(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Tại Công ty Cổ phần phần mềm Citigo, nhu cầu tuyển dụng được xác định từ đầu năm theo đề xuất nhu cầu tuyển dụng của cán bộ quản lý phòng ban tới Tổng giám đốc. Dựa trên kế hoạch phát triển kinh doanh, Ban Giám Đốc sẽ xem xét và xét duyệt đề xuất tuyển dụng với các nội dung về số lượng nhân sự, trình độ, đặc điểm ứng viên, yêu cầu các kĩ năng, thời gian hoàn thành tuyển dụng…
Xác định thời gian tuyển dụng
Thời gian tuyển dụng do đặc thù thi đua và nhu cầu theo quý và năm nên công ty thường tổ chức vào đầu các tháng 1,3,7,9 hàng năm. Cụ thể là với các tháng 7 và tháng 9 là khoảng thời gian các trường đại học có lượng sinh viên tốt nghiệp đẩu ra khá lớn tại Hà Nội như NEU,FTU,TMA,AOF,…là nguồn ứng tuyển chất lượng của bộ phận tuyển dụng. Không gian và địa điểm phỏng vấn được trực tiếp ở 2 trụ sợ chính Hà Nội và TP.Hồ Chí Minh, ngoải ra các tỉnh lẻ cũng sẽ có phỏng vấn và 1-2 đợt trong năm tùy theo nhu cầu và khả năng kinh doanh tại địa phương.
2.5.2.Thông báo tuyển dụng
Công ty quy định nội dung thông báo tuyển dụng phải bao gồm: Thông tin khái quát về công ty, số lượng cần tuyển, mô tả cơng việc, u cầu đối với vị trí ứng tuyển, yêu cầu hồ sơ, thời gian và địa điểm thu nhận hồ sơ.
Bản thông báo tuyển dụng của cơng ty Citigo thể hiện các vị trí ứng tuyển, mô tả khái quát công việc cần thực hiện và các quyền lợi được hưởng, thông báo này thiết kế ngắn gọn nhưng đầy đủ dễ hiểu. Các u cầu đưa ra rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc sàng lọc hồ sơ và việc hạn chế ứng viên khoogn phù hợp. Hoạt động kế thông báo tuyển dụng ở
Bước 1: Dự
báo nhu cầu về nhân lực Bước 2: Đề ra các chính sách Bước 3: Thực hiện kế hoạch nhân sự Bước 4: Kiểm tra, đánh giá
Triển khai thông báo tuyển dụng nhân lực
Sau khi xác định được nguồn tuyển mộ hiệu quả và thiết kế thông báo tuyển dụng phù hợp thì nhân viên nhân sự sẽ tiến hành triển khai thông báo tuyển dụng vào nhiều thời gian, địa điểm khác nhau tuỳ thuộc vào cách thức phù hợp. Phòng nhân sự tại Citigo hiện đang tiếp cận ứng viên thơng qua các kênh online như:
• Website tuyển dụng của công ty: https://www.citigo.com.vn/tuyen-dung/ nơi cập nhật liên tục và đầy đủ tất cả thơng tin, vị trí tuyển dụng của cơng ty.
• Fanpage tuyển dụng trên Facebook: “Tuyển dụng Kiotviet”. KiotViet là tên gọi sản phẩm mũi nhọn của công ty, nên để tên tuyển dụng KiotViet sẽ giúp đồng thời khuếch trương được thương hiệu KiotViet và ứng viên dễ dàng nhận ra.
• Các trang mạng việc làm trả phí và khơng trả phí.
