CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
3.2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
3.2.4. Văn hóa trong đàm phán và thương lượng
Bốn kết quả của những cuộc đàm phán
Thua –thua: cả hai bên đều không đạt được mong muốn của mình, khó có thể đàm phán trong lần sau.
Thắng – thua hoặc thua – thắng: chỉ một bên đạt được mục đích, cịn
một bên khơng được thỏa mãn yêu cầu sẽ không bao giờmuốn ngồi vào bàn đàm phán với bên thắng nữa.
Thắng – thắng: cả hai bên đều đạt được mong muốn của mình. Đây là
kết quả lý tưởng nhất. Những yêu cầu và mục đích của cả hai bên đều được
thỏa mãn và cả hai đứng lên với cảm giác hài lòng, sẵn sàng cho các cuộc đàm phán tiếp theo.
Không kết quả: khơng có ai thắng, ai thua, hai bên có thể đàm phán lại trong lần sau.
Biểu hiện của văn hóa trong đàm phán và thương lượng
Hành vi phi ngơn ngữ: văn hóa ứng xử thơng qua giao tiếp phi ngơn ngữ đòi hỏi một sự tinh tế của người tham gia giao tiếp bởi 90% ý nghĩa lời
nói bên trong giao tiếp trực tiếp đều được truyền tải thông qua các phương
tiện phi ngôn ngữ. Các thông điệp phi ngôn ngữ được truyền tải thông qua tập hợp các cử chỉ và hành vi riêng lẻ của các bộ phận trên cơ thể người, chúng sẽ vẽ chính xác về những gì đangdiễn ra trong suy nghĩa của người đối diện.
Tạo sự tin tưởng trong đàm phán: sự tin tưởng của đối tác với mình là chìa khóa giúp đàm phán thành cơng. Đối tác càng tin vào sự thành thật, tính liêm chính và độ tin cậy của bạn, bạn càng có cơ hội tiến đến kết quả thắng lợi.
Khả năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng: Mahfouz đã
nói: “biết người nhanh nhạy qua câu trả lời, biết người khôn ngoan qua cách đưa câu hỏi”. Trong q trình đặt câu hỏi bạn phải ln chú ý khơng chỉ lời nói của đối tác mà còn cả hành động, phản ứng, phong thái, cử chỉ, điệu bộ của họ vì chúng bộc lộ phần nào suy nghĩ của đối tác. Cách hỏi khéo léo có thể đem lại cho bạn một lượng thơng tin lớn cần thiết để bạn sử dụng chiến thuật trong đàm thoại.
Kỹ năng trả lời trong đàm phán và thương lượng: trong trả lời không nên trả lời hết mọi vấn đề được hỏi. Không trả lời vào sát câu hỏi của đối thủ,
giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng, dành đủ thời gian cất nhắc kỹ
vấn đề được đưa ra đàm phán xác định đúng những điều không đáng phải trả lời, đừng trả lời quá dễ dãi, không nên để rơi vào tình thế là đối địch trực tiếp với đối tác trong các tình huống đối thoại, đưa ra những dẫn chứng, tình huống, đưa ra những giải pháp hiệu quả.
Kỹ năng lắng nghe trong đàm phán và thương lượng: nghe cũng thể hiện văn hóa ứng xử. Có rất ít nhà đàm phán biết cách lắng nghe, do đó mất nhiều cơ hội biết được yêu cầu và mục đích của đối tác. Khi đối tác nói khơng nên nhìn chỗ khác hay tỏ thái độ bồn chồn mà phải nhìn thẳng vào mắt họ. Vẻ chăm chú sẽ gây cho người nói tâm lý tơn trọng, đồng thời q đó cũng thu thập được một cách đầy đủ thông tin cần thiết để phục vụ cho đmà phán.
