BÀI 2 : KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU
5. Kế toỏn cỏc khoản phải thu khỏc
ạ Khỏi niệm
Phải thu khỏc là cỏc khoản phải thu ngoài phạm vi phải thu của khỏch hàng và phải thu nội bộ. Bao gồm:
- Giỏ trị tài sản thiếu chƣa xỏc định đƣợc nguyờn nhõn.
- Cỏc khoản phải thu về bồi thƣờng vật chất. - Cỏc khoản phải thu phỏt sinh khi cổ phần hoỏ.
- Cỏc khoản phải thu khỏc ngoài cỏc khoản phải thu trờn.
b. Kết cấu và nội dung phản ỏnh của tài khoản 138 - Phải thu khỏc
Bờn Nợ:
- Giỏ trị tài sản thiếu chờ giải quyết;
- Phải thu của cỏ nhõn, tập thể (trong và ngoài doanh nghiệp) đối với tài sản thiếu đó xỏc định rừ nguyờn nhõn và cú biờn bản xử lý ngay;
- Số tiền phải thu về cỏc khoản phỏt sinh khi cổ phần húa doanh nghiệp nhà nƣớc;
32
- Phải thu về tiền lói cho vay, lói tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia từ cỏc hoạt động đầu tƣ tài chớnh;
- Cỏc khoản chi hộ bờn thứ ba phải thu hồi, cỏc khoản nợ phải thu khỏc;
- Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam)
Bờn Cú:
- Kết chuyển giỏ trị tài sản thiếu vào cỏc tài khoản liờn quan theo quyết định ghi trong biờn bản xử lý;
- Kết chuyển cỏc khoản phải thu về cổ phần húa doanh nghiệp nhà nƣớc;
- Số tiền đó thu đƣợc về cỏc khoản nợ phải thu khỏc.
- Đỏnh giỏ lại cỏc khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam)
Số dƣ bờn Nợ:
Cỏc khoản nợ phải thu khỏc chƣa thu đƣợc.
Tài khoản này cú thể cú số dư bờn Cú. Số dƣ bờn Cú phản ỏnh số đó thu nhiều
hơn số phải thu (trƣờng hợp cỏ biệt và trong chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể)
Tài khoản 138 - Phải thu khỏc, cú 3 tài khoản cấp 2:
c. Phƣơng phỏp kế toỏn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1. Tài sản cố định hữu hỡnh dựng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phỏt hiện thiếu, chƣa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381) (giỏ trị cũn lại của TSCĐ) Nợ TK 214 - Hao mũn TSCĐ (giỏ trị hao mũn)
Cú TK 211 - Tài sản cố định hữu hỡnh (nguyờn giỏ).
2. TSCĐ hữu hỡnh dựng cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn hoặc hoạt động phỳc lợi phỏt hiện thiếu, chƣa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 - Hao mũn TSCĐ (giỏ trị hao mũn)
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phớ đó hỡnh thành TSCĐ (giỏ trị cịn lại) (TSCĐ dựng cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phỳc lợi đó hỡnh thành TSCĐ (giỏ trị cịn lại) (TSCĐ dựng cho hoạt động phỳc lợi)
Cú TK 211 - TSCĐ hữu hỡnh (nguyờn giỏ).
33
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381)
Cú TK 353 - Quỹ khen thƣởng, phỳc lợi (3532)
Cú TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc (TSCĐ dựng cho sự nghiệp, DA).
3. Trƣờng hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tƣ, hàng húa , ... phỏt hiện thiếu khi kiểm kờ:
a) Khi chưa xỏc định rừ nguyờn nhõn, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1381)
Cú cỏc TK 111, 152, 153, 155, 156.
b) Khi cú biờn bản xử lý của cấp cú thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (cỏ nhõn, tổ chức nộp tiền bồi thƣờng)
Nợ TK 1388 - Phải thu khỏc (cỏ nhõn, tổ chứcc phải nộp tiền bồi thƣờng) Nợ TK 334 - Phải trả ngƣời lao động (số bồi thƣờng trừ vào lƣơng)
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (giỏ trị hao hụt mất mỏt của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thƣờng theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 - Chi phớ khỏc (phần giỏ trị cũn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kờ phải tớnh vào tổn thất của doanh nghiệp)
Cú TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
c) Trường hợp tài sản phỏt hiện thiếu đó xỏc định được ngay nguyờn nhõn và người chịu trỏch nhiệm thỡ căn cứ nguyờn nhõn hoặc người chịu trỏch nhiệm bồi thường,
ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388 - Phải thu khỏc) (số phải bồi thƣờng) Nợ TK 334 - Phải trả ngƣời lao động (số bồi thƣờng trừ vào lƣơng)
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (giỏ trị hao hụt, mất mỏt của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thƣờng theo quyết định xử lý)
Cú TK 621 - Chi phớ nguyờn liệu, vật liệu trực tiếp
Cú TK 627 - Chi phớ sản xuất chung
Cú cỏc TK 152, 153, 155, 156 Cú cỏc TK 111, 112.
