6. Kết cấu của Luận văn
1.4. Các khái niệm cơ bản về KAIZEN và 5S
1.4.1. Khái niệm về KAIZEN
KAIZEN là: KAIZEN là một thuật ngữ kinh tế của ngƣời Nhật, đƣợc ghép bởi từ 改 ("KAI") có nghĩa là thay đổi và từ 改 ("ZEN") có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, KAIZEN đƣợc phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.
KAIZEN là sự cải tiến liên tục quá trình làm việc, nâng cao năng suất, …v.v. nhƣ một triết lý kinh doanh”. Ngày nay, KAIZEN đƣợc nhắc tới nhƣ một triết lý kinh doanh, phƣơng pháp quản lý hữu hiệu làm nên thành công của các công ty Nhật Bản.
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phòng
KAIZEN là một quá trình liên tục thì đổi mới thƣờng là hiện tƣợng tức thời. Thực hiện KAIZEN cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất lƣợng cơng việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng nhƣ mọi nhân viên, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của KAIZEN vì nó khơng địi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay cơng nghệ mới. Để thực hiện KAIZEN, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thƣờng, đơn giản nhƣ 7 cơng cụ kiểm sốt chất lƣợng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).
Đặc điểm về KAIZEN:
Đặc điểm chính của KAIZEN là: (1) ln đƣợc thực hiện liên tục tại nơi làm việc; (2) tập trung nâng cao năng suất lao động và thỏa mãn yêu cầu khách hàng bằng việc giảm lãng phí (thời gian, chi phí…); (3) thu hút đơng đảo ngƣời lao động tham gia cùng cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo; (4) yêu cầu cao về hoạt động nhóm và (5) cơng cụ hữu hiệu là thu thập và phân tích dữ liệu.
Do có đặc điểm nhƣ vậy, nên quan điểm cơ bản của KAIZEN là: (1) những hoạt động hiện tại ln có nhiều cơ hội để cải tiến; (2) các phƣơng tiện và phƣơng pháp hiện tại có thể đƣợc cải tiến nếu có một nỗ lực nào đó; (3) tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn; (4) lơi cuốn tồn thể cơng nhân viên tham gia và (5) áp dụng các đề xuất sáng kiến của mọi ngƣời. Các đối tƣợng cải tiến của KAIZEN là tất cả những gì hiện có: phƣơng pháp làm việc, quan hệ cơng việc, mơi trƣờng làm việc và điều kiện làm việc ở mọi nơi. Các hoạt động KAIZEN có thể đƣợc khởi xƣớng bởi lãnh đạo, một bộ phận (phịng, ban) của tổ chức, một nhóm làm việc, nhóm KAIZEN và từng cá nhân. KAIZEN cũng đƣợc chia ra thành 2 cấp độ: KAIZEN ở cấp độ hệ thống (system or flow KAIZEN) tập trung vào toàn bộ chuỗi giá trị, đƣợc thực hiện ở cấp quản lý và KAIZEN ở cấp độ quy trình tập trung vào các quy trình, đƣợc thực hiện ở
cấp thừa hành (nhƣ phịng ban, phân xƣởng).
“5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế”
Từ văn phịng, nhà kho cho đến cơng trƣờng xây dựng, hay nhà xƣởng công nghiệp hoặc nơng nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Khơng có hoạt động 5S thì khơng thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xƣởng, tạo sự thơng thống cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tƣ, hồ sơ cũng nhƣ tránh sự nhầm lẫn. Ngƣời làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh đƣợc sai sót. Các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trƣờng phù hợp với tiêu chuẩn chất lƣợng an toàn.
5 S là 5 chữ cái đầu của các từ:
– Sàng lọc (Seiri): Sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
– Sắp xếp (Seiton): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và đúng chỗ của nó để tiện sử dụng khi cần.
– Sạch sẽ (Seiso): Vệ sinh, quét dọn, lau chùi mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. – Săn sóc (Seiletsu): Đặt ra các tiêu chuẩn cho 3S nói trên và thực hiện liên tục. – Sẵn sàng (Shitsuke): Tạo thói quen tự giác, duy trì và tn thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để mọi thứ luôn sẵn sàng cho sản xuất
Luận văn cao học QTKD Trường ĐHDL Hải Phịng
Hình 1.3: Năm chữ cái đầu trong 5S [07 tr 03]
Có doanh nghiệp đã áp dụng 5S vào công tác nhân sự; sàng lọc đội ngũ nhân viên để lựa chọn nhân tài; sắp xếp lại bộ máy để nâng cao tính hiệu quả; vệ sinh tức là cải thiện bầu khơng khí trong cơ quan trở nên thân thiện, cởi mở, đoàn kết hơn, v.v… cho nên 5S chính là nền tảng của năng suất và chất lƣợng.