22 + Chịch trách nhiệm quan hệ trực tiếp với các phịng ban cơng ty.
+ Chịu trách nhiệm về báo cáo kê toán và báo cáo tài chính. Kế tốn cơng nợ:
+ Chịu trách nhiệm lập hóa đơn, phiếu nợ, liên hệ khách hàng.
+ Theo dõi các khoản nợ phải thu, nợ phải trả đối với khách hàng và nhà cung cấp.
Kế toán lƣơng:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lƣợng và chất lƣợng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
+ Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động.
+ Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
+ Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng các khoản tiền lƣơng, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lƣơng , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế tốn. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lƣơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kế toán tiền:
+ Hạch toán các nghiệp vụ liên đế thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. + Hạch tốn các chi phí hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm tra chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. + Cuối tháng đối chiếu với sỗ quỹ và ký xác nhận.
+ Vay nợ ngân hàng. Thủ quỹ:
+ Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thƣờng những mất mát này. Đảm bảo số dƣ tiền mặt tại quỹ luôn luôn khớp với số dƣ trên tài khoản sổ quỹ.
+ Thực hiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng nhƣ: rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, lấy sổ phụ, nộp thuế vào ngân sách nhà nƣớc.
+ Chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ, văn bản kèm theo và có phê duyệt của ngƣời có thẩm quyền là giám đốc chi nhánh, ngƣời đƣợc uỷ quyền và kế toán trƣởng.
+ Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt.
+ Thực hiện kiểm quỹ hàng ngày và đảm bảo số dƣ tiền mặt tại quỹ khớp với số dƣ trên sổ quỹ.
23 + Có trách nhiệm chuyển cho kế toán viên phiếu chi/phiếu thu và các chứng từ đi kèm cho các nghiệp vụ thanh toán từ quỹ (ngay khi phát sinh) để kế tốn viên kịp thời hạch tốn các khoản chi phí đó vào sổ cái một cách đầy đủ và chính xác.
+ Hỗ trợ kế toán viên trong việc in ấn, đóng sổ.
2.3.2 Một số chính sách kế toán:
Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tƣ 200/2014/TT- BTC ban hành vào ngày 22/12/2014.
Chi nhánh cơng ty hạch tốn độc lập.
Chính sách kế toán áp dụng:
+ Kỳ kế toán: theo năm dƣơng lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12.
+ Đơn vị tiền tệ hạch tốn: Việt Nam Đồng.
+ Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, thuế suất 10%.
+ Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. + Hình thức kế tốn áp dụng: Hình thức kế tốn trên máy tính.
+ Sổ kế toán sử dụng: sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái), sổ chi tiết tài khoản và chi tiết theo doanh thu.
HÌNH 2.1 HÌNH THỨC KẾ TỐN TẠI CÔNG TY
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. PHẦN MỀM KẾ TỐN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
24 Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Công việc cuối tháng:
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) trên phần mềm Zeal và lập báo cáo tài chính bằng phần mềm Excel theo mẫu riêng của công ty. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trong kế tốn các khoản phải trả và các khoản trích theo lƣơng, kế tốn tính các khoản phải trả ngƣời lao động và khoản trích theo lƣơng bằng phần mềm excel. Về hạch toán, kế toán nhờ phần mềm Zeal hỗ trợ hạch toán bút toán tổng hợp vào phần mềm.
25
CHƢƠNG 3: CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI
TRẢ NGƢỜI LAO ĐỘNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CƠNG TY ĐỐI TÁC MẶT TRỜI
TỒN CẦU A.I – CHI NHÁNH TP. HỒ CHÍ MINH
3.1 TỔNG QUAN VỀ LAO ĐỘNG, TIỀN LƢƠNG 3.1.1 Lao động, tiền lƣơng: 3.1.1 Lao động, tiền lƣơng:
3.1.1.1 Tình hình lao động:
Số lƣợng nhân viên:
Ngày 31 tháng 10 năm 2015, tại công ty có 98 ngƣời bao gồm cả nhân viên Việt Nam và nhân viên Nhật Bản.