4. Cỏc khoản cho mƣợn tài sản tạm thời, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
Cú cỏc TK 152, 153, 155, 156, ...
5. Cỏc khoản chi hộ bờn thứ ba phải thu hồi, cỏc khoản phải thu khỏc, ghi Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
34
Cú cỏc TK liờn quan.
6. Định kỳ khi xỏc định tiền lói cho vay, lói tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia phải thu, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112, .... (số đó thu đƣợc tiền) Nợ TK 138 - Phải thu khỏc (1388)
Cú TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chớnh.
7. Khi thu đƣợc tiền của cỏc khoản nợ phải thu khỏc, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngõn hàng
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388).
8. Khi cú quyết định xử lý nợ phải thu khỏc khơng cú khả năng thu hồi: Nợ TK 111 - Tiền mặt (số bồi thƣờng của cỏ nhõn, tập thể cú liờn quan) Nợ TK 334 - Phải trả ngƣời lao động (số bồi thƣờng trừ vào lƣơng)
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (nếu đƣợc bự đắp bằng khoản dự phũng
phải thu khú địi)
Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (số hạch tốn vào chi phớ)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388 - Phải thu khỏc).
9. Khi cỏc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bỏn cỏc khoản phải thu khỏc (đang đƣợc phản ỏnh trờn Bảng Cõn đối kế tốn) cho cơng ty mua bỏn nợ, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112, .... (số tiền thu đƣợc từ việc bỏn khoản nợ phải thu)
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (số chờnh lệch đƣợc bự đắp bằng khoản dự phịng phải thu khú địi)
Nợ cỏc TK liờn quan (số chờnh lệch giữa giỏ gốc khoản nợ phải thu khú địi với số tiền thu đƣợc từ bỏn khoản nợ và số đó đƣợc bự đắp bằng khoản dự phũng nợ phải thu khú địi)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc (1388).
10. Khi phỏt sinh chi phớ cổ phần húa doanh nghiệp nhà nƣớc, ghi: Nợ TK 1385 - Phải thu về cổ phần húa (chi tiết chi phớ cổ phần húa)
Cú cỏc TK 111, 112, 152, 331, …
11. Khi kết thỳc quỏ trỡnh cổ phần húa, doanh nghiệp phải bỏo cỏo và thực hiện quyết
toỏn cỏc khoản chi về cổ phần húa với cơ quan quyết định cổ phần húạ Tổng số chi phớ cổ phần húa, chi trợ cấp cho lao động thụi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao
35
động, ... đƣợc trừ (-) vào số tiền thu bỏn cổ phần thuộc vốn Nhà nƣớc thu đƣợc từ cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhà nƣớc, ghi:
Nợ TK 3385 - Phải trả về cổ phần húa (tiền thu bỏn cổ phần thuộc vốn NN)
Cú TK 1385 - Phải thu về cổ phần húạ
12. Cỏc khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự ỏn, chi đầu tƣ XDCB, chi phớ SXKD nhƣng khơng đƣợc cấp cú thẩm quyền phờ duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khỏc
Cú cỏc TK 161, 241, 641, 642, ...
13. Khi lập Bỏo cỏo tài chớnh, số dƣ nợ phải thu khỏc cú gốc ngoại tệ đƣợc đỏnh giỏ theo tỷ giỏ giao dịch thực tế tại thời điểm lập Bỏo cỏo tài chớnh:
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ tăng so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 138 - Phải thu khỏc
Cú TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131).
- Nếu tỷ giỏ ngoại tệ giảm so với tỷ giỏ Đồng Việt Nam, ghi: Nợ TK 413 - Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi (4131)
Cú TK 138 - Phải thu khỏc
6. Kế toỏn dự phũng phải thu khú địi
ạ Khỏi niệm
Dự phịng phải thu khú địi là dự phũngphần giỏ trị tổn thất của cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn thanh toỏn, nợ phải thu chƣa quỏ hạn thanh toỏn nhƣng cú thể khơng thu hồi đƣợc do khỏch hàng khơng cú khả năng thanh tốn vỡ một số ngun nhõn sau:
Khỏch hàng lõm vào tỡnh trạng phỏ sản hoặc đang làm thủ tục giải thể. Ngƣời nợ mất tớch, bỏ trốn.
