C. Thanh toán bộ chứng từ
A. Phát hành L/C
Bước 1: Khách hàng viết đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C
Hồ sơ bao gồm: thư yêu cầu phát hành L/C (theo mẫu) có đầy đủ chữ ký
của chủ tài khoản và kế toán trưởng: bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương
hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng: bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp; văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại
hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Bộ phận tiếp nhận chứng từ tại
NHNo&PTNT Hoàng Mai sẽ kiểm tra số lượng và sự hợp lệ của các giấy tờ trên, sau đó ký và ghi rõ ngày giờ nhận.
Bước 2: Thanh toán viên kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở L/C
Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn thì thanh toán viên sẽ hướng dẫn và yêu cầu khách hàng thanh toán hoàn chỉnh
lại trước khi phát hành L/C chứ không được tự động sửa chữa hoặc bổ sung
thay cho khách hàng.
Sau đó, thanh toán viên sẽ kiểm tra nguồn vốn đảm bảo thanh toán L/C
của khách hàng. Nếu L/C được phát hành bằng vốn tự có, khách hàng ký quỹ
100% thì phải kiểm tra đảm bảo là khách hàng có đủ số tiền đó. Nếu khách
hàng không ký quỹ đủ hoặc có yêu cầu miễn giảm mức ký quỹ, các bộ phận
có liên quan sẽ nghiên cứu để xuất trình hội đồng tín dụng và /hoặc lãnh đạo
ngân hàng quyết định. Nếu L/C được phát hành bằng vốn vay của
NHNo&PTNT Hoàng Mai thì thanh toán viên sẽ căn cứ vào phiếu duyệt phát
hành L/C của bộ phận tín dụng đã được ban lãnh đạo NHNo&PTNT Hoàng Mai phê duyệt để phát hành L/C. Trường hợp L/C được phát hành do có một
phê duyệt để phát hành L/C. Nếu điều kiện đã được người nhập khẩu thực
hiện đầy đủ thì NHNo&PTNT Hoàng Mai sẽ tiến hành mở thư tín dụng.
Bước 3: Phát hành L/C
Thanh toán viên mở L/C cho khách hàng đăng ký số tham chiếu L/C và
đưa dữ liệu vào máy tính. Nếu L/C được phát hành bằng điện thì phải có
Testkey, hoặc sử dụng mẫu điện MT700, MT701 nếu phát hành qua mạng
SWIFT, hoặc nếu phát hành bằng thư thì sử dụng toàn bộ hai mẫu điện trên kèm theo mẫu. Sau đó, thanh toán viên sẽ hạch toán nội bảng số tiền ký quỹ,
nhập ngoại bảng số tiền phát hành L/C và thu phí phát hành. Toàn bộ hồ sơ cùng điện / thư phát hành L/C được trình phụ trách phòng ký duyệt. Sau đó,
giao một bản sao L/C cho khách hàng đồng thời lập hồ sơ L/C và lưu hồ sơ
theo dõi, chuyển gửi L/C cho người hưởng lợi.
Trường hợp khách hàng yêu cầu mở L/C xác nhận, thanh toán viên sẽ
kiểm tra thêm điều khoản quy định xác nhận. Nếu phí xác nhận do người mua
chịu thì phải xác định rõ nguồn tiền trả phí xác nhận. Nếu phí xác nhận do người bán chịu thì phải ghi rõ trong L/C tên, địa chỉ đầy đủ của ngân hàng xác nhận. Ngân hàng xác nhận có thể là ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng phát hành L/C chỉ định.
Sau khi phát hành L/C, nếu khách hàng có yêu cầu sửa đổi thì phải xuất
trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Căn cứ vào yêu cầu khách hàng, thanh toán viên sẽ phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thông báo. Sửa đổi có thể đựơc lập bằng
SWIFT MT707 hoặc Telex có mã hoặc thư có đầy đủ chữ ký được uỷ quyền.
Mọi hồ sơ cùng điện, thư sửa đổi L/C phải trình phụ trách phòng ký duyệt và vào bìa hồ sơ L/C để theo dõi, đồng thời phải thông báo cho ngân hàng người
xuất khẩu biết.