BẢNG 3.1 BẢNG THỐNG KÊ NHÂN VIÊN
STT Phòng Số lƣợng lao động Tổng số Việt Nam Nhật Bản 1 Giám Đốc 0 1 1 2 Tƣ vấn thuế và kế toán 44 4 48 3 Thành Lập 5 1 6 4 Kinh doanh 5 1 6
5 Kế nối doanh nghiệp 7 2 9
6 Tƣ vấn nhân sự 5 3 8
7 Tƣ vấn Luật 8 2 10
8 Quản trị - Nhân sự 10 0 10
Tổng cộng 84 14 98
(Nguồn: Phịng nhân sự cơng ty)
Loại hợp đồng lao động đƣợc kí kết tại đơn vị:
+ Hợp đồng không xác định kỳ hạn: giám đốc chi nhánh, nhân viên cấp cao. + Hợp đồng có kỳ hạn 27 tháng: nhân viên junior.
26
3.1.1.2 Trình độ năng lực của ngƣời lao động
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty là cung cấp dịch vụ tƣ vấn về kế toán thuế, luật pháp, nhân sự... Do vậy chi nhánh cơng ty địi hỏi tất cả mọi ngƣời đều phải có trình độ đại học.
Riêng những nhân viên cấp cao trong mỗi bộ phận yêu cầu có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mình cơng ty đồng thời có các chứng chỉ bằng cấp nghề nghiệp uy tín nhƣ CPA Việt Nam, CPA Nhật Bản, Kế toán trƣởng, ...
3.1.1.3 Thời gian chi trả lƣơng và hình thức trả lƣơng:
Thời gian chi trả lƣơng: cơng ty tính lƣơng vào cuối mỗi tháng, thanh tốn lƣơng
vào ngày 15 của tháng sau.
Hình thức trả lƣơng: Thanh toán qua tài khoản Vietcombank. 3.1.1.4 Hình thức tiền lƣơng và phƣơng pháp tính lƣơng:
Hình thức tiền lƣơng: theo thời gian làm việc (tháng, ngày, giờ).
Phƣơng pháp tính lƣơng:
Tiền lƣơng thực nhận hàng tháng = Tiền lƣơng tháng + Tiền lƣơng làm thêm giờ + các khoản trợ cấp từ cơ quan BHXH – Các khoản trích theo lƣơng.
Tiền lƣơng tháng:
Trong đó:
+ Tiền lƣơng trên HĐLĐ = Lƣơng cơ bản + Phụ cấp vị trí + Thƣởng hàng tháng.
- Lƣơng cơ bản: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chuyên môn của mỗi nhân viên trong công ty và đƣợc quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên.
- Phụ cấp vị trí: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chuyên môn của mỗi nhân viên trong công ty và đƣợc quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên.
- Thƣởng hàng tháng: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên trong công ty và quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên. Sau một thời gian, khoản tiền thƣởng này sẽ đƣợc tăng lên.
+ Số ngày làm việc trong tháng: số ngày làm việc trong 1 tháng trừ đi thứ 7, chủ nhật, dao động từ 21 đến 23 ngày.
+ Số ngày làm việc thực tế trong tháng: số ngày nhân viên đi làm thực tế trong tháng.
27 Đối tƣợng đƣợc tính: nhân viên làm thêm giờ với khách hàng.
Thủ tục: đơn xác nhận làm thêm ngoài giờ có chữ kí ngƣời lập, quản lý nhóm hoặc trƣởng bộ phận.
+ Vào ngày thƣờng bằng 150% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng:
+ Vào ngày nghỉ hằng tuần bằng 200% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng:
+ Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hƣởng lƣơng, bằng 300% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng chƣa kể tiền lƣơng ngày lễ, ngày nghỉ có hƣởng lƣơng đối với ngƣời lao động hƣởng lƣơng ngày.
Trong đó:
+ Tiền lƣơng một ngày: Là tiền lƣơng thực trả cho một ngày làm việc.
+ Tiền lƣơng một giờ: Là tiền lƣơng thực trả cho một giờ làm việc, 8 giờ/ngày
Các khoản trợ cấp từ cơ quan BHXH: Là các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản, nghĩ dƣỡng sức mà ngƣời lao động đƣợc nhận từ cơ quan BHXH.
Các khoản trích theo lƣơng: gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đƣợc trích theo quy định.
Thuế thu nhập cá nhân: khấu trừ thuế TNCN nếu ngƣời lao động có phát sinh thu nhập tính thuế.
