2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.1, 2.2, 2.3, 2.4): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng,
kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, phiếu xuất kho, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT dưới dạng điện tử được lập thành 2 bản:
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử: Lưu tại sever của đơn vị và gửi cho khách
hàng qua email là chứng từ kế tốn của bên mua.
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Được in ra bản giấy ký đóng dấu gửi
cho khách hàng làm cơ sở ghi chép, hạch toán nghiệp vụ, lưu trữ hoặc gửi kèm hàng hóa đi đường.
Trên hóa đơn phải thể hiện rõ: Ngày tháng năm lập hóa đơn, Tên đơn vị mua, mã số thuế người mua, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số thuế GTGT, tổng cộng thanh toán...
Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.7, 2.8, 2.9, 2.10): Do kế toán kho lập khi xuất bán
hàng, khi có Lệnh xuất kho từ Phịng kinh doanh chuyển xuống, được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng cho khách. PXK được in thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc phiếu xuất kho. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phịng kế tốn làm căn cứ hạch tốn.
Phiếu xuất kho có đầy đủ thơng tin về: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị, số, ngày, tháng, năm lập phiếu, lý do xuất kho, tên kho xuất hàng. Sau khi ký lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký, sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Số lượng hàng và giá bán trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Phiếu thu (Phụ lục 2.5): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế
toán thanh toán lập phiếu thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ.
Trên phiếu thu kế toán thanh toán ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt, kế toán thanh toán tiến hành thu tiền và ký đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: Kế toán thanh toán giữ để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt. Liên 2: Giao cho người nộp tiền.
Liên 3: Chuyển lại 1 liên cho kế toán bán hàng để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm.
Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán bán hàng hạch toán trên phần mềm kế toán VACOM.
Sổ phụ kèm theo giấy báo có của các ngân hàng: Là chứng từ được ngân
hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy Báo có để thơng báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả. Hàng tháng, kế toán thanh toán có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng nhưng hiện nay tại phịng kế tốn, các chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có...Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan và lập chứng từ ghi sổ.
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và xác định doanh thu thuần trong kỳ của cơng ty. Kế tốn mở chi tiết tài khoản cấp 2 của TK 511 để thuận tiện cho việc theo dõi hiệu quả cũng như hạch toán các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp. Bao gồm:
+ TK 511 – TB: Doanh thu bán Nhóm hàng tủ bếp.
+ TK 511 – BTD: Doanh thu bán Nhóm hàng bàn trang điểm. ……..
Tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở việc mở chi tiết tài khoản chia theo nhóm hàng chủ đạo của doanh nghiệp, chứ trong từng nhóm hàng chưa mở chi tiết tài khoản doanh thu theo từng loại mã hàng để theo dõi. Theo đó rất khó quản lý và đánh giá
được hiệu quả của từng mặt hàng xem đâu là loại hàng mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp để đầu tư, phát triển.
TK 632 – “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này không được mở chi tiết theo dõi cho các loại mặt hàng khác nhau.
TK 131 – “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng trong trường hợp khách hàng nhận nợ, ghi vào bên nợ TK 131 và phản ánh khoản khách hàng ứng tiền trước, thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty ghi bên Có TK 131. Tài khoản này được công ty mở chi tiết tới TK cấp 2 và theo từng mã đối tượng khách hàng như: TK 131 (KH 1176): Khoản phải thu của Công ty TNHH Phát Triển Đầu Tư Và Thương Mại A.I.P, TK 131 (KH 4422): Khoản phải thu của Công ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Duy Linh…
TK 111 - “Tiền mặt”, TK 112 - “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về
khi bán hàng. Trong đó TK 111 chi tiết: TK 1111: Tiền Việt Nam, TK 1112: Ngoại tệ
Ngoài ra, công ty mở các tài khoản tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng nhằm phục vụ cho việc quản lý tiền gửi và thu hồi công nợ được thuận tiện, một số tài khoản chi tiết như sau:
+ TK 1121.1: Tài khoản tiền gửi Ngân hàng ACB + TK 1121.2: Tài khoản tiền gửi Ngân hàng BIDV… …..
TK 156 – “Hàng hóa”: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và sự biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chung cho tất cả các hàng hóa trong cơng ty, khơng chi tiết TK 156 cho từng loại mặt hàng.
TK 3331 – “Thuế GTGT đầu ra”: Phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”: Phản ánh chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
+ TK 6421 - “Chi phí bán hàng”
+ TK 6422 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.3.3. Vận dụng tài khoản
Kế tốn bán bn qua kho
Ngày 07/01/2021, Công ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Phát Triển Đầu Tư Và Thương Mại A.I.P một lơ bộ bàn ăn BTP88 có tổng giá trị thanh tốn là: 220.000.000 đồng theo hóa đơn số 0000353 (Phụ lục 2.1). Khách hàng nhận nợ.
