3.3.2 .Căn cứ triển khai giải pháp 2
3.3.4. Dự kiến lộ trình áp dụng giải pháp 2 vào thực tế
Để thực hiện các bƣớc trong xây dựng và áp dụng KAIZEN và 5S tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long theo nhƣ lộ trình sau:
Bảng 3.5: Lộ trình hồn thiện áp dụng KAIZEN và 5S tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
Trong tháng 10/2017
Ban ISO tiến hành tổng kểm tra thực hành 5S trong tồn cơng ty, phối hợp cả đơn vị đánh giá SGS để tìm ra những điểm chƣa phù hợp trong thực hành 5S tại công ty.
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phòng
Tháng Họp tổng kết thực hành tốt 5S tại công ty 11/2017 Đánh giá thực hành 5S với từng phòng ban
Lên danh sách khen thƣởng các phịng ban, cá nhân có thành tích tốt trong thực hành 5S và KAIZEN tại công ty
Tháng Tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận bỏi tổ Cấp giấy chứng 12/2017 chức chứng nhận SGS về thực hành tốt 5S tại nhận thực hành
công ty tốt KAIZEN và
Tiến hành tổ chức khen thƣởng cá nhân, tập thể 5S
có thành tích tốt trong thực hành tốt KAIZEN Khen thƣởng cá
và 5S tại công ty. nhân, tập thể có
thành tích tốt Thời gian Tiến hành thực hành định kỳ, hàng tháng các bộ Thực hiện lộ tiếp theo phận tự đánh giá thực hành tốt 5s trình định kỳ Áp Cuối năm ban 5S cần xem xét đánh giá để tiến dụng 6 tháng đến hành tái cấp chứng nhận KAIZEN và 5S với tổ 1 năm sau đó tái
chức chứng nhận SGS đánh giá chứng
Tổ chức khen thƣởng biểu, dƣơng các phòng nhận và tổ chức ban, cá nhân thực hành tốt 5S và KAIZEN chứng nhận. trong năm đó.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.5 Khái tốn và nguồn kinh phí thực hiện giải pháp 2
Nguồn kinh phí dự trù để thực hiện được thể hiện qua bảng 3.6
Bảng 3.6: Nguồn kinh phí dự trù áp dụng KAIZEN và 5S
Các cơng việc Dự kiến kinh phí Nguồn kinh phí
Đào tạo nhận thức chung 15 triệu đồng/khóa Trích từ lợi nhận của cơng
KAIZEN Và 5S tại công ty 2015
Thuê đơn vị tƣ vấn để 70 triệu đồng Trích từ lợi nhận của cơng
triển khai KAIZEN và 5S ty 2015
tại công ty
Thuê đơn vị đánh giá quá 30 triệu đồng/năm Trích từ lợi nhận của cơng
trình áp dụng và thực hiện ty năm 2015
KAIZEN tại công ty
Duy trình áp dụng và thực 150 triệu đồng/năm Trích từ lợi nhận của cơng
hiện KAIZEN và 5S tại tất ty năm 2015
cả các phịng ban của cơng ty
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.6 Dự kiến hiệu quả, lợi ích giải pháp 2
5S - một cơng cụ quản lý, trƣớc kia vốn chỉ đƣợc biết đến nhƣ một cách thức hỗ trợ quản lý sản xuất cho các doanh nghiệp và đƣợc áp dụng phổ biến ở các nhà máy và công ty chuyên về sản xuất ở Nhật Bản. Nhƣng giờ đây, nhờ vào tính hiệu quả rất cao và tác động của quá trình tồn cầu hố, mà 5S đang dần đƣợc thừa nhận rộng rãi trên thế giới nhƣ là một cơng nghệ quản lý có khả năng ứng dụng rộng khắp, khơng những trong các doanh nghiệp có quy mơ và ngành nghề sản xuất, kinh doanh khác nhau, mà cịn trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội.
5S khơng chỉ là sự thay đổi và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà cịn hình thành thái độ và hành vi mới cho nhân viên và làm cho tất cả mọi ngƣời thấm nhuần ý thức kỷ luật. Có thể nói, 5S có tính hỗ trợ, và cao hơn nữa, 5S còn là điều kiện tiên quyết đối với các chƣơng trình cải tiến chất lƣợng tồn doanh nghiệp, chẳng hạn: Quản lý chất lƣợng toàn diện (TQM), Liên tục cải tiến quy trình (kaizen), và Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR).
