Trình tự giao kết hợp đồng VCHH là quá trình mà trong đó các bên chủ thể bảy tỏ ý chí với nhau bằng cách trao đổi ý kiến để đi đến thoả thuận trong việc cùng nhau xác lập những quyền và nghĩa vụ đối với nhau. Thực chất, đó là q trình mà hai bên “mặc cả” với nhau về những điều khoản trong nội dung của hợp đồng VCHH. Trong quá trình giao kết các chủ thể phải đảm bảo được bình đẳng, tự do, tự nguyện của các bên. Q trình này diễn ra thơng qua hai giai đoạn:
Thứ nhất: Bên đề nghị đưa ra lời đề nghị giao kết hợp đồng VCHH
Thứ hai: Bên được đề nghị chấp nhận lời đề nghị giao kết HĐVCHH và đi đến giao kết hợp đồng.
Hai giai đoạn này được BLDS 2015 quy định chi tiết ở tiểu mục 1, mục 7 cụ thể:
* Giai đoạn 1: Lời đề nghị giao kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa
Theo quy định tại khoản 1, Điều 386 BLDS 2015 “đề nghị giao kết hợp đồng là
việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng (sau đây gọi chung là bên được đề nghị)”. Thực chất, đề nghị giao kết hợp đồng VCHH là việc một bên biểu lộ ý
chí của mình tới bên khác bằng cách bày tỏ cho phía bên kia biết ý muốn tham gia giao kết với họ một hợp đồng VCHH. Theo Điều 14 Cơng ước Viên 1980 thì “Đề nghị về
việc ký kết hợp đồng được gửi đích danh cho một hoặc một vài người được gọi là đơn chào hàng, nếu đề nghị đó đã rõ ràng và thể hiện ý định đặt quan hệ trong trường hợp được sự chấp nhận của người chào hàng”. Một lời đề nghị được coi là đề nghị giao
kết hợp đồng VCHH thì phải chứa đựng một số yếu tố cơ bản sau: thể hiện rõ được nguyện vọng muốn đi đến giao kết hợp đồng VCHH của bên đề nghị, phải có chứa tồn bộ mọi điều kiện cơ bản của hợp đồng VCHH, phải xác định rõ bên được đề nghị,... Những nội dung của đề nghị giao kết hợp đồng phải rõ ràng để bên được đề nghị giao kết hợp đồng VCHH có thể hình dung được ngay và hiểu được mong muốn giao kết hợp đồng của bên đề nghị. Khi đó, bên đề nghị giao kết hợp đồng VCHH phải chịu sự ràng buộc bởi những nội dung đã đề nghị và không được thay đổi nội dung đó nếu bên được đề nghị đã đồng ý.
Một lời đề nghị bắt đầu có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị nhận đươc lời đề nghị hoặc do bên đề nghị ấn định trong lời đề nghị ( quy định tại điều 388 BLDS 2015).
Việc đề nghị giao kết loại hợp đồng này có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau: bên đề nghị giao kết hợp đồng VCHH có thể gặp trực tiếp bên được đề nghị để trao đổi, thỏa thuận và trực tiếp đưa ra lời đề nghị giao kết hợp đồng VCHH hoặc có thể gửi lời đề nghị giao kết hợp đồng thông qua các phương tiện điện tử như qua mạng internet, fax hay bằng việc chuyển, gửi công văn, giấy tờ qua đường bưu điện,…
Trong thời gian gửi lời đề nghị, bên đề nghị có quyền thay đổi, rút lại, hủy bỏ lời đề nghị đó. Nếu thơng báo thay đổi, rút lại, hủy bỏ lời đề nghị đến trước hoặc cùng thời điểm với lời đề nghị ban đầu, thông báo này phải nêu lý do thay đổi, rút lại, hủy bỏ đề nghị. Một sự thay đổi về nội dung lời đề nghị được xem là đưa ra một lời đề nghị mới. Toàn bộ quy định về sự thay đổi, rút lại hủy bỏ được quy định cụ thể ở 389, 390 BLDS 2015. Lời đề nghị chỉ chấm dứt khi bên được đề nghị chấp nhận hoặc từ chối đề nghị hoặc khi thông báo về sự thay đổi, rút lại, hủy bổ có hiệu lực hoặc thời hạn trả lời hết thời hạn hoặc nội dung trong của lời đề nghị không tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
* Giai đoạn 2 Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng
Theo Điều 393, BLDS 2015 thì “1. Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự
2. Sự im lặng của bên được đề nghị không được coi là chấp nhận đề nghị giao
kết hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc theo thói quen đã được xác lập giữa các bên”.
Như vậy, chấp nhận giao kết hợp đồng VCHH thực chất là việc bên được đề nghị giao kết hợp đồng nhận lời đề nghị và đồng ý tiến hành giao kết hợp đồng VCHH với bên đã đưa ra lời đề nghị giao kết đó. Về vấn đề này cũng được quy định tại Điều 18 công ước viên 1980: “Tuyên bố, hành động nào đó của người được chào hàng thể
hiện sự đồng ý với đơn chào hàng được gọi là việc chấp nhận. Thái độ im lặng hoặc không hành động không phải khác là việc chấp nhận đơn chào hàng”. Chấp nhận đề
nghị giao kết hợp đồng VCHH chỉ có giá trị khi đó là hành vi, hành động mang tính tích cực của đối tác trong giao dịch cung ứng dịch vụ vận chuyển. Chấp nhận đề nghị giao kết là việc đồng ý tất cả nội dung đã được nêu ra trong lời đề nghị, khơng có bất kì sự thay đổi, bổ sung nào. Trong trường hợp bên được đề nghị chấp nhận giao kết hợp đồng VCHH nhưng sửa đổi, bổ sung một trong những nội dung của đề nghị thì đó được coi là từ chối đề nghị và hình thành một đề nghị giao kết hợp đồng VCHH mới ( khoản 1 điều 393 BLDS quy định nội dung chấp nhận giao kết). Nội dung sửa đổi, bổ sung đề nghị giao kết hợp đồng có thể là điều kiện về thanh toán, chất lượng, số lượng, …
Cũng giống như lời đề nghị thì chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng cũng có thể rút lại, hủy bỏ nếu thơng báo rút lại, hủy bỏ chấp nhận giao kết đến trước hoặc cùng thời điểm với thơng báo chấp nhận trước đó và nếu dõ lý do thay đổi, hủy bỏ (quy định tại điều 397).
Thời điểm trả lời chấp nhận có hiệu lực do bên đề nghị giao kết ấn định thời gian trả lời trong lời đề nghị. Nếu khơng ấn định thời gian thì thời gian trả lời đề nghị sẽ được thực hiện trong 1 khoảng thời gian hợp lý. Nếu thông báo chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng đến muộn hơn vì lý do khách quan mà bên đề nghị biết ổặc phải biết thì sự chấp nhận này thì sự chấp nhận đề nghị giao kết vẫn có hiệu lực ( quy định tại điều 394). Một sự im nặng không được coi là chấp nhận lời đề nghị nếu khơng có sự thoả thuận khác hoặc do thói quen của các bên.
Thời điểm giao kết hợp đồng bắt đầu có hiệu lực từ khi bên đề nghị nhận được thông báo chấp nhận đề nghị hay do sự thảo thuận của hai bên về thời điểm giao kết bắt đầu có hiệu lực ( quy định điều 400 BLDS 2015). Hợp đồng có hiểu lực sẽ bắt đầu từ khi hợp đồng được giao kết nếu các bên khơng có thỏa thuận về thời giạn cụ thể
(quy định tại khoản 1 điều 401). Trong trường hợp các bên thỏa thuận sự im lặng được xem là chấp nhận giao kết, thì thời điểm giao kết sẽ bắt đầu từ thời điểm cuối cùng của thời hạn trả lời.
So với BLDS 2005 thì BLDS 2015 đã có nhiều sự thay đổi quy định chi tiết và phù hợp hơn về quá trình giao kết hợp đồng:
Điểm mới trong BLDS 2015 là mở rộng và rõ hơn về bên được đề nghị giao kết hợp đồng. Có thể có nhiều bên nhận được đề nghị trong giao kết hợp đồng. Và điều này hoàn toàn phù hợp với thực tiễn áp dụng ở nước ta hiện nay.
Làm rõ hơn trường hợp nào thì im lặng được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng và trường hợp im lặng nào thì khơng. Với việc bổ sung nội dung này đã hạn chế những tranh chấp phát sinh từ sự im lặng.
Cùng với sự thay đổi tích cực trong hệ thống pháp luật về quá trình giao kết vẫn tồn tại một số hàng chế nhất định như sau:
Cách sử dụng thuật ngữ “đề nghị giao kết hợp đồng”. Việc sử dụng thuật ngữ này gây ra khơng ít khó khăn cho người áp dụng vì rất khó để phân biệt đề nghị giao kết hợp đồng với quảng cáo. Một lời mời chỉ được coi là một lời đề nghị giao kết hợp đồng khi nó đáp ứng đủ ba điều kiện:
Điều kiện thứ nhất: Đề nghị giao kết hợp đồng phải được xác định cụ thể, tức là phải chứa đựng nội dung cơ bản của một hợp đồng trong tương lai. Bất kỳ sự không xác định nào liên quan đến nội dung của hợp đồng trong tương lai, quyền và nghĩa vụ cũng như đối tượng của hợp đồng đều có thể dẫn đến các cách hiểu khác nhau về nội dung của đề nghị giao kết hợp đồng. Điều này có thể làm cho lời đề nghị giao kết hợp đồng mất đi chức năng, nhiệm vụ vốn có của nó.