Khơng những thế, Citigo cịn thơng qua bên thứ 3 để hỗ trợ quảng bá tuyển dụng… để gia tăng thêm nguồn ứng viên đầu vào đáp ứng tiến độ mở rộng quy mơ. Phịng nhân sự đã ký kết hợp tác với các đơn vị tuyển dụng bên ngoài như Nityo, CKHR, Career Today, Worklink, 40HRS,…
Nhìn chung, khi tiếp cận ứng viên theo hình thức online sẽ có số lượng ứng viên lớn, cập nhật thông tin liên tục, đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với công việc thông qua bản CV online. Tuy nhiên, tỷ lệ ứng viên phù hợp đồng ý tham gia phỏng vấn không cao dẫn đến hiệu quả tuyển dụng qua các trang mạng việc làm chưa thực sự mang lại hiệu quả như mong đợi.
Bảng 2.7: Tóm tắt các trang web tuyển dụng Cơng ty CP phần mềm Citigo
STT Trang đăng
tuyển Link trang Tính năng Citigo sử dụng
TRANG MẠNG VIỆC LÀM – MẤT PHÍ
2 Top CV https://www.topcv.vn/
+ Gói search CV 6000 điểm, 10 tin đăng cơ bản trong 1 tháng
+ Gói đăng tin khơng giới hạn 3 Timviecnhanh https://www.timviecnhanh.
com + Gói search CV 2000 điểm
4 Jobsgo https://jobsgo.vn/
+ Search CV miễn phí 30 lượt + 300 lượt đăng tin miễn phí
+ Được lấy thêm tin đăng, cần liên hệ vs Ms Trang
TRANG MẠNG VIỆC LÀM - MIỄN PHÍ
5 123viec 123viec.com + Đăng tin miễn phí + Miễn phí search CV 6 Careerlink https://www.careerlink.vn + Đăng tin không giới hạn
7 Jobsvietnam http://jobsvietnam.net/ + Đăng tin miễn phí
8 MyJob http://www.myjob.vn/ + Đăng tin miễn phí khơng giới hạn + Search CV miễn phí
(Nguồn: Phịng nhân sự - Công ty CP phần mềm Citigo)
2.5.3.Thu nhận nghiên cứu hồ sơ
Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ được thơng qua hai hình thức đó là: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thơng qua Internet. Khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, phịng nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Có một vài yêu cầu như sau:
• Về mặt hình thức: Hồ sơ phải photo công chứng đầy đủ yêu cầu, quy định của công ty như hộ khẩu, bằng cấp giấy tờ, chứng minh thư (căn cước cơng dân),..
• Về mặt nội dụng: Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chun mơn cũng như kinh nghiệm theo yêu cầu của từng vị trí dự tuyển. Ứng viên phải cập nhật đầy đủ q trình học tập và vị trí làm việc mà ứng viên từng đảm nhận, năng khiếu kĩ năng thêm.... Ngồi ra, hồ sơ cịn có thể có mục tiêu và định hướng phát triển bản thân trong tương lai hay mức lương đề xuất.
Tại công ty Cổ phần phần mềm Citigo sẽ có 4 đợt tuyển dụng tương ứng với 4 quý và mục tiêu tuyển dụng của từng quý là khác nhau. Ví dụ, quý I năm 2020, mục tiêu tuyển dụng là hồ sợ những cử nhân kinh tế để đào tạo kỹ năng bán hàng và thuyết phục khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của các quý sau.
Việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng tiêu chí ứng với từng vị trí dự tuyển. Phịng Nhân sự sẽ tiến hành cho điểm từng tiêu chí rồi lấy tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của một bộ hồ sơ và bộ hồ sơ không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu sẽ bị loại. Đối với những hồ sơ khơng đạt u cầu, Phịng Nhân sự sẽ lưu trữ thông tin lên hệ thống và gửi Email cảm ơn ứng tuyển đến ứng viên. Đối với những hồ sơ đạt yêu cầu sẽ được nhập lên hệ thống và liên lạc trực tiếp qua điện thoại hẹn tham gia thi tuyển tại công ty.
