Bộ phận thông báo L/C in thư thông báo theo mẫu thích hợp. Thư thông
báo làm thành hai bản: một bản có tiêu đề NHNo&PTNT Hoàng Mai đính
kèm bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C giao cho khách hàng, một bản đính kèm bản sao L/C hoặc sửa đổi L/C được lưu hồ sơ L/C tại phòng. Sau khi chuyển
kiểm soát viên để kiểm tra nội dung L/C / sửa đổi L/C và thư thông báo
những người này sẽ trình lãnh đạo phòng ký thư thông báo và L/C gốc.
Điện thoại mời khách hàng đến NHNo&PTNT Hoàng Mai nhận L/C /
sửa đổi L/C (có ghi lại ngày, giờ, tên người đã được liên hệ) hoặc gửi L/C /
sửa đổi L/C qua bưu điện nếu khách hàng có yêu cầu. Trường hợp L/C yêu cầu thông báo cho người thụ hưởng qua Ngân hàng khác thì thực hiện theo
yêu cầu.
Sau khi thông báo qua điện thoại, sau đó nhắc lại (mỗi ngày một lần)
trong vòng ngày làm việc từ ngày NHNo&PTNT Hoàng Mai nhận được L/C
/sửa đổi L/C, nếu khách hàng không đến Ngân hàng nhận, bộ phận thông báo
L/c phải gửi thư nhắc khách hàng đến nhận. Trong những trường hợp thời hạn
giao hàng, thời hạn hiệu lực sắp hết (trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được
L/C/sửa đổi L/C ) thì một mặt phải điện thoại lưu ý khách hàng và yêu cầu
khách hàng ra nhận gấp, mặt khác gửi thư yêu cầu khách hàng đến nhận ngay trong ngày.
Khi giao L/C /sửa đổi L/C, phải yêu cầu khách hàng ký nhận và ghi rõ ngày giờ nhận. Nếu khách hàng từ chối nhận L/C /sửa đổi L/C (bằng văn bản
chính thức), điện thông báo ngay cho ngân hàng nước ngoài. b. Thông báo qua ngân hàng thông báo khác.
Có thể thông báo thư, Swift hoặc Telex.
- Thông báo bằng thư: in thư thông báo theo mẫu thích hợp. Thư thông
báo làm thành hai bản, một bản đính kèm bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C gửi
bằng thư bảo đảm/EMS/trao tay cho ngân hàng thông báo khác được quy định
trong L/C, một bản đính kèm bản sao L/C hoặc sửa đổi L/C được lưu tại hồ sơ L/C.
- Thông báo bằng Swift: dùng MT710, MT711 hoặc 799 tuỳ từng trường
hợp cụ thể.
- Thông báo bằng Telex: phải có Test (do phòng QHQT cung cấp)
Khi thông báo bằng TELEX hoặc SWIFT MT, phải chuyển nguyên văn
nội dung nhận được đồng thời nêu rõ " NHNo&PTNT Việt Nam - chi nhánh Hoàng Mai thông báo L/C và sửa đổi L/C mà không chịu trách nhiệm gì".
Đồng thời, theo dõi và nhắc ngân hàng thông báo thứ 2 trả phí thông báo và các phí có liên quan (nếu có).
c. Thông báo kèm xác nhận
Đối với các L/C mà ngân hàng phát hành yêu cầu thì Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai thông báo kèm xác nhận: Bộ phận thông báo L/c
kiểm tra uy tín của ngân hàng phát hành thông qua bảng: "Danh sách ngân hàng có quan hệ đại lý với NHNo&PTNT Việt Nam tại các thị trường quan
trọng trên thế giới được tín nhiệm" do phòng QHQT cung cấp. Sau đó tiến
hành kiểm tra các điều kiện, điều khoản L/C , khả năng thực hiện L/C. Tham
khảo ý kiến của kiểm soát viên và đề xuất việc xác nhận có ký quỹ (mức ký
quỹ) hay không ký quỹ hoặc không xác nhận. Trên cơ sở đề xuất đó, phụ
trách phòng xem xét lại và trình GĐ quyết định, trước khi thông báo cho khách hàng và ngân hàng phát hành. Có các trường hợp sau:
TH1: Nếu không đồng ý xác nhận: thông báo ngay cho ngân hàng phát hành, nội dung thông báo ghi rõ "Chúng tôi không đồng ý xác nhận L/C này.
Chúng tôi đã thông báo cho người thụ hưởng không kèm theo sự xác nhận".
Đồng thời, lập thông báo không kèm sự xác nhận gửi khách hàng.
