Hai hệ thống quản lý mơi trường và hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp của cơng ty tồn tại độc lập với nhau từ khi bắt đầu triển khai áp dụng cho đến nay. Để tăng cường ý thức bảo vệ mơi trường, nâng cao hiệu quả quản lý, hạn chế trùng lắp, làm gọn nhẹ cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý và giúp việc áp dụng được dễ dàng hơn, do đĩ đề nghị tích hợp hệ thống quản lý mơi trường và hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp của cơng ty theo mơ hình ma trận IMS như sau:
Hệ thống quản lý tích hợp EHS được áp dụng cho mọi hoạt động của cơng ty. Thành phần ban EHS của cơng ty như sau:
5.2.2.Trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong ban EHS
Trưởng văn phịng
- Chủ trì cuộc họp xem xét của lãnh đạo và các cuộc họp khác khi cĩ yêu cầu
- Chủ trì các cuộc họp hàng quý của ban EHS
- Chịu trách nhiệm chung cho việc thực hiện các chương trình quản lý EHS
- Cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực, nguồn tài chính và thời gian làm việc thực hiện thành cơng hệ thống quản lý EHS.
- Đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu luật định và các quy định theo cam kết của cơng ty.
- Là người tiếp xúc chính với các cơ quan chính quyền về các vấn đề liên quan đến EHS
Trưởng văn phịng
Đại diện lãnh đạo
Phụ trách mơi trường Phụ trách an tồn và sức khỏe
Trưởng đội ứng cứu tình trạng khẩn cấp Thơng tin viên Trưởng đội cấp cứu Nhân viên kiểm sốt phịng lưu mãu Nhân viên kiểm sốt tài liệu Trợ lý thơng tin viên Trợ lý phụ trách mơi trường Trợ lý phụ trách sức khỏe và an tồn Thư ký
- Hỗ trợ đại diện lãnh đạo EHS và ban EHS về tinh than và quyền hạn để họ thực hiện nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm chung trong việc kiểm sốt và giảm thiểu bất kỳ hoạt động EHS nào mà khơng phù hợp với luật định, qui định hoặc cĩ thể gây phá hủy nghiêm trọng đối với mơi trường hoặc an tồn sức khỏe của bất kỳ người nào.
- Hỗ trợ và thúc đẩy việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong ban EHS về cả nhiệm vụ thường lệ và nhiệm vụ trong ban EHS theo khả năng của họ
Đại diện lãnh đạo
- Bảo đảm hệ thống quản lý EHS được thiết lập, thực hiện và duy trì
- Báo cáo về các chỉ số hoạt động chính của hệ thống EHS cho Trưởng văn
phịng trong các cuộc họp của ban EHS
- Lập kế hoạch và đảm bảo việc thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ hệ thống EHS
- Gĩp ý với Trưởng văn phịng về các vấn đề liên quan đến sự phù hợp với các yêu cầu luật định và yêu cầu khác.
- Trợ giúp Trưởng văn phịng trong việc thực hiện các cuộc họp xem xét lãnh đạo định kỳ và khi cĩ yêu cầu
- Hàng năm hoặc khi cĩ yêu cầu, Đại diện lãnh đạo trình ngân sách và các đề nghị chương trình quản lý EHS do ban EHS soạn thảo cho Trưởng văn phịng
- Đảm bảo cung cấp các khĩa đào tạo về EHS cho nhân viên được thực hiện
- Đảm bảo các dữ liệu EHS được duy trì và cập nhật mọi lúc
- Đề xuất các đề nghị cải tiến
Phụ trách sức khỏe và an tồn
- Chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp trong cơng ty
- Đảm bảo việc đánh giá các mối nguy hại và rủi ro được thực hiện và cập nhật theo yêu cầu của hệ thống EHS
- Tổ chức các khĩa đào tạo về an tồn cho nhân viên bao gồm: ergonomics, sơ cấp cứu, cách sử dụng và bảo quản các trang thiết bị bảo vệ cá nhân, cách phịng chống các dịch bệnh (nếu cĩ),…
- Tổ chức thực tập sơ cấp cứu tại cơng ty
- Phối hợp với Phụ trách mơi trường tổ chức các buổi thực tập các thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bao gồm: phịng cháy chữa cháy, sự cồ tràn đổ hĩa chất,… và đánh giá hiệu lực của các thủ tục này.
