- Để cụng tỏc hành chớnh văn phũng của Sở Xõy dựng Bắc Giang ngày càng được thực hiện tốt hơn,qua thời gian được thực tập tại Sở, em xin đề xuất một số giải phỏp nhằm phỏt huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm trong cụng tỏc hành chớnh văn phũng như sau:
- Cần cú sự quan tõm đỳng mức của Lónh đạo, cỏc cấp cú thẩm quyền về cụng tỏc lưu trữ cơ quan để cụng tỏc này được thực hiện tốt hơn.
- Hiện nay cơ quan cũn thiếu cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ, cụng tỏc chỉnh lý tài liệu khụng được tiến hành thường xuyờn, vỡ thế cần bổ sung thờm nhõn lực để trỏnh tỡnh trạng cụng việc này khụng cú ai thực hiện.
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cũn thiếu ở phũng lưu trữ để đảm bảo việc bảo vệ và cung cấp hồ sơ tài liệu được an toàn, đỳng quy định của Nhà nước.
- Văn phũng cần cú đủ cỏc văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản, cần tổ chức thực hiện và làm đỳng quy trỡnh khi văn bản được ban hành, thực hiện triển khai cú hiệu quả cỏc văn bản của Nhà nước.
2. Hiện đại hoỏ văn phũng cơ quan.
- Trong nhiệm vụ đổi mới, văn phũng phải cú ý thức đi trước một bước so với cỏc đơn vị khỏc. Văn phũng càng sớm hiện đại càng phục vụ tốt sự lónh đạo của cơ quan. Dự văn phũng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn phải bao gồm đủ ba mặt: trang thiết bị văn phũng, con người làm văn phũng và cỏc nghiệp vụ hành chớnh văn phũng.
Trước hết để việc thực hiện đú được tốt thỡ cần đổi mới con người, cỏn bộ văn phũng cần nhanh nhẹn hơn, cú phong cỏch làm việc mới; cần đào tạo cỏn bộ thớch ứng làm việc với trang thiết bị mới, tiến tiến.
- Mặc dự cỏn bộ cụng chức trong cơ quan đều được đào tạo cú trỡnh độ, tuy nhiờn hàng năm cơ quan cần cử cỏn bộ đi học thờm để tớch luỹ thờm nhiều kiến thức, nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, về kỹ năng giao tiếp, ứng xử nhằm đỏp ứng nhu cầu cụng việc ngày một tốt hơn, giỳp cho cỏn bộ văn phũng cú thể tiếp cận và theo kịp với sự phỏt triển của văn phũng ngày một hiện đại.
- Việc đào tạo, bồi dưỡng cỏn bộ cần cú định hướng đỏp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phũng, trong đú cần xỏc định rừ văn phũng khụng chỉ là một cỏi mỏy giỳp việc đơn thuần, vỡ thế cỏn bộ cụng chức cần phải cú ý thức vươn lờn, sỏng tạo, cú tỏc phong làm việc chuẩn mực và hiện đại.
- Cơ sở vật chất, mỏy múc, trang thiết bị cần được trang bị thờm những loại mới hơn, hiện đại hơn để nõng cao hiệu quả cụng việc. Việc hiện đại hoỏ trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hoỏ chớnh tri thức của cỏn bộ làm việc trờn những trang thiết bị đú. Cần tối ưu hoỏ cỏc mẫu thiết bị, mụi trường văn phũng làm cho cỏn bộ làm cụng tỏc văn phũng thấy thoải mỏi.
` Cỏc nghiệp vụ hành chớnh văn phũng cần được nõng cao hơn nữa, cần xõy
dựng những quy tắc, quy trỡnh nghiệp vụ chuẩn mực và mang tớnh khoa học cao, như việc xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc, xõy dựng và ban hành văn bản, phõn loại, sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ... cần đưa ra những quy định nghiệp vụ đỳng đắn, xõy dựng quy trỡnh tổ chức thực hiện hợp lý.
Hiện đại hoỏ văn phũng nhằm đỏp ứng nhu cầu của sự nghiệp đổi mới, cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ đất nước.Vỡ thế cụng tỏc văn phũng cần được nõng cao hơn nữa nhằm đỏp ứng những nhu cầu của nền hành chớnh trong giai đoạn phỏt triển mới của đất nước. Thực hiện hệ thống ỏp dụng quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phũng. Điều này hết sức cần thiết để tối ưu hoỏ và nõng cao chất lượng phục vụ của văn phũng nhằm đúng gúp tớch cực và thiết thực vào việc thực hiện những nhiệm vụ của cơ quan.
Văn phũng được hiểu như là bộ mỏy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cỏnh tay đắc lực phục vụ cú hiệu quả sự điều hành của Lónh đạo. Nắm rừ được vai trũ quan trọng của văn phũng nờn việc đổi mới lề lối làm việc hành chớnh văn phũng hiện vẫn là cụng tỏc quan trọng đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Vỡ vậy để đem lại những thành quả nhất định, trong cụng tỏc văn phũng luụn cần được nõng cao hơn nữa nhằm đỏp ứng nhu cầu của nền hành chớnh trong giai đoạn phỏt triển mới của đất nước.
KẾT LUẬN
Văn phũng cú vị trớ quan trọng trong bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào. Đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi khoa học cụng nghệ ngày càng phỏt triển, với xu hướng chung của mọi cơ quan, tổ chức là hiện đại hoỏ văn phũng thỡ cụng tỏc văn phũng ngày càng được nõng cao. Nắm rừ được vai trũ và tầm quan trọng đú nờn cụng tỏc hành chớnh văn phũng ở Sở Xõy dựng Bắc Giang rất được coi trọng.
Qua thời gian thực tập tại Sở Xõy dựng Bắc Giang đó giỳp em hiểu hơn rừ hơn về cụng tỏc văn phũng, nắm rừ nghiệp vụ hành chớnh, em đó biết vận dụng những kiến thức được học vào thực tế cụng việc. Thời gian thực tập vừa qua cũng đó giỳp em cảm nhận rừ và sõu sắc hơn về ngành nghề mỡnh theo học, đõy là cụng tỏc cú vai trũ quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời em cũng rỳt ra được nhiều bài học kinh nghiệm cho mỡnh.
Trong suốt thời gian thực tập, em đó nhận được sự quan tõm, chỉ bảo và giỳp đỡ tận tỡnh của Lónh đạo Sở, cỏc cụ, chỳ, anh, chị trong toàn thể cơ quan. Đặc biệt với sự giỳp đỡ của chị Đồn Thị Thu Huyền và chỳ Đỗ Văn Tuấn đó luụn dẫn dắt, chỉ bảo em hoàn thành cụng việc.
Qua đõy, em cũng xin gửi lời cảm ơn chõn thành tới toàn thể Ban Giỏm Hiệu trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, thầy chủ nhiệm, cỏc thầy, cụ giỏo trong khoa cựng toàn thể cỏc cụ, chỳ, anh, chị trong Sở Xõy dựng tỉnh Bắc Giang đó giỳp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành bài bỏo cỏo này.
Em xin chõn thành cảm ơn.
Bắc Giang, ngày 04 thỏng 6 năm 2010