Điều kiện thứ hai: Đề nghị giao kết hợp đồng phải thể hiện được sự ràng buộc pháp lý giữa bên đưa ra lời đề nghị đối với bên được đề nghị. Điều này có nghĩa là lời đề nghị giao kết hợp đồng phải được thiết lập sao cho bên được đề nghị biết được rằng, để ký kết hợp đồng chỉ cần họ thể hiện sự đồng ý của mình với lời đề nghị giao kết. Điều kiện này với điều kiện thứ nhất cho phép phân biệt giữa lời đề nghị giao kết hợp đồng với lời mời đối tác đưa ra lời đề nghị giao kết hợp đồng mà trên thực tế, việc nhầm lẫn này rất thường xuyên xảy ra và khó xác định.
Điều kiện thứ ba: Đề nghị giao kết hợp đồng phải được gửi tới một hoặc một số người cụ thể. Trên thực tế, việc gửi đề nghị giao kết tới một chủ thể duy nhất dẫn tới hạn chế cơ hội kinh doanh đối với bên đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng cung ứng dịch vụ. Do đó, để nâng cao cơ hội kinh doanh, bên đề nghị giao kết hợp đồng cung ứng dịch vụ thường cùng lúc đưa ra đề nghị cho nhiều chủ thể xác định, dẫn tới trường hợp cùng một lúc nhiều bên được đề nghị trả lời chấp nhận gây ra khó khăn cho cả bên đưa ra đề nghị và bên chấp nhận đề nghị. Trong trường hợp này, bên đưa ra đề nghị giao kết không biết giao kết hợp đồng với bên nào trong số các bên chấp nhận đề nghị giao kết, còn các bên được đề nghị khơng có căn cứ để xác định quyền mình được giao kết hợp đồng với bên đề nghị, loại bỏ quyền giao kết hợp đồng với bên đề nghị của các bên cịn lại. Do đó rất dễ xảy ra tranh chấp
Định nghĩa về chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng tại Điều 393 BLDS 2015 không nhắc tới các cách thức hay hình thức của chấp nhận. Điều này chỉ nêu ra rằng, chấp nhận là “sự trả lời” trong khi đó cụm từ “sự trả lời” không rõ nghĩa, đôi khi làm người ta tưởng lầm rằng sự chấp nhận phải bằng văn bản hoặc lời nói mà khơng ghi nhận sự chấp nhận có thể được thể hiện bằng hành vi.
Khoản 2 Điều 394 BLDS 2015 quy định: “Trường hợp thông báo chấp nhận
giao kết hợp đồng đến chậm vì lý do khách quan mà bên đề nghị biết hoặc phải biết về lý do khách quan này thì thơng báo chấp nhận giao kết hợp đồng vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp bên đề nghị trả lời ngay khơng đồng ý với chấp nhận đó của bên được đề nghị”. Quy định này đưa ra trường hợp bên đề nghị trả lời ngay khơng đồng ý với
chấp nhận đó của bên được đề nghị giao kết hợp đồng, tuy nhiên như thế nào là “trả lời ngay” thì chưa được quy định cụ thể ở bất cứ văn bản nào. Điều này gây ra sự khó hiểu cho mọi người trong q trình áp dụng pháp luật.
Quy định xác định thời điểm giao kết hợp đồng cùng gây khó khăn. Nếu khi các bên ở các nước mà pháp luật theo các thuyết khác nhau. Ở các nước mà pháp luật theo các thuyết khác nhau, việc xác định thời điểm giao kết hợp đồng là rất quan trọng, liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên. Nhưng nếu các bên ở các quốc gia mà pháp luật lai có sự khác nhau về cách xác định thời điểm giao kết thì rất dễ phát sinh tranh chấp và cũng rất khó để giải quyết. Đây là vấn đề của tư pháp quốc tế mà “Bộ luật dân
sự 2015” cũng cần có quy định rõ.
Đối thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản( quy điịnh tại khoản 4 điều 404). Nội dung này được thể hiện khá chi tiết, tuy nhiên, khi áp dụng trên thực tế, có thể thấy các nội dung này hàm chứa sự mâu thuẫn và bất cập không nhỏ.
Thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hợp đồng có thể khơng đồng nhất với thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng. BLDS 2015 không đưa ra bất kỳ dự liệu nào để giải quyết tình huống này. Chính vì vậy, khi áp dụng cách xác định thời điểm giao kết hợp đồng theo Điều 400 BLDS 2015 đã gây ra khơng ít vướng mắc cũng như tranh chấp trong thực tiễn. Điều này gây khó khăn cho các chủ thể của hợp đồng và cho cả các cơ quan giải quyết tranh chấp hợp đồng.