TH2: Nếu đồng ý nhận xác nhận miễn ký quỹ, lập thông báo kèm xác nhận gửi khách hàng.
TH3: Nếu đồng ý xác nhận có ký quỹ: lập thông báo không kèm xác nhận gửi khách hàng và ghi thêm "L/C này chỉ được xác nhận khi chúng tôi
nhận được tiền ký quỹ từ ngân hàng phát hành". Đồng thời thông báo ngay
cho ngân hàng phát hành số tiền yêu cầu ký quỹ và chỉ định ngân hàng giữ tài khoản đẻ chuyển tiền ký quỹ.
Trường hợp Ngân hàng phát hành chấp nhận ký quỹ như yêu cầu, lập
thông báo bổ sung việc xác nhận cho khách hàng.
Trường hợp ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ và từ bỏ yêu cầu xác nhận, lập thông báo bổ sung khẳng định việc không xác nhận cho
khách hàng.
Trường hợp Ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ nhưng vẫn
yêu cầu Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai xác nhận, phải báo cáo Lãnh
đạo phòng để trình Giám đốc quyết định.
* Trong các trường hợp NHNo&PTNT Hoàng Mai đồng ý xác nhận đều
phải có ý kiến chấp nhận của khách hàng thì mới thực hiện.
Thu phí thông báo, phí xác nhận và hạch toán:
- Nếu phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận do khách hàng chịu
thì bộ phận thông báo L/C có trách nhiệm thông báo trực tiếp cho khách
hàng: việc thu phí phái được thực hiện trước khi giao thông báo (kể cả thông báo sơ bộ), hoặc thông báo qua ngân hàng thông báo khác: thu phí trực tiếp ngân hàng thông báo đó và ghi rõ mức phí phải thu trên thư thông báo. Trong
cả hai trường hợp thì mức phí đều áp dụng theo biểu phí thu hiện hành của
NHNo&PTNT Việt Nam. Bộ phận này sau đó sẽ hạch toán nhập ngoại bằng
tài khoản "L/C EIB thông báo" trị giá L/C sửa đổi tăng hoặc xuất ngoại bảng
giá trị giá sửa đổi giảm.
- Nếu phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận do người mở L/C
chịu thì bộ phận thông báo L/C lập ngay điện thu đòi ngân hàng phát hành theo biểu phí áp dùng cho các ngân hàng đại lý hiện hành. Khi nhận được
nghiệp vụ và điện phí (nếu có) của Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai số
tiền phí ngân hàng phát hành trả.
Tiếp theo, số tiền ký quỹ của ngân hàng xác nhận được hạch toán. Bộ
phận thông báo L/C khi nhận đựơc tiền kỹ quỹ từ ngân hàng xác nhận, hạch
toán số tiền ký quỹ vào tài khoản ký quỹ thích hợp (trường hợp thông báo
kèm xác nhận có yêu cầu ngân hàng phát hành ký quỹ), đồng thời theo dõi các khoản quỹ đã đòi: Theo dõi các khoản quỹ đã đòi phải báo cáo cho lãnh
đạo phòng về những khoản phí nước ngoài/ phí khách hàng trong nước chưa thanh toán để có biện pháp xử lý.
Thông báo sơ bộ L/C (Pre-advice Letter of Credit):
- Khi nhận được điện L/C hoặc sửa đổi L/C ghi "Các chi tiết đầy đủ gửi
sau" hoặc một câu có nội dung tương tự, bộ phận thông báo L/C lập tức thông báo sơ bộ gửi khách hàng, xử lý tương tự như khi tiếp nhận và thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C nêu trên. Tuy nhiên trên thư thông báo sơ bộ đến
khách hàng, phải ghi rõ "đây chỉ là thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi
hành". Theo dõi cho đến khi nhận được L/C , sửa đổi chính thức, thực hiện
kiểm tra và thông báo như quy định đối với L/C hoặc sửa đổi L/C nêu trên. Tuy nhiên, sau 5 ngày làm việc mà không nhận được L/C sửa đổi chính thức,
phải tra soát với ngân hàng phát hành.
B. Tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán: Bước 3: Tiếp nhận bộ chứng từ Bước 3: Tiếp nhận bộ chứng từ
Bộ tiếp nhận bộ chứng từ nhận bộ chứng từ từ khách hàng xuất trình kèm theo bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) có xác nhận
mã/chữ ký đúng. Sau đó kiểm tra đủ loại chứng từ, lượng của từng loại chứng
từ kê trên "Giấy xuất trình chứng từ hàng xuất theo phương thức tín dụng
chứng từ trước khi ký nhận chứng từ phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ
trên "Giấy xuất trình chứng từ hàng xuất theo phương thức tín dụng chứng
từ", tìm hồ sơ L/c tương ứng. Đối với những bộ chứng từ xuất trình lần đầu
theo L/C do ngân hàng khác thông báo: vào số L/C do Ngân hàng khác thông báo và lấy số tham chiếu của chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai (theo ký
hiệu của loại L/C này), vào bìa riêng cho loại L/C này và điền đầy đủ các chi
tiết trên bìa. Sau đó vào số chứng từ và chuyển chứng từ cho lãnh đạo phòng
để phân chứng từ cho thanh toán viên xử lý.
Bước 4: Xử lý bộ chứng từ
a. Kiểm tra và yêu cầu khách hàng sửa chữa chứng từ.
Thanh toán viên kiểm tra đầy đủ và ghi liệt kê số lượng chứng từ vào "Phiếu kiểm chứng từ". Trường hợp L/C do ngân hàng khác thông báo, phải
kiểm tra chữ ký hữu quyền của Ngân hàng thông báo. Ghi chú các chi tiết bộ
chứng từ vào bảng: "Danh sách bộ chứng từ đang xử lý" của từng thanh toán viên để theo dõi trên giấy. Tiếp theo là bước ký xác nhận (vào mặt sau của
L/C gốc) trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất trình. Họ phải ghi số tiền
trên bìa hồ sơ L/C và kiểm tra số dư của L/C có đủ không. Kiểm tra tính hợp
lệ của chứng từ theo điều kiện quy định của L/C và sửa đổi L/C liên quan (nêu có) và UCP 600, kiểm tra các chi tiết trên "Giấy đề nghị chiết khấu
chứng từ hàng xuất theo L/C xuất " (nếu có) theo quy chế của NHNo&PTNT
Việt Nam.
Sau khi kiểm tra, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trrên "phiếu kiểm
chứng từ", ngày giờ kiểm tra xong, ký tên và chuyển Kiểm soát viên kiểm tra
toàn bộ chứng từ và giấy đề nghị chiết khấu trên. Sau khi đã kiểm tra, Kiểm
soát viên ghi rõ ý kiến của mình, ngày giờ kiểm tra xong, ký tên và chuyển
lại cho Thanh toán viên. Nếu kiểm soát viên không đồng nhất ý kiến với
Thanh toán viên về tình trạng của bộ chứng từ thì trình lãnh đạo phòng quyết định (lãnh đạo phòng có thể trình Phó giám đốc phụ trách để xin ý kiến). Nếu
bộ chứng từ có sai sót, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng, nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu khách hàng sửa chữa hoặc thay
thế. Sau đó giao lại cho khách hàng (có kỹ nhận của khách hàng) những
chứng từ cần sửa chữa hoặc thay thế. Trườnghợp khách hàng không đồng ý
với ý kiến của Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai về những sai sót đã nêu, thanh toán viên báo cáo lại phụ trách phòng để xử lý. Khi khách hàng bổ
sung, sửa chữa lại chứng từ, yêu cầu khách hàng ký xác nhận ngày giờ hoàn tất sửa chữa chứng từ trên " phiếu kiểm chứng từ"
b. In thư gửi chứng từ và đòi tiền
- Trong trường hợp chứng từ phù hợp, nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện: thanh toán viên lập điện đòi tiền (sử dụng Telex/Swift có mã hoặc Swift
MT 754 nếu đòi tiền ngân hàng phát hành, MT 742 nếu đòi tiền ngân hàng bồi hoàn được chỉ định đồng thời lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành nêu rõ là đòi tiền bằng Swift MT ngày ....) Nếu L/C quy định đòi tiền
ngân hàng phát hành bằng thư: thanh toán viên lập thư gửi chứng từ kèm chỉ
thị chuyển tiền để đòi tiền ngân hàng phát hành. Còn nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng bồi hoàn bằng thư: thanh toán viên lập thư đòi tiên ngân hàng bồi hoàn và thứ gửi chứng từcho ngân hàng phát hành (trong đó có ghi rõ là
đã đòi tiền ngân hàng bồi hoàn và đính kèm thư đòi tiền đó).
