1 Tương quan với đánh giá rủi ro – Có các hành động được thực hiện để
2 Lựa chọn và áp dụng các hoạt động kiểm soát – Các hoạt động kiểm sốt được lựa chọn và áp dụng có xem xét chi phí và hiệu quả của chúng trong việc giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC
3 Chính sách và thủ tục – Chính sách liên quan đến BCTC đáng tin cậy được thiết lập và truyền đạt tồn cơng ty, với thủ tục tương ứng để đạt được kết quả định trước
4 Kiểm sốt cơng nghệ thơng tin – Các thủ tục kiểm soát liên quan việc ứng dụng phần mềm kế tốn có được thiết kế và thực hiện hỗ trợ để đạt được các mục tiêu BCTC đáng tin cậy hay không?
Nguồn: COSO 2013, trang 15-18, tổng hợp bởi tác giả
1.2.3.4 Thông tin và truyền thông
Thơng tin liên quan đến tính tin cậy của BCTC phải được xác định, thu thập cung cấp cho những người có nhu cầu sử dụng dưới hình thức và thời điểm phù hợp. Thông tin và truyền thông hữu hiệu hỗ trợ người sử dụng tiếp cận thông tin kịp thời, làm cơ sở đưa ra các quyết định liên quan. Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin và truyền thơng, COSO 2013 đã xem nó như là một thành phần kiểm sốt riêng biệt.
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao tính hữu hiệu của kiểm sốt trong đơn vị. Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin. Truyền thông sử dụng các hình thức như các văn bản quy định, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ,…hay cũng có thể là các lệnh miệng, các hành vi của các nhà quản lý.
Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của thành phần này theo hướng dẫn của COSO 2013 được trình bày ở bảng 1.4
Bảng 1.4: Ngun tắc kiểm sốt nội bộ – Thơng tin và truyền thông
Các nguyên tắc – Thông tin và truyền thơng
1 Thơng tin Báo cáo tài chính - thông tin cần thiết được xác định, được thu thập, được sử dụng ở tất cả các cấp của cơng ty, và được cơng bố dưới một hình thức và thời điểm hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu BCTC.
2 Thơng tin kiểm sốt nội bộ - Thông tin cần thiết để tạo thuận lợi cho hoạt
công bố trong một hình thức và thời gian hỗ trợ nhân viên thực hiện trách nhiệm KSNB của họ.
3 Truyền thông nội bộ - Việc truyền thông hỗ trợ việc hiểu biết và thực hiện
mục tiêu KSNB, các quy trình, và trách nhiệm cá nhân.
4 Truyền thơng bên ngồi - Các vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu BCTC đáng
tin cậy được truyền thơng với bên ngồi.
Nguồn: COSO 2013, trang 19-21, tổng hợp bởi tác giả. 1.2.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian, nó cho phép nhà quản lý xác định liệu có các thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu BCTC đáng tin cậy hay nên được duy trì khơng, nội dung nào cần điều chỉnh lại cho phù hợp. Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên nhà quản lý cấp trên và Hội đồng quản trị.
Các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của hoạt động giám sát theo hướng dẫn của COSO 2013 được tổng hợp trong bảng 1.5
Bảng1.5: Nguyên tắc kiểm soát nội bộ - Giám Sát
Giám sát thường xuyên và định kỳ - cho phép nhà quản lý xác định xem các thành phần của KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy có nên tiếp tục duy trì
Báo cáo thiếu hụt - KSNB thiếu hụt được xác định và thông báo kịp thời để các
bên chịu trách nhiệm để có hành động khắc phục, và thơng báo đến ban quản lý và hội đồng quản trị một cách thích hợp
Nguồn: COSO 2013, trang 22-23, tổng hợp bởi tác giả 1.3 Mối quan hệ giữa mục tiêu tổ chức và hệ thống kiểm soát nội bộ
Năm bộ phận cấu thành hệ thống KSNB được trình bày ở trên có quan hệ chặc chẽ với nhau. Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy. Từ đó đề xuất hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các rủi ro đã lường trước. Đồng thời, các thông tin cần thiết hỗ trợ lập BCTC phải được thu thập đầy đủ và q trình trao đổi thơng tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý để điều chỉnh lại hệ thống KSNB đảm bảo hỗ trợ hữu hiệu mục tiêu liên quan đến
BCTC. Để đạt được mục tiêu BCTC đáng tin cậy thì cả năm thành phần của KSNB phải được thiết lập hỗ trợ hữu hiệu cho mục tiêu này.
