Các hệ thống quản lý mơi trường, quản lý chất lượng và quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp đều dựa trên mơ hình PDCA của Deming hay cịn gọi là vịng trịn Deming. Lập kế hoạch Thực hiện Hành đơng Kiểm tra Hình 4.1: Chu trình PDCA
Lập kế hoạch (Plan): Hoạch định, thiết lập các mục tiêu, các quá trình cần thiết và lập kế hoạch (phân tích hiện trạng của tổ chức, thiết lập các mục tiêu chung và chỉ tiêu, triển khai kế hoạch nhằm đạt được chỉ tiêu, mục tiêu).
Thực hiện (Do): thực hiện các quá trình, kế hoạch đã lập
Kiểm tra (Check): kiểm tra, đo lường kết quả (đo lường, giám sát tổ chức đã đạt các mục tiêu tới đâu) và báo cáo kết quả.
Hành động (Act): điều chỉnh, cải tiến kế hoạch và đưa vào thực hiện (chỉnh sửa và học hỏi từ các lỗi để cải tiến kế hoạch nhằm đạt kết quả tốt hơn trong lần sau).
Như vậy, chu trình lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động cứ liên tục thực hiện và sau mỗi lần như vậy, hệ thống quản lý được cải tiến, lên một mức cao hơn. Kết quả của bước điều chỉnh sẽ là thơng tin đầu vào cho chu trình mới.
4.3.1.2 Mơ hình tích hợp dựa trên PDCA
Tiến sỹ David Brewer, tiến sỹ Michal Nash đề nghị cấu trúc hệ thống quản lý tích hợp được mơ tả nĩ gồm 4 phần tư, mỗi phần tương ứng với mỗi giai đoạn trong chu trình PDCA. Nĩ ơm chặt lấy các khái niệm kế hoạch xử lý rủi ro RTP (Risk Treatment Plan) và kế hoạch khai thác cơ hội OEP (Opportunity Exploitatoin Plan) để nhận biết tất cả các kiểm sốt nội bộ và thiết lập một hệ thống hồn chỉnh cho việc kiểm sốt nội bộ.
Các thủ tục vận hành và kiểm sốt được thiết lập trong giai đoạn “Lập kế hoạch” và đưa vào thực hiện trong giai đoạn “Thực hiện”. Trong các giai đoạn “Kiểm tra” và “Hành động”, tổ chức thực hiện các kiểm sốt nội bộ nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và thõa mãn các yêu cầu luật định, yêu cầu của hợp đồng và các nghĩa vụ hợp tác với chính phủ.
Thành phần của mỗi giai đoạn như sau:
Lập kế hoạch: hoạt động đầu tiên là tuyên bố nhiệm vụ của tổ chức. Hoạt động này phục vụ cho mục đích thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nĩ cũng dẫn đến việc cơng bố mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
- Chính sách tích hợp của tổ chức.
- Các rủi ro kinh doanh
- Các cơ hội kinh doanh
Khi thiếu việc kiểm sốt nội bộ một số “rủi ro chấp nhận được” cĩ thể bị che giấu để khi khơng xem xét kỹ hơn thì chúng trở thành “rủi ro khơng áp dụng”. Trong quá trình điều chỉnh hệ thống quản lý, các rủi ro “khơng chấp nhận được” chỉ trở nên “rủi ro áp dụng” khi cĩ những kiểm sốt nội bộ để giảm các rủi ro này đến mức chấp nhận được, và đây chính là kết quả của RTP.
Thực hiện: trong giai đoạn này, các thủ tục vận hành và kiểm sốt được áp dụng. Một số biến đổi trong các hoạt động cũng xảy ra ở giai đoạn này như:
- Quản lý nguồn lực
- Đảm bảo tất cả nhân viên được đào tạo thích hợp, cĩ nhận thức và năng lực phù hợp với trách nhiệm cơng việc được giao.
