2.4.1.Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Công ty cổ phần phần mềm Citigo
Căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, công ty thực hiện cơng tác hoạch định nhân lực, tính tốn định biên và thực hiện điều chuyển nhân viên trong nội bộ các phòng là phương hướng xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Citigo. Nhu cầu tuyển dụng được xác định thông qua kế hoạch định mức nhân sự và nhân sự thực tế tại thời điểm lập kế hoạch nhân sự. Khi các bộ phận có yêu cầu về nhân lực, phịng đó sẽ gửi phiếu yêu cầu về nhân lực lên Tổng Giám Đốc và chờ phê duyệt trong khoảng thời gian từ 1-2 ngày. Ban Giám Đốc sẽ xem xét và xét duyệt đề xuất tuyển dụng với các nội dung về số lượng nhân sự mới cần tuyển dụng, trình độ, đặc điểm ứng viên, yêu cầu các kĩ năng, thời gian hoàn thành tuyển dụng…
Biểu đồ dưới đây thể hiện nhu cầu tuyển dụng nhân lực Khối Kinh doanh của công ty Cổ phần phần mềm Citigo:
Sơ đồ 2.3: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty CP phần mềm Citigo giai đoạn 2018 – 2021 giai đoạn 2018 – 2021
(Nguồn: Phòng nhân sự - Công ty CP phần mềm Citigo)
Từ sơ đồ 2.3 trên, có thể thấy nhu cầu tuyển dụng tăng dần từ 280 người năm 2018 lên 400 người năm 2019 chủ yếu là do hoạt động mở rộng quy mô kinh doanh ra khắp các
280 400 300 320 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 2018 2019 2020 2021
tỉnh thành trên cả nước và duy trì nhu cầu mức trên 300 người năm 2021. Tuy nhiên, ở khối kinh doanh, tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cịn cao nên khơng đủ định mức nhân sự cần thiết, đảm bảo doanh số cho bộ phận nên nhu cầu đề xuất tuyển dụng nhân lực mới tăng cao. Hiện nay, cơng ty đang thực hiện chính sách ưu tiên tuyển dụng nguồn bên trong để người lao động thỏa mãn và gắn bó hơn với cơng ty, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
2.4.2.Các hình thức thu hút ứng viên trong tuyển dụng nhân lực Công ty cổ phần phần mềm Citigo
Citigo chủ yếu sử dụng hai hình thức thu hút ứng viên phổ biến nhất là qua nội bộ và qua hệ thống internet, mạng xã hội.
Hình thức thu hút thơng qua nội bộ: thông báo các chiến dịch tuyển dụng đến các nhân viên nội bộ để giới thiệu và quảng cáo các đợt tuyển dụng lớn của công ty. Cách thức chủ yếu thông qua các buổi họp hàng quý và qua đăng tải chủ yếu trên các kênh nội bộ như: Bảng tin công ty, Group chung của cơng ty ở Facebook, Zalo, Work place,...
Hình thức thu hút qua internet và mạng xã hội: chủ yếu là các nguồn tuyển dụng online cho phép sử dụng nhiều chiến thuật đa dạng, vừa đăng thông tin tuyển dụng lên các kênh online vừa sử dụng cơng cụ tìm kiếm ứng viên (Search CV) từ các trang mạng việc làm có sẵn hoặc đơn giản tiếp cận trực tiếp ứng viên từ mạng xã hội Facebook, Linkedln, Zalo…từ đó các chuyên viên của doanh nghiệp dễ dàng sàng lọc hồ sơ và lựa chọn tốt nhất. Một số kênh tuyển dụng Citigo đang lựa chọn và thực hiện như:
• Website của cơng ty: http://www.citigo.com.vn/tuyen-dung/
• Fanpage Facebook: https://www.facebook.com/tuyendungKiotViet/
Sơ đồ 2.4: Ý kiến của nhân viên về nguồn thông tin tuyển dụng Công ty CP phần mềm Citigo
(Nguồn: Tổng hợp khảo sát phịng nhân sự-Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Biểu đồ 2.4 cho thấy chủ yếu 49% nhân viên được khảo sát cho rằng họ biết đến thông tin tuyển dụng của Citigo qua các trang mạng việc làm như Vietnamworks, TopCV, JobsGO,… và qua mạng xã hội là 33%, đặc biệt nguồn ứng viên đến từ Facebook chiếm khoảng 1/3 tổng số lượng nhân sự trúng tuyển tại Citigo.. Có khoảng 8% nhân viên được khảo sát biết đến thông tin tuyển dụng của công ty qua người quen giới thiệu (khen thưởng cho nhân viên giới thiệu nhân viên đạt yêu cầu là 2.500.000 VNĐ/ 01 nhân viên kinh doanh
Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, mạng xã hội thực sự là kênh tuyển dụng thu hút ứng viên hiệu quả. Việc tìm kiếm và găp gỡ giữa các nhà tuyển dụng và các ứng viên trực tuyến sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi và tiết kiệm chi phí hơn. Qua đó, cơng ty chú trọng hơn đến việc đăng tải thông báo tuyển dụng của Công ty trên internet thông qua các mạng tuyển dụng phổ biến.