Những điều cần tránh khi tham gia đàm phán, thương lượng
Tránh phạm phải lời nói kiêng kị dẫn đến khó khăn trong đàm phán: Lời nói là cơng cụ trực tiếp nhất, thực dụng nhất trong khi đàm phán. Trong giao tiếp, từ trao đổi thông tin, giao lưu tư tưởng, tình cảm đến quá trình mặc cả, thương lượng, nếu khơng có ngơn ngữ thích hợp thì khơng thể đàm phán. Mỗi quốc gia, dân tộc có những sắc thái ngơn ngữ khác nhau do đặc điểm về địa lý, tơn giáo, tín ngưỡng, phong tục tập qn khác nhau. Dân tộc nào cũng có những cấm kị trong ngơn ngữ, vì vậy, nếu khơng biết rõ những cấm kị hoặc vi phạm những cấm kị thì khơng những đàm phán khó thành cơng mà cịn làm cho đối phương tức giận. Khéo léo sử dụng ngôn ngữ, nắm rõ các cấm kị là biểu hiện thành thực của nhà đàm phán và cũng là điều kiện quyết định sự
Minh họa trong văn hóa đàm phán thương lượng
Khi đàm phán kinh doanh với người Hàn Quốc: người Hàn thường trao đổi
với giọng nói rất nhỏ nhẹ và giữ in lặng một vài lần. Tuy nhiên, sự im lặng
này khơng có nghĩa là họ khơng hiểu ý bạn, Ngồi ra, người Hàn Quốc thường khó chịu nếu khi phát biểu bạn chỉ “đánh bóng” bản thân chứ khơng phải giới thiệu về doanh nghiệp của mình. Khi ăn trưa hoặc ăn tối tại nhà hàng, bạn nên giữ tốc độ giao tiếp ở mức độ vừa phải. Người Hàn Quốc cũng rất thích trị chuyện với những ai có hiểu biết sâu rộng. Bạn có thể tạo dựng những mối quan hệ này thông qua những cuộc hội họp thân mật giữa
các thành viên tại những buổi tiệc rượu, bữa ăn. Quan trọng là tại những
buổi tiệc đó ln có sự tham gia của các đối tác kinh doanh và họ thảo luận
công việc một cách thân thiện. Hãy nhớ rằng, người Hàn Quốc không ngần ngại bàn bạc công việc ngay tại bữa ăn. Vì rất coi trọng thể diện nên người Hàn Quốc thường khơng trả lời trực tiếp. Việc họ thường nói “vâng” hoặc gật đầu trong khi giao tiếp khơng có nghĩa là họ đồng ý. Họ nói “khơng” khi phải trả lời câu hỏi cho dù trong đầu họ có ý muốn như thế mà thay vào đó
họ thường đưa ra những câu nói như “chúng tôi sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề
này” hoặc “việc này địi hỏi phải có sự kiểm tra thêm”.
Tránh phạm phải những kiêng kị về văn hóa của các quốc gia, vùng
lãnh thổ trong đàm phán. Mỗi địa phương đều có những đặc trưng riêng về
văn hóa, chuẩn mực sống riêng. Những đặc trưng này được thể hiện tổng hợp thông qua người tham gia đàm phán của địa phương đó, khơng những phải nhập gia tùy tục, chuẩn bị mọi thứ mà cịn khơng được tùy tiện hủy bỏ cam đoan. Sau khi đến địa phương đó, quốc gia đó cần phải chú ý quan sát nhiều, hiểu nhiều mới không làm ảnh hưởng tới sự thành công của đàm phán.
Minh họa trong văn hóa đàm phán thương lượng
Khi muốn làm quen, giao dịch với người Nhật trước tiên nên trao danh thiếp để tự giới thiệu mình, khi trao dùng cả hai tay, chiều danh thiếp hướng về
khách. Lúc trao đổi khơng nên nói to, gây tiếng ồn ầm ĩ. Với quỹ thời gian eo hẹp của cuộc sống cơng nghiệp, người Nhật rất thích đúng giờ và ngắn
gọn. Đừng sai hẹn và cũng đừng bắt người Nhật vòng vo, nhất là phải trả
giá nhiều lần. Người Nhật thích chụp ảnh có hình mình trong đó. Bởi vậy
khi tham quan một nơi nào đó mà lúc về họ được tặng một bức ảnh chụp
trong tư thế tự nhiên thì khơng gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình quốc huy, quốc kỳ và lãnh tụ của nước sở tại. Họ kiêng chụp ảnh ba người. Khi giao tiếp, nên hướng chủ đề câu chuyện theo hướng không ở đâu kiêng kị như thể thao, thời tiết, kinh
tế, chứngkhốn. Khơng vỗ vào vai của người Nhật, khơng kéo dài mọi hình
thức tiếp xúc cơ thể. Người Nhật rất thích tặng quà vào các dịp lễ Tết, các dịp có tin vui…Cần chú trọng đến nghệ thuật gói quà nếu bạn muốn tặng quà cho người Nhật. Khơng nên tặng q có số lượng là 4, 9, những vật nhọn, những tặng vật có màu tím hoặc xanh lá cây vì với họ, đây là những thứ tượng trưng cho đau buồn và không may mắn. Họ không mở quà ngay.
Trong đàm phán, thương lượng tránh đối diện với điều khó giải quyết,
bế tắc. Trong khi đàm phán, nếu đối phương đưa ra ý kiến phản đối thì bạn
nên suy nghĩ cẩn thận, phân tích kỹ càng, gợi ý cho đối phương nói ra mục tiêu của mình khi tham gia đàm phán. Tất cả các cách trên đều làm tăng vị thế của mình, tước đi ưu thế của đối thủ. Nếu bạn bácbỏ thẳng thừng ý kiến phản đối của đối phương thì khơng những làm mất mặt đối phương mà cịn làm cho đàm phán đi vào bế tắc, thậm chí thất bại.
Minh họa trong văn hóa đàm phán thương lượng
Người Mỹ thường tách vấn đề ra thành nhiều phần nhỏ rồi tiến hành tấn
công từng phần một. Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm
phán, bên kia nói “Cịn phải xin ý kiến cấp trên”.
Đừng phá hỏng đàm phán: đàm phán là quá trình hết sức tinh tế, sai một
chút là có thể phá hỏng hồn tồn.