BÀI 4 CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
4.6. DI CHUYỂN NHANH TRÊN WORKSHEET
Ngồi các phím định hƣớng, Excel cung cấp tính năng di chuyển nhanh đến một ơ hay vùng ơ nào đó.
4.6.1. Hộp tên (Name Box)
Click vào hộp tên vùng (bên trái thanh cơng thức) (xem Hình 4.5)
Nhập hoặc chọn trên danh sách địa chỉ ô hoặc tên vùng cần di chuyển đến và ấn Enter.
Hình 4.5 – Hộp tên (Name Box)
Thực hành trong giờ: Di chuyển đến ô AK63,400 và nhập ngày tháng hiện hành vào ô.
4.6.2. Lệnh GOTO
Một tính năng khác thể hiện qua lệnh GOTO.
Bước 1. Nhấn F5 hoặc [Ctrl+G] hoặc Home > Editing > Go To… để xuất hiện hộp thoại GOTO như Hình 4.6,
Bước 2. Nhập địa chỉ cần di chuyển đến trong khung Reference. Bước 3. Nhấn Special để chỉ định các đặc điểm khác khi định vị. Bước 4. Nhấn nút OK.
Hình 4.6 – Hộp thoại Goto
4.7. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU
Những ai biết sử dụng máy tính đều có thể cảm nhận sự quan trọng của chức năng tìm kiếm. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong trƣờng hợp bạn muốn thay thế một từ nào đó bằng một từ mới trong tồn bảng tính (kể cả sổ bảng tính). Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay thế dữ liệu:
Bước 1. Chọn Home > Editing > Find & Select, Bước 2. Chọn Find hoặc Replace
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu
bạn chọn Find ở bƣớc trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bƣớc trên). Chúng ta có thể chỉ ra
chính xác định dạng (nhƣ màu sắc, kiểu chữ, cỡ chữ…) của đối tƣợng cần tìm bằng cách nhấn nút Format....
Nhấn nút Options để tìm thêm các tùy chọn
chú thích (Comment). Vì thế, chúng ta cũng có thể chỉ rõ tìm kiếm trong Formulas, Value hay Comments.
- Ơ Match case: khi tick vào ơ này bạn muốn nói với Excel rằng việc so sánh trong quá trình tìm kiếm phải phân biệt chữ cái thƣờng và chữ cái in cũng nhƣ các trƣờng hợp khác.
Ví dụ: tìm kiếm chữ “học liệu” trên bảng tính, nếu bạn sử dụng tùy chọn này thì các từ “Học
Liệu” hay “HỌC LIỆU” sẽ không phải là các kết quả cần tìm.
- Ơ Match entire cell contents: khi sử dụng tùy chọn này, bạn muốn Excel tìm kiếm những ơ nào trong bảng tính mà có tồn bộ nội dung (content) của nó khớp với những từ trong Find What.
Trong ba nút trên hộp thoại Find and Replace, Find All dùng để tìm tồn bộ và hiển thị kết quả ra phía dƣới hộp thoại. Bạn có thể click vào một kết quả nào đó để nhảy nhanh đến vị trí cần tìm.
4.8. PHÍM TẮT
Đối với những bạn muốn sử dụng thành thạo một phần mềm ứng dụng trên máy tính, một lời khuyên là nên sử dụng thành thạo nhiều tổ hợp phím tắt để ra lệnh nhanh và chính xác. Phần này sẽ trình bày một số tổ hợp phím tắt thơng dụng và các thủ thuật bổ ích khác.
4.8.1. Truy cập Ribbon
Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon nhƣ Home, Insert, Pa e Layout… ta nhấn phím Alt một lần (khơng cần nhấn và giữ phím Alt). Khi đó, các ký tự đại diện của nhóm lệnh sẽ hiển thị, bạn chỉ cần nhấn phím tƣơng ứng với ký tự đại diện của nhóm lệnh cần truy cập. Ngồi ra bạn cũng có thể dùng những phím mũi tên () trên bàn phím để chuyển đổi qua lại giữa các nhóm lệnh trên thanh Ribbon.
Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím Alt một lần hoặc nhấn phím Esc.
