Đối với các L/C mà ngân hàng phát hành yêu cầu thì Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai thông báo kèm xác nhận: Bộ phận thông báo L/c
kiểm tra uy tín của ngân hàng phát hành thông qua bảng: "Danh sách ngân hàng có quan hệ đại lý với NHNo&PTNT Việt Nam tại các thị trường quan
trọng trên thế giới được tín nhiệm" do phòng QHQT cung cấp. Sau đó tiến
hành kiểm tra các điều kiện, điều khoản L/C , khả năng thực hiện L/C. Tham
khảo ý kiến của kiểm soát viên và đề xuất việc xác nhận có ký quỹ (mức ký
quỹ) hay không ký quỹ hoặc không xác nhận. Trên cơ sở đề xuất đó, phụ
trách phòng xem xét lại và trình GĐ quyết định, trước khi thông báo cho khách hàng và ngân hàng phát hành. Có các trường hợp sau:
TH1: Nếu không đồng ý xác nhận: thông báo ngay cho ngân hàng phát hành, nội dung thông báo ghi rõ "Chúng tôi không đồng ý xác nhận L/C này.
Chúng tôi đã thông báo cho người thụ hưởng không kèm theo sự xác nhận".
Đồng thời, lập thông báo không kèm sự xác nhận gửi khách hàng.
TH2: Nếu đồng ý nhận xác nhận miễn ký quỹ, lập thông báo kèm xác nhận gửi khách hàng.
TH3: Nếu đồng ý xác nhận có ký quỹ: lập thông báo không kèm xác nhận gửi khách hàng và ghi thêm "L/C này chỉ được xác nhận khi chúng tôi
nhận được tiền ký quỹ từ ngân hàng phát hành". Đồng thời thông báo ngay
cho ngân hàng phát hành số tiền yêu cầu ký quỹ và chỉ định ngân hàng giữ tài khoản đẻ chuyển tiền ký quỹ.
Trường hợp Ngân hàng phát hành chấp nhận ký quỹ như yêu cầu, lập
thông báo bổ sung việc xác nhận cho khách hàng.
Trường hợp ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ và từ bỏ yêu cầu xác nhận, lập thông báo bổ sung khẳng định việc không xác nhận cho
khách hàng.
Trường hợp Ngân hàng phát hành không chấp nhận ký quỹ nhưng vẫn
yêu cầu Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai xác nhận, phải báo cáo Lãnh
đạo phòng để trình Giám đốc quyết định.
* Trong các trường hợp NHNo&PTNT Hoàng Mai đồng ý xác nhận đều
phải có ý kiến chấp nhận của khách hàng thì mới thực hiện.
Thu phí thông báo, phí xác nhận và hạch toán:
- Nếu phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận do khách hàng chịu
thì bộ phận thông báo L/C có trách nhiệm thông báo trực tiếp cho khách
hàng: việc thu phí phái được thực hiện trước khi giao thông báo (kể cả thông báo sơ bộ), hoặc thông báo qua ngân hàng thông báo khác: thu phí trực tiếp ngân hàng thông báo đó và ghi rõ mức phí phải thu trên thư thông báo. Trong
cả hai trường hợp thì mức phí đều áp dụng theo biểu phí thu hiện hành của
NHNo&PTNT Việt Nam. Bộ phận này sau đó sẽ hạch toán nhập ngoại bằng
tài khoản "L/C EIB thông báo" trị giá L/C sửa đổi tăng hoặc xuất ngoại bảng
giá trị giá sửa đổi giảm.
- Nếu phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận do người mở L/C
chịu thì bộ phận thông báo L/C lập ngay điện thu đòi ngân hàng phát hành theo biểu phí áp dùng cho các ngân hàng đại lý hiện hành. Khi nhận được
nghiệp vụ và điện phí (nếu có) của Chi nhánh NHNo&PTNT Hoàng Mai số
tiền phí ngân hàng phát hành trả.
Tiếp theo, số tiền ký quỹ của ngân hàng xác nhận được hạch toán. Bộ
phận thông báo L/C khi nhận đựơc tiền kỹ quỹ từ ngân hàng xác nhận, hạch
toán số tiền ký quỹ vào tài khoản ký quỹ thích hợp (trường hợp thông báo
kèm xác nhận có yêu cầu ngân hàng phát hành ký quỹ), đồng thời theo dõi các khoản quỹ đã đòi: Theo dõi các khoản quỹ đã đòi phải báo cáo cho lãnh
đạo phòng về những khoản phí nước ngoài/ phí khách hàng trong nước chưa thanh toán để có biện pháp xử lý.
Thông báo sơ bộ L/C (Pre-advice Letter of Credit):
- Khi nhận được điện L/C hoặc sửa đổi L/C ghi "Các chi tiết đầy đủ gửi
sau" hoặc một câu có nội dung tương tự, bộ phận thông báo L/C lập tức thông báo sơ bộ gửi khách hàng, xử lý tương tự như khi tiếp nhận và thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C nêu trên. Tuy nhiên trên thư thông báo sơ bộ đến
khách hàng, phải ghi rõ "đây chỉ là thông báo sơ bộ, chưa có hiệu lực thi
hành". Theo dõi cho đến khi nhận được L/C , sửa đổi chính thức, thực hiện
kiểm tra và thông báo như quy định đối với L/C hoặc sửa đổi L/C nêu trên. Tuy nhiên, sau 5 ngày làm việc mà không nhận được L/C sửa đổi chính thức,
phải tra soát với ngân hàng phát hành.