- Như trờn; Lưu: VT, KT.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.3.3. Sơ đồ hoỏ quy trỡnh lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
trữ cơ quan.
Lập hồ sơ là tập hợp cỏc văn bản, tài liệu theo từng vấn đề, từng sự việc hỡnh thành trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc của cơ quan theo một trỡnh tự khoa học.
Việc lập hồ sơ ở cơ quan được văn thư thực hiện khỏ tốt. Cuối năm, tất cả văn bản, tài liệu, sổ đăng ký văn bản đi, đến của cơ quan đều được văn thư giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
Việc lập danh mục hồ sơ được cỏn bộ chuyờn mụn của từng phũng dự kiến bản danh mục hồ sơ, sau đú trỡnh lờn Chỏnh văn phũng xem xột và gửi về
từng phũng để cỏc phũng bổ sung vào. Sau khi bản danh mục được hồn thiện thỡ trỡnh Lónh đạo Sở ký ban hành.
Văn bản sau khi giải quyết xong đều được lập hồ sơ hiện hành. Văn thư tiến hành mở sổ hồ sơ, sau đú thu thập văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ, phõn chia đơn vị bảo quản và sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian. Biờn mục hồ sơ, đỏnh số tờ, viết mục lục văn bản và ghi chứng từ kết thỳc.
* Ưu điểm:
- Việc lập hồ sơ tốt đó bước đầu tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc lưu trữ, , tạo điều kiện cho việc tra cứu được nhanh chúng, làm căn cứ chớnh xỏc để giải quyết cụng việc kịp thời và hiệu quả.
- Giỳp cho việc quản lý tài liệu của cơ quan một cỏch chặt chẽ, trỏnh mất mỏt, thất lạc những văn bản, tài liệu và cỏc thụng tin quan trọng, gúp phần thực hiện tốt cụng tỏc giữ gỡn bớ mật của cơ quan.
* Nhược điểm:
Cơ quan chỉ cú một cỏn bộ văn thư kiờm cụng tỏc lưu trữ nờn nhiều khi thời gian eo hẹp. Tuy cỏc cụng việc được tiến hành theo đủ cỏc bước nhưng nhiều khi chưa nhanh, cũn tốn thời gian do một cỏn bộ phải đảm nhiệm nhiều việc.
* Sơ đồ hoỏ quy trỡnh lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. (Phụ lục 9)