Các bước thực hiện trong quá trình tích hợp hai hệ thống quản lý mơi trường và hệ thống quản lý an tồn và sức khỏe nghề nghiệp:
Bước 1: Xác định cơ cấu của hệ thống quản lý tích hợp và chỉ định Đại diện lãnh đạo
Tổ chức phải xác định rõ cơ cấu tổ chức của IMS đồng thời chỉ định một Đại diện lãnh đạo hoặc một Ban đại diện lãnh đạo duy nhất của tổ chức thay vì mỗi hệ thống quản lý cĩ một đại diện lãnh đạo riêng. Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo là đảm bảo cho IMS được thiết lập thực hiện duy trì. Như đã nĩi trong chương III, việc đưa các đại diện lãnh đạo của các hệ thống quản riêng rẽ vào chung trong một phịng chưa phải là tích hợp các hệ thống quản lý. Tổ chức cĩ thể lựa chọn đại diện lảnh đạo của hệ thống quản lý tích hợp từ đại diện lãnh đạo của từng hệ thống hoặc một đại diện lãnh đạo mới, nhưng tích hợp các hệ thống thì trong tổ chức chỉ cĩ một đại diện lãnh đạo duy nhất chịu trách nhiệm quản lý tồn bộ hệ thống quản lý tích hợp
Bước 2: Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp
Dựa trên ma trận IMS và dựa trên các yêu cầu của luật định, các yêu cầu của chính tổ chức và các yêu cầu khác, tổ chức phải xác định rõ các yêu cầu của IMS. Đây chính là nền tảng để tổ chức thiết lập các quá trình, hệ thống tài liệu nhằm đáp ứng các yêu cầu này và đưa vào áp dụng trong tổ chức.
Bước 3: Xác định các quá trình và các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp Dựa trên kết quả bước 2, tổ chức sẽ xác định cụ thể các quá trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống quản lý tích hợp.
Bước 4: Xém xét tồn bộ tài liệu của các hệ thống đang áp dụng
Mục đích của việc xem xét này là nhằm xác định những tài liệu, những quy định bị trùng lập giữa các hệ thống nhưng cần thiết cho IMS, xác định tài liệu nào đem lại hiệu quả trong việc áp dụng. Các tài liệu bị trùng lắp giữa các hệ thống sẽ
Đại diện lãnh đạo
Xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp
Xác định các quán trình và các tài liệu cần thiết của hệ thống tích hợp
Xem xét tồn bộ tài liệu của các hệ thống đang áp dụng
Triển khai áp dụng
Kiểm tra việc thực hiện
được hợp nhất lại thành 1 tài liệu duy nhất, tài liệu nào cĩ hiệu quả khi áp dụng sẽ được chuyển vào bộ tài liệu của IMS.
Kết quả của bước này là tổ chức xác định được những tài liệu nào cần chỉnh sửa và các tài liệu nào cần soạn thảo mới. Đồng thời, tổ chức cũng xác định cụ thể trách nhiệm chỉnh sửa/soạn thảo tài liệu và thời hạn hồn tất.
Bước 5: Triển khai áp dụng
Sau khi đã chỉnh sửa/soạn thảo, xem xét và phê duyệt các tài liệu cần thiết của IMS. Tổ chức cho ban hành các tài liệu và đưa vào áp dụng trong tổ chức.
Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện
Đây là bước khơng thể thiếu trong quá trình tích hợp các hệ thống quản lý. Tổ chức phải kiểm tra xem:
- Hoạt động của tổ chức cĩ đáp ứng các yêu cầu của IMS khơng?
- Các tài liệu của hệ thống quản lý tích hợp cĩ được áp dụng đúng khơng?
- Các tài liệu cĩ phản ánh đúng hoạt động thực tế của tổ chức khơng, và
- Các tài liệu thực sự cĩ hiệu quả khơng khi đưa vào áp dụng? Bước 7: Cải tiến hệ thống
Dựa trên các kết quả kiểm tra, đánh giá, tổ chức tiến hành khắc phục những điểm chưa đáp ứng yêu cầu và khơng ngừng cải tiến hệ thống nhằm nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp.