chứng từ
Các chứng từ công ty thường xuyên sử dụng trong sản xuất như: Phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.. cần đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin trên phiếu như thông tin người nhận tiền, người nhận hàng để đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung trên chứng từ của doanh nghiệp và thuận tiện trong quá trình theo dõi và xử lý nghiệp vụ của kế tốn.
Mơ hình kế tốn tập trung bản thân cơng ty sử dụng cần toàn bộ chứng từ phát sinh đều phải tập hợp về Cơng ty để tiến hành ghi sổ kế tốn. Nên việc luân chuyển chứng từ thường chậm trễ làm ảnh hưởng tới cơng tác kế tốn, dồn cơng việc vào cuối kỳ, dẫn đến sai sót khơng đáng có như ghi thiếu, ghi nhầm. Các số liệu về tình hình chi phí thực tế không được cung cấp kịp thời cho công tác quản lý, điều này ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn chi phí sản xuất, gây khó khăn trong cơng tác quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
Để giảm tình trạng luân chuyển chứng từ chậm và giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế tốn vào cuối tháng, cuối q và theo dõi sổ, cập nhật chứng từ chính xác thì việc xuống kho lấy chứng từ xuất nhập nên được tiến hành thường xuyên. Công ty nên đưa ra yêu cầu về giảm thời gian gửi chứng từ kế toán tập trung của xưởng sản xuất hợp lý hơn để đảm bảo số liệu kế toán được phản ánh kịp thời, phục vụ cho việc cung cấp các thông tin cho nhà quản trị, phục vụ cho việc lập các báo cáo kế tốn. Ví dụ: Cơng ty có thể đưa ra quy định phụ trách sản xuất cứ 5-10 ngày tập hợp chứng từ 1 lần về phịng kế tốn của cơng ty.
Bên cạnh đó có thể đặt ra chế độ thưởng phạt rõ ràng trong việc luân chuyển chứng từ của các đội về Công ty. Việc luân chuyển chứng từ chậm trễ còn do nguyên nhân đội sản xuất chưa ý thức được tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ kịp
thời nên Công ty cần có chính sách chỉ được tạm ứng tiền cho các đội trưởng sản xuất khi họ đã trả đủ chứng từ cho lần tạm ứng trước và xác định rõ thời hạn thanh toán tạm ứng. Làm như vậy sẽ nâng cao được trách nhiệm của đội trưởng sản xuất với các chứng từ chi phí cũng như nộp chứng từ cho phịng kế tốn đúng thời gian quy định. Ví dụ quy định phạt về mặt tài chính như trừ lương của người chịu trách nhiệm luân chuyển chứng từ nếu để xảy ra tình trạng chậm trễ tùy theo mức thời gian để chia khung phạt như 100.000 đồng nếu chậm 1 ngày trong việc luân chuyển chứng từ.