4.4.1 Các mơ hình tích hợp cho các tổ chức đang hoạt động tại Việt Nam
Việc áp dụng các hệ thống quản lý của các cơng ty đang hoạt động tại Việt Nam thường theo trình tự như sau:
- Áp dụng ISO 9001 rồi lần lượt áp dụng ISO 14001 và OHSAS 18001, hoặc
- Áp dụng ISO 9001 rồi áp dụng đồng thời ISO 14001 và OHSAS 18001, hoặc
- Áp dụng ISO 14001 rồi mới áp dụng OHSAS 18001 hoặc ISO 9001, hoặc
- Áp dụng cùng lúc ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001.
Vì vậy, việc tích hợp các hệ thống quản lý cĩ thể xảy ra các tình huống sau đây:
- Tổ chức đã sẵn cĩ các hệ thống quản lý mơi trường, quản lý chất lượng và/ hoặc hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp.
Hình 4.7: Mơ hình cải cách hệ thống quản lý theo Renfrew và Muir (1998)
9001 và BS 8800
ISO 9001
Tiêu chuẩn quản lý đơn lẻ QUENSH Quản lý ma trận IMS Các thủ tục tích hợp với các quá trình khơng tích hợp Các thủ tục tích hợp và các quá trình
Các hệ thống này riêng rẽ, độc lập với nhau và tổ chức muốn tích hợp các hệ thống quản lý này để việc quản lý được dễ dàng và hiệu quản hơn.
- Tổ chức đã sẵn cĩ hệ thống quản lý mơi trường hoặc hệ thống quản lý chất lượng và muốn áp dụng thêm hệ thống quản lý khác.
Tổ chức sẽ tiến hành xây dựng hệ thống quản lý mới trên nền tảng hệ thống quản lý mơi trường/chất lượng đã sẵn cĩ.
- Tổ chức chưa áp dụng hệ thống quản lý nào và muốn áp dụng nhiều hệ thống quản lý cùng lúc, tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu
Mơ hình được đề nghị nhiều nhất trong việc tích hợp các hệ thống quản lý cho các tổ chức đang hoạt động tại Việt Nam là mơ hình ma trận IMS. Mơ hình này dựa trên các yêu cầu chung của tiêu chuẩn ISO 14001 với ISO 9001 và OHSAS 18001.
Thực hiện quản lý tích hợp chính là quản lý các vấn đề thay đổi, nên tổ chức cần phải hiểu rõ về tình trạng hiện tại của tổ chức cùng với viễn cảnh phát triển đầy đủ về tình trạng mong muốn của tổ chức ở tương lai. Việc thay đổi một hệ thống quản lý đã được thiết lập sẽ mất nhiều nguồn lực, vì vậy điều quan trọng là phải xác định rõ cấu trúc đúng của tổ chức. Trước khi tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức cần xác định rõ phạm vi áp dụng vì việc tích hợp chỉ cĩ thể thực hiện với điều kiện các hệ thống quản lý cĩ cùng phạm vi áp dụng trong tổ chức.
Khi điều kiện nêu trên đã được áp dụng, việc tích hợp các hệ thống quản lý sẽ được đề nghị như sau xét cho từng trường hợp.
Trường hợp tổ chức cĩ các hệ thống ISO 14001, ISO 9001 và/ hoặc OHSAS
18001 riêng rẽ và muốn tích hợp các hệ thống này lại
Các bước thực hiện trong quá trình tích hợp trường hợp này như sau:
Bước 1: Xác định cơ cấu của hệ thống quản lý tích hợp và chỉ định Đại diện lảnh đạo
Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp
Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp Bước 4: Xem xát tồn bộ tài liệu của hệ thống đang áp dụng
Bước 6: Kiểm tra thực hiện Bước 7: Cải tiến hệ thống
Trường hợp tổ chức đã sẵn cĩ hệ thống quản lý mơi trường và muốn áp dụng thêm hệ thống quản lý khác như hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp và/hoặc hệ thống quản lý chất lượng.
Việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng cũng như hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý mơi trường được đề nghị thực hiện như sau:
Để tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp với hệ thống quản lý mơi trường sẵn cĩ nhằm xác định những gì tổ chức đang làm và những gì tổ chức cần phải làm thêm. Nĩ giúp tổ chức phân tích các thiếu sĩt, đánh giá các thủ tục và các tài liệu hiện cĩ với các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp để nhận ra những sự khác biệt và các điểm cần bổ khuyết. Bước này thường được thực hiện một cách dễ dàng qua ma trận so sánh giữa các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 với các yêu cầu của ISO 9001 và của OHSAS 18001.
Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp Xác định những yêu cầu sẵn cĩ Thiết lập hệ thống văn bản Thực hiện hệ thống tích hợp Thẩm tra hệ thống tích hợp Cải tiến hệ thống Hình 4.8: Tích hợp hệ thống quản lý mới vào hệ thống quản lý sẵn cĩ
Bước kế tiếp là xác định những tài liệu đã sẵn cĩ trong hệ thống quản lý. Tổ chức phải xác nhận chắc chắn là những tài liệu này được tuân thủ và vẫn cịn hiệu lực. Bên cạnh các thủ tục, hướng dẫn cơng việc, quy định…bằng văn bản, những thủ tục, quy định khơng bằng văn bản nhưng vẫn được thực hiện trong tổ chức, cũng cần được xem xét một cách nghiêm túc. Trường hợp này, tổ chức cần phải phỏng vấn những nhân viên liên quan đến các hoạt động này. Các thơng tin này sẽ được ghi nhận vào trong bảng 4.3 – Danh sách các tài liệu, để nhận biết các thủ tục, tài liệu đang tồn tại cĩ thể dùng để thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của những hệ thống quản lý muốn tích hợp cũng như các tài liệu cần biên soạn thêm.
Bảng 4.3: Danh sách các tài liệu
Yêu cầu của ISO 14001 Yêu cầu của ISO 9001 Yêu cầu của OHSAS
Các thủ tục/hướng dẫn cơng việc hiện cĩ Tạo mới Ký hiệu/Tên tài liệu Tiếp tục áp dụng Chỉnh sửa
Bước thứ ba là thiết lập các thủ tục, tài liệu của IMS bao gồm việc chỉnh sửa các thủ tục, tài liệu đang cĩ cũng như tạo ra các thủ tục, tài liệu mới để đáp ứng các yêu cầu của IMS. Việc phân cơng soạn thảo và theo dõi tiến độ soạn thảo, được cập nhật vào bảng 4.4 – Bảng phân cơng biên soạn tài liệu. Thoạt đầu, trong bảng 4.4 chỉ cĩ tên tài liệu, ký mã hiệu, tên người chịu trách nhiệm chỉnh sửa/soạn thảo, tên người chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt tài liệu. Sau khi tài liệu đã được phê duyệt, các ngày tháng mới được cập nhật vào bảng này.
Bảng 4.4: Bảng phân cơng biên soạn tài liệu
STT Tên tài
liệu Ký mã hiệu Người soạn thảo
Ngày
Để ước lượng thời gian cho việc chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu, tổ chức cĩ thể thiết lập bảng thời gian (bảng 4.5) theo cách như sau:
Chia các thủ tục thành 2 nhĩm: nhĩm chỉnh sửa và nhĩm tạo mới Ước lượng số người và số giờ cần để chỉnh sửa một thủ tục Ước lượng số người và số giờ cần để soạn thảo một thủ tục mới Nhân số giờ với số thủ tục cần chỉnh sửa hoặc biên soạn.
Nhiều thủ tục cần cĩ hướng dẫn cơng việc để làm rõ hơn cách thức thực hiện, tổ chức phải ước lượng số hướng dẫn cơng việc cần thiết.
Tương tự, ước lượng số người và giờ để chỉnh sửa một hướng dẫn cơng việc cũng soạn thảo một hướng dẫn cơng việc mới.
Nhân số hướng dẫn cơng việc cần chỉnh sửa hoặc biên soạn với số giờ ước tính Cần lưu ý là tổ chức cũng cần xem xét lại sổ tay của tổ chức và ước lượng thời gian cho việc chỉnh sửs sổ tay đang cĩ và phê duyệt sổ tay của IMS.
Ước tính thời gian để ban hành và phân phối các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp.
