Căn cứvào Giấy báo cáo của Ngân hàng, đối chiếu với giá trên Hóa đơn, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kếtoán tiến hành hạch toán giảm khoản nợphải thu trên phần mềm.
NợTK 112 46.398,03 USD
NợTK 641 125,00 USD
Có TK 131- EDPA USA, INC 46.523,03 USD
2.2.2. Kếtoán phải trả người bán
2.2.2.1. Chứng từsửdụng
Chứng từ sử dụng để hạch toán khoản Phải trả cho người bán tại Công ty cổ phần Dệt may Huếbao gồm những chứng từcụthểsau: Hợp đồng mua hàng / đơn đặt hàng / báo giá, Hóa đơn GTGT ghi đầy đủ thông tin, đầy đủ chữ ký theo quy định, Phiếu nhập kho có ký đầy đủ trưởng đơn vị, người giao, thủ kho, người lập, Biên bản nghiệm thu hàng hóa, Bản thanh lý hợp đồng, Giấyđề nghị, Phiếu đề nghị chi tiền, Ủy nhiệm chi.
2.2.2.2. Tài khoản sửdụng
Để theo dõi và hạch toán tài khoản Phải trả cho người bán, Công ty sử dụng Tài khoản 331: Phải trả người bán.
Tại Công ty cổphần Dệt may Huế, TK 331 được phân cấp cụthể như sau:
Tài khoản cấp 1 TK 331: Phải trả người bán. Tài khoản cấp 2 TK 3311: Phải trảkhách hàng–ngắn hạn. TK 3312: Phải trảkhách hàng–dài hạn. Tài khoản cấp 3
TK 3311-1: Phải trảkhách hàng Ngắn hạn - Ngoài tập đoàn. TK 3311-2: Phải trảkhách hàng Ngắn hạn - Trong tập đồn.
Ngồi ra, Tài khoản 331 cịnđược theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Ví dụ: 331-Thiên An Phát là tài khoản phải trả cho Công ty CP Đầu tư - Dệt May Thiên An Phát.
2.2.2.3. Quy trình kếtốn cơng nợphải trả người bán tại Công ty Cổphần Dệt May Huế
Đối với mua hàng trong nước: Kếtoán nhận bộchứng từmua hàng từchuyên viên của các đơn vị chuyển đến, tiến hành kiểm tra, đối chiếu và hạch toán vào phần mềm
kế toán theo từng đối tượng khách hàng, chi tiết ngày hóa đơn, ngày nhập kho,... Tiến hành lập đề nghị thanh toán cho hồ sơ đến hạn đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đã được quy định trong hợp đồng/ đơn đặt hàng để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Theo dõi, nhận lại chứng từ sau khi thanh toán, hạch toán giảm nợ phải trả trên phần mềm, lưu chứng từ đã thanh toán theo ngày hạch toán, lập bảng kê chi tiết cho việc lưu trữ.
Đối với mua hàng nước ngồi: Thơng thường, theo u cầu của nhà cung cấp, việc
thanh toán nhập khẩu hàng hóa phải được thực hiện trước khi nhận hàng. Do đó, kế tốn phải tiến hành thủtục thanh toán trước khi nhận hàng rồi hạch toán giảm nợphải trảtrên phần mềm. Khi hàng về, kế tốn cơng nợ nhận bộchứng từ đầy đủ từ các bộ phận liên quan, tiến hành kiểm tra, đối chiếu và hồn thành hạch tốn lên phần mềm kế toán theo từng đối tượng, ngày nhập kho,....Đồng thời, lưu trữ bộ chứng từ theo ngày hạch toán.
Cuối tháng đối chiếu với các phần hành kế toán liên quan, cân đối số liệu, tổng hợp công nợphải trả. Lập báo cáo công nợphải trảgửi Tổng Giám đốc, Kế tốn trưởng.
Định kỳhoặc đột xuất đối chiếu cơng nợ với khách hàng, đối chiếu sốphát sinh, số dưvới khách hàng, đối chiếu sốliệu chi tiết công nợso với Sổtổng hợp TK 331.
2.2.2.4. Ví dụminh họa
Ví dụ 1: Kế tốn nợ phải trả người bán về chi phí mua hàng trong nước
Ngày 30/08/2019, Công ty Cổ phần Dệt May Huế mua các loại thùng carton của Công ty Cổphần Đầu tư Dệt May Thiên An Phát.
Nghiệp vụ mua hàng của Công ty Cổ phần Dệt May Huế chủ yếu là nhập nguyên liệu để phục vụ hoạt động sản xuất thường xuyên. Do đó, thay vì sử dụng hợp đồng mua bán cho từng lừng giao dịch thì cơng ty và nhà cung cấp tiến hành ký Hợp đồng nguyên tắc có thời hạn khoảng một năm.Ngày 02/01/2019, Cơng ty Cổphần Dệt May Huếvà Công ty Cổphần Đầu tư Dệt May Thiên An Phát ký kết Hợp đồng nguyên tắc số01 có hiệu lực đến hết ngày 31/12/2019. Nội dung hợp đồng thểhiện sựthỏa thuận thống nhất mua, bán hàng giữa hai bên. Đồng thời, Hợp đồng đưa ra những quy định
về quy cách hàng hóa, phương thức giao nhận, giá cả, phương thức thanh toán cũng như trách nhiệm của mỗi bên.