2.5.4.Phỏng vấn sơ bộ
Vòng 1 phỏng vấn sơ bộ: phỏng vấn đánh giá về kỹ năng, thái độ, sự phù hợp về văn hóa, xác định mục tiêu nghề nghiệp và nguyện vọng của ứng viên đồng thời phòng nhân sự giúp ứng viên nắm bắt các thơng tin chính xác về cơng ty, về mơ tả công việc, quyền lợi, thời gian làm việc, đưa ra mức lương và điều kiện làm việc cho ứng viên.
Phịng nhân sự sẽ tiến hành gọi thơng báo hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên. Thời gian gọi chậm nhất 2 ngày trước khi phỏng vấn. Công ty thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian buổi phỏng vấn và gửi lại ứng viên một thư mời phỏng vấn. Người phỏng vấn là đại diện phòng nhân sự chuyên trách tuyển dụng và trưởng bộ phân cần tuyển.
Việc phỏng vấn được Công ty được thực hiện khá bài bản và cụ thể, không khí phỏng vấn thoải mái, cởi mở giúp ứng viên có cơ hội phát huy hết tố chất cũng như năng lực của
Bảng 2.8: Số ứng viên phỏng đạt u cầu vịng 1 Cơng ty CP phần mềm Citigo (Đơn vị: Hồ sơ) Năm Chỉ tiêu 2018 2019 2020 So sánh 2018/2019 2019/2020 Chênh lệch Tỷ trọng (%) Chênh lệch Tỷ trọng (%) Số hồ sơ đạt yêu cầu 325 466 361 231 143,38% 105 77,46% Số ứng viên phỏng vấn đạt yêu cầu vòng 1 284 442 348 178 155,63% 101 78,74%
(Nguồn: Phòng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
Có thể thấy qua bảng 2.8. Số lượng ứng viên đạt phỏng vấn đợt 1 có xu hướng biến động. Đặc biệt tăng từ số lượng ứng viên năm 2018 là 284 ứng viên lên 442 ứng viên năm 2019, tỉ lệ 155,63%. Điều này cho thấy công tác phỏng vấn và sàng lọc cao dù nhu cầu cần nhiều nhân sự. Số ứng viên tham gia phỏng vấn đạt yêu cầu ngày càng tăng phản ánh công tác sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên đầu vào thực hiện khá tốt. Kết quả phỏng vấn đạt yêu cầu cao giúp gia tăng nguồn chất lượng đầu vào, đảm bảo cho hoạt động đánh giá và phỏng vấn lần 2 hiệu quả.
2.5.5.Kiểm tra, trắc nghiệm
Mục đích: Kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viên
Ưu điểm: Hình thức thi này có thể đánh giá chính xác về kĩ năng mềm, năng lực sắp xếp cơng việc, năng lực phán đốn và ra quyết định của ứng viên. Đồng thời trong quá trình thực hiện bài thi, ứng viên có thể hiểu rõ hơn về cơng việc mình ứng tuyển.
Hầu hết ứng viên tham gia phỏng vấn đều muốn được hiểu rõ hơn về chế độ lương thưởng và phúc lợi, tỷ lệ này chiếm 60%. Để ứng viên thấy được mình có phù hợp cơng việc kinh doanh phần mềm và công ty hay không, cán bộ phỏng vấn phải giải đáp hết thắc mắc của ứng viên. Điều này góp phần giảm thiểu tỉ lệ nghỉ việc trong thời gian làm việc đầu tiên tại công ty.
Chuyên viên tuyển dụng đặt thêm câu hỏi sau khi làm phiếu: “Nội dung các câu hỏi kiểm tra có đúng trọng tâm cơng việc hay khơng?” Và có 73% nhân viên được khảo sát
đồng ý rằng nội dung câu hỏi phỏng vấn đúng trọng tâm, và 27% nhân viên cịn lại khơng đồng ý rằng câu hỏi phỏng vấn là đúng trọng tâm.