3.1.1.5 Nghỉ phép hƣởng lƣơng
Số ngày nghỉ phép hƣởng lƣơng: 12 ngày/năm.
Thủ tục xin nghỉ phép: đơn xin nghỉ phép kèm chữ ký của quản lý nhóm, trƣởng bộ phận.
28
3.1.1.6 Quy trình tính lƣơng
HÌNH 3.1 QUY TRÌNH TÍNH LƢƠNG TẠI CÔNG TY
Bƣớc 1: Kế tốn tiền lƣơng theo dõi và chấm cơng đi làm của từng nhân viên.
Bƣớc 2: Cuối tháng kế toán lƣơng tổng hợp lại các chứng từ liên quan nhƣ: đơn
xin nghỉ phép, đơn xác nhận làm thêm ngoài giờ/ngày nghỉ... và đối chiếu với bảng chấm công theo ngày để tạo thành một bảng chấm công tổng hợp.
Bƣớc 3: Sau khi đã hồn thành bảng chấm cơng tổng hợp, kế tốn lƣơng lập bảng tính lƣơng chi tiết từng nhân viên và tổng hợp toàn bộ nhân viên, danh sách nhận lƣơng bằng phần mềm excel.
Bƣớc 4: Gửi bảng tính lƣơng cho từng nhân viên vào email của từng ngƣời,
đồng thời gửi cho kế toán trƣởng và Giám đốc chi nhánh.
Nếu nhƣ nhân viên không đồng ý với bảng tính lƣơng của kế tốn thì viết mail phản hồi hoặc trực tiếp kế tốn đề trình bày ý kiến trƣớc thời hạn chuyển lƣơng của cơng ty. Lúc này quy trình thanh tốn sẽ quay lại bƣớc 3. Ngƣợc lại thì khơng cần hồi
29 âm mail của kế toán lƣơng và kế toán lƣơng ngầm hiểu nhân viên đồng ý với bảng tính lƣơng của mình.
Bƣớc 5: Gửi bảng tính lƣơng tổng hợp và danh sách nhận lƣơng bằng email và
giấy trực tiếp cho kế toán trƣởng và Giám đốc chi nhánh .
Kế tốn trƣởng nếu khơng đồng ý bảng tính lƣơng thì viết email hoặc trao đổi trực tiếp với kế tốn lƣơng. Lúc nãy, quy trình thanh tốn sẽ quay lại bƣớc 3. Ngƣợc lại nếu kế toán trƣởng đồng ý sẽ sang bƣớc 5.
Bƣớc 6: Kế toán trƣởng gửi bảng tính lƣơng tổng hợp, danh sách nhận lƣơng trực tiếp cho Giám đốc chi nhánh ký duyệt. Giám đốc chi nhánh xem xét và đồng ý ký vào danh sách nhận lƣơng và bảng tính lƣơng tổng hợp.
Bƣớc 7: Kế toán trƣởng tiếp nhận bảng tính lƣơng tổng hợp, danh sách nhận lƣơng kèm theo chữ kí của Giám đốc chi nhánh, ký và gửi lại cho Kế toán tiền lƣơng.
Bƣớc 8: Kế toán tiền lƣơng lập các chừng từ liên quan đem đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán tiền lƣơng cho nhân viên vào ngày trả lƣơng.
3.1.1.7 Thủ tục hƣởng trợ cấp BHXH
Tại công ty, các khoản trợ cấp BHXH thƣờng xuyên phát sinh gồm có: trợ cấp ốm đau, trợ cấp nghỉ thai sản, dƣỡng sức.
Kế toàn tiền lƣơng nhờ phần mềm ibhxh hỗ trợ lập các hồ sơ, in ra đóng dấu nộp cho cơ quan BHXH qua đƣờng bƣu điện.
Trƣờng hợp ốm đau:
+ Danh sách đề nghị giải quyết hƣởng chế độ ốm đau, thai sản,dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu 70a-HD) (Phụ lục 1).
+ Mẫu C65-HD giấy xin nghỉ hƣởng BHXH (Phụ lục 2) Trƣờng hợp nghỉ thai sản:
+ Danh sách đề nghị giải quyết hƣởng chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu 70a-HD) (Phụ lục 1).
+ Giấy ra viện (bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản chụp) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng bảo hiểm xã hội (mẫu số C65-HD, bản chính) hoặc Giấy khám thai (bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản chụp), sổ khám thai (bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản chụp).