Căn cứ vào thơng tin đặt hàng của khách hàng, kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0000353 (Phụ lục 2.1) chuyển cho kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK_0009 (Phụ lục 2.7) chuyển xuống cho bộ phận kỹ thuật xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ cho kế toán hạch toán vào phần mềm:
- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D. Hóa đơn bán hàng”
- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 07/01/2021
- Số CT: HD_0009
- Mã ĐT: 1176 - Công ty TNHH Phát Triển Đầu Tư Và Thương Mại A.I.P - Chứng từ gốc: 0000353
- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 353 - Mã hàng: BTP88 – bộ bàn ăn BTP88 - Mã kho: KCT
Kế toán thực hiện hạch toán theo bút toán: Nợ TK 131– KH 1176: 220.000.000 đồng Có TK 5111: 200.000.000 đồng Có TK 3331: 20.000.000 đồng
Kế tốn ấn “Ghi” để lưu lại, phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0009 (Phụ lục 2.7) và tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ
cái TK 511 (Phụ lục 2.11), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.12), sổ cái TK 131 (Phụ lục
2.15)…
Cuối tháng, kế toán tổng hợp chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 2.14), sổ TK 632 (Phụ lục 2.13), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn…
Trường hợp khách hàng thanh toán chuyển khoản ngay
Ngày 11/01/2021, Công ty xuất bán buôn cho Công ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Duy Linh một lơ bàn trang điểm SH154 có tổng giá trị thanh tốn là: 237.600.000 đồng theo hóa đơn số 0000359 (Phụ lục 2.2). Khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào thơng tin đặt hàng và giấy báo có của ngân hàng số BC_0006
(Phụ lục 2.6), kế tốn bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT số 0000359 (Phụ lục 2.2) và chuyển cho kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK_0015 (Phụ lục 2.8)
chuyển xuống cho bộ phận kỹ thuật xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ cho kế toán hạch toán vào phần mềm:
- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”
- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 11/01/2021
- Số CT: HD_0015
- Mã ĐT: 7962 - Công ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Dịch Vụ Duy Linh - Chứng từ gốc: 0000359
- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 359
- Mã hàng: SH154 – bàn trang điểm SH154 - Mã kho: KCT
Kế toán thực hiện hạch toán theo bút toán: Nợ TK 1121: 237.600.000 đồng
Có TK 5111: 216.000.000 đồng Có TK 3331: 21.600.000 đồng
- Sau đó kế tốn Chọn “Chuyển khoản” và ấn “Ghi”
- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra giấy báo có ngân hàng số BC_0006 (Phụ lục 2.6).
Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0015 (Phụ lục 2.8) và cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.11),
sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.12), sổ cái TK 112…
Cuối tháng, kế toán tổng hợp chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 2.14), sổ TK 632 (Phụ lục 2.13), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn…
Kế toán bán lẻ
Ngày 16/01/2021, khi Công ty Cổ Phần Đầu Tư Và Phát Triển Du Lịch Hà Việt xác nhận đơn hàng mua 3 tủ quần áo AB659 và chấp nhận thanh toán, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000368 (Phụ lục 2.3) chuyển cho kế toán kho lập phiếu xuất kho số PXK_0024 (Phụ lục 2.9) và chuyển cho thủ quỹ tiến hành lập
phiếu thu số PT_0008 (Phụ lục 2.5) thu tiền. Bộ phận kỹ thuật sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu thu chuyển xuống để giao hàng cho khách. Kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán trên phần mềm:
- Chọn phần hành “Bán hàng - Phải thu” - Chọn mục “D.Hóa đơn bán hàng”
- Ấn F4 để “Thêm mới” và nhập các thông tin sau: - Ngày CT: 16/01/2021
- Số CT: HD_0024
- Mã ĐT: 9923 - Công ty Cổ Phần Đầu Tư Và Phát Triển Du Lịch Hà Việt - Chứng từ gốc: 0000368
- Lý do: Hóa đơn bán hàng số 368 - Mã hàng: AB659 – Tủ quần áo AB659 - Mã kho: KCT
Kế toán thực hiện hạch toán theo bút toán: Nợ TK 1111: 19.800.000 đồng
Có TK 5111: 18.000.000 đồng Có TK 3331: 1.800.000 đồng
- Sau đó kế tốn Chọn “Tiền mặt” và ấn “Ghi”
- Ấn “Tạo phiếu thu”, phần mềm sẽ tự động tạo ra phiếu thu số PT_0008 (Phụ lục
2.5).