5S cũng đƣợc coi là hƣớng tiếp cận có hệ thống đối với phƣơng thức Lean Production (phƣơng thức sản xuất tiết kiệm tối ƣu) - một hệ thống quản lý và tổ chức sự vận hành sản xuất, trong đó yêu cầu giảm thiểu về nhân lực, không gian, vốn và thời gian để tạo ra sản phẩm ít lỗi hơn. Nó tạo ra một mơi trƣờng làm việc có
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phịng
kỷ luật, sạch sẽ và có trật tự. Kết quả áp dụng từ đây cho thấy những hạn chế/ách tắc trong việc vận hành công việc đƣợc giảm thiểu trông thấy và những vấn đề phát sinh đều đƣợc phát hiện sớm và giải quyết kịp thời.
Bên cạnh đó, 5S cũng góp phần làm gia tăng chất lƣợng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu dùng thời gian ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà. 5S cũng giúp phát triển niềm hãnh diện và tinh thần đồng đội. 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý và giám sát hơn bởi vì khơng cịn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở cho hoạt động.
Và điều quan trọng nhất là, khi bạn đã nắm vững tinh thần 5S, biết cách vận dụng khéo léo mơ hình này vào cả trong việc quản lý chính bản thân mình và cuộc sống của gia đình, thì khơng chỉ hiệu quả cơng việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều, mà bạn đang làm cho cuộc sống của bạn thành đạt và hạnh phúc hơn lên.
Bảng 3.7: Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
Lợi ích áp dụng Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH KAIZEN và 5S MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
- Nâng cao năng Cải thiện những cồng đoạn thừa trong cung ứng dịch vụ lƣu suất (P - trú, dịch vụ ăn uống tại công ty.
Productivity) Rút ngắn thời gian phục vụ đối với khách hàng
- Nâng cao chất Cải thiện chất lƣợng phục vụ khách hàng thông qua các lƣợng (Q - Quality) hành động trong q trình áp dụng 5S tại tất cả các phịng
ban trong công ty: tiền sảnh đƣợc sạch sẽ ngăn lắp hơn, dịch vụ phòng đƣợc nâng cao hơn....
- Giảm chi phí (C - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các cơng đoạn Cost) cơng việc trong một quá trình nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con ngƣời, …
- Giao hàng đúng Thông qua áp dụng 5S sẽ giúp tạo dƣng môi trƣờng làm hạn (D – Delivery) việc chuyên nghiệp, giúp hoạt động cung ứng dịch vụ của
Lợi ích áp dụng Lợi ích khi áp dụng 5S và KAIZEN tại công ty TNHH KAIZEN và 5S MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
cơng ty thực hiện nhanh chóng và thơng suất: ví dụ: dịch vụ gặt là tại khách sạn giao hàng đúng hẹn với khách hàng.... - Đảm bảo an tồn (S Với một mơi trƣờng làm việc thơng thống và khoa học, 5S - Safety) giúp nâng cao an tồn sản xuất và phịng ngừa các rủi ro
một cách chủ động
- Nâng cao tinh Tạo môi trƣờng làm việc sạch sẽ, tạo động lực phấn đấu thần (M – Morale) cho tồn bộ nhân viên trong cơng ty.
Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể đƣợc nhận thức rõ và nâng cao; tăng cƣờng tính đồn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên
Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S.
Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
3.3.7 Điều kiện và khuyến nghị triển khai giải pháp
Điều kiện áp dụng 5S và khuyến nghị
- Lãnh đạo quyết tâm cao: Cũng nhƣ đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lƣợng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.
- Nhân viên hiểu thấu đáo ý nghĩa của 5S – KAIZEN: Đào tạo và hƣớng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng nhƣ phƣơng pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phịng ban/phân xƣởng có thể chủ động đƣa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phòng
Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long. Sự tham gia của tất cả mọi ngƣời – Bí quyết thành cơng của chƣơng trình thực hành 5S là tạo một mơi trƣờng khuyến khích mọi ngƣời tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trƣờng làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an tồn.
- Thƣờng xun duy trì đƣợc chƣơng trình 5S và KAIZEN tại cơng ty: Duy trì và cải tiến khơng ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.