B. Tiếp nhận chứng từ, kiểm tra, giao chứng từ và thanh toán
Bước 4 và 5: Ngân hàng người xuất khẩu đòi tiền NHNo&PTNT Hoàng Mai
Nếu L/C cho phép đòi tiền bằng điện, phụ trách phòng hoặc người được
phân công sẽ kiểm tra điện trước khi nhận. Nếu điện không thuộc phòng xử
lý, phải trả lại ngay chứng từ cho trung tâm thanh toán ngân hàng NHNo&PTNT Hoàng Mai trên mạng. Nếu đúng thì nhận điện, giao hoặc đẩy điện trên mạng cho các thanh toán viên liên quan và in bảng kê điện đã nhận. Đối với điện đòi tiền thông báo chứng từ thì thanh toán viên kiểm tra đối
chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán quy định trong L/C, kiểm
tra nguồn tiền thanh toán. Nếu phù hợp thì lập điện trả tiền bằng SWIFT theo mẫu quy định hoặc bằng Telex. Sau đó tất toán tài khoản ký quỹ vào lần
thanh toán cuối cùng (nếu có), hạch toán xuất ngoại bằng số tiền thanh toán cho nước ngoài, rút số dư trên hồ sơ L/C. Cuối cùng, trình toàn bộ điện trả
tiền và các chứng từ liên quan và hồ sơ L/C cho phụ trách phòng ký duyệt. Đối với điện đòi tiền thông báo chứng từ không phù hợp thì thanh toán viên phải lập thông báo cho khách hàng kèm một bản sao điện ngân hàng nước
ngoài thông báo chứng từ không phù hợp. Nếu người nhập khẩu chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán thì ngân hàng thực hiện đúng như các bước nêu trên, nếu người nhập khẩu không chấp nhận thanh toán thì lập điện từ chối thanh
toán trình phu trách phòng ký gửi ngân hàng nước ngoài cho nhận bộ chứng
từ để xử lý.
Khi bộ chứng từ đến, bộ phận tiếp nhận chứng từ sẽ ký nhận chứng từ do
bộ phận văn thư giao lại cho thanh toán viên liên quan, đồng thời mở sổ theo
dõi. Thanh toán viên đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C, kiểm tra tất cả chứng
từ trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận đựơc chứng từ về sự phù hợp của nội dung, số lượng chứng từ so với các điều khoản quy định trong
L/C và sửa đổi L/C (nếu có) và ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng
từ. Sau đó, trình kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng kiểm tra lại.
Nếu qua kiểm tra phát hiện bộ chứng từ có sai sót mà ngân hàng nước ngoài điện đòi tiền xác nhận chứng từ phù hợp hoặc có thông báo chứng từ có sai sót nhưng khách hàng đã chấp nhận sửa sai sót đó thì thanh toán viên phải
chấp nhận sai sót đó, thanh toán viên sẽ giao chứng từ cho khách hàng. Nếu
kahchs hàng từ chối thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần thì thanh toán viên cũng sẽ lập điện từ chối thanh toán /chấp nhận thanh toán một phần
gửi ngân hàng nước ngoài.
Đối với những chứng từ mà ngân hàng nước ngoài điện thông báo có sai sót, khách hàng chưa chấp nhận sai sót. NHNo&PTNT Hoàng Mai đã điện từ
chối, và qua kiểm tra bộ chứng từ phát hiện thêm lỗi thì thanh toán viên phải thông báo trình phụ trách phòng để tiếp tục từ chối thanh toán và ghi rõ chờ
sự định đoạt của họ, đồng thời thông báo để khách hàng cho ý kiến. Nếu khách hàng đồng ý thanh toán thì thanh toán viên sẽ lập điện trả tiền và thu phí sai sót.
Nếu L/C cho phépđòi tiền bằng thư, sau khi kiểm tra chứng từ phù hợp
thì thanh toán viên lập thông báo cho khách hàng (theo mẫu). Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày thông báo mà khách hàng không có ý kiến phản đối thì thanh toán viên thực hiện trả tiền theo hướng dẫn của L/C và quy định cảu
NHNo&PTNT Hoàng Mai.
Nếu chứng từ không phù hợp, thanh toán viên sẽ lập điện từ chối thanh
toán gửi ngân hàng nước ngoài và chỉ ra những điểm không hợp lệ, đồng thời
thông báo cho khách hàng (theo mẫu), yêu cầu họ trả lợi trong vòng 3 ngày làm viện kể từ ngày nhận đựơc thông báo của NHNo&PTNT Hoàng Mai. Nếu
khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán thì thanh toán viên thanh toán và thu phí sai sót. Nếu khách hàng từ chối thanh toán hoặc chấp nhận
thanh toán một phần thì thông báo cho ngân hàng nước ngoài biết và chờ chỉ
thị của họ để xử lý.