Mối liên hệ giữa mục tiêu kiểm soát của DN và hệ thống KSNB được thể hiện trong hình 1.1.
Hình 1.1 Các thành phần của hệ thống KSNB
Nguồn: Giáo trình Kiểm sốt nội bộ, 2012, trang 60
1.4 Lợi ích và hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ 1.4.1 Lợi ích của hệ thống kiểm sốt nội bộ 1.4.1 Lợi ích của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Trong các hoạt động hiện tại của DN nói chung, tầm quan trọng của KSNB có thể được chia như sau (Rittenberg et al. 2005:146)
Phát hiện sai sót và gian lận: thơng qua cơ cấu tăng cường KSNB, trong đó bao gồm việc xây dựng và cải thiện mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và chương trình kiểm sốt, khả năng sai sót và gian lận ảnh hưởng đến việc lập và trình bày BCTC đáng tin cậy có thể được giảm đến mức tối thiểu.
Giảm hành vi bất hợp pháp: nếu một hành vi thiếu thận trọng có thể dẫn
đến kết quả thông tin trên BCTC thiếu trung thực và vi phạm pháp luật. Việc thành lập và duy trì KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC giúp giảm thiểu những hành vi bất hợp pháp.
Nâng cao khả năng cạnh tranh của các tổ chức kinh doanh. Trong thị
trường cạnh tranh cao, một hệ thống KSNB được quản lý tốt sẽ bảo vệ các thực thể kinh doanh khỏi thất bại. KSNB giúp cải thiện sự hiểu biết của người lao động , thơng qua các chính sách, thủ tục kiểm sốt, nhân viên có xu hướng thực hiện
chính xác hơn các chính sách và chủ trương của cơng ty, ý thức hơn vai trị, trách nhiệm của mình đối với việc đảm bảo thơng tin BCTC đáng tin cậy. Do đó hiệu quả hoạt động sẽ được cải thiện toàn diện.
Nâng cao chất lượng của dữ liệu. Quy trình KSNB vững mạnh sẽ dẫn đến
hoạt động hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng của dữ liệu, thơng tin kế tốn – cơ sở đáng tin cậy để nhà quản lý, giám đốc và cổ đơng có thể dựa trên đó để đưa ra quyết định hữu hiệu và hiệu quả.
Giảm phí kiểm tốn. Hệ thống KSNB hữu hiệu cho phép kiểm toán viên
dựa vào nó và bằng cách này làm giảm thời gian kiểm tốn cũng như cơng sức, chi phí có thể được giảm. Nhiều công ty chủ yếu dựa trên hệ thống kiểm sốt bên ngồi. Jensen (Jensen 2003:54) đã chỉ ra rằng cơ chế kiểm sốt bên ngồi như kiểm toán độc lập được thiết kế chủ yếu để nâng cao độ tin cậy của BCTC một cách trực tiếp hoặc gián tiếp bằng cách tăng trách nhiệm giải trình của đơn vị cung cấp thơng tin (Jensen 2003:54). Ngược lại, như đã được định nghĩa ở phần trước, KSNB có mục đích rộng hơn nhiều và không thể được thay thế bằng kiểm toán độc lập.
