Thanh toán viên gửi bộ chứng từ (có photo copy lại một bộ chứng từ để lưu hồ sơ) cho bộ phận văn thư hoặc phòng hành chính (có ký nhận) để gửi đòi tiền ngân hàng nước ngoài qua bưu điện thư, thư đảm bảo hoặc dịch vụ
chuyển phát nhanh (tuỳ điều kiện L/C). Sau đó nhập các chi tiết cần thiết của
bộ chứng từ vào máy- phần “xuất trình chứng từ” của chương trình Ipcad (theo mẫu có sẵn trong chương trình), làm bút toán thu thủ tục phí thương lượng và các phí liên quan, chiết khấu chứng từ theo yêu cầu khách hàng (theo quy chế của Agribank), xuất ngoại bảng tài khoản “L/C do Chi nhánh
NHNo&PTNT Hoàng Mai thông báo”, số tiền trị giá bộ chứng từ và nhập
ngoại bảng tài khoản “chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền”.
Thanh toán viên phải theo dõi hồ sơ chờ thanh toán và nhắc ngân hàng nước
ngoài thanh toán bộ chứng từ do mình xử lý.
+ Đối với L/C trả ngay: Trừ khi L/C có quy định khác, nếu quá 5 ngày làm việc kể từ ngày điện đòi tiền (trường hợp đòi tiền bằng điện), hoặc đối
với bộ chứng từ đòi tiền bằng thư chuyển phát nhanh (courior express) thì nếu quá 7 ngày làm việc từ ngày ngân hàng nước ngoài nhận được bộ chứng
từ (ngày ngân hàng nước ngoài nhận được chứng từ được xác định qua dịch
vụ chuỷen phát nhanh báo lại) hoặc quá 20 ngày kể từ ngày gửi chứng từ
bằng thư bảo đảm, mà không nhận được báo trả tiền hoặc báo có, thanh toán
viên phải điện nhắc ngân hàng nước ngoài trả tiền đối với những chứng từ
phù hợp, chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về tình trạng chứng từ đối với
những bộ chứng từ không phù hợp.
+ Đối với L/C trả chậm: Thanh toán viên phải theo dõi và yêu cầu ngân hàng nước ngoài thông báo việc chấp nhận thanh toán bộ chứng từ của người
mua và xác nhận ngày đáo hạn. Trong vòng 01 ngày làm việc sau ngày đáo
hạn, nếu chưa nhận được thanh toán từ ngân hàng nước ngoài, thanh toán viên phải làm điện nhắc.
- Trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toán, Thanh toán viên phải kiểm
tra lý do từ chối thanh toán của ngân hàng nước ngoài, thông báo cho khách hàng về việc từ chối thanh toán để khách hàng định đoạt chứng từ. Đồng thời điện ngày cho ngân hàng nước ngoài phản đối nếu việc từ chối không xác đáng. Sau 5 ngày kể từ ngày Agribank điện phản đối mà không nhận được
thông tin hoặc tiếp tục bị NHNN từ chối, thanh toán viên phải thông báo
ngay cho khách hàng yêu cầu khách hàng chỉ thị giải quyết, đồng thời vẫn
tiếp tục gửi điện, thư đấu tranh với NHNN. Trường hợp ngân hàng nước
ngoài từ chối thanh toán và trả lại chứng từ gốc.
+ Nếu không có chiết khấu: Thanh toán viên trả lại bộ chứng từ cho
khách hàng (có ký nhận) thu các phí có liên quan và hạch toán xuất ngoại
bảng tài khoản “chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền” trị giá
bộ chứng từ.
+ Nếu có chiết khấu: Thực hiện theo quy chế chiết khấu của EIB và hạch
toán xuất ngoại bảng tài khoản “Chứng từ hàng xuất bằng L/C gửi nước ngoài đòi tiền” trị giá bộ chứng từ.
+ Trích tài khoản của khách hàng để chuyển trả phí liên quan cho ngân
hàng nước ngoài (nếu có).