- Như trờn; Lưu: VT, KT.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Con dấu thể hiện vị trớ phỏp lý và tư cỏch phỏp nhõn của cơ quan, là thành phần để khẳng định và đảm bảo tớnh chớnh xỏc, giỏ trị phỏp lý của văn bản. Dấu của cơ quan đúng vào cỏc văn bản do cơ quan ban hành.
Việc quản lý và sử dụng con dấu được văn thư cơ quan thực hiện theo đỳng quy định của Nhà nước.
Con dấu của cơ quan được giao cho cỏn bộ văn thư giữ và đúng dấu tại cơ quan. Nhõn viờn văn thư cú trỏch nhiệm quản lý con dấu. Dấu được đặt tại văn thư cơ quan, để trong tủ và khoỏ cẩn thận, được quản lý chặt chẽ trong giờ cũng như ngoài giờ hành chớnh.
Cỏn bộ văn thư thực hiện đỳng trỏch nhiệm của mỡnh về việc quản lý và sử dụng con dấu của Sở, khụng giao dấu cho người khỏc khi chưa được phộp bằng văn bản của người cú thẩm quyền, tự tay đúng dấu vào cỏc văn bản, giấy tờ của cơ quan, văn thư sử dụng cỏc loại dấu đỳng với nội dung và tớnh chất cụng việc.
Dấu chỉ được đúng lờn cỏc văn bản, giấy tờ khi đó cú chữ ký của người cú thẩm quyền, khụng đúng dấu khống chỉ. Dấu đúng đỳng chiều, trựm lờn 1/3 chữ ký về phớa bờn tay trỏi, rừ ràng, ngay ngắn và đỳng quy định.
Việc đúng dấu giỏp lai, đúng dấu nổi trờn văn bản, tài liệu chuyờn ngành được thực hiện theo đỳng quy định, dấu nổi dựng để đúng vào ảnh trong cỏc văn bằng, cấp chứng chỉ. Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn thỡ chuyờn viờn hoặc phũng soạn thảo văn bản đề xuất mức độ mật, khẩn; Lónh đạo Sở quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản thỡ văn thư mới được đúng dấu chỉ mức độ mật, khẩn và đúng đỳng vị trớ.
Dấu của cơ quan được văn thư thường xuyờn vệ sinh, lau chựi sạch sẽ, cẩn thận.
3.Khảo sỏt về tỡnh hỡnh thực hiện cỏc nghiệp vụ lưu trữ.
Cụng tỏc lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và phỏp chế liờn quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thỏc, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cụng tỏc quản lý, nghiờn cứu khoa học và cỏc nhu cầu cỏ nhõn.
Hoạt động nghiệp vụ của cụng tỏc lưu trữ bao gồm cỏc việc: thu thập, bổ sung tài liệu; xỏc định giỏ trị tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu; thống kờ xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu và tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Mặc dự hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của cụng tỏc lưu trữ, phũng lưu trữ Sở cũng được trang bị cỏc trang thiết bị để phục vụ cho cụng tỏc lưu trữ. Tuy nhiờn hiện nay ở Sở chỉ cú một cỏn bộ văn thư kiờm cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ cựng với việc trang bị cỏc trang thiết bị vẫn chưa được đầy đủ nờn cụng tỏc lưu trữ ở Sở Xõy dựng Bắc Giang vẫn cũn nhiều mặt hạn chế.