5. Phương pháp nghiên cứu
2.3. Các kết luận về thực trạng công tác kiểm sốt bán hàng tại Cơng Ty TNHH
TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
2.3.1. Thành tựu
- Về lực lượng bán hàng :
+ Đội ngũ bán hàng được đào tạo về những kiến thức sản phẩm và kỹ năng bán hàng khá là tốt. Công ty đã chú trọng hơn trong công tác đào tạo và huấn luyện nhân viên thông qua các lớp học đã tổ chức. Mục tiêu đào tạo và huấn luyện nhân viên bán
hàng không dừng ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định, nhân viên bán hàng phải hiểu biết về sản phẩm thuộc phòng kinh doanh khác giúp nhà quản trị bán hàng cơng ty giải quyết được bài tốn thiếu nhân sự ở một số phòng kinh doanh trong trường hợp nhân viên nghỉ nhiều có thể thun chuyển nhân sự sang phịng kinh doanh khác mà nhân viên bán hàng vẫn làm tốt nhiệm vụ.
+ Lực lượng quản lý bán hàng được phân chia công việc khá rõ ràng, các bộ phận kiểm soát bán hàng đang thực hiện nghiêm túc và đang khắc phục những điểm yếu kém của công tác bán hàng.
- Về quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng của công ty:
Công ty đã xây dựng được một quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng khá chi tiết từ việc xây dựng các tiêu chí đặt ra tới các khâu xử lý, đánh giá kết quả kiểm soát hoạt động bán hàng và cuối cùng là khâu điều chỉnh các hoạt động bán hàng phù hợp với điều kiện, khả năng của công ty.
+ Các tiêu chuẩn được xây dựng khá cụ thể và dễ thực hiện tuy còn phải thay đổi phù hợp với khả năng quản lý, cơ sở vật chất của cơng ty.
+ Đã có những phương án điều chỉnh hoạt động bán hàng kịp thời và nhanh chóng.
+ Lượng khách hàng tới công ty ngày càng gia tăng và mở rộng, chất lượng phục vụ đang dần được cải thiện và nâng cao.
- Về quy trình kiểm sốt lực lượng bán hàng của cơng ty
Cơng ty đã có cơng tác đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên qua các tháng và theo quý. Hiện tại, công ty đang thực hiện xây dựng mục tiêu doanh số để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của nhân viên bán hàng, nhân viên phụ trách nhóm hàng. Nhà quản trị bán hàng ấn định mục tiêu cho từng nhân viên bán hàng linh hoạt dựa vào năng lực của từng nhân viên bán hàng giúp nhân viên bán hàng cảm thấy thoải mái, không áp lực trong công việc, và là động lực để họ phấn đấu hồn thành mục tiêu cơng việc được giao. Nhà quản trị bán hàng sử dụng kết quả đánh giá lực lượng bán hàng linh hoạt tùy trường hợp cụ thể có thể thăng tiến, đào tạo lại nhân viên, sửa chữa những thiếu sót của nhân viên.
2.3.2 Những hạn chế cịn tồn tại và ngun nhân
Mặc dù cơng ty đã và đang cố gắng nỗ lực thực hiện mọi công tác hoạt động bán hàng tuy nhiên với sự phát triển khơng ngừng thì khơng tránh khỏi những sai sót,
những điều chưa đạt như mong đợi. Chính vì vậy, cơng tác kiểm sốt là rất cần thiết đối với sự phát triển mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian hiện nay.
- Về quy trình kiểm sốt bán hàng:
+ Phương pháp đào tạo lực lượng bán hàng của công ty chưa linh hoạt, chủ yếu sử dụng phương pháp đào tạo tại lớp học – khơng có tính thực tiễn cao. Q trình đào tạo diễn ra chủ yếu thiên về lý thuyết dẫn đến nhân viên bán hàng không được thực hành nhiều các kỹ năng quan trọng trong bán hàng cũng như kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng tư vấn,...
