Thanh toán viên kiểm tra đầy đủ và ghi liệt kê số lượng chứng từ vào "Phiếu kiểm chứng từ". Trường hợp L/C do ngân hàng khác thông báo, phải
kiểm tra chữ ký hữu quyền của Ngân hàng thông báo. Ghi chú các chi tiết bộ
chứng từ vào bảng: "Danh sách bộ chứng từ đang xử lý" của từng thanh toán viên để theo dõi trên giấy. Tiếp theo là bước ký xác nhận (vào mặt sau của
L/C gốc) trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất trình. Họ phải ghi số tiền
trên bìa hồ sơ L/C và kiểm tra số dư của L/C có đủ không. Kiểm tra tính hợp
lệ của chứng từ theo điều kiện quy định của L/C và sửa đổi L/C liên quan (nêu có) và UCP 600, kiểm tra các chi tiết trên "Giấy đề nghị chiết khấu
chứng từ hàng xuất theo L/C xuất " (nếu có) theo quy chế của NHNo&PTNT
Việt Nam.
Sau khi kiểm tra, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trrên "phiếu kiểm
chứng từ", ngày giờ kiểm tra xong, ký tên và chuyển Kiểm soát viên kiểm tra
toàn bộ chứng từ và giấy đề nghị chiết khấu trên. Sau khi đã kiểm tra, Kiểm
soát viên ghi rõ ý kiến của mình, ngày giờ kiểm tra xong, ký tên và chuyển
lại cho Thanh toán viên. Nếu kiểm soát viên không đồng nhất ý kiến với
Thanh toán viên về tình trạng của bộ chứng từ thì trình lãnh đạo phòng quyết định (lãnh đạo phòng có thể trình Phó giám đốc phụ trách để xin ý kiến). Nếu
bộ chứng từ có sai sót, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng, nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu khách hàng sửa chữa hoặc thay
thế. Sau đó giao lại cho khách hàng (có kỹ nhận của khách hàng) những
chứng từ cần sửa chữa hoặc thay thế. Trườnghợp khách hàng không đồng ý
với ý kiến của Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại phụ trách phòng để xử lý. Khi khách hàng bổ
sung, sửa chữa lại chứng từ, yêu cầu khách hàng ký xác nhận ngày giờ hoàn tất sửa chữa chứng từ trên " phiếu kiểm chứng từ"