Sơ đồ 3 .2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ tiền lƣơng
3.3 KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠ
3.3.2 Chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ
Chứng từ sử dụng gồm có:
Bảng chấm công.
Phiếu xác nhận làm thêm giờ.
Bảng tính lƣơng.
Bảng tính các khoản trích theo lƣơng.
35
SƠ ĐỒ 3.1 LƢU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƢƠNG
Kế toán tiền lƣơng Kế toán trƣởng Giám đốc chi nhánh
Kế toán tiền lƣơng lập bảng tính các khoản trích theo lƣơng và gửi cho kế toán trƣởng và giám đốc chi nhánh kiểm tra bằng hộp thƣ điện tử. Sau khi nhận đƣợc sự đồng ý của kế toán trƣởng và giám đốc chi nhánh, kế toán sẽ tiến hành nộp các khoản trích theo lƣơng cho cơ quan quản lý.
SƠ ĐỒ 3.2 LƢU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TIỀN LƢƠNG
Kế toán tiền lƣơng Kế toán trƣởng Giám đốc chi nhánh
Bảng chấm cơng Bảng tính lƣơng Bảng tính lƣơng Bảng tính lƣơng Bảng tính lƣơng Ký tên Ký tên Bảng tính các khoản trích theo lƣơng Bảng tính các khoản trích theo Bảng tính các khoản trích theo lƣơng Kiểm tra Kiểm tra
36
Ghi chú:
Chứng từ Ghi sổ Lƣu trữ
Kế toán tiền lƣơng:
Kế toán tiền lƣơng viết email thơng báo cho tồn bộ nhân viên về thời hạn nộp các giấy nghỉ phép, giấy xác nhận làm thêm giờ/tăng ca, giấy xác nhận đi làm muộn/tan ca sớm. Sau khi các nhân viên nộp các chứng từ liên quan, kế toán tiền lƣơng sẽ làm những công việc sau:
Lập nên bảng chấm công tổng hợp.
Lập bảng tính lƣơng bằng phần mềm excel:
+ Bảng tính lƣơng chi tiết: gửi cho các nhân viên, đồng thời thơng báo cho kế tốn trƣởng và giám đốc chi nhánh biết qua email.
+ Bảng tính lƣơng tổng hợp: gửi cho kế tốn trƣởng và giám đốc qua mail, đồng thời in ra 2 bản đƣa cho kế toán trƣởng. Sau khi nhận đƣợc đầy đủ chữ kí của kế tốn trƣởng và giám đốc chi nhánh, kế toán tiền lƣơng lƣu trữ 1 bản, kế toán trƣởng lƣu trữ 1 bản.
Trong bảng tính lƣơng, kế tốn sẽ có một cột theo dõi chi phí tiền lƣơng sẽ hạch tốn vào TK 6222 (Chi phí lƣơng nhân cơng trực tiếp), TK 64211 (Chi phí lƣơng nhân viên quản lý), TK 64111 (Chi phí lƣơng nhân viên bán hàng). Kế tốn sẽ lọc và tổng hợp số tiền lƣơng theo từng loại và hạch toán sổ tổng vào phần mềm Zeal.
Kế tốn trƣởng:
Kiểm tra bảng tính lƣơng tổng hợp và gửi cho Giám đốc chi nhánh. Kí xác nhận bảng tính lƣơng tổng hợp và lƣu trữ 1 bản.
Giám đốc chi nhánh:
Kiểm tra bảng tính lƣơng tổng hợp kí, đóng dấu và trả lại cho kế toán trƣởng.