- Đảm bảo đưa ra các hành động thích hợp đối với các sự cố và các cơ hội
Kiểm tra: giai đoạn này bao gồm ba hoạt động được yêu cầu bởi chu trình PDCA, đĩ là đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và phản hồi của khách hàng. Ngồi ra, các hoạt động kiểm tra khác cĩ thể bao gồm như kiểm tra hàng ngày về sự phù hợp.
Hành động: giai đoạn này cũng gồm 3 hoạt động được yêu cầu bởi chu trình PDCA, đĩ là hoạt động khắc phục, hoạt động phịng ngừa và cải tiến.
Về lý thuyết, việc triển khai OEP và RTP đủ để nhận biết tất cả các kiểm sốt nội bộ. Tuy nhiên trong thực tế, cĩ thể xảy ra sai sĩt do các rủi ro và cơ hội khơng được hiểu đầy đủ, cụ thể khi việc phân tích được thực hiện lần đầu tiên ở giai đoạn
Lưới an tồn HAØNH ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH Hành động Nhiệm vụ Hành động khắc phục Hành động phịng ngừa Cải tiến
Mục tiêu kinh doanh Rủi ro kinh
doanh Chính sách
Cơ hội kinh doanh Rủi ro áp dụng/ khơng áp dụng Kế hoạch xử lý rủi ro Cơ hội áp dụng/khơng áp dụng Kế hoạch khai thác cơ hội SOA AIL KIỂM TRA THỰC HIỆN Xem xét Các quá trình điều hành Kiểm sốt các quá trình Đánh giá nội bộ Xem xét của lãnh đạo Phản hồi của khách hàng Kiểm tra hằng ngày… Quản lý nguồn lực
Đào tạo, năng lực, nhận thức Phản ứng nhanh trước các sự cố
Hình 4.2: Hệ thống quản lý tích hợp cho mơ hình PDCA
lập kế hoạch trong chu trinh PDCA. Những sai sĩt này cĩ thể tìm thấy và chỉnh sửa trong giai đoạn kiểm tra và hành động, nhưng dĩ nhiên, nĩ cĩ thể quá trễ để tránh các thiệt hại cĩ thể ngăn chặn được (hoặc mất đi cơ hội) cho tổ chức. Để bổ sung cho việc hoạch định trong giai đoạn kiểm tra nên đề nghị đưa vào khái niệm “Danh sách các ý tưởng thay thế” AIL (Alternative Ideas List) mà nĩ hoạt động như một “Lưới an tồn”.
“Lưới an tồn” gồm cĩ một hoặc nhiều AIL. Mỗi AIL là một tập hợp các thủ tục vận hành và kiểm sốt được đề nghị. Thường các đề nghị này cĩ được từ việc nghiên cứu thực hành tốt nhất của một vài quy tắc cụ thể như những thơng tin bảo mật, về chất lượng và tài chính. Một hệ thống quản lý cĩ thể cĩ nhiều AIL tùy yêu cầu quản lý của hệ thống đĩ.
Mỗi việc kiểm sốt (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được xem xét để xác định nĩ cĩ khả năng áp dụng trong tổ chức hay khơng. Cĩ ba trường hợp:
- Trường hợp 1: Việc kiểm sốt (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được áp
dụng và đã được nhận biết trong RTP hoặc OEP.
- Trường hợp 2: Việc kiểm sốt (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL được áp
dụng nhưng chưa được nhận biết trong RTP hoặc OEP.
- Trường hợp 3: Việc kiểm tra (hoặc thủ tục vận hành) trong AIL khơng được áp dụng.
Trường hợp thứ 2 cho thấy cĩ sai sĩt khi triển khai RTP hoặc OEP. Do vậy, AIL hoạt động như một lưới an tồn cho các hoạt động của RTP và OEP.
Lưới an tồn bao gồm việc nhận biết và tạo ra hoặc nhiều AIL, sau đĩ xem xét các nội dung của những AIL này để kiểm tra xem các RTP và OEP cĩ thật sự hồn tất chưa và cuối cùng tạo ra các tuyên bố về việc áp dụng nhằm ghi nhận lại kết quả của việc xem xét.