Nếu là L/C trả chậm, trong khâu kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp
thanh toán viên sẽ yêu cầu khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán vào
ngày đáo hạn trước khi trao chứng từ (cam kết bằng văn bản hoặc ký chấp
nhận trên hối phiếu nếu có). Sau đó, lập điện /thư chấp nhận thanh toán vào
ngày đáo hạn trình phụ trách phòng ký duyệt, hoặc ký chấp nhận hối chiếu
của khách háng, ngân hàng sẽ có cách xử lý giống như trường hợp đòi tiền
bằng thư.
Bước 6: Trao bộ chứng từ cho người nhập khẩu để họ đi nhận hàng
Việc giao chứng từ cho khách hàng chỉ được thực hiện khi khách hàng
có đủ tiền để thanh toán bộ chứng từ và các chi phí có liên quan (nếu có).
Khi giao chứng từ cho khách hàng thì phải yêu cầu khách hàng ký nhận,
ghi rõ ngày, giờ nhận và tên người ký nhận.
2.3.2.Thực trạng hoạt động thanh toán nhập khẩu theo phương thức tín
dụng chứng từ tại NHNO&PTNT Hoàng Mai
Trong những năm trước nền kinh tế Việt Nam có mức tăng trưởng chậm,
hệ thống cơ sở hạ tầng yếu kém cộng với công nghệ sản xuất lạc hậu cùng với những khó khăn khác do điều kiện khách quan mang lại nên càng trở lên tụt hậu hơn. Trong điều kiện đó, nhu cầu nhập khẩu ở Việt Nam là rất lớn, đặc biệt là đối với những hàng hoá là thiết bị, công nghệ sản xuất hiện đại. Điều này cho thấy cơ hội cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế của các ngân hàng thương mại Việt Nam cũng rất lớn, và cho đến nay khi nền kinh tế Việt Nam đã có mức tăng trưởng cao hơn so với những năm trước, nhưng nhu cầu
nhập khẩu những công nghệ tiên tiến trên thế giới vẫn cao do chúng ta chưa
tự làm ra những công nghệ hiện đại đó nên có nhu cầu nhập khẩu những công
nghệ đó, và vì thế dịch vụ thanh toán quốc tế lại có thêm một cơ hội nữa để
phát triển, và NHNO&PTNT Hoàng Mai là một ngân hàng rất chú trọng đến
việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến thương mại quốc tế. Thể
hiện qua bảng đưới đây.
Bảng 2.3:Doanh số và tỷ trọng thanh toán nhập khẩu của NHNO&PTNT
Đơn vị: Triệu USD
Năm
Thanh toán nhập khẩu của NHNO&PTNT Hoàng Mai Doanh số So với tổng XNK (%) So với cả hệ thống (%) 2005 592,5 77,77 1,5 2006 695.72 78,87 1,52 2007 989,89 80,19 1,95 4 tháng đầu năm 2008 405,5 83,05 1,43
Nguồn: Báo cáo kinh doanh ngoại tệ 2005-2007
Biểu đồ 2.3: Doanh số thanh toỏn nhập khẩu của NHNO&PTNT Hoàng Mai
năm 2005 – 4 tháng năm 2008
Doanh số thanh toan nhập khẩu
592.5 695.72 989.89 405.5 0 500 1000 1500 2005 2006 2007 4thang 2008 Năm T ri ệ u U S D
Từ bảng số liệu trên ta thấy, năm 2005 tổng thanh toán nhập khảu của
NHNO&PTNT Hoàng Mai là 592,5 triệu USD chiếm 77,77% so với tổng
XNK và chiếm 1,5% lượng thanh toán toàn hệ thống NHNO&PTNT Việt
Nam, đến 2006 đạt tới 695,72 triệu USD chiếm 1,52 % lượng thanh toán toàn hệ thống, và đến năm 2007 chiếm 1,95% lượng thanh toán của toàn hệ thống, đặc biệt hơn là chỉ trong 4 tháng đầu năm 2008 con số này đã đạt 405,5 triệu
2008. Thị phần thanh toán nhập khẩu của NHNO&PTNT Hoàng Mai cho ta dự đoán xu hướng đi lên trong công tác thanh toán hàng nhập của ngân hàng
trong các năm trước. Mặc dù vậy thị phần của NHNO&PTNT Hoàng Mai vẫn chưa cao, là do:
+ Trong những năm gần đây khối lượng hàng nhập khẩu trong nước
giảm đáng kể do có các chính sách của nhà nước về hạn chế nhập khẩu hàng
chưa cần thiết, tiết kiệm tiêu dùng và bắt đầu quy định về dán tem các mặt
hàng nhập khẩu,.
+ Các ngân hàng thương mại quốc doanh, thương mại cổ phần khác đã có kinh nghiệm trong thanh toán đối ngoại, khách hàng không còn ngại giao
dịch như trước đây nữa nên đã thu hút được khách hàng của NHNO&PTNT Hoàng Mai.
Thị trường thanh toán nhâp khẩu của NHNO&PTNT Hoàng Mai ngày
càng được mở rộng, là do có sự đổi mới về công nghệ ngân hàng cùng hàng loạt những đổi mới về công tác thanh toán nhập khẩu. Các khách hàng trong
và ngoài nước luôn tìm đến NHNO&PTNT Hoàng Mai với sự tin cậy cao, do
ngân hàng Hoàng Mai luôn phục vụ khách hàng nhiệt tình, chu đáo, nhập
khẩu luôn mua được hàng theo đúng số lượng, chất lượng với thời gian nhanh
nhất.
2.3.3.Doanh số và tỷ trọng sử dụng cac phương thức trong thanh toỏn nhập
khẩu tại NHNO&PTNT Hoàng Mai
Bảng 2.4: Doanh số và tỷ trọng sử dụng các phương thức trong thanh toán nhập khẩu tại NHNO&PTNT Hoàng Mai năm 2005-2007
Phương thức thanh toỏn 2005 2006 2007 Doanh số Tỷ trọng (%) Doanh số Tỷ trọng (%) Doanh số Tỷ trọng (%) Chuyển tiền 140 23,72 135 19,4 179 18,17 Nhờ thu 100 16,95 115 16,63 150 15,15 TDCT 350 59,33 445 63,97 660 66,68
Nguồn: Bỏo cỏo kinh doanh ngoại tệ năm 2005-2007
Biểu đồ 2.4: Doanh số sử dụng các phương thức trong thanh toán nhập khẩu
tại NHNO&PTNT Hoàng Mai năm 2005-2007
2.3.4. Phi thu được từ thanh toán L/C
Doanh số thanh toán của NHNO&PTNT Hoàng Mai là một ngân hàng luôn chú trọng đến phát triển hoạt động kinh doanh đối ngoại nhất là trong lĩnh vực
thanh toán quốc tế, chính vì thế mà doanh số thanh toán của ngân hàng Hoàng Mai liên tục tăng, từ đó kéo theo mức phi cũng tăng lên.
Biểu đồ:2.5: Phí thu được từ thanh toán L/C năm 2005-2007
Phí thu dược từ thanh toan L/C
64102.56 76923.072 92307.686 46153.843 0 20000 40000 60000 80000 100000 2005 2006 2007 4thang 2008 Năm U S D
Từ biểu đồ trên ta thấy phi thanh toán của NHNO&PTNT Hoàng Mai liên tục tăng qua các năm. Năm 2005, thu được mức phí là 64102,56 USD, đến năm 2006 thu được mức phí là 76923,072 USD, và đến năm 2007 thì con số
này là 92307,686 USD, và chỉ trong 4 thang đầu năm 2008 đã thu được
46153,832 USD. Điều này cho thấy xu hướng tăng lên phi thanh toán trong những năm tiếp theo. Hơn nữa phí thu được sẽ giúp cho ngân hàng có được
thêm nguồn vốn để phát triển các dịch vụ mới, tạo điều kiện cho sự phát triển
của hoạt động kinh doanh của ngân hàng trong những năm tới.
2.3.5.Về cơ sở hạ tầng và công nghệ ngân hàng
Với nhận thức công nghệ là nền tảng của mọi sự phát triển,
NHNO&PTNT Hoàng Mai đã không ngừng đầu tư tài chính và nhân lực
nhằm thiết lập một hạ tầng tin học hiện đại cho hoạt động của ngân hàng.
Cho đến nay NHNO&PTNT Hoàng Mai tiến hành các thao tác nghiệp vụ dựa
trên hệ thống máy vi tính hiện đại với phần mềm luôn được cập nhật để phù hợp với hệ thống truyền dữ liệu quốc tế. Ngân hàng Hoàng Mai bắt đầu tham
gia mạng SWIFT ngay từ khi mới thành lập, và hiện nay NH Hoàng Mai đã xử lý được khoảng trên 600 điện qua mạng này với tỷ lệ xử lý tự động đạt
trên 99%. Với hệ thống công nghệ hiện đại như vậy, quy trình thanh toán tín dụng chứng từ được rút ngắn rất nhiều do tiết kiệm được thời gian trong các
khâu tiếp nhận và xử lý thông tin. Hơn nữa, các thông tin được đảm bảo bí
mật tuyệt đối và an toàn trong quá trình luân chuyển. Nhờ hiệu quả công việc