- Như trờn; Lưu: VT, KT.
d. Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một cụng việc tổng hợp của nhiều quy trỡnh nghiệp vụ cơ bản của cụng tỏc lưu trữ, nú đũi hỏi cỏn bộ thực hiện cần phải được đào tạo, cú chuyờn mụn.
Do cơ quan chỉ cú một cỏn bộ văn thư kiờm cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ nờn khụng thể đảm nhiệm hết cụng việc. Hiện tại, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang đang cử cỏc cỏn bộ bờn Trung tõm lưu trữ tỉnh về chỉnh lý tài liệu của cơ quan từ năm 1997 đến nay.
* Phõn loại tài liệu: Tài liệu được chia thành từng nhúm lớn là cỏc năm, tiếp tục được chia thành cỏc phũng chức năng, sau đú tài liệu lại tiếp tục được chia thành nhiều nhúm nhỏ là lĩnh vực hoạt động của phũng, tài liệu tiếp tục được phõn chia thành mỗi nhúm nhỏ tương đương với hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Vớ dụ: Tài liệu lưu năm 2006 của Sở Xõy dựng bao gồm: Tài liệu tổ chức – hành chớnh; tài liệu kế hoạch - tổng hợp; tài liệu kỹ thuật – giỏm định; tài liệu quy hoạch đụ thị - nụng thụn; tài liệu thanh tra.
Trong tài liệu Tổ chức – Hành chớnh lại bao gồm: - Tài liệu hướng dẫn của cơ quan cấp trờn.
- Tài liệu chung:
+ Tài liệu về cụng tỏc tài chớnh. + Tài liệu về cụng tỏc tổ chức. + Tài liệu về hành chớnh quản trị.
Tiếp đú, tài liệu về cụng tỏc tài chớnh thỡ lại bao gồm:
• Tài liệu về kế hoạch tài chớnh quý, năm của Sở.
• Tài liệu về mua sắm, sửa chữa trụ sở, kiến trỳc cơ quan. • Tài liệu quản lý, bảo vệ tài sản cơ quan.
* Lập hồ sơ:
Tiến hành lập hồ sơ, kiểm tra nhúm tài liệu nhỏ nhất phải đạt yờu cầu của một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản. Sau khi xỏc định được một hồ sơ hoàn chỉnh, sắp xếp tài liệu theo cỏc đặc trưng cụ thể, phự hợp với tài liệu trong hồ sơ.
Xỏc định giỏ trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
* Biờn mục phiếu tin: ghi tổng hợp cỏc thụng tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.
* Hệ thống hoỏ hồ sơ: sắp xếp toàn bộ hồ sơ theo thứ tự từ nhúm nhỏ tới nhúm lớn.
* Biờn mục hồ sơ:
- Đỏnh số tờ: dựng bỳt chỡ đỏnh số thứ tự từ tờ đầu tiờn đến tờ cuối cựng trong hồ sơ bằng chữ số Ả rập vào phớa trờn gúc bờn phải của tài liệu.
- Viết mục lục văn bản, ghi nội dung thụng tin của từng văn bản cú trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản.
- Viết chứng từ kết thỳc: ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản, tỡnh trạng tài liệu trong hồ sơ, ngày thỏng lập hồ sơ, người lập hồ sơ ký tờn.
- Viết bỡa hồ sơ: dựng mực đen, bền màu, đỳng chớnh tả, rừ ràng, sạch, đẹp và đảm bảo cỏc thụng tin: tờn phụng (SỞ XÂY DỰNG BẮC GIANG); tiờu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thỳc; số lượng tờ; phụng số; thời hạn bảo quản tài liệu.
* Thống kờ, loại bỏ những tài liệu hết giỏ trị để huỷ bỏ theo quy định: nhúm tài liệu hết thời hạn bảo quản, nhúm tài liệu bị bao hàm, nhúm tài liệu trựng thừa, nhúm tư liệu.
* Đỏnh số hồ sơ chớnh thức vào bỡa, cặp, hộp, viết và dón nhón hộp.
* Xõy dựng cụng cụ quản lý và tra tỡm tài liệu: vỡ việc chỉnh lý vẫn đang được thực hiện nờn việc lập mục lục hồ sơ chưa hoàn thành.
Do việc chỉnh lý tài liệu khụng được thực hiện thường xuyờn, thời gian từ năm 1997 đến nay là khỏ dài nờn ở Sở hiện tại cụng việc dồn lại nhiều. Tuy nhiờn hiện tại việc chỉnh lý tài liệu vẫn đang được tiến hành khỏ tốt, đảm bảo đủ quy trỡnh và thực hiện theo đỳng quy định.