Tiếp cận việc tích hợp hệ thống quản lý dựa trên vịng trịn Deming và cách tiếp cận quá trình được thể hiện trong hình 4.3 (Ivanovic, 2000)
Các hoạt động hoạch định được thực hiện cùng các mức độ chức năng (an tồn mơi trường, chất lượng sản phẩm, an tồn và sức khỏe nghề nghiệp), sau đĩ các kế hoạch này được thực hiện và kiểm tra về chất lượng kế hoạch được thực hiện ở các mức hoạt động – nghĩa là được thực hiện ở chính quá trình của chúng. Thuận lợi của mơ hình này là nĩ mơ tả phần cơ bản của việc tích hợp thực sự các hoạt động quản lý.
4.3.2Ma trận tích hợp
Các tiêu chuẩn ISO 14001, OHSAS 18001 cĩ cấu trúc và phương pháp tương tự nhau và cĩ những yêu cầu tương tự nhau. Chúng ta cĩ thể tích hợp hai tiêu chuẩn này để xây dựng một hệ thống quản lý duy nhất đáp ứng tất cả các yêu cầu của hai tiêu chuẩn.
Mối tương quan giữa các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2004 và OHSAS 18001:2007 được thể hiện trong ma trận sau:
Hình 4.3: Minh họa quản lý quá trình dựa trên chu trình Deming
Quá trình Chức năng Ph át tr ie ån K ỹ th ua ät Sa ûn ph ẩm K ỹ th ua ät Q ua ù tr ìn h Q ua ù tr ìn h PLAN Tùy thuộc chức năng CHECK Tùy thuộc quá trình Tùy thuộc hoạt động Chất lượng sản phẩm Chi phí An tồn và sức khỏe nghề nghiệp An tồn mơi trường D nă ng Oê
ISO 14001 : 2004 OHSAS 18001 : 2007
Giới thiệu Giới thiệu
1. Phạm vi 1. Phạm vi
2. Tiêu chuẩn trích dẫn 2. Tiêu chuẩn trích dẫn 3. Thuật ngữ và định nghĩa 3. Thuật ngữ và định nghĩa 4. Các yêu cầu của hệ thống quản lý mơi
trường
4. Các yêu cầu của hệ thống quản lý OHSAS
4.1 Các yêu cầu chung 4.1 Các yêu cầu chung 4.2 Chính sách mơi trường 4.2 Chính sách OHSAS
4.3 Hoạch định 4.3 Hoạch định
4.3.1. Khía cạnh mơi trường 4.3.1Nhận biết mối nguy hại, đánh giá rủi ro và xác định các thức kiểm sốt
4.3.2. Yêu cầu về pháp luật và yêu cầu khác
4.3.2Yêu cẩu về pháp luật và yêu cầu khác
4.3.3. Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình 4.3.3 Mục tiêu và chương trình 4.4 Thực hiện và điều hành 4.4 Thực hiện và điều hành 4.4.1. Nguồn lực, vai trị, trách nhiệm và
quyền hạn
4.4.1 Nguồn lực, vai trị, trách nhiệm, trách nhiệm giải trình và quyền hạn
4.4.2. Năng lực, đào tạo và nhận thức 4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức 4.4.3. Trao đổi thơng tin 4.4.3 Trao đổi thơng tin, sự tham gia và
thảo luận
4.4.4. Tài liệu 4.4.4 Tài liệu
4.4.5. Kiểm sốt tài liệu 4.4.5 Kiểm sốt tài liệu 4.4.6. Kiểm sốt điều hành 4.4.6 Kiểm sốt điều hành 4.4.7. Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng
với tình trạng khẩn cấp
4.4.7 Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp
4.5 Kiểm tra 4.5 Kiểm tra
4.5.1. Giám sát và đo lường 4.5.1 Thực hiện đo lường và giám sát 4.5.2. Đánh giá sự tuân thủ 4.5.2 Đánh giá sự tuân thủ
4.5.3. Sự khơng phù hợp, hành động khắc phục và hành động phịng ngừa
4.5.3 Điều tra sự cố, sự khơng phù hợp, hành động khắc phục và hành động phịng ngừa
- 4.5.3.1 Điều tra sự cố
- 4.5.3.2 Sự khơng phù hợp, hành động khắc phục và hành động phịng ngừa 4.5.4. Kiểm sốt hồ sơ 4.5.4 Kiểm sốt hồ sơ
4.5.5. Đánh giá nội bộ 4.5.5 Đánh giá nội bộ 4.6 Xem xét của lãnh đạo 4.5.6 Xem xét của lãnh đạo
Trên cơ sở các yếu tố chung nêu trên, việc tích hợp các hệ thống đã nêu là khả thi như thể hiện trong hình 4.4.