4.8.2. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ến các thao tác soạn thảo
Tổ hợp phím tắt Ý nghĩa
Enter Ghi dữ liệu vào ô, di chuyển con trỏ soạn thảo xuống dƣới Esc Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4 hay Ctrl + Y Lặp lại thao tác vừa làm
Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong một ơ (xuống dịng trong một ơ) Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn
BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU
Ctrl + Delete Xóa tất cả các chữ trong một dịng
Các phím mũi tên Di chuyển lên hoặc xuống một ô, qua trái hoặc phải một ô Home Di chuyển về đầu hàng
Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dƣới Ctrl + R Chép dữ liệu từ ô bên trái sang phải
Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên ô hiện hành Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua phải ô hiện hành Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua trái ô hiện hành = Bắt đầu công thức
F2 Đƣa con trỏ soạn thảo vào ô để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu Ctrl + F3 Đặt tên vùng chọn
F3 Dán một tên đã đặt vào công thức
F9 Cập nhật tính tốn các Sheet trong Sổ bảng tính đang mở Shift + F9 Cập nhật tính tốn trong Sheet hiện hành
Alt + = Chèn công thức AutoSum
Ctrl + ; Nhập ngày tháng hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + Shift + : Nhập thời gian hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + K Chèn một siêu liên kết (hyperlink)
Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ơ phía trên vào vị trí con trỏ của ơ hiện hành Ctrl + ‟ Chép giá trị của ơ phía trên vào vị trí con trỏ của ơ hiện hành Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl + Shift + A Chèn cặp ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công
thức
4.8.3. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ế ịnh dạng
Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Date cho ngày tháng năm
Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Number với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + & Thêm đƣờng viền ngoài
Ctrl + Shift + - Bỏ đƣờng viền Ctrl + B Bật/tắt chế độ in đậm/không in đậm Ctrl + I Bật/tắt chế độ in nghiêng/không in nghiêng Ctrl + U Bật/tắt chế độ gạch dƣới Ctrl + 5 Bật/tắt chế độ gạch giữa/không gạch giữa Ctrl + 9 Ẩn dòng Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
BÀI 5. THIẾT LẬP CƠNG THỨC VÀ VAI TRỊ CÁC ĐỐI TƢỢNG
5.1. PHƢƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC
Trong thực tế khi thực hiện công tác quản lý nếu đối tƣợng đƣợc quản lý có khối lƣợng lớn (dịng/ cột) khi đó cơng việc quản lý sẽ trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn nếu ta thực hiện theo phƣơng pháp quản lý truyền thống, quản lý bằng tay trên giấy.
Sẽ đơn giản hơn nếu đƣợc ứng dụng và quản lý bằng phần mềm Excel trên máy tính, khi đó vấn đề đặt ra là chúng ta sẽ quản lý thế nào để đạt đƣợc tính khả thi về thời gian và hiệu quả về mức độ tổng quát.
Và “công thức” sẽ giúp chúng ta thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra thơng qua menu Formulas
Hình 5.1 – Thanh Formulas
5.1.1. Cơng thức là gì
Cơng thức là cơng cụ có tính tiện dụng cao, “cơng thức” có chức năng thực hiện và xử lý các thao tác tính tốn nhằm giúp giải quyết các tình huống phát sinh liên quan trong thực tế tại doanh nghiệp, với hiệu quả đạt đƣợc nhƣ sau:
Thời gian và tốc độ xử lý
Tính đồng bộ
Tính tự động
Đối với Excel 2010, cơng thức có thể chứa đến 8,192 ký tự và đƣợc kết hợp với bất kỳ các toán tử nào bên trong.
5.1.2. Lập công thức ƣ t ế nào
Cơng thức trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Biểu thức tính tốn
(1) (2)
Ví dụ
Hình 5.2 – Minh họa cơng thức
Để tính đƣợc số Ngày về cho các chuyến du lịch, ngƣời sử dụng cần thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Lập công thức cho ô Ngày về,
= ô Ngày xuất phát (E3) + ô Số ngày đi (F3)
Bước 2. Sao chép công thức đến chuyến cuối cùng trong bảng tính.
5.2. CÁC ĐỐI TƢỢNG BÊN TRONG
Tố tử tí tố
Tốn
tử Xử lý Minh họa Kết xuất
+ Cộng =10+4 14
- Trừ =30-10 20
* Nhân =2*2 4
/ Chia =15/3 5
^ Lũy thừa =2^3 8 & Nối chuỗi =”Hoa” & “Sen” HoaSen
Toá tử so sá
Toán
tử Xử lý Minh họa Kết xuất
= Bằng =B5=C6 (Nếu B5=20, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE > Lớn hơn =B5>C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE < Nhỏ hơn =B5<C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =B5>=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =B5<=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
(Nếu B5=30, C6=20) TRUE , Dấu cách các
tham chiếu
=Sum(B5,C6)
(Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả là 50 : Tham chiếu
mảng
=Sum(B5:D5)
(Nếu B5=3,C5=2, D5=3) Xuất ra kết quả là 10 Khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B3 A2:C2 (Nếu B1=10,B2=2,B3=5 và A2=4,C2=6) Trả về giá trị của ô B2 là 2
Độ ƣu t ê của các toá tử
Mức độ ƣu tiên là tập hợp các quy tắc để khi các tốn tử tham gia vào cơng thức tính tốn phải tuân theo đúng với chế độ ƣu tiên đó
Tốn tử Minh họa Cấp ộ
: (hai chấm) (1 khoảng
trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1 – Số âm (ví dụ –1) 2
% Phần trăm 3
^ Lũy thừa 4
* và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6
& Nối chuỗi 7
= <><= >= <> So sánh 8
Lưu ý: Tuy nhiên cũng có trường hợp thay đổi mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng cặp dấu ngoặc
đơn cho các toán tử
5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG
5.3.1. Sao chép công thức
Sau khi thực hiện xong các thao tác tính tốn cho cơng thức nhằm giảm thời gian thực hiện và tạo tính an tồn chính xác cho cơng thức, ta cần thực hiện thao tác sao chép cơng thức đó cho tất cả các dòng (chứng từ, báo cáo, danh sách dữ liệu…) còn lại trong dữ liệu.