Đang bị cỏc cơ quan phỏp luật truy tố, giam giữ, xột xử hoặc đang thi hành ỏn. b. Kết cấu tài khoản 2293
Bờn Nợ:
+ Hoàn nhập dự phịng nợ phải thu khú địị
+ Xoỏ cỏc khoản nợ phải thu khú địị
Bờn Cú:
+ Số dự phũng nợ phải thu khú địi đƣợc lập tớnh vào chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Số dư bờn cú: Số dự phũng cỏc khoản nợ phải thu khú địi hiện cú cuối kỳ.
36
1) Khi lập Bỏo cỏo tài chớnh, căn cứ cỏc khoản nợ phải thu đƣợc phõn loại là nợ phải thu khú địi, nếu số dự phịng nợ phải thu khú địi cần trớch lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phũng nợ phải thu khú địi đó trớch lập ở kỳ kế toỏn trƣớc chƣa sử dụng hết, kế tốn trớch lập bổ sung phần chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp
Cú TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293).
2) Khi lập Bỏo cỏo tài chớnh, căn cứ cỏc khoản nợ phải thu đƣợc phõn loại là nợ phải thu khú địi, nếu số dự phịng nợ phải thu khú địi cần trớch lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phũng nợ phải thu khú địi đó trớch lập ở kỳ kế toỏn trƣớc chƣa sử dụng hết, kế tốn hồn nhập phần chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293)
Cú TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp.
3) Đối với cỏc khoản nợ phải thu khú địi khi xỏc định là khơng thể thu hồi đƣợc, kế toỏn thực hiện xoỏ nợ theo quy định của phỏp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoỏ nợ, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cỏ nhõn phải bồi thƣờng) Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293)(phần đó lập dự phũng) Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (phần đƣợc tớnh vào chi phớ)
Cú cỏc TK 131, 138, 128, 244...
4) Đối với những khoản nợ phải thu khú địi đó đƣợc xử lý xố nợ, nếu sau đú lại thu hồi đƣợc nợ, kế toỏn căn cứ vào giỏ trị thực tế của khoản nợ đó thu hồi đƣợc, ghi:
Nợ cỏc TK 111, 112, .... Cú TK 711 - Thu nhập khỏc.
5) Đối với cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn đƣợc bỏn theo giỏ thoả thuận, tuỳ từng
trƣờng hợp thực tế, kế toỏn ghi nhận nhƣ sau:
- Trƣờng hợp khoản phải thu quỏ hạn chƣa lập dự phịng phải thu khú địi, ghi: Nợ cỏc TK 111, 112 (theo giỏ bỏn thỏa thuận)
Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bỏn nợ)
Cú cỏc TK 131, 138, 128, 244...
- Trƣờng hợp khoản phải thu quỏ hạn đó lập dự phịng phải thu khú địi nhƣng số đó lập dự phịng khơng đủ bự đắp tổn thất khi bỏn nợ thỡ số tổn thất cũn lại đƣợc hạch tốn vào chi phớ quản lý doanh nghiệp, ghi:
37
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293) (số đó lập dự phũng) Nợ TK 642 - Chi phớ quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bỏn nợ)
Cú cỏc TK 131, 138, 128, 244...
6) Kế toỏn xử lý cỏc khoản dự phịng phải thu khú địi trƣớc khi doanh nghiệp Nhà nƣớc chuyển thành cơng ty cổ phần: Khoản dự phịng phải thu khú địi sau khi bự đắp tổn thất, nếu đƣợc hạch toỏn tăng vốn Nhà nƣớc, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phũng tổn thất tài sản (2293)
Cú TK 411 - Vốn đầu tƣ của chủ sở hữụ
7. Kế toỏn tạm ứng
ạ Khỏi niệm
Tạm ứng là việc cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp ứng trƣớc một khoản tiền hoặc vật tƣ để thực hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một cụng việc đó đƣợc phờ duyệt. Nguyờn tắc kế toỏn
- Ngƣời nhận tạm ứng phải là cụng nhõn viờn chức hoặc ngƣời lao động làm việc tại doanh nghiệp
- Kế toỏn phải mở sổ kế toỏn chi tiết theo dừi cho từng đối tƣợng nhận tạm ứng, theo nội dung tạm ứng ghi chộp đầy đủ tỡnh hỡnh nhận, thanh tốn tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
- Ngƣời nhận tạm ứng phải chịu trỏch nhiệm với doanh nghiệp về số đó nhận tạm ứng và chỉ sử dụng tạm ứng theo đỳng mục đớch đó đƣợc phờ duyệt.
b. Chứng từ và sổ sỏch kế toỏn Giấy đề nghị tạm ứng
Phiếu thu, phiếu chi
Bỏo cỏo thanh toỏn tạm ứng.