Các phần của các hệ thống (Quản lý cấu hình, quản lý dự án, quản lý tri thức)
Theo Arsovski (2001) các yếu tố chung của hệ thống kể trên là:
- Cùng các nhĩm liên quan (nhân viên, ban quản lý, đối tác kinh doanh, cơng chúng, nhà nước và các cổ đơng).
- Cùng tổ chức và các quá trình, cùng mơi trường hoạt động.
- Cùng phương pháp và kỹ thuật, lý thuyết và thực hành quản lý.
- Các khái niệm về quản lý nguồn lực tương tự nhau.
- Cĩ cùng khái niệm về đo lường, phân tích và cải tiến
- Cĩ cùng trách nhiệm của lãnh đạo
- Cĩ cùng các quan điểm về kinh doanh, nhiệm vụ và viễn cảnh của tổ chức. Mục đích của việc tích hợp này chủ yếu là loại bỏ hoặc giảm việc trùng lắp và nâng cao hiệu quả quản lý của tổ chức.
4.3.3Mơ hình liên kết các tiêu chuẩn thơng qua cách tiếp cận hệ thống
A A A A A A B Nhân viên Hệ thống quản lý mơi trường (EMS) Hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) Hệ thống quản lý rủi ro (RMS) Cơng chúng
Hình 4.4: Hệ thống quản lý tích hợp dựa trên các yếu tố chung
: Phần chưa được chuẩn hĩa
: Các yếu tố chung của hệ thống quản lý tích hợp A
Karapetrovic và Willborn (1998) đã đề nghị mơ hình này. Họ tin rằng mơ hình này vượt qua được vấn đề gây ra do thiếu rõ ràng trong từ ngữ về chất lượng. Mơ hình này sử dụng chu trình 7 điểm quyết định để cho thấy mối liện quan giữa các hệ thống. Họ đề nghị tích hợp các yêu cầu của ISO 14001 và ISO 9001 vào từng bước của mơ hình này. Ví dụ: bước số 4 triển khai bao gồm việc đào tạo mà nĩ được yêu cầu bởi điều khoản 4.4.2, năng lực đào tạo và nhận thức của ISO 14001 : 2004 và điều khoản 6.2.2, năng lực, nhận thức đào tạo của ISO 9001 : 2000.
Mơ hình trên được Karapetrovic và Willborn thiết lập năm 1998 nên vẫn theo cấu trúc tiêu chuẩn ISO 14001 : 1996 và ISO 9001 : 1994.
Hình 4.5a: Mơ hình IMS theo Karapetrovic và Willborn (1998)