Cách 1
Di chuyển chuột đến góc phải phía dƣới ơ chứa cơng thức cần sao chép, khi xuất hiện dấu cộng. Kéo rê chuột xuống các ơ cần nhận cơng thức sao chép
Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức
Cách 2
Chọn khối ô chứa cơng thức cần sao chép, bấm tổ hợp phím [Ctrl + D]
Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức
5.3.2. T ay ổi chế ộ tính tốn
Là chế độ cập nhật dữ liệu sau khi lập xong cơng thức tính tốn (tự động hay thủ cơng), thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Chọn menu File > Option,
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Hình 5.5 – Menu Excel Option
Automatic: chế độ tính tốn cập nhật tự động
Hình 5.6 – Minh họa chế ộ tính tốn Automatic
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức sẽ được cập nhật tự động
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức vẫn giữ nguyên giá trị trên Để cập nhật giá trị mới
- Chọn vào biểu tượng Calculate Now trên thanh Formulas - Hoặc bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu
Hình 5.8 – Cơng cụ Calculate now
5.3.3. Tham chiếu dữ liệu
Khi đã thực hiện thao tác nhập liệu, lập cơng thức và tính ra đƣợc các giá trị theo u cầu, tình huống đặt ra là nếu chúng ta muốn nhận lại giá trị đó vào một địa chỉ ơ khác hoặc không phải sửa chữa lại cơng thức khi giá trị tính tốn có thay đổi thì sẽ thực hiện thao tác nhƣ thế nào?
Cách 1
Thực hiện lại các thao tác nhƣ đã làm trƣớc đó (khơng khả thi nếu đó là thao tác phức tạp hoặc thực hiện quá nhiều lần)
Cách 2
Thực hiện các phƣơng pháp tham chiếu dữ liệu.
Vậy “t am c ếu” là gì và hiểu về “t am c ếu” nhƣ thế nào? Tham chiếu là thao tác cập nhật các dữ liệu đã tồn tại trƣớc đó vào vị trí khác trong cùng Sheet, sang Sheet khác hoặc sang tập tin khác.
5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tại ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành
Cú pháp
= Tên địa chỉ ô
Thao tác
Tại ô cần tham chiếu dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ) và chọn vào địa chỉ ơ chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
= A2
Tham chiếu đến dữ liệu có trong ơ A2
5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác
Cú pháp
BÀI 5. THIẾT LẬP CƠNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Tại ơ cần cập nhật dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=Sheet2!A2
Sheet hiện hành là Sheet 1, tham chiếu đến ô A2 trong Sheet2.
5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác
Cú pháp
= [Tên tập tin]<Tên Sheet chứa dữ liệu cần tham chiếu>!<tên địa chỉ ô cần tham chiếu>
Thao tác
Mở 2 tập tin (tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu và tập tin nhận giá trị tham chiếu).
Tại ô cần nhận giá trị tham chiếu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn sang tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu, chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=[BTGT.xls]BT1!$B$4
Tham chiếu đến giá trị tại ơ B4 trong Sheet tên BT1 và trong tập tin BTGT.xls.
5.3.4. Địa chỉ ơ tính tốn
Khi lập cơng thức, tùy theo trƣờng hợp ta có thể sử dụng từng loại địa chỉ sao cho phù hợp và khả thi trong việc tính tốn, có 3 loại địa chỉ ơ:
Địa c ỉ tƣơ ố
Vị trí dịng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ tuyệt ố
Vị trí dịng và cột tham chiếu sẽ không thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ ô ỗ ợp
Là sự phối hợp tham chiếu giữa địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Trong trƣờng hợp này ta có thể thay đổi chỉ cố định dòng hoặc cột sao cho phù hợp với yêu cầu
Hình 5.9 – Mơ tả quy trình cố ịnh ịa chỉ ơ
5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị
Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong cơng thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển
Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C]) Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị
Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc
bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)
5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)
Trong q trình lập cơng thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thơng báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.
Xuất ệ Mơ tả
#DIV/0! Trong cơng thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến ơ mà có dùng hàm NA để kiểm tra
sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm khơng có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khơng có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ơ tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Cơng thức tính tốn có chứa kiểu dữ liệu khơng đúng.
5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÕ CÁC ĐỐI TƢỢNG
Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong các cơng cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.
5.4.1. Thế nào là hàm
Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các u cầu tính tốn chun biệt.
Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc trịn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.