Cỏc chứng từ gốc: hoỏ đơn mua hàng, biờn lai cƣớc phớ, vận chuyển...
c. Tài khoản kế toỏn
Tài khoản 141 –Tạm ứng Bờn Nợ:
- Cỏc khoản tiền đó tạm ứng cho cụng nhõn viờn, ngƣời lao động; - Cỏc khoản tiền tạm ứng để thực hiện khối lƣợng xõy lắp nội bộ.
Bờn Cú:
38
- Số tạm ứng chi khụng hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lƣơng;
- Khoản vật tƣ sử dụng khụng hết nhập lại khọ
Số dư bờn Nợ:Số tiền tạm ứng chƣa thanh toỏn.
d. Phƣơng phỏp kế toỏn một số giao dịch kinh tế chủ yếu
1) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tƣ cho ngƣời lao động trong doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 141 - Tạm ứng
Cú cỏc TK 111, 112, 152, ...
2) Khi thực hiện xong cụng việc đƣợc giao, ngƣời nhận tạm ứng lập Bảng thanh toỏn tạm ứng kốm theo cỏc chứng từ gốc đó đƣợc ký duyệt để quyết toỏn khoản tạm ứng,
ghi:
Nợ cỏc TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642, ... Cú TK 141 - Tạm ứng.
3) Cỏc khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) khụng hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lƣơng của ngƣời nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 152- Nguyờn liệu, vật liệu Nợ TK 334 - Phải trả ngƣời lao động
Cú TK 141 - Tạm ứng.
4) Trƣờng hợp số thực chi đó đƣợc duyệt lớn hơn số đó nhận tạm ứng, kế toỏn lập phiếu chi để thanh toỏn thờm cho ngƣời nhận tạm ứng, ghi:
Nợ cỏc TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627, ... Cú TK 111 - Tiền mặt.
8. Kế toỏn cỏc khoản cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ạ Khỏi niệm ạ Khỏi niệm
Cầm cố là việc doanh nghiệp mang tài sản, tiền vốn của mỡnh giao cho ngƣời nhận cầm cố để vay vốn hoặc để nhận cỏc bảo lónh.
Ký cƣợc là khoản tiền doanh nghiệp đặt cƣợc khi thuờ, mƣợn tài sản theo yờu cầu của bờn cho thuờ nhằm mục đớch ràng buộc và nõng cao trỏch nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản thuờ.
Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim loại quý, đỏ quý hay cỏc giấy tờ cú giỏ trị vào tài khoản phong tỏa tại ngõn hàng để đảm bảo cho việc thực hiện bảo lónh cho doanh nghiệp.
39
Đối với tài sản đƣa đi cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc đƣợc phản ỏnh theo giỏ ghi sổ kế toỏn của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản mang đi theo giỏ nào thỡ khi thu về ghi theo giỏ đú.
-Tài khoản cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc dựng để phản ỏnh cỏc khoản tài sản tiền vốn của doanh nghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc tại ngõn hàng, cỏc tổ chức tớn dụng...
b. Chứng từ sổ sỏch kế toỏn Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú.
Phiếu thu, phiếu chi
Biờn bản nhận tài sản.
Cỏc chứng từ gốc khỏc cú liờn quan...
c. Tài khoản kế toỏn
Tài khoản 244 –Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cƣợc
Bờn Nợ:
- Giỏ trị tài sản mang đi cầm cố và giỏ trị tài sản hoặc số tiền đó ký quỹ, ký cƣợc.
Bờn Cú:
- Giỏ trị tài sản mang đi cầm cố và giỏ trị tài sản hoặc số tiền đó ký quỹ, ký cƣợc đó nhận lại hoặc đó thanh toỏn.
Số dư bờn Nợ: Giỏ trị tài sản cũn đang cầm cố và giỏ trị tài sản hoặc số tiền cũn đang ký quỹ, ký cƣợc.
d. Phƣơng phỏp kế toỏn một số giao dịch kinh tế chủ yếu