Lực lượng lao động của cơng ty vẫn cịn thiếu và yếu về một số kỹ năng. Đội ngũ nhân viên và cơ cấu lao động của cơng ty cịn trẻ và phổ thơng nên vẫn cịn hạn chế về kiến thức nghiệp vụ. Đôi khi một số nhân viên tỏ ra thiếu tính chun nghiệp, hoạt động chăm sóc khách hàng chưa chu đáo, dẫn tới hiệu quả công việc không cao. Nhiều nhân viên bán hàng khi bắt đầu làm việc cảm giác bỡ ngỡ và chưa quen vì chưa được thực hành, dẫn đến thất bại ngay khi tư vấn khách hàng.
+ Các quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng và lực lượng bán hàng của công ty diễn ra chưa chặt chẽ, một số tiêu thức chưa phù hợp với thực tế, với khả năng trình độ chun mơn của bộ phận kiểm soát bán hàng. Nguyên nhân của hạn chế này là do cơng ty chưa có bộ phận cụ thể xây dựng rõ ràng quy trình kiểm sốt, hoạt động chủ yếu mang tính tự phát của trưởng phịng kinh doanh, khơng có sự đồng nhất trong quy trình kiểm sốt giữa các trưởng phịng kinh doanh.
Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng của cơng ty cịn thiếu cơng cụ tăng cường kiểm sốt bán hàng để có thể giúp điều chỉnh hoạt động bán hàng nhanh chóng, hiệu quả, tránh chậm trễ. Cụ thể, cơng ty mới kiểm sốt lực lượng bán hàng về doanh số bán hàng, quan hệ với khách hàng mà thiếu đi sự tương trợ giữa các đồng nghiệp, am hiểu về hàng hóa thị trường. Nguyên nhân là do mạng lưới bán hàng đang mở rộng, xảy ra các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng dẫn tới sự phàn nàn hay những phản hồi không tốt, khiếu nại từ phía khách hàng. Dịch vụ khách hàng ngày càng địi hỏi phải được nâng cao hơn về chất lượng và thái độ phục vụ trong khi trình độ của đội ngũ nhân viên chưa nhanh nhạy nắm bắt nhu cầu biến động của thị trường.
+ Những phương án điều chỉnh được đưa ra nhưng hiệu quả mang lại không đạt như mong muốn, yêu cầu kỳ vọng. Ban lãnh đạo chỉ dựa vào báo cáo kết quả của bộ phận kiểm soát mà chưa tham gia trực tiếp vào q trình kiểm sốt nên chưa nắm rõ
được những vấn đề đang tồn tại, những hướng giải quyết tốt nhất. Nguyên nhân là do hoạt động nghiên cứu và khai thác thị trường chưa được công ty chú trọng đầu tư về nhân lực cũng như kinh phí, kiểm sốt hoạt động cịn eo hẹp vì thế các thơng tin thu thập được chưa có độ tin cậy cao làm cho việc điều chỉnh các hoạt động bán hàng còn chậm và kém hiệu quả.
+ Ban lãnh đạo khơng nắm bắt được hết tình hình nảy sinh trong q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Ngun nhân là do công tác đánh giá hoạt động bán hàng chỉ chủ yếu dựa vào kết quả hoạt động kinh doanh qua các tuần, tháng và kết quả đánh giá kiểm soát bán hàng của bộ phận kiểm soát.
+ Mặc dù, bộ phận kiểm soát làm rất thường xuyên và định kỳ tuy nhiên do đặc thù kinh doanh của công ty đa dạng và phong phú sản phẩm nên cơng tác kiểm sốt cịn gặp nhiều khó khăn. Cơng ty chưa thành lập danh sách chuyên gia đánh giá trong đánh giá các nhân viên, thường cán bộ quản lý làm luôn chuyên gia nên việc đánh giá thường kết quả khơng cao, sau đó hoạt động điều chỉnh phịng ngừa diễn ra khơng như mong muốn.
- Về tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên dựa trên các báo cáo thống kê hay quan sát trực tiếp. Nhiều nhân viên bán hàng khơng hồn thành mục tiêu trong nhiều tháng liên tiếp. Nguyên nhân là do nhà quản trị bán hàng sử dụng kết quả đánh giá nhân viên bán hàng với trường hợp nhân viên bán hàng không thỏa mãn mục tiêu công việc chỉ ở mức đào tạo lại, điều chỉnh sai sót cho nhân viên bán hàng, điều này chưa tạo cho nhân viên bán hàng áp lực cơng việc để họ có thể hồn thành mục tiêu cơng việc trong các ngày, tháng tiếp theo.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT MÁY TÍNH MVT 3.1. Phương hướng hoạt động của cơng ty trong thời gian tới
3.1.1. Mục tiêu
Căn cứ vào tình hình kinh tế và năng lực của cơng ty, Ban giám đốc công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT đã xác định mục tiêu giai đoạn 2016-2025 của công ty là xây dựng là công ty phân phối, bán bn bán
lẻ máy vi tính và thiết bị ngoại vi có uy tín trên thị trường, đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của khách hàng, có tích lũy hợp lý, làm cho cơng ty phát triển đi lên, có danh tiếng trên thị trường về giải pháp không gian. Để thực hiện được mục tiêu dài hạn đã vạch ra, công ty đã đề xuất các mục tiêu ngắn hạn:
- Xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt nhưng vẫn đáp ứng được các chỉ tiêu đặt ra.
- Hoàn thiện hệ thống các tiêu chuẩn, phương pháp kiểm soát, xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, mở rộng thị trường tới các khu vực trong cả nước.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng để sản phẩm của công ty trở nên phổ biến.
- Phân loại khách hàng để đề ra những chiến lược phù hợp.
3.1.2. Phương hướng hoạt động
- Về sản phẩm: Nhận thấy vai trò quan trọng của sản phẩm đối với sự lớn mạnh của công ty, Ban giám đốc xác định phương hướng hoạt động về sản phẩm trong thời gian tới như sau: Bên cạnh việc chăm sóc và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm thiết bị ngoại vi thiết yếu, cơng ty ln tìm tịi và cập nhật những sản phẩm mới và hữu ích, cần thiết để bắt kịp thị hiếu người tiêu dùng trên thị trường…nhưng vẫn đảm bảo lợi thế cạnh tranh, tạo sự khác biệt so với đối thủ, đây là nhân tố quan trọng để cơng ty khẳng định vị thế của mình trong ngành.
- Về thị trường: Ngoài việc phải giữ vững các khách hàng trên các thị trường đã chiếm lĩnh được và các tỉnh lân cận, công ty phải mở rộng thị trường ra các khu vực khác ở miền Bắc, Trung và Nam. Để phát triển thị trường mới cơng ty phải thăm dị, khảo sát, xác định khách hàng mục tiêu, xây dựng chính sách giá, sản phẩm, khái quát quy mơ thị trường,… sau đó vạch ra các kế hoạch cụ thể để thâm nhập vào thị trường một cách hợp lý và thành công.
- Về kết quả và hiệu quả kinh doanh: Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, mang lại lợi nhuận lớn hơn cho công ty, sao cho lợi nhuận năm 2021 phải cao hơn năm trước gấp 3 lần.
- Về nghĩa vụ đối với Nhà nước: Mục tiêu đến năm 2021, cơng ty sẽ đóng góp cho ngân sách nhà nước 1 tỷ đồng, cao gấp 3 lần mức đóng góp ở thời điểm hiện tại. Ngồi ra, cơng ty cũng thể hiện vai trị của mình đối với xã hội bằng các hoạt động từ thiện, khuyên góp các vùng khó khăn.
- Đối với người lao động: Dự tính đến năm 2021, cơng ty sẽ tạo việc làm cho khoảng 150 nhân viên, tăng gấp hai lần số lượng nhân viên ở thời điểm hiện tại. Nâng mức lương tối thiểu của mỗi nhân viên lên 10 triệu đồng/1 tháng để đảm bảo cuộc sống cho nhân viên. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại cơng ty, tăng tính chun nghiệp của cơng tác đào tạo và phát triển nhân lực bằng việc có những kế hoạch, phương pháp đào tạo và phát triển rõ ràng, cụ thể, có sự phân tích đánh giá chính xác, cơng bằng sau đào tạo.