- Trường hợp chứng từ không phù hợp, nếu L/C quy định đòi tiền ngân
hàng phát hành bằng điện thì không gửi điện mà chỉ lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp kèm chỉ thị thanh toán. Nếu L/C quy định đòi tiền
ngân hàng bồi hoàn bằng điện: không điện đòi tiền ngân hàng bồi hoàn mà chỉ lập thư gửi chứng từ cho ngân hàng phát hành kèm theo chỉ thị chuyển
tiền. Nếu ngân hàng phát hành chấp nhận chứng từ nhưng không thực hiện
việc thanh toán mà uỷ quyền cho chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai đòi tiền ngân hàng bồi hoàn, thanh toán viên sẽ điện đòi tiền ngân hàng bồi hoàn, nói rõ là tiền theo sự chấp thuận của ngân hàng mở L/C bằng... ngày ....). Nếu L/C quy định đòi tiền ngân hàng phát hành bằng thư thì lập thư gửi chứng từ có nêu các điểm không phù hợp, và chỉ thị chuyển tiền. Trường hợp L/C quy định đòi tiền ngân hàng bồi hoàn bằng thư: thanh toán viên không đòi tiền
ngân hàng bồi hoàn mà chỉ lập chứng từ có kèm chỉ thị chuyển tiền cho ngân
hàng phát hành. Nếu ngân hàng phát hành chấp nhận chứng từ nhưng không
thực hiện việc thanh toán mà uỷ quyền cho Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng
Mai đòi tiền ngân hàng bồi hoàn, thanh toán viên sẽ lập thư đòi tiền ngân
* Lưu ý: Hối chiếu được gửi theo quy định của L/C
c. Gửi chứng từ đòi tiền và theo dõi tiền về
Thanh toán viên gửi bộ chứng từ (có photo copy lại một bộ chứng từ để lưu hồ sơ) cho bộ phận văn thư hoặc phòng hành chính (có ký nhận) để gửi đòi tiền ngân hàng nước ngoài qua bưu điện thư, thư đảm bảo hoặc dịch vụ
chuyển phát nhanh (tuỳ điều kiện L/C). Sau đó nhập các chi tiết cần thiết của
bộ chứng từ vào máy- phần “xuất trình chứng từ” của chương trình Ipcad (theo mẫu có sẵn trong chương trình), làm bút toán thu thủ tục phí thương lượng và các phí liên quan, chiết khấu chứng từ theo yêu cầu khách hàng (theo quy chế của Agribank), xuất ngoại bảng tài khoản “L/C do Chi nhánh
NHNo&PTNT Hoàng Mai thông báo”, số tiền trị giá bộ chứng từ và nhập
ngoại bảng tài khoản “chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền”.
Thanh toán viên phải theo dõi hồ sơ chờ thanh toán và nhắc ngân hàng nước
ngoài thanh toán bộ chứng từ do mình xử lý.
+ Đối với L/C trả ngay: Trừ khi L/C có quy định khác, nếu quá 5 ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền (trường hợp đòi tiền bằng điện), hoặc đối
với bộ chứng từ đòi tiền bằng thư chuyển phát nhanh (courior express) thì nếu quá 7 ngày làm việc từ ngày ngân hàng nước ngoài nhận được bộ chứng
từ (ngày ngân hàng nước ngoài nhận được chứng từ được xác định qua dịch
vụ chuỷen phát nhanh báo lại) hoặc quá 20 ngày kể từ ngày gửi chứng từ
bằng thư bảo đảm, mà không nhận được báo trả tiền hoặc báo có, thanh toán
viên phải điện nhắc ngân hàng nước ngoài trả tiền đối với những chứng từ
phù hợp, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về tình trạng chứng từ đối với
những bộ chứng từ không phù hợp.
+ Đối với L/C trả chậm: Thanh toán viên phải theo dõi và yêu cầu ngân hàng nước ngoài thông báo việc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ của người
mua và xác nhận ngày đáo hạn. Trong vòng 01 ngày làm việc sau ngày đáo
hạn, nếu chưa nhận được thanh toán từ ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải làm điện nhắc.
- Trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toán, Thanh toán viên phải kiểm
tra lý do từ chối thanh toán của ngân hàng nước ngoài, thông báo cho khách hàng về việc từ chối thanh toán để khách hàng định đoạt chứng từ. Đồng thời điện ngày cho ngân hàng nước ngoài phản đối nếu việc từ chối không xác đáng. Sau 5 ngày kể từ ngày Agribank điện phản đối mà không nhận được
thông tin hoặc tiếp tục bị NHNN từ chối, thanh toán viên phải thông báo
ngay cho khách hàng yêu cầu khách hàng chỉ thị giải quyết, đồng thời vẫn
tiếp tục gửi điện, thư đấu tranh với NHNN. Trường hợp ngân hàng nước