2.4.3.Đánh giá tuyển dụng nhân lực Công ty cổ phần phần mềm Citigo
Tổng hồ sơ nhận được mỗi đợt tuyển dụng
Định hướng của công ty trong những năm qua luôn muốn phát triển và mở rộng kinh doanh nói chung và nhân lực nói riêng. Chính vì vậy, nhân lực tại các phịng ban ln được tuyển liên tục để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô đồng thời bù đắp những biến động nhân sự. Một năm công ty chia thành 4 quý để chạy KPI và đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
33%
6% 49%
8%4%
Bảng 2.4: Tổng hồ sơ mỗi đợt tuyển dụng nhân lực Công ty CP phần mềm Citigo (Đơn vị: hồ sơ) Năm Chỉ tiêu 2018 2019 2020 So sánh 2019/2018 2020/2019 Chênh lệch Tỷ trọng (%) Chênh lệch Tỷ trọng (%) Tổng hồ sơ ứng tuyển 832 1358 984 526 163,22% 374 72,45% Tổng hồ sơ thực nhận mỗi đợt tuyển dụng 458 534 472 76 116,59% 62 88,38%
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Theo bảng số liệu 2.4, tổng hồ sơ ứng tuyển Khối kinh doanh Hà Nội mà Citigo nhận được mỗi đợt tuyển dụng trong giai đoạn 2018 – 2020 tăng nhanh, năm 2018 là 458 hồ sơ đến năm 2020 là 472 hồ sơ cho mỗi đợt tuyển của năm. Có thể thấy, hoạt động tiếp cận và thu hút ứng viên cho Khối kinh doanh Hà Nội đang được triển khai và thực hiện tốt.
Số lượng hồ sơ đạt yêu cầu
Bảng 2.5: Tỷ lệ số lượng hồ sơ đạt yêu cầu của ứng viên Công ty CP phần mềm Citigo
(Đơn vị: hồ sơ)
Năm
Chỉ tiêu 2018 2019 2020
Tổng số hồ sơ ứng tuyển thực nhận 458 534 472 Tổng số hồ sơ ứng tuyển đạt yêu cầu 325 466 361
Tỷ lệ số lượng hồ sơ đạt yêu cầu 70,96% 87,26% 76,48%
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Bảng 2.5 cho thấy rằng tỷ lệ hồ sơ ứng tuyển đạt yêu cầu qua các năm có xu hướng biến động năm 2018 là 70,96% cho đến năm 2020 ở mức 76,48%. Đặc biệt, năm 2019 do nhu cầu bổ sung nhân lực cao nên tỉ lệ là 87,26% với 466 hồ sơ đạt yêu cầu. Số lượng hồ sơ ứng tuyển mỗi năm khá cao, trong đó số lượng hồ sơ khơng đạt thì đa số là do khơng đáp ứng được tiêu chuẩn về độ tuổi, trình độ và kinh nghiệm làm việc tuy nhiên về lĩnh vực liên quan thì cơng ty vẫn ln sẵn sàng tạo điều kiện tuyển dụng và đào tạo ứng viên.
Theo chị Phan Thị Hạ- Trưởng phòng đối tác nhân sự - cho biết: “Với tính chất cơng
việc của nhân lực Khối kinh doanh Kiotviet không chỉ là tư vấn, thuyết phục khách hàng mà họ còn là người trực tiếp hướng dẫn cho khách dùng sản phẩm phần mềm của công ty. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi nhân viên là phải có kinh nghiệm, khơng ngại khó, ngại khổ để sẵn sàng đi hỗ trợ khách; đồng thời phải có tư duy, sự logic để học phần mềm và giới thiệu được phần mềm”.