Ước tính thời gian cần thiết để đào tạo áp dụng các thủ tục, hướng dẫn cơng việc
Tất cả các thơng tin trên được nêu trong bảng 4.5. Thời gian ước lượng trên đây là tính theo giờ cơng. Thời gian thực tế cho việc hồn tất các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp tùy thuộc vào số người thực tế tham gia vào việc chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu. Nếu tổ chức chỉ cĩ 3 người tham gia vào việc chỉnh sửa thủ tục thì phải mất 12 ngày để chỉnh sửa xong 8 thủ tục nhưng nếu tổ chức cĩ 8 nhĩm, mỗi nhĩm chịu trách nhiệm chỉnh sửa 1 thủ tục thì mỗi nhĩm chỉ cần tập trung 1 ngày rưỡi là đã hồn tất việc chỉnh sửa 8 thủ tục này. Ngồi ra, thời gian này cũng cĩ thể kéo dài hơn tùy thuốc vào số giờ cơng trong ngày/trong tuần mà các nhĩm chịu trách nhiệm đã dùng để chỉnh sửa/ soạn thảo các tài liệu.
Bước tiếp theo là thực hiện và thẩm tra hệ thống quản lý tích hợp. Bước này bao gồm cả việc đào tạo áp dụng các tài liệu đã chỉnh sửa và tài liệu mới, việc chỉnh
sửa các sai sĩt trong hệ thống, thẩm tra độ chính xác và sự phù hợp của các thủ tục và hướng dẫn cơng việc.
Bảng 4.5: Ví dụ về việc ước tính thời gian biên soạn tài liệu
Hoạt
động Thời gian ước tính Bắt đầu Kết thúc
Số người Số giờ Số tài
liệu Tổng giờ cộng Chỉnh sửa thủ tục 3 4 8 96 01/03/2008 30/04/2008 Soạn thảo thủ tục mới 4 30 5 600 01/03/2008 30/06/2008 Chỉnh sửa hướng dẫn 3 6 10 180 01/05/2008 31/07/2008 … Đào tạo 20050 128 1600600 01/09/200801/09/2008 30/09/200831/10/2008 Tổng cộng 3822
Sau thời gian áp dụng đã thỏa thuận, tổ chức tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra hệ thống tích hợp cĩ được áp dụng, duy trì, đánh giá hệ thống văn bản của IMS cĩ được thực hiện và đành giá tính phù hợp của hệ thống tài liệu so với thực tế, với các yêu cầu của tiêu chuẩn, yêu cầu của tổ chức, của luật định và các yêu cầu khác, giúp phát hiện những vấn đề nảy sinh từ các quá trình, các thủ tục. Tất cả những phát hiện trong đánh giá nội bộ phải được xem xét, phân tích nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra các điểm khơng phù hợp đĩ. Để hành động khắc phục that sự hiệu quả, tổ chức phải xác định được nguyên nhân cội rễ của các điểm khơng phù hợp. Tổ chức cĩ thể áp dụng phương pháp “5 Why” nghĩa là hỏi tại sao 5 lần hoặc dùng biểu đồ Ishikawa, cịn gọi là biểu đồ xương cá để phát hiện nguyên nhân của sự khơng phù hợp. Khi đã xác định được nguyên nhân cội rễ, tổ chức xác định các hành động khắc phục và phịng ngừa nhằm loại bỏ hồn tồn nguyên nhân gây ra sự khơng phù hợp hiện cĩ và tiềm ẩn để cải tiến hệ thống.
Trường hợp tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu
Các bước thực hiện khi tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu như sau:
Nội dung thực hiện từng bước cũng giống tương tự các trường hợp trên. Tổ chức cần xác định rõ các yêu cầu của hệ thống quản lý muốn tích hợp. Tổ chức sẽ dựa vào ma trận tích hợp, các yêu cầu của chính tổ chức, yêu cầu của luật định và các yêu cầu khác để xác định yêu cầu của IMS.
Các hệ thống EMS, QMS và OHSMS đều cĩ yêu vầu chung về những yếu tố sau: Chính sách, mục tiêu, năng lực, nhận thức và đào tạo, thơng tin liên laic, kiểm sốt hồ sơ, hệ thống văn bản và việc kiểm sốt tài liệu, quá trình xem xét của lãnh đạo, đánh giá nội bộ, kiểm sốt sự khơng phù hợp, yêu cầu về cải tiến liên tục, hoạt động khắc phục, hoạt động phịng ngừa.