Yêu cầu của Thiết kế hệ thống
Cung cấp
4.3 Xem xét hợp đồng 4.3.1 Các khía cạnh mơi trường.
4.3.2 Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác 4.3.3 Mục tiêu và chỉ tiêu 4.6 Mua hàng
4.7 Kiểm sốt sản phẩm do khách hàng cung cấp 4.11 Kiểm sốt thiết bị theo dõi và đo lường
4.4.1 Nguồn lực, vai trị,
trách nhiệm và quyền hạnTriển khai Thực hiện hệ thống Đầu ra thực tế
4.18 Đào tạo
4.4.2 Năng lực, đào tạo và nhận thức 4.19 Dịch vụ 4.6 Xem xét của lãnh đạo 4.9 Kiểm sốt quá trình 4.10 Kiểm tra và thử nghiệm 4.12 Trạng thái kiểm tra thử nghiệm 4.13 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp 4.14 Hoạt động khắc phục phịng ngừa 4.15 Xếp dỡ, lưu kho
4.4.3 Trao đổi thơng tin 4.4.6 Kiểm sốt điều hành 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp 4.5.1 Giám sát và đo đạc 4.5.2 Sự khơng phù hợp, hành động khắc
phục/phịng ngừa Quản lý nguồn lực
Các yếu tố hỗ trợ mở rộng cho hệ 4.4 Kiểm sốt thiết kế
4.2.3 Kế hoạch chất lượng
4.3.4 Chương trình quản lý mơi trường
4.1 Trách nhiệm của lãnh đạo
4.2 Hê thống chất lượng (4.2.1 Khái quát, 4.2.2 Thủ tục) 4.5 Kiểm sốt tài liệu và dữ liệu
4.8 Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm 4.16 Kiểm sốt hồ sơ chất lượng
4.2 Chính sách mơi trường
4.4.4 Tài liệu hệ thống quản lý mơi trường 4.4.5 Kiểm sốt tài liệu
4.5.4 Kiểm sốt hồ sơ
4.17 Đánh giá chất lượng nội bộ 4.5.5 Đánh giá nội bộ
4.6 Xem xét của lãnh đạo 4.20 Kỹ thuật thống kê
Các nguồn lực cho việc cải tiến kết quả thực hiện
Chỉnh sửa mơ hình 4.5a trên theo cấu trúc ISO 14001 : 2004 và ISO 9001 : 2000, ta được mơ hình như sau:
Quản lý nguồn lực
Yêu cầu của đầu ra Thiết kế hệ thống
Cung cấp
7.2 Quá trình liên quan đến khách hàng
4.3.1 Các khía cạnh mơi trường
4.3.2 Các yêu cầu luật định và yêu cầu khác 7.4 Mua hàng
7.6 Kiềm sốt thiết bị theo dõi và đo lường
5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn
4.4.1 Nguồn lực, vai trị, trách nhiệm và quyền hạn
Triển khai Thực hiện hệ thống Đầu ra thực tế
6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo
4.4.2 Năng lực, đào tạo vả nhận thức
5.6 Xem xét của lãnh đạo 4.6 Xem xét của lãnh đạo 7.5 Tạo sản phẩm
8.2 Theo dõi và đo lường 8.3 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp 8.5 Cải tiến 7.5.5 Bảo tồn sản phẩm
4.4.3 Trao đổi thơng tin 4.4.6 Kiểm sốt điều hành 4.4.7 Chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp 4.5.1 Giám sát và đo đạc 4.5.2 Đánh giá sự khơng phù hợp 4.5.3 Sự khơng phù hợp, hành động khắc phục/phịng ngừa Các yếu tố hỗ trợ mở rộng cho hệ thống Các nguồn lực cho việc cải tiến kết quả thực hiện
7.3 Thiết kế và phát triển 5.4 Hoạch định
4.3.3 Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình
8.2.2 Đánh giá nội bộ 4.5.5 Đánh giá nội bộ 8.4 Phân tích dữ liệu 4.6 Xem xét của lãnh đạo 5. Trách nhiệm của lãnh đạo 6. Quản lý nguồn lực 4.1 Yêu cầu chung
4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu
7.5.3 Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm 4.2 Chính sách mơi trường
4.4.4 Tài liệu hệ thống quản lý mơi trường 4.4.5 Kiểm sốt tài liệu
Mơ hình này cũng được áp dụng để thiết lập hệ thống quản lý tích hợp giữa hệ thống quản lý mơi trường theo ISO 14001:2004 và hệ thống quản lý an tồn và sức nghề nghiệp theo OHSAS 18001:2007.
4.3.4Quản lý chất lượng tồn diện