Chi phí cho hoạt động tuyển dụng
Chi phí cho kinh doanh và phát triển ln là vấn đề được chú trọng ở Citigo. Ngồi ra do phải tuyển liên tục với số lượng lớn nên chi phí cho hoạt động tuyển dụng nhân lực Khối kinh doanh nói chung và Khối kinh doanh Hà Nội nói riêng là khơng hề nhỏ. Thực trạng chi phí cho hoạt động tuyển dụng nhân lực Khối kinh doanh được thể hiện như sau:
Bảng 2.6: Chi phí cho hoạt động tuyển dụng nhân lực Cơng ty CP phần mềm Citigo
(Đơn vị: triệu đồng)
STT Nội dung 2018 2019 2020
1 Các trang mạng việc làm có phí 32 41 68
2 Chạy quảng cáo Facebook 15 28 35
3 Thuê dịch vụ bên thứ 3 22 38 42
4 Trả thưởng cho nhân viên khi giới thiệu ứng viên đạt
0 12 21
5 Khác (trang thiết bị, văn phòng phẩm,…)
7 11 16
Tổng 76 130 182
Chi phí cho hoạt động tuyển dụng 0,041 0,055 0,05
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Bản 2.6 cho thấy, chi phí để trả cho các trang mạng việc làm là phải đầu tư nhiều chi phí nhất (năm 2020 là 68 triệu đồng/năm). Thực tế, tại các trang mạng việc làm ln có CV cập nhật mỗi ngày, nguồn ứng viên rất đa dạng và phong phú, thông tin của ứng viên cơng khai qua đó giảm thiểu thời gian thu hút và tìm kiếm ứng viên phù hợp. Chính vì vậy,
Năm 2019 với việc áp dụng hình thức tiếp cận ứng viên thông qua “sử dụng nhân viên cơng ty làm người giới thiệu” chính vì vậy chi phí việc trả thưởng cho nhân viên có sự thay đổi. Qua đó, chi phí cho hoạt động tuyển dụng và qua bảng cho thấy chi phí cho hoạt động tuyển dụng trong năm 2019 là cao nhất với chi phí 0,055 triệu đồng/ 1 hồ sơ ứng viên. Đến năm 2020 các khoản chi phí đã được cân đối và đi vào ổn định, chi phí cho hoạt động tuyển dụng theo đó cũng giảm cịn 0,05 triệu đồng/1 hồ sơ ứng viên.
2.5.Quy trình tuyển dụng nhân lực của Cơng ty cổ phần phần mềm Citigo 2.5.1.Chuẩn bị tuyển dụng
Phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc là một hoạt động không thế thiếu trong công tác quản trị nhân lực. Cơng tác phân tích cơng việc ở Citigo được thực hiện khá tốt, quy trình rõ ràng, đáp ứng u cầu cơng việc ở vị trí chức danh khác nhau. Được thực hiện theo quy trình sau:
• Bước 1: Tại mỗi phòng ban, phòng nhân sự tiến hành cơng tác phân tích cho các vị trí cơng việc khác nhau.
• Bước 2: Trưởng phịng nhân sự xem xét, đánh giá quá trình, viết văn bản chi tiết phân tích cơng việc.
• Bước 3: Các trưởng bộ phận sẽ đưa cho nhân viên cấp dưới xem xét và bổ sung sau khi văn bản chi tiết phân tích cơng việc được xây dựng xong và chuyển lại cho bộ phận nhân sự.
Sản phẩm cuối cùng của q trình phân tích cơng việc của Công ty Citigo là bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn cơng việc đối với từng vị trí chức danh.
Hoạch định nhân lực
Mục tiêu của hoạt động hoạch định nguồn nhân lực hướng tới 3 khía cạnh chính: số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động. Dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và yêu cầu từ các phòng ban, phòng nhân sự tiến hành xây dựng và thực thi các chiến lược, chính sách nhân sự để đáp ứng nhu cầu nhân lực của tổ chức cả về chất lượng và về số lượng.
Sơ đồ 2.5: Quy trình hoạch định nhân sự của Cơng ty CP phần mềm Citigo
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Tại Công ty Cổ phần phần mềm Citigo, nhu cầu tuyển dụng được xác định từ đầu năm theo đề xuất nhu cầu tuyển dụng của cán bộ quản lý phòng ban tới Tổng giám đốc. Dựa trên kế hoạch phát triển kinh doanh, Ban Giám Đốc sẽ xem xét và xét duyệt đề xuất tuyển dụng với các nội dung về số lượng nhân sự, trình độ, đặc điểm ứng viên, yêu cầu các kĩ năng, thời gian hoàn thành tuyển dụng…
Xác định thời gian tuyển dụng
Thời gian tuyển dụng do đặc thù thi đua và nhu cầu theo quý và năm nên công ty thường tổ chức vào đầu các tháng 1,3,7,9 hàng năm. Cụ thể là với các tháng 7 và tháng 9 là khoảng thời gian các trường đại học có lượng sinh viên tốt nghiệp đẩu ra khá lớn tại Hà Nội như NEU,FTU,TMA,AOF,…là nguồn ứng tuyển chất lượng của bộ phận tuyển dụng. Không gian và địa điểm phỏng vấn được trực tiếp ở 2 trụ sợ chính Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh, ngoải ra các tỉnh lẻ cũng sẽ có phỏng vấn và 1-2 đợt trong năm tùy theo nhu cầu và khả năng kinh doanh tại địa phương.