+ Giấy chứng sinh (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp) hoặc Giấy khai sinh (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp) của con.
Trƣờng hợp nghỉ dƣỡng sức:
+ Danh sách đề nghị giải quyết hƣởng chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu 70a-HD) (Phụ lục 1).
Sau khi các bản hồ sơ có đầy đủ chữ kí của kế toán trƣởng, giám đốc chi nhánh, kế toán tiền lƣơng gửi hồ sơ đến BHXH bằng bƣu điện.
30 Khi nhận đƣợc sự đồng ý của BHXH về khoản trợ cấp, kế toán tiền lƣơng làm nhƣ sau:
+ Đối với số tiền trợ cấp nhỏ, kế toán chi từ tiền của cơng ty trƣớc sau đó cấn trừ với khoản Bảo hiểm tháng sau.
+ Đối với số tiền lớn, kế toán chờ BHXH cấp quận chuyển về công ty vào quý sau và trả cho ngƣời lao động.
3.1.1.8 Minh họa tính lƣơng phải trả:
Lƣơng của ông Nguyễn Minh Thanh giữ chức vụ Junior Staff làm việc tại phòng tƣ vấn nhân sự đƣợc ghi cụ thể trên hợp đồng lao động nhƣ sau:
+ Lƣơng cơ bản (lƣơng để tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) là 4.000.000 VNĐ + Phụ cấp vị trí: 1.500.000 VNĐ
+ Thƣởng: 500.000 VNĐ
Tháng 10 có 22 ngày làm việc và số ngày làm việc của ông Nguyễn Minh Thanh là 22 ngày.
Ơng Nguyễn Minh Thanh có tăng ca 8 giờ đồng hồ vào ngày 17/10/2015 (thứ bảy). Cuối tháng, Kế tốn Lƣơng sẽ tính lƣơng làm thêm giờ của nhân viên Nguyễn Minh Thanh nhƣ sau:
Nhƣ vậy, Lƣơng của ông Nguyễn Minh Thanh trong tháng 10 chƣa trừ các khoản trích theo lƣơng là: 6.000.000 + 545.455 = 6.545.455 VNĐ.
BẢNG 3.2 BẢNG TÍNH LƢƠNG CỦA NHÂN VIÊN NGUYỄN MINH THANH
31
3.1.2 Các khoản trích theo lƣơng 3.1.2.1 Nội dung các khoản trích theo lƣơng 3.1.2.1 Nội dung các khoản trích theo lƣơng
Các khoản trích theo lƣơng của cơng ty gồm: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ: theo bảng 1.1 chƣơng 1.
Mức lƣơng trích các khoản trích theo lƣơng: lƣơng cơ bản đƣợc quy định trong hợp đồng lao động. Tùy theo vị trí chức vụ trong công ty, lƣơng cơ bản sẽ khác nhau.
3.1.2.2 Quy trình trích, nộp các khoản trích theo lƣơng
Hàng tháng, kế tốn tiền lƣơng sẽ lập bảng tính số tiền BHXH, BHYT, BHTN phải nộp và chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cơng ty phải chịu và gửi cho kế toán trƣởng, giám đốc chi nhánh để kiểm tra.
Bên cạnh đó, trong bảng tính lƣơng, kế tốn tiền lƣơng có theo số tiền trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ để so sánh đối chiếu với bảng tính các khoản trích theo lƣơng và dùng để hạch tốn vào phần mềm.
Sau khi nhận đƣợc sự đồng ý của kế toán trƣởng và giám đốc chi nhánh, kế toán tiền hành lập Ủy nhiệm chi và gửi cho Ngân hàng trích số tiền phải nộp.
Đối với KPCĐ công ty phải chịu mỗi tháng, công ty lập Ủy nhiệm chi nộp cho Cơng đồn quận 1.
BẢNG 3.3 BẢNG TÍNH CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
32
3.1.2.3 Minh họa các khoản trích theo lƣơng
Lƣơng cơ bản ơng Nguyễn Minh Thanh với chức vụ: Junior làm việc tại phòng tƣ vấn nhân sự ghi trong hợp đồng bao gồm là: 4.000.000 VNĐ.
Hàng tháng, kế toán cơng ty trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ nhƣ sau: