BÀI 4 CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG
5.3.1. Sao chép công thức
Sau khi thực hiện xong các thao tác tính tốn cho cơng thức nhằm giảm thời gian thực hiện và tạo tính an tồn chính xác cho cơng thức, ta cần thực hiện thao tác sao chép cơng thức đó cho tất cả các dòng (chứng từ, báo cáo, danh sách dữ liệu…) còn lại trong dữ liệu.
Cách 1
Di chuyển chuột đến góc phải phía dƣới ơ chứa cơng thức cần sao chép, khi xuất hiện dấu cộng. Kéo rê chuột xuống các ơ cần nhận cơng thức sao chép
Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức
Cách 2
Chọn khối ô chứa cơng thức cần sao chép, bấm tổ hợp phím [Ctrl + D]
Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức
5.3.2. T ay ổi chế ộ tính tốn
Là chế độ cập nhật dữ liệu sau khi lập xong cơng thức tính tốn (tự động hay thủ cơng), thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Chọn menu File > Option,
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Hình 5.5 – Menu Excel Option
Automatic: chế độ tính tốn cập nhật tự động
Hình 5.6 – Minh họa chế ộ tính tốn Automatic
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức sẽ được cập nhật tự động
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức vẫn giữ nguyên giá trị trên Để cập nhật giá trị mới
- Chọn vào biểu tượng Calculate Now trên thanh Formulas - Hoặc bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu
Hình 5.8 – Cơng cụ Calculate now
5.3.3. Tham chiếu dữ liệu
Khi đã thực hiện thao tác nhập liệu, lập cơng thức và tính ra đƣợc các giá trị theo u cầu, tình huống đặt ra là nếu chúng ta muốn nhận lại giá trị đó vào một địa chỉ ơ khác hoặc không phải sửa chữa lại cơng thức khi giá trị tính tốn có thay đổi thì sẽ thực hiện thao tác nhƣ thế nào?
Cách 1
Thực hiện lại các thao tác nhƣ đã làm trƣớc đó (khơng khả thi nếu đó là thao tác phức tạp hoặc thực hiện quá nhiều lần)
Cách 2
Thực hiện các phƣơng pháp tham chiếu dữ liệu.
Vậy “t am c ếu” là gì và hiểu về “t am c ếu” nhƣ thế nào? Tham chiếu là thao tác cập nhật các dữ liệu đã tồn tại trƣớc đó vào vị trí khác trong cùng Sheet, sang Sheet khác hoặc sang tập tin khác.
5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tại ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành
Cú pháp
= Tên địa chỉ ô
Thao tác
Tại ô cần tham chiếu dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ) và chọn vào địa chỉ ơ chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
= A2
Tham chiếu đến dữ liệu có trong ơ A2
5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác
Cú pháp
BÀI 5. THIẾT LẬP CƠNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Tại ơ cần cập nhật dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=Sheet2!A2
Sheet hiện hành là Sheet 1, tham chiếu đến ô A2 trong Sheet2.
5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác
Cú pháp
= [Tên tập tin]<Tên Sheet chứa dữ liệu cần tham chiếu>!<tên địa chỉ ô cần tham chiếu>
Thao tác
Mở 2 tập tin (tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu và tập tin nhận giá trị tham chiếu).
Tại ô cần nhận giá trị tham chiếu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn sang tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu, chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=[BTGT.xls]BT1!$B$4
Tham chiếu đến giá trị tại ơ B4 trong Sheet tên BT1 và trong tập tin BTGT.xls.
5.3.4. Địa chỉ ơ tính tốn
Khi lập cơng thức, tùy theo trƣờng hợp ta có thể sử dụng từng loại địa chỉ sao cho phù hợp và khả thi trong việc tính tốn, có 3 loại địa chỉ ơ:
Địa c ỉ tƣơ ố
Vị trí dịng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ tuyệt ố
Vị trí dịng và cột tham chiếu sẽ không thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ ô ỗ ợp
Là sự phối hợp tham chiếu giữa địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Trong trƣờng hợp này ta có thể thay đổi chỉ cố định dòng hoặc cột sao cho phù hợp với yêu cầu
Hình 5.9 – Mơ tả quy trình cố ịnh ịa chỉ ơ
5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị
Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong cơng thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển
Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C]) Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị
Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc
bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)
5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)
Trong q trình lập cơng thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thơng báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.
Xuất ệ Mơ tả
#DIV/0! Trong cơng thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến ơ mà có dùng hàm NA để kiểm tra
sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm khơng có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khơng có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ơ tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Cơng thức tính tốn có chứa kiểu dữ liệu khơng đúng.