2.5.2.Thông báo tuyển dụng
Công ty quy định nội dung thông báo tuyển dụng phải bao gồm: Thông tin khái quát về công ty, số lượng cần tuyển, mô tả công việc, yêu cầu đối với vị trí ứng tuyển, yêu cầu hồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ.
Bản thông báo tuyển dụng của cơng ty Citigo thể hiện các vị trí ứng tuyển, mơ tả khái quát công việc cần thực hiện và các quyền lợi được hưởng, thông báo này thiết kế ngắn gọn nhưng đầy đủ dễ hiểu. Các u cầu đưa ra rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc sàng lọc hồ sơ và việc hạn chế ứng viên khoogn phù hợp. Hoạt động kế thông báo tuyển dụng ở
Bước 1: Dự
báo nhu cầu về nhân lực Bước 2: Đề ra các chính sách Bước 3: Thực hiện kế hoạch nhân sự Bước 4: Kiểm tra, đánh giá
Triển khai thông báo tuyển dụng nhân lực
Sau khi xác định được nguồn tuyển mộ hiệu quả và thiết kế thơng báo tuyển dụng phù hợp thì nhân viên nhân sự sẽ tiến hành triển khai thông báo tuyển dụng vào nhiều thời gian, địa điểm khác nhau tuỳ thuộc vào cách thức phù hợp. Phòng nhân sự tại Citigo hiện đang tiếp cận ứng viên thông qua các kênh online như:
• Website tuyển dụng của cơng ty: https://www.citigo.com.vn/tuyen-dung/ nơi cập nhật liên tục và đầy đủ tất cả thơng tin, vị trí tuyển dụng của cơng ty.
• Fanpage tuyển dụng trên Facebook: “Tuyển dụng Kiotviet”. KiotViet là tên gọi sản phẩm mũi nhọn của công ty, nên để tên tuyển dụng KiotViet sẽ giúp đồng thời khuếch trương được thương hiệu KiotViet và ứng viên dễ dàng nhận ra.
• Các trang mạng việc làm trả phí và khơng trả phí.
Khơng những thế, Citigo cịn thơng qua bên thứ 3 để hỗ trợ quảng bá tuyển dụng… để gia tăng thêm nguồn ứng viên đầu vào đáp ứng tiến độ mở rộng quy mơ. Phịng nhân sự đã ký kết hợp tác với các đơn vị tuyển dụng bên ngoài như Nityo, CKHR, Career Today, Worklink, 40HRS,…
Nhìn chung, khi tiếp cận ứng viên theo hình thức online sẽ có số lượng ứng viên lớn, cập nhật thông tin liên tục, đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với công việc thông qua bản CV online. Tuy nhiên, tỷ lệ ứng viên phù hợp đồng ý tham gia phỏng vấn không cao dẫn đến hiệu quả tuyển dụng qua các trang mạng việc làm chưa thực sự mang lại hiệu quả như mong đợi.
Bảng 2.7: Tóm tắt các trang web tuyển dụng Công ty CP phần mềm Citigo
STT Trang đăng
tuyển Link trang Tính năng Citigo sử dụng
TRANG MẠNG VIỆC LÀM – MẤT PHÍ
2 Top CV https://www.topcv.vn/
+ Gói search CV 6000 điểm, 10 tin đăng cơ bản trong 1 tháng
+ Gói đăng tin khơng giới hạn 3 Timviecnhanh https://www.timviecnhanh.
com + Gói search CV 2000 điểm
4 Jobsgo https://jobsgo.vn/
+ Search CV miễn phí 30 lượt + 300 lượt đăng tin miễn phí
+ Được lấy thêm tin đăng, cần liên hệ vs Ms Trang
TRANG MẠNG VIỆC LÀM - MIỄN PHÍ
5 123viec 123viec.com + Đăng tin miễn phí + Miễn phí search CV 6 Careerlink https://www.careerlink.vn + Đăng tin không giới hạn
7 Jobsvietnam http://jobsvietnam.net/ + Đăng tin miễn phí
8 MyJob http://www.myjob.vn/ + Đăng tin miễn phí khơng giới hạn + Search CV miễn phí
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
2.5.3.Thu nhận nghiên cứu hồ sơ
Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ được thơng qua hai hình thức đó là: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thơng qua Internet. Khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, phòng nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Có một vài u cầu như sau:
• Về mặt hình thức: Hồ sơ phải photo cơng chứng đầy đủ yêu cầu, quy định của công ty như hộ khẩu, bằng cấp giấy tờ, chứng minh thư (căn cước cơng dân),..
• Về mặt nội dụng: Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chun mơn cũng như kinh nghiệm