gồm vài ký tự thì việc thay thế bằng một nội dung mới là cách làm dễ nhất. Tuy nhiên, nếu nội dung là những chuỗi văn bản khá dài hoặc là những công thức phức tạp thì việc chỉnh sửa sẽ hiệu quả hơn nhiều so với thao tác gõ lại toàn bộ nội dung. Muốn sửa nội dung sẵn có của ơ bạn làm các cách sau:
Cách 1:
Nhấp chuột hai lần liên tiếp lên ô cần hiệu chỉnh để vào chế độ hiệu chỉnh, dùng chuột hoặc
các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh; dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một số nội dung; sau đó nhập vào nội dung mới.
Cách 2:
Chọn ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh; sau đó làm tƣơng tự các thao tác nhƣ trình bày trong cách 1.
Cách 3:
Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh cơng thức để vào chế độ hiệu chỉnh. Tuy nhiên, lúc này bạn chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức, không giống nhƣ chỉnh sửa trực tiếp trong ô nhƣ cách 1 và 2.
Tab Advanced trong hộp thoại Excel Options chứa một vùng có tên là Editing Options. Những cài đặt này có ảnh hưởng lên việc soạn thảo trong Excel. Nếu tắt tính năng Allow Editing Directly in Cells (disabled), bạn không thể chỉnh sửa nội dung bằng cách nhấp đúp chuột vào ô.
Hơn nữa, khi nhấn F2 cho phép bạn chỉnh sửa nội dung của ô trên thanh công thức (khơng phải trực tiếp trong ơ như đã trình bày ở trên).
Cả 3 cách trên đều đƣa Excel vào chế độ soạn thảo (edit mode). Ở chế độ soạn thảo, thanh công thức hiển thị 2 biểu tƣợng X và Check Mark (xem Hình 2.7). Khi đó:
Từ Edit xuất hiện ngay góc dưới bên trái của thanh trạng thái của màn hình làm việc
Click biểu tƣợng X để hủy việc soạn thảo mà khơng có thay đổi nội dung trong ơ (hoặc nhấn phím ESC có tác dụng tƣơng tự)
Hình 2.7 – Thanh cơng thức với 2 biểu tƣợng khi vào chế ộ edit
2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU
Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính (hoặc vào các bảng tính khác), cần chọn trƣớc vùng ô chứa dữ liệu sao chép, tiếp theo có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:
2.5.1. Sử dụ t ao tác Copy – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ C] hay nhấn nút Copy trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ô đầu của vùng cần sao chép đến,
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.5.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Trỏ vào Fill Handle của vùng dữ liệu nguồn, con trỏ chuột chuyển thành dấu + Bước 2. Kéo rê Fill handle theo chiều đứng hoặc chiều ngang rồi bng phím chuột
2.5.3. ết ợp vớ p ím Ctr
Bước 1. Chọn khối vùng dữ liệu cần sao chép.
Bước 2. Point v o đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột sẽ chuyển th nh hình mũi tên. Bước 3. Giữ Ctrl đồng thời Kéo rê đến vị trí vùn đích (sẽ xuất hiện một khung mờ và dấu
cộng + nhỏ) sau đó n phím chuột.
Lưu ý:
Có thể thực hiện lệnh Paste nhiều lần để sao chép sang nhiều vùng đích khác nhau trong cùng bảng tính hoặc sang các bảng tính khác.
Để sao chép cùng lúc vào nhiều vùng rời nhau, ta phải chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh Paste.
Khi sao chép vào một vùng đang chứa dữ liệu thì Excel tự động ghi đè lên dữ liệu cũ mà không hiện thông báo.
Địa chỉ ghi trong công thức vùng nguồn sẽ đƣợc tự động thay thế tƣơng ứng với vị trí vùng đích (ngoại trừ những ô đƣợc chỉ định bằng địa chỉ tuyệt đối).
BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU 2.5.4. Lệ F
Thƣờng dùng để sao chép công thức và thực hiện cho các vùng liên tục
Chọn vùng sẽ sao chép dữ liệu (ơ đầu tiên có chứa dữ liệu)
Chọn lệnh Home > Editing > Fill.
Chọn:
- Right: Sao chép dữ liệu sang các ô bên phải.
- Left: Sao chép dữ liệu sang các ô bên trái.
- Down: Sao chép dữ liệu các ô bên dƣới.
- Up: Sao chép dữ liệu các ô bên trên.
- Series…: Tạo một dãy số cộng hãy dãy số nhân
Lưu ý:
Có thể điền dữ liệu cho nhiều vùng rời nhau cùng lúc. Khi đó phải thực hiện việc chọn vùng trƣớc khi thực hiện lệnh.
Có thể dùng nút Undo để hủy bỏ hoặc phím F4 để lặp lại việc điền dữ liệu.
2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU
Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến bảng tính khác) trƣớc hết, bạn chọn vùng ơ chứa dữ liệu cần di chuyển, sau đó có thể thực hiện di chuyển bằng một trong các cách sau:
2.6.1. Sử dụ t ao tác Cut – Paste
Bước 1. Chọn ô/khối ô cần sao chép,
Bước 2. Nhấn phím [Ctrl+ X] hay nhấn nút Cut trên thanh công cụ Home, Bước 3. Định vị con trỏ v o ơ đầu của vùn đích
Bước 4. Nhấn phím [Ctrl+ V] hay nhấn nút Paste trên thanh công cụ Home.
2.6.2. Dù F Ha d e
Bước 1. Di chuyển con trỏ chuột đến đường viền của vùng chọn, con trỏ chuột chuyển th nh mũi tên .
Chọn:
OK: ghi đè lên dữ liệu đã có.
Cancel: hủy bỏ việc di chuyển.