- Hệ thống khen thƣởng thích hợp; Đầu tƣ, trang bị cơ sở hạ tầng cần thiết.
3.4. Giải pháp 3: Xây dựng cơ chế khuyến khích áp dụng KAIZEN và 5S nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV Khách sạn Du lịch Cơng đồn Hạ Long.
Dựa vào những điều kiện để áp dụng KAIZEN và 5S thành cơng, thì cơ chế khuyến khích là một điều kiện giúp cho nhân viên duy trì thực hiện KAIZEN và 5S tốt hơn.
3.4.1. Mục tiêu giải pháp 3
Giải pháp này sẽ là cơ chế động viên kịp thời để tồn bộ cán bộ cơng nhân viên khi tham gia thực hiện KAIZEN và 5S.
Giúp tìm ra các đơn vị, phịng ban có thành tích tốt trong thực hiện KAIZEN và 5S tại công ty. Vận dụng giải pháp này nhƣ một công cụ thúc đẩy động lực cho cán bộ, nhân viên công ty. Áp dụng đối với các cá nhân, tổ chức có thành tích tốt trong việc thực hiện tốt KAIZEN và 5S.
3.4.2.Căn cứ triển khai giải pháp 3
Căn cứ vào nội dung yều cầu khi thực hiện KAIZEN VÀ 5S ở giải pháp thứ 2 nên khi thực hiện KAIZEN và 5S thì việc xây dựng cơ chế khuyến khích là rất cần thiết trong việc duy trì thực hiện KAIZEN và 5S.
Căn cứ vào yêu cầu, nguyện vọng của tồn bộ cán bộ cơng nhân viên khi áp dụng công cụ cải tiến KAIZEN và 5S tại công ty.
- Làm cho khách hàng hài lòng về chất lƣợng dịch vụ của khách sạn. - Quảng bá hình ảnh của cơng ty: khi áp dụng đƣợc một trong những biện pháp hàng đầu của Nhật Bản đó là 5S và KAIZEN.
3.4.3. Nội dung giải pháp về điều kiện áp dung KAIZEN và 5S trong Công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
Thứ nhất: Quy định thang điểm cho cơ chế khen thƣởng các cá nhân, tập thể thực hiện tốt KAIZEN và 5S tại cơng ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long nhƣ sau:
Bảng 3.8: Quy định về thang điểm hàng tháng cho phòng ban thực hành 5S tại công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
Các u cầu Số điểm Xếp hạng
Thực hiện bƣớc Sàng lọc 1-5 điểm 5- 10 điểm- Kém tại phòng ban
Thực hiện bƣớc Sắp Xếp 1-5 điểm 11- 15- Trung bình – Đạt
tại phịng ban u cầu
Thực hiện bƣớc Sạch Sẽ 1-5 điểm 16-20- Khá- Hồn thành
tại phịng ban nhiệm vụ
Thực hiện bƣớc Sẵn Sàng 1-5 điểm 21- 25 điểm – xuất sắc tại phòng ban
Thực hiện bƣớc Săn Sóc 1-5 điểm tại Phịng ban
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính đề xuất)
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phòng
(Nguồn: internet)
Hình 3.7: Khen thƣởng cá nhân, tập thể có thành tích tốt về thực hành tốt 5S tại hội nghị tổng kết cuối năm
Hàng tháng khen thƣởng các đơn vị xuất sắc nhất, trao giấy khen và cúp trƣớc toàn đơn vị. Cúp 5S nên luân lƣu qua các đơn vị xuất sắc nhất để tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị. Kết thúc năm, khen thƣởng đơn vị xuất sắc nhất trong năm, tặng quà và ghi nhận cơng lao đóng góp của từng cá nhân trong đơn vị đó.
Bảng 3.9: Tổng hợp mức khen thƣởng cá nhân, tập thể có thành tích tốt về thực hành tốt tại cơng ty TNHH MTV Khách sạn du lịch cơng đồn Hạ Long
Xếp hạng Mức thƣởng cho phòng Mức thƣởng co cá nhân ban
Đạt yêu cầu 1 triệu đồng 200.000 đồng
Khá 2 triệu đồng 500.000 đồng
Xuất sắc 5 triệu đồng 1.000.000 đồng
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính đề xuất)
3.4.4. Dự kiến lộ trình áp dụng giải pháp 3 vào thực tế
Công tác khen thƣởng các cá nhân, tập thể có thành tích tốt trong việc thực hiện KAIZEN và 5S tại công ty sẽ đƣợc diễn ra vào đầu năm 2018 khi chu kỳ thực hiện công cụ cải tiến và KAIZEN đƣợc thực hiện, áp dụng và đánh giá bởi đơn vị chứng nhận.
