Bước 1: Tiếp nhận L/C / sửa đổi L/C
Lãnh đạo phòng hoặc người được phân công sẽ nhận L/C/ sửa đổi L/C từ
mạng Swift từ Trung ương truyền tới (đối với L/C / sửa đổi L/C gửi bằng
TELEX/SWIFT) hoặc phòng hành chính đối với L/C / sửa đổi L/C gửi bằng thư), sau đó giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý.
Bộ phận thông báo L/c chịu trách nhiệm vào sổ nhận điện /thư đến, kiểm
tra xem L/C / sửa đổi L/C có được phòng QHQT kiểm tra tính xác thực hay chưa (SWIFT) được Authenticated, chữ ký hữu quyền được kiểm đúng, số Test được giải mã đúng, Nếu chưa được xác thực thì chuyển các điện, thư cần
xác thực đến phòng QHQT để được xác thực (kiểm chữ ký hữu quyền, giải
mã số Test). Sau đó bộ phận này sẽ lấy số và vào sổ nhận L/C (đối với L/C).
vào bìa hồ sơ L/C (điền đầy đủ các chi tiết theo mẫu có sẵn). Đồng thời, kiểm
tra chi tiết trên L/C / sửa đổi L/C để lựa chọn thình thức thông báo thích hợp,
bao gồm:
+ L/C phải có dẫn chiếu UCP 600. Đối với L/C mở bằng Swift MT700
hoặc thông báo bằng Swift MT 700, hoặc chuyển nhượng bằng MT720 dù không có dẫn chiếu UCP600 vẫn được hiểu là tuân thủ UCP600 trừ khi có quy định khác.
+ Tên và địa chỉ ngườihưởng lợi.
+ Các chỉ dẫn thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi
hay qua ngân hàng thông báo khác).
+ Loại L/C (L/C xác nhận, tuần hoàn, chuyển nhượng...)
+ Có bị chập, sai sót, mâu thuẫn, không rõ ràng không. Nếu có lưu ý đơn
vị (đối với các sai sót về nội dung L/C) hoặc yêu cầu ngân hàng nước ngoài lập lại (nếu bị chập).
Tiếp theo là nhập các chi tiết cần thiết vào phần "Thông báo L/C/ sửa đổi
L/C" của chương trình vi tính mạng Ipacad (theo mẫu có sẵn trong chương
trình).
Bước 2: Thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C