- Phối hợp với Phụ trách mơi trường lập sơ đồ thốt hiểm cho văn phịng và
nhà xưởng
- Cùng với Phụ trách mơi trường, đảm bảo các thủ tục về sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình huống khẩn cấp được xem xét mỗi khi xảy ra các sự cố, tai nạn, tình huống khẩn cấp
- Đánh giá nhu cầu về nhân lực, thiết bị và điều phối triển khai tại hiện trường trong tình huống khẩn cấp
- Đảm bảo sự sẵn sàng cĩ đội ngũ cứu trợ sẵn sàng thay thế cho người bị thong khi cần thiết
- Đảm bảo đầy đủ phương tiện và chỗ ở cho những người bị thong thong trong các tình huống khẩn cấp, kiểm tra sức khỏe nhân viên được thực hiện
- Đề nghị các biện pháp để đảm bảo an tồn và sức khỏe cho nhân viên
- Đảm bảo lịch kiểm tra hệ thống an tồn điện, kiểm tra sức khỏe nhân viên
được thực hiện
- Tổ chức đánh giá trong cơng ty về ergonomics, lập báo cáo tổng kết
- Thực hiện các cơng việc được xác định trong các thủ tục và hướng dẫn cơng việc của hệ thống EHS
- Đề xuất các hành động cải tiến lean lãnh đạo (nếu cĩ)
- Báo cáo kết quả thực hiện EHS cho ban EHS hàng quý hoặc cĩ xảy ra tai nạn
Phụ trách mơi trường
- Đảm bảo viêc đánh giá các khía cạnh và tác động mơi trường được thực hiện và cập nhật theo yêu cầu của hệ thống EHS
- Tổ chức các khĩa đào tạo cho nhân viên về quản lý các hĩa chất nguy hại, quản lý chất thải,… đảm bảo nhân viên thực hiện theo đúng yêu cầu của hệ thống EHS của cơng ty
- Đảm bảo các nhà cung ứng được phổ biến các yêu cầu liên quan đến hệ thống quản lý EHS của cơng ty
- Phối hợp với Phụ trách an tồn và sức khoẻ tổ chức các buổi thực tập thủ tục đáp ứng tình huống khẩn cấp bao gồm: phịng cháy chữa cháy, sự cố tràn đổ hĩa chất,… và đánh giá tính hiệu lực của thủ tục này
- Cùng với Phụ trách an tồn và sức khỏe, đảm bảo thủ tục chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình huống khẩn cấp được xem xét sau khi xảy ra cháy nổ, tràn đổ hĩa chất, tình huống khẩn cấp
- Phối hợp với Phụ trách an tồn và sức khỏe lập sơ đồ thốt hiểm cho văn
phịng và phịng lưu mẫu, tồn xưởng
- Đảm bảo lịch kiểm tra hệ thống phịng cháy chữa cháy được thực hiện
- Đảm bảo đánh giá mơi trường khơng khí tại cơng ty được thực hiện
- Chỉ huy các hoạt động ứng cứu và báo cáo với Đại diện lãnh đạo, Trưởng văn phịng về tình huống khẩn cấp
- Liên hệ với Phụ trách an tồn và sức khỏe để thay thế nhân lực cho các
trường hợp tình trạng khẩn cấp kéo dài
- Thực hiện các cơng việc được xác định trong các thủ tục và hướng dẫn cơng việc của hệ thống EHS
- Đề xuất việc trang bị các thiết bị cần thiết liên quan đến bảo vệ mơi trường
- Đề xuất các hành động cải tiến lean lạnh đạo (nếu cĩ)
Trưởng đội ứng cứu tình trạng khẩn cấp
- Kiểm tra định kỳ các thiết bị nhằm đảm bảo chúng được đặt đúng vị trí quy định và trong tình trạng hoạt động tốt
- Cùng với Phụ trách mơi trường, Phụ trách an tồn và sức khỏe tổ chức các
buổi thực tập ứng cứu tình trạng kẩn cấp tại cơng ty
- Tổ chức di sản khi xảy ra các tình trạng khẩn cấp, đảm bảo an tồn về người và tài sản
Trưởng đội cấp cứu
- Đảm bảo các túi cấp cứu sẵn cĩ, đầy đủ và đặt đúng vị trí quy định
