Với hơn 30 nhân sự, nhân viên Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội được chia thành những phòng ban, bộ phận với từng chức năng khác nhau theo tính chất cơng việc. Dựa theo khả năng, kinh nghiệm và chuyên môn của mỗi người, nhân viên sẽ được phân bổ vào các phòng ban khác nhau. Cơ cấu tổ chức của BCS HN đơn giản, linh hoạt, dễ dàng quản lý và mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức trong Chi Nhánh Công Ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Có thể thấy, Chi Nhánh Cơng Ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội hoạt động với cơ cấu tổ chức khá cơ bản, mỗi phòng ban đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng, hỗ trợ nhau trong quá trình xử lý hàng hóa hiệu quả, tạo sự hài hịa trong hoạt động
của công ty. a, Giám đốc
Giám đốc là người đại diện cho cơng ty trước Pháp luật, là người có quyền lực cao nhất, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế. Đồng thời, giám đốc có trách nhiệm quản lý, sắp xếp bộ máy tổ chức phù hợp, trực tiếp tiến hành điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, lập phương án kinh doanh sao cho cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất, đem công ty ngày càng phát triển.
b, Phịng kế tốn – tài chính
Là phịng ban chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động của công ty như lương, thưởng, đồ dùng văn phòng...Chịu trách nhiệm ghi chép,hoạch định kế hoạch và giám sát tài chính trong việc phục vụ các hoạt động kinh doanh, đầu tư phát triển của cơng ty. Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình hiện có và lập chứng từ về các loại tài sản của cơng ty lập báo cáo kế tốn hàng tháng, quý, năm đưa ra dự báo tài chính năm sau cho doanh nghiệp và đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đúng mục đích.
c, Phịng Kinh doanh
Đây chính là bộ phận bán hàng, là người trực tiếp chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới cho công ty. Luôn tạo mối quan hệ với khách hàng, xác định thế mạnh của công ty, kết hợp với bộ phận kế toán để đưa ra mức cước ưu đãi và dịch vụ hậu mãi đáp ứng yêu cầu khách hàng. Thường xun chăm sóc khách hàng để duy trì lượng khách hàng trung thành.
d, Phòng chứng từ
Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, các công văn cần thiết để việc giao nhận được hoàn thành tốt nhất. Nhân viên phịng chứng từ sẽ nhận thơng tin lơ hàng, làm hợp đồng với khách, gửi/ nhận thông tin cần thiết khác tới khách hàng qua mail, hỗ trợ các bộ phận khác nhận thông tin về lô hàng, agent, shipper, consignee, lấy booking Confirmation, nhận chứng từ từ khách hàng: invoice, packing list, contract,… Chuẩn bị các chứng từ và thông tin cần thiết cho việc lên tờ khai hải quan. Liên lạc với hãng tàu, agent để nắm tình hình vận chuyển lơ hàng và thơng báo với khách hàng.
Đây là vị trí thường xun ra ngồi để đi giao nhận bộ chứng từ, đi nộp thuế, ra cảng, sân bay, cửa khẩu .... Liên hệ với bộ phận chứng từ lấy chứng từ và thơng tin cần thiết để giao nhận hàng hóa theo hợp đồng . Quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu đóng tại bãi container CY hay tại trạm hàng lẻ CFS. Vận chuyển hàng hóa ra cảng rồi giao cho hãng tàu và lấy các chứng từ cần thiết, giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lơ hàng. Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách hàng.