3.2. Quan điểm hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng
3.2.1. Quan điểm của công ty
Quan điểm của Ban Giám đốc công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT về công tác kiểm sốt hoạt động bán hàng: Cơng tác kiểm sốt bán hàng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, ban giám đốc đã định hướng công tác này trong thời gian tới dựa trên 3 tiêu chuẩn như sau:
Quan điểm 1: Phân tích và đánh giá các căn cứ lựa chọn phương pháp kiểm soát phù hợp, hiệu quả. Cần phân tích, đánh giá một cách chi tiết và đồng bộ các căn cứ bên trong và bên ngồi cơng ty nhất là sự biến động của nền kinh tế, chiến lược kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, chiến lược kinh doanh của cơng ty, khả năng tài chính và năng lực của lực lượng bán hàng của công ty. Các yếu tố trên phải được phân tích một cách khách quan thì cơng ty mới lựa chọn được phương pháp kiểm soát phù hợp được.
Quan điểm 2: Đổi mới hệ thống các tiêu chuẩn kiểm soát cho phù hợp. Lựa chọn và xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cần căn cứ vào kết quả phân tích, đánh giá các nhân tố bên trong và bên ngồi cơng ty có ảnh hưởng đến việc lựa chọn các tiêu chuẩn này. Các yếu tố môi trường ln thay đổi vì vậy các tiêu chuẩn cũng nên linh hoạt tùy thời điểm. Như vậy thì các tiêu chuẩn kiểm sốt giúp cơng ty đánh giá chính xác và khoa học.
Quan điểm 3: Khi đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của lực lượng bán hàng cần lưu ý các điểm: tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng, đánh giá khơng được mang tính thiên khiến hay định khiến, khơng được đánh giá theo xu hướng thái quá hay trung bình chủ nghĩa. Các đánh giá này phải giúp cho nhà lãnh đạo có cái nhìn nhận đúng về nhân viên của mình, để cịn có biện pháp tạo động lực thúc đẩy q trình bán hàng.
Hiện nay cơng ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT đã bước đầu kiểm soát bán hàng tương đối tốt, tuy nhiên hiệu quả thực sự mang lại chưa tương xứng với kỳ vọng của nhà quản trị. Theo tác giả nhận thấy rằng:
- Công tác kiểm sốt bán hàng của cơng ty cần phải được đồng bộ lại từ công tác kiểm sốt hoạt động bán hàng đến cơng tác kiểm soát lực lượng bán hàng. Hiệu quả của từng hoạt động tại cơng ty là chưa cân bằng: quy trình kiểm sốt bán hàng cịn tồn tại nhiều hạn chế (đã trình bày trong chương 2) so với tiêu chuẩn đánh giá mức độ hồn thành của lực lượng bán hàng.
- Cơng tác kiểm sốt bán hàng tại cơng ty tốt cần phải có sự liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban chức năng trong cơng ty: phịng Hành chính – Nhân sự, phịng Đào tạo, phịng Kinh doanh.
- Q trình thực hiện kiểm sốt bán hàng cần được thực hiện theo kế hoạch chiến lược cơng ty đã xây dựng trước và có phương án dự phịng rủi ro xảy ra để chủ động.
- Cơng ty cần chuẩn bị trước nguồn kinh phí phục vụ cho cơng tác kiểm soát hoạt động sau bán. Nguồn kinh phí này có thể được trích lập từ một khoản doanh thu của công ty.
- Công ty cần nghiên cứu thêm các hoạt động kiểm soát bán hàng của đối thủ cạnh tranh như: Công ty TNHH Kinh Doanh và Công Nghệ PLC Việt Nam, công ty TNHH SX và TMDV Hưng Phát,... nhận dạng điểm mạnh của đối thủ để học hỏi, phân tích những hạn chế của đối thủ để tránh mắc sai lầm.
3.3. Đề xuất giải pháp và kiến nghị để hồn thiện cơng tác kiểm sốt bán hàng cho công ty
3.3.1. Đề xuất giải pháp
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT, em đã có điều kiện tìm hiểu thực tế hoạt động kiểm sốt bán hàng của công ty. Em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm sốt bán hàng của cơng ty như sau:
3.3.1.1. Nâng cao tiêu chuẩn đối với lực lượng bán hàng, đặc biệt là nhân viên bán hàng.
Công ty cần yêu cầu cao hơn về tiêu chuẩn kiến thức và kỹ năng vì nhân viên bán hàng là lực lượng trực tiếp mang về doanh thu cho công ty. Đối với kiến thức, cần có