Bảng 3.10: Lộ trình áp dụng giải pháp 3 vào thực tế
Các việc cần làm 2018 2019 2020
Tiến hành tổng hợp cá nhân, tập thể 15/1 15/1 15/1 Tiến hành trao giải cho cá nhân, tập thể 18/1 18/1 18/1 có thành tích tốt
Tiến hành đánh giá sau 01 năm thực Cuối tháng 12 Cuối tháng Cuối tháng hiện KAIZEN, 5S và phƣơng hƣớng hàng năm 12 hàng 12 hàng
thực hiện cho năm kế tiếp năm năm
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính đề xuất) Cơng tác khen thƣởng, tuyên
dƣơng cần thực hiện hàng năm dự kiến sẽ tiến hành trao thƣởng các cá nhân có thành tích tốt vào tháng 01 hàng năm.
Các giải thƣởng về tinh thần có thể áp dụng dành cho các đơn vị, cá nhân, phịng ban có 02 trở lên duy trì thực hiện KAIZEN và 5S tại cơng ty: du lịch...
3.4.5 Khái tốn và nguồn kinh phí thực hiện giải pháp
Nguồn kinh phí thực hiện cho cơ chế khuyến khích tại cơng ty đƣợc trình bày theo bảng sau:
Bảng 3.11: Nguồn kinh phí dự trù áp dụng giải pháp 3
Các cơng việc Dự kiến kinh phí Nguồn kinh phí
Trao thƣởng cá nhân 10 triệu đồng/năm Trích từ lợi nhận của cơng ty 2015
Trao thƣởng tập thể 50 triệu đồng/năm Trích từ lợi nhận của cơng ty 2015
Trao thƣởng bằng tinh 100 triệu (02 năm trở lên) Trích từ lợi nhận của công
thần: chuyến du lịch ty 2015
(Nguồn: Phịng tổ chức hành chính đề xuất)
3.4.6 Dự kiến hiệu quả, lợi ích giải pháp 3
Giải pháp này là cơ sở để động viên tinh thần đối với các đơn vị, cá nhân, phịng ban thực hiện tốt KAIZEN và 5S tại cơng ty.
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phịng
Giúp các bộ phận có cơ sở để phấn đấu thực hiện tốt KAIZEN và 5S tại công ty. Giúp công ty tiết kiệm thời gian xử lý cơng việc ít nhất 20%/năm, nâng cao hiệu suất làm việc cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên tại công ty.
Giúp cải thiện hiệu Tìm ra 03 cá nhân suất làm việc hơn và 03 tập thể xuất
ít nhất 20% so với sắc hàng năm
hiện tại trong thực hiện 5S
Tạo động lực cho và KAIZEN tại
cán bộ nhân viên cơng ty
Hình 3.8: Lợi ích giải pháp 3
3.4.7 Điều kiện và khuyến nghị triển khai giải pháp 3
Để thực hành 5S và KAIZEN thành công cần có 4 yếu tố cơ bản, đó là:
-Thứ nhất: Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ trong việc hình thành các nhóm
cơng tác và chỉ đạo thực hiện. 5S chỉ có thể thành cơng khi có nhận thức đúng đắn và quan tâm của lãnh đạo.
-Thứ hai: Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện, đào tạo cho
mọi ngƣời nhận thức đƣợc ý nghĩa của các hoạt động 5S cung cấp cho họ những phƣơng pháp thực hiện, khi đã có nhận thức và phƣơng tiện, mọi ngƣời sẽ tự giác, chủ động tham gia.
- Thứ ba: Tạo mơi trƣờng thích hợp khuyến khích tất cả mọi ngƣời tham gia
-Yếu tố cuối cùng là lặp lại vòng 5S với một tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện
chƣơng trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến cơng tác quản lý.
Tiểu kết chƣơng 3:
Từ việc phân tích những lợi thế của công ty TNHH MTV Khách sạn du lịch