- Tổ chức kiểm tra các túi cấp cứu định kỳ
- Cùng với Phụ trách an tồn và sức khỏe tổ chức các buổi thực tập sơ cấp cứu tại cơng ty
- Tổ chức cấp cứu người bị thong, chỉ định người sơ cứu
- Liên hệ với các bệnh viện, thầy thuốc khi cĩ yêu cầu
- Tuân theo lời khuyên của Phụ trách an tồn và sức khỏe và Đại diện lãnh đạo khi cĩ các trường hợp bị thương nặng
Thơng tin viên
- Đảm bảo các yêu cầu luật định và các yêu cầu khác mà cơng ty áp dụng được cập nhật đầy đủ
- Đảm bảo các yêu cầu luật định và yêu cầu khác mà cơng ty áp dụng được phổ biến đến các nhân viên liên quan
- Thơng tin cho ban EHS các thơng tin từ các bên liên quan về hệ thống EHS của cơng ty, nếu nhận được
Trợ lý
- Thực hiện theo sự chỉ đạo của các thành viên được phân cơng hỗ trợ
- Đại diện cho nhân viên, trợ lý của thơng tin liên laic và trợ lý của Phụ trách mơi trường phải thống báo cho ban EHS các thơng tin về OHSAS, các rủi ro và những vấn đề khác liên quan.
- Quản lý việc phân loại và sắp xếp các hĩa chất, và loại bỏ các hĩa chất khơng cịn sử dụng được do hư hỏng hoặc do quá hạn sử dụng
- Thơng báo cho Trưởng văn phịng, Đại diện lãnh đạo, Phụ trách an tồn và
sức khỏe và Phụ trách mơi trường các sự cố xảy ra tại phịng lưu mẫu
- Đề nghị các biện pháp để cải thiện mơi trường và việc lưu giữ, xếp dỡ các hĩa chất trong phịng lưu mẫu
Nhân viên kiểm sốt tài liệu
- Lưu giữ các tài liệu của hệ thống EHS
- Thực hiện việc chỉnh sửa các tài liệu của hệ thống EHS khi đã được Trưởng phịng phê duyệt
- Thực hiện việc phân phối các tài liệu (nếu cần)
- Thu hồi các tài liệu lỗi thời
Thư ký
- Ghi chép biên bản các buổi họp của ban EHS
- Phổ biến các biên bản họp cho các thành viên liên quan
- Ghi chép, chụp hình hoặc quay phim khi xảy ra các tình huống khẩn cấp và lưu giữ các hồ sơ này
5.2.3. Hệ thống văn bản tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp
Trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001 yêu cầu các tài liệu của hệ thống EHS được thiết lập, thực hiện và duy trì
Các tài liệu trong hệ thống EHS của cơng ty gồm:
Bảng 5.1: Danh mục tài liệu của cơng ty
STT Ký mã hiệu Tên tài liệu
1 Chính sách EHS
2 EHS-100 Sổ tay EHS
3 EHS-200 Thủ tục nhận biết các mối nguy hại
4 EHS-201 Thủ tục nhận biết các yêu cầu luật định và yêu cầu
khác
5 EHS-202 Thủ tục thơng tin và thảo luận
khẩn cấp
8 EHS-205 Thủ tục quản lý hồ sơ
9 EHS-206 Thủ tục đào tạo, nhận thức và năng lực
10 EHS-207 Thủ tục ban EHS
11 EHS-208 Thủ tục cấp cứu và tình huống y học khẩn cấp
12 EHS-209 Thủ tục sự cố, sự khơng phù hợp, hảnh động khắc
phục, phịng ngừa
13 EHS-210 Thủ tục giám sát và đo lường kết quả thực hiện
14 EHS-211 Thủ tục sức khỏe nghề nghiệp
15 EHS-212 Thủ tục quản lý hĩa chất nguy hại
16 EHS-213 Thủ tục đánh giá
17 EHS-214 Thủ tục xem xét của lãnh đạo
18 EHS-215 Thủ tục quản lý chất thải
19 EHS-301 Hướng dẫn ergonomics văn phịng
20 EHS-302 Hướng dẫn lái xe an tồn và thân thiện với mơi trường
21 EHS-303 Hướng dẫn trang bị bảo vệ cá nhân
22 EHS-304 Hướng dẫn mua hàng
23 EHS-305 Hướng dẫn mang vác thích hợp
5.3. Sổ tay và một số thủ tục của hệ thống quản lý tích hợp
5.3.1. Sổ tay EHS
Yêu cầu của tiêu chuẩn:
Cơng ty lập một quyển sổ tay EHS nhằm đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001, của OHSAS 18001 và yêu cầu của chính cơng ty. Nội dung trong sổ tay EHS đề nghị gồm cĩ:
- Giới thiệu cơng ty (bao gồm xác định phạm vi áp dụng của hệ thống EHS)
- Chính sách EHS và các mục tiêu, chỉ tiêu EHS
- Sơ đồ tổ chức của cơng ty
- Ban EHS và trách nhiệm quyền hạn
- Định nghĩa các chữ viết tắt
- Các yếu tố chính trong hệ thống EHS, tác động qua lại giữa chúng
- Các hướng dẫn cơng việc trong hệ thống EHS
- Tài liệu tham khảo
5.3.2. Chính sách EHS
Trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và OHSAS 18001, chính sách EHS của cơng ty được lập thành văn bản và do lãnh đạo cao nhất của cơng ty ký duyệt. Chính sách này được phổ biến cho tất cả nhân viên của cơng ty, các đối tác, nhà cung ứng và sẵn cĩ cho tất cả mọi người. Cơng ty tiến hành xem xét định kỳ chính sách EHS trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Nội dung của chính sách EHS đề nghị như sau:
5.3.3. Thủ tục nhận biết các mối nguy hại
Xuất phát từ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và tiêu chuẩn OHSAS 18001, thủ tục nhận biết các mối nguy hại của cơng ty được đề nghị thiết lập nhằm:
- Nhận biết các mối nguy hại an tồn và sức khỏe nghề nghiệp, các rủi ro, các yếu tố và tác động mơi trường do các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của cơng ty gây ra
- Xác định các mối nguy hại OHSAS, các khía cạnh mơi trường cĩ ý nghĩa và
các tác động để làm cơ sở cho việc thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu, xác định các biện pháp kiểm sốt cần thiết
Cơng ty ý thức được trách nhiệm trong việc bảo vệ mơi trường và trong quản lý an tồn và sức khỏe của nhân viên tại cơng ty. Do đĩ cơng ty cam kết thực hiện nghiêm túc những điều sau:
Tuân thủ pháp luật
Tuân thủ các luật lệ, quy định và những yêu cầu luật định khác cĩ liên quan đến An tồn, Sức khỏe và Mơi trường và những hướng dẫn cũng như tiêu chí quốc tế của nghành cơng nghiệp hĩa chất.
Ngăn ngừa ơ nhiễm mơi trường
Đảm bảo các sản phẩm xuất phát từ cơng ty sẽ khơng trở thành các tác nhân gây ơ nhiễm mơi trường bằng việc quản lý, lưu trữ và vận chuyển phù hợp
Phịng ngừa tai nạn
Tuân thủ và thực hiện nghiêm ngặt các văn bản hướng dẫn và thủ tục về an tồn để ngăn ngừa thương tật, suy giảm sức khỏe của nhân viên
Chuẩn bị sẵn sàng với tình trạng khẩn cấp
Đảm bảo chuẩn bị cho tất cả nhân viên của cơng ty cĩ thể đối phĩ với tình trạng khẩn cấp bằng cách tổ chức các buổi huấn luyện, hội nghị, các buổi nĩi chuyện, thực tập ứng cứu các tình trạng khẩn cấp như cháy nổ, tràn đổ hĩa chất, động đất.
Sức khỏe nhân viên
Cung cấp và duy trì mơi trường làm việc trong sạch và lành mạnh cho nhân viên
Quảng bá
Tăng cường nhận thức về An tồn, Sức Khỏe và Mơi trường bằng việc phổ biến đến tồn thể nhân, nhà cung cấp và đối tác của cơng ty
Cải tiến liên tục
Khơng ngừng cải tiến và An Tồn, Sức khỏe và Mơi trường bằng việc thực hiện, xem xét, và duy trì cĩ hiệu quả hệ thống quản lý EHS cũng như chính sách EHS