Đồng thời phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin trên phiếu xuất kho số PXK_0024 (Phụ lục 2.9) và cập nhật dữ liệu vào các sổ cái TK 511 (Phụ lục 2.11),
sổ cái TK 3331 (Phụ lục 2.12), sổ cái TK 111…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ TK 156 (Phụ lục 2.14), sổ TK 632 (Phụ lục 2.13)…
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty áp dụng cho các khách hàng mua hợp đồng số lượng lớn, các khách hàng quen thuộc, lâu năm và uy tín đối với cơng ty. Với từng nhóm đối tượng khách hàng thì chính sách chiết khấu thương mại của cơng ty có sự khác biệt:
+ Loại 1: Với khách hàng uy tín lâu năm (đã gắn bó với cơng ty từ 5 năm trở lên) mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 70.000.000 trở lên sẽ áp dụng mức chiết khấu từ 1,5 % trên một hợp đồng.
+ Loại 2: Với khách hàng uy tín, gắn bó từ 1 đến 3 năm với cơng ty, mua hàng hóa với giá trị hóa đơn từ 100.000.000 đồng sẽ áp dụng mức chiết khấu 1 – 2% tùy thuộc thời gian gắn bó trên một hợp đồng.
Ví dụ minh họa: Ngày 23/01/2021, Công ty Tuyết Vy bán 1 lô tủ bếp MQ255
cho Công ty TNHH Thương Mại Và Đầu Tư Mạnh Phát, do công ty này là khách hàng quen thuộc gắn bó trên 5 năm với cơng ty và thường mua nhiều mặt hàng bán lẻ đi kèm với số lượng nhiều nên được chiết khấu thương mại 1,5%. Phần chiết khấu này khơng được phản ánh trên hố đơn, giá bán ghi trên Hóa đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu). Khách hàng nhận nợ. Căn cứ vào hóa đơn số 0000381
(Phụ lục 2.4) và phiếu xuất kho số PXK_0037 (Phụ lục 2.10), kế toán hạch toán
trên phần mềm:
Nợ TK 131 – KH 0147: 264.000.000 đồng
Có TK 5111: 240.000.000 đồng (Giá đã chiết khấu 1,5%) Có TK 3331: 24.000.000 đồng
Khách hàng được trả lại sản phẩm trong thời hạn cho phép nếu khơng hài lịng với chất lượng hàng hóa với điều kiện hàng không bị hư hại so với ban đầu, nguyên tem, nhãn mác cùng các giấy tờ khác. Kế toán hạch toán giảm doanh thu hàng bán bị trả lại ghi Nợ TK 511 theo trị giá bán chưa thuế và hạch toán giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp ghi Nợ TK 3331, giảm số tiền đã thu hay khoản phải thu ghi Có TK 111, 1121, 131. Đồng thời ghi giảm giá vốn lô hàng đã xuất và ghi tăng giá trị hàng tồn kho: Nợ TK 156, Có TK 632 theo giá trị thực nhập kho. Hàng bán bị trả lại này rất ít xảy ra tại cơng ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận tháng 01/2021, Cơng ty khơng phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
• Chiết khấu thanh tốn và giảm giá hàng bán
Hiện nay, Cơng ty Tuyết Vy chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh tốn trong bán hàng nên chưa khuyến khích được khách hàng thanh tốn cơng nợ sớm. Tình trạng nợ kéo dài sẽ khiến công ty bị chiếm dụng vốn kinh doanh, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu khách hàng khơng cịn khả năng thanh tốn cho đơn vị.
• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Các mặt hàng đồ gỗ nội thất của Cơng ty Tuyết Vy hiện nay có đặc điểm là có nhiều chủng loại sản phẩm và mã hàng khác nhau, giá cả thay đổi phụ thuộc vào sự biến động của thị trường nhưng kế tốn Cơng ty Tuyết Vy vẫn chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đơn vị nên tiềm ẩn nhiều rủi ro khi giá hàng tồn kho trên thị trường sụt giảm mạnh.
Hiện tại trong kho của Cơng ty Tuyết Vy cịn tồn kho 1 số mã hàng kệ ti vi, bàn trang điểm…nhập kho từ tháng 05/2018 đến nay vẫn chưa bán được do mẫu mã đã lỗi thời và chất liệu không tốt, đang bị giảm giá trên thị trường. Giá gốc của số hàng tồn kho này là 476.000.000 đồng nhưng trên thị trường giờ chỉ cịn khoảng 413.200.000 đồng. (Phụ lục 2.17)
• Lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Hiện nay, cơng tác đối chiếu công nợ và đốc thúc thu hồi công nợ của công ty Tuyết Vy chưa được thực hiện sát sao nên việc thu hồi nợ cịn chậm và có những khoản thu phải cho vào nợ khó địi do khách hàng khơng có khả năng thanh tốn,