Bảng 2.9: Bộ câu hỏi phỏng vấn ứng viên ứng tuyển Nhân viên Kinh doanh năm 2019
Tên:
Vị trí ứng tuyển: Ngày PV:
Tiêu chí Câu trả lời
Câu 1: Mục tiêu/ lý do của em khi ứng tuyển vào KiotViet là gì?
Câu 2: Em hình dung 1 người làm Telesales/ tư vấn bán hàng qua điện thoại thì cần những tố chất gì và bản thân em tự đánh giá mình trên các
tiêu chí đó như thế nào?
Câu 3: Em hiểu như thế nào về vị trí cơng việc mình ứng tuyển và em nghĩ rằng mình phù hợp với vị trí đó ở điểm gì?
Câu 4: Định hướng nghề nghiệp của em trong 6 tháng, 1 năm tới?
Câu 5: Mong muốn thu nhập và lộ trình thăng tiến quả em khi ứng
tuyển vào KiotViet?
Câu 6: Em hình dung đối tượng khách hàng của KiotViet là ai?
Câu 7: Sản phẩm KiotViet là 1 sản phẩm công nghệ, mà đối tượng khách hàng mà KiotViet lại là khách hàng truyền thống. Thì theo em trong quá trình tư vấn và tiếp cận KH mình có gặp khó khăn và thuận lợi gì? Câu 8: Trong trường hợp ngày hơm đó SM yều cầu em đạt 3 HĐ thành công, mà 18h00 rồi em chưa đạt được hợp đồng nào thì lúc đó em xử lý
như thế nào?
Câu 9: Trong trường hợp em ở HN có 1 khách hàng ở Thanh Hóa, em tư vấn gần 1 tuần. Lúc đấy em xử lý như thế nào?
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty CP phần mềm Citigo)
2.5.6.Phỏng vấn lần hai
Vòng 2: Bộ phận nhân sự đánh giá ứng viên phù hợp với các tiêu chí thơng qua bản đánh giá thì sẽ chuyển tới trưởng bộ phận kinh doanh phỏng vấn chuyên sâu về chuyên môn bán hàng và sự phù hợp về mục tiêu công việc. Mục tiêu của buổi phỏng vấn:
Nhằm đánh giá chính xác về năng lực và các kỹ năng của ứng viên đối với cơng việc nhằm mục đích tuyển chọn được những ứng viên đáp ứng tốt nhất yêu cầu đặt ra.
Bảng 2. 10: Tiêu chí đánh giá phỏng vấn nhân viên kinh doanh Công ty CP phần mềm Citigo
ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN Họ tên ứng viên:
Ngày PV: Vị trí: Phòng: HR PV:
Kinh doanh PV:
STT Tiêu chí (5 tiêu chí) Điểm (từ 1 đến 5)
Trọng số
HR Tỷ lệ SM Tỷ lệ
1 Tư duy nhạy bén, linh hoạt trong xử lý tình huống 1,05 1,05 35% 2 Kỹ năng giao tiếp, sự trung thực 0,3 0,30 10% 3 Có kinh nghiệm Telesales/sales/tư vấn bán hàng 0,6 0,60 20% 4 Sẵn sàng làm thêm giờ, sẵn sàng đi tỉnh 0,45 0,45 15% 5 Có định hướng bản thân trong cơng việc và máu kiếm
tiền 0,8 0,80 20%
Tổng điểm 3,2 3,20 100%
30% 70%
Đánh giá khác:
Điều kiện để UV Pass PV bao gồm: -Tổng điểm cuối cùng >= 3
-Khơng được có bất cứ điểm 1 nào ở cả HR hay SM (tức điểm liệt); riêng mục 1.Tư duy điểm liệt là điểm 2
Các tiêu chí đánh giá: Tiêu chí 1:
Hướng câu hỏi: Đánh giá thông qua việc UV xử lý các tình huống trong buổi PV... 1 điểm: Khơng xử lý được
2 điểm: Nghĩ lâu mới đưa ra phương án xử lý, hoặc phương án xử lý không khả thi 3 điểm: Có đưa ra được phán nhưng dài dòng, lan man
4 điểm: Đưa ra được phương án xử lý cơ bản
5 điểm: Đưa ra phương án nhanh chóng, trọng tâm, ngắn gọn
Tiêu chí 2:
1 điểm: Giao tiếp ấp úng, nói chậm, trả lời thiếu trung thực 2 điểm: Giao tiếp lủng củng, diễn đạt khơng rõ ý
3 điểm: Giao tiếp bình thường, chưa thực sự lơi cuốn người nghe
Tiêu chí 3:
Hướng câu hỏi câu hỏi: Đưa ra câu hỏi nhằm khai thác kỹ năng tìm kiếm, tiếp cận, tư vấn, đeo bám, thuyết phục khách hàng.
1 điểm: Không tư vấn được
2 điểm: Biết tiếp cận nhưng chưa biết tư vấn, đeo bám, thuyết phục
3 điểm: Biết tiếp cận, biết tư vấn nhưng chưa biết đeo bám thuyết phục => Đào tạo được
4 điểm: Biết tiếp cận biết tư vấn, biết đeo bám, có sự gợi mở thì biết thuyết phục => Đào tạo được 5 điểm: Tiếp cận, tư vấn, thuyết phục tốt
Tiêu chí 4
Hướng câu hỏi: Hỏi ln UV về tình huống làm thêm giờ/ đi cơng tác (có thể hỏi trực tiếp hoặc gián tiếp); hỏi để đánh giá UV chịu khó chịu khổ khơng
1 điểm: Không sẵn sàng làm thêm giờ và không sẵn sàng đi gặp khách tỉnh
3 điểm: Có thể làm thêm giờ nhưng khơng đi gặp khách tỉnh được hoặc ngược lại 5 điểm: Sẵn sàng làm thêm giờ và sẵn sàng đi công tác
Tiêu chí 5:
Hướng câu hỏi: Đưa ra câu hỏi về mục tiêu thu nhập, mong đợi về công việc, định hướng của bản thân tại KiotViet
1 điểm: Không quá quan trọng thu nhập 2 điểm: Chỉ quan tâm lương cơ bản 3 điểm: Mong muốn thu nhập > 8 triệu
4 điểm: Mong muốn thu nhập > 10 triệu và có định hướng phát triển bản thân rõ ràng
5 điểm: Mong muốn thu nhập > 15 triệu và đưa ra lộ trình thăng tiến cho bản thân có thời gian cụ thể
(Nguồn: Phịng nhân sự - Cơng ty Cổ phần Phần mềm Citigo)
Việc đánh giá phỏng vấn ứng viên Khối kinh doanh tại cơng ty đã có những tiêu chí và trọng số đánh giá rõ ràng, cụ thể đảm bảo sự đánh giá công bằng và cụ thể giữa các ứng viên. Tuy vậy, năng lực của ứng viên lại chưa thực sự đồng đều, nhiều trường hợp trưởng các phòng kinh doanh đánh giá chưa khách quan và chưa phản ánh đúng nhu tuyển dụng cầu của phịng mình dẫn đến việc quyết định tuyển dụng nhầm người, cụ thể là tỷ lệ ứng viên vào làm việc dưới vẫn chiếm tỉ lệ khá cao.
2.5.7.Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi thực hiện xong các bước tuyển chọn và các thông tin tuyển dụng đã đảm bảo theo đúng với các yêu cầu tuyển đề ra thì lúc này hội đồng tuyển chọn sẽ thống nhất và đi đến quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên đã tham gia ứng tuyển. Chuyên viên tuyển dụng Citigo sẽ liên lạc với ứng viên qua điện thoại để trao đổi và thương lượng về chế độ lương thưởng và ngày giờ làm việc.
Q trình này được gọi là thơng báo kết quả tuyển dụng. Ứng viên được thông báo