4.4.2 Lựa chọn mơ hình tích hợp cho cơng ty
Dựa vào hiện trạng hai hệ thống quản lý ở trên của cơng ty đang tồn tại độc lập với nhau, do đĩ mơ hình đề xuất cho cơng ty là mơ hình ma trận tích hợp với tình huống tích hợp từ các hệ thống quản lý riêng rẽ sẵn cĩ. Cụ thể là tích hợp hệ thống quản lý mơi trường với hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp.
4.5 Thuận lợi và khĩ khăn của cơng ty khi tiến hành tích hợp các hệ thống quản lý quản lý
Một số khĩ khăn mà cơng ty sẽ gặp trong quá trình xây dựng hệ thống IMS
Thiết lập hệ thống tài liệu
Thực hiện hệ thống tích hợp
Kiểm tra việc thực hiện
Cải tiến hệ thống Xác định các yêu cầu của IMS
Hình 4.9: Tích hợp các hệ thống quản lý ngay từ đầu
Khơng cĩ mơ hình hoặc tiêu chuẩn cụ thể về IMS để các tổ chức áp dụng
Khĩ khăn trong việc thay đổi nhận thức và thĩi quen của cơng nhân viên các hệ thống quản lý địi hỏi nhân viên phải ý thức được trách nhiệm đối với cơng việc họ thực hiện, nhận thức được cơng việc của họ cĩ những yếu tố mơi trường nào, những mối nguy hại nào và gây ra những tác động mơi trường nào, những rủi ro nào. Bản thân mỗi người phải nhận thức được họ đĩng gĩp gì cho việc thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chính sách của tổ chức và nhân thức được các hậu quả nếu như họ đi chênh lệch khỏi các quy định, thủ tục của tổ chức. Tuy nhiên, mọi người vẫn muốn làm theo cách thức cụ và cảm thấy gị bĩ khi áp dụng theo một chuẩn mực đã xác định.
Tăng khối lượng cơng việc, điều này đã gây khĩ khăn khơng ít cho các tổ chức vì hầu hết mọi người điều kiêm nghiệm thêm cơng việc khi áp dụng các hệ thống quản lý và việc lưu giữ đầy đủ các bằng chứng khách hàng khơng phải là điều mà tất cả các nhân viên đều cĩ thĩi quen thực hiện tốt ngay từ ban đầu khi áp dụng các hệ thống quản lý.
Thiếu nguồn nhân lực: đối với một số tổ chức, vấn đề nguồn nhân lực là điểm gây khĩ khăn nhiều nhất. Điều này khơng chỉ xảy ra trong các tổ chức nhà nước, mà tổ chức cĩ vốn đầu tư nước ngồi cũng phải đối mặt với vấn đề nguồn nhân lục. Theo kết quả khảo sát thì phần lớn các tổ chức là tổ chức vừa và nhỏ với tổng số cơng nhân viên khơng quá 1000 người, trong đĩ hầu hết các tổ chức sử dụng nhân viên cĩ trình độ đại học, trên đại học, cao đẳng và trung cấp. Thành phần này thường nắm các vị trí quan trọng tổ chức, trong việc thiết lập các hệ thống quản lý, nên khi những người này bỏ việc sẽ gây khĩ khăn trong hoạt động của tổ chức, trong cơng tác quản lý.
Khĩ khăn khi xác định các quá trình trong IMS: trong quá trình tích hợp các hệ thống quản lý, tổ chức cịn gặp khĩ khăn trong việc xác định các quà trình trong IMS. Nhận dạng đầy đủ các quá trình, trình tự và mối tương tác của chúng luơn là yêu cầu khơng thể thiếu trong việc hoạch định một hệ thống quản lý. Việc nhận
dạng khơng đầy đủ các quá trình sẽ làm cho hệ thống thiếu chặt chẽ, tạo ra nhiều vướng mắc, khĩ khăn khi triển khai áp dụng và khơng mang lại hiệu quả.
Các lợi ích khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp
Việc tích hợp nhiều hệ thống quản lý giúp rút ngằn thời gian.
Việc tích hợp các hệ thống giúp các tổ chức tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí tư vấn, chi phí đánh giá, chi phí cho việc soạn thảo, ban hành, phân phối và triển khai áp dụng các tài liệu của IMS
Bên cạnh việc tiết giảm chi phí và thời gian, việc tích hợp các hệ thống quản lý cịn mang lại những lợi ích khác cho tổ chức:
- Nâng cao tính thống nhất trong hoạt động quản lý
- Hệ thống văn bản nhất quán, dễ tra cứu và dễ áp dụng