1.4.2 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ
COSO 2013 xác định những hạn chế cố hữu, sau đó giải thích tại sao KSNB được thiết kế, vận hành chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý liên quan đến các mục tiêu kiểm sốt của một thực thể, trong đó có mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy (Boynton et al.2001: 327)
Thứ nhất, những sai lầm trong phán đoán của quản lý và các nhân viên
trong việc đưa ra quyết định hoặc thực hiện nhiệm vụ vì thiếu thơng tin, hạn chế thời gian,... Hậu quả là, thông tin được thu thập, ghi chép và phản ánh bị sai lệch và không đáng tin cậy.
Thứ hai, sai sót của nhân viên kế tốn trong q trình thực hiện cơng việc
do hiểu sai những hướng dẫn hoặc lỗi do bất cẩn, mất tập trung, hoặc mệt mỏi.
Thứ ba, sự thơng đồng của các nhân viên kế tốn nhằm chiếm đoạt tài sản
của công ty rồi điều chỉnh số liệu trên sổ sách che dấu hành vi của mình. Sự thơng đồng của nhân viên công ty với khách hàng hoặc nhà cung cấp,…mà sự thơng đồng này khó bị phát hiện và ngăn chặn bằng KSNB.
Thứ tư, nhà quản lý lạm quyền. Thí dụ như khai khống lợi nhuận báo cáo
để được đánh giá cao, tăng tiền thưởng, được đề bạt,…
Thứ năm, nguyên tắc cân đối chi phí so với lợi ích: muốn đạt được mục tiêu
đảm bảo BCTC đáng tin cậy, nhà quản lý phải đối mặt với chi phí thiết kế, vận hành và duy trì một hệ thống. Nếu như chi phí vượt quá lợi ích mong muốn, nhiều nhà quản lý quyết định chấp nhận rủi ro thay vì tổ chức hệ thống KSNB.
1.5 Tác động của việc ứng dụng phần mềm kế toán đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong DN nội bộ trong DN
Đặc điểm cơng tác kế tốn trong mơi trường ứng dụng phần mềm kế toán tác động đến tính hữu hiệu của KSNB
Đặc điểm và ghi nhận và hạch toán ban đầu: trong mơi trường máy tính
việc ghi nhận và hạch tốn ban đầu có thể thực hiện sử dụng chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ được in ra từ phần mềm hoặc có trường hợp nghiệp vụ được cập nhật tự động như: phân bổ chi phí, hạch tốn khấu hao tài sản cố định, kết chuyển kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp DN sử dụng chứng từ điện tử, việc ghi chép và hạch tốn ban đầu hồn tồn khơng thực hiện trên giấy tờ mà thực hiện thơng qua q trình nhập liệu và hệ thống chuyển giao dữ liệu điện tử. Việc xét duyệt thông qua việc nhập các mật mã (hay chữ ký điện tử)
Đặc điểm về q trình xử lý dữ liệu kế tốn: quá trình xử lý của phần mềm
kế tốn ảnh hưởng đến tính chính xác của thơng tin kế tốn. Đặc điểm quá trình xử lý kế tốn trong mơi trường máy tính như sau:
Các đấu vết nghiệp vụ không được quan sát bằng mắt. Khác với môi
trường thủ cơng mọi q trình xử lý hay ghi chép đều để lại dấu vết rất thuận lợi cho việc kiểm tra, sốt xét. Trong mơi trường máy tính, các dữ liệu được chuyển thành dạng dữ liệu chỉ có máy đọc được; việc xử lý nghiệp vụ tự động với tốc độ rất nhanh nên các dấu viết xử lý nghiệp vụ chỉ tồn tại trong một thời gian rất ngắn.
Dữ liệu được cập nhật một lần ảnh hưởng đến nhiều tập tin. Trong điều
kiện tin học hóa cơng tác kế tốn, nghiệp vụ phát sinh chỉ cần nhập vào máy một lần là tất cả các tập tin liên quan tới nghiệp vụ sẽ được cập nhật. Rủi ro là nếu việc nhập dữ liệu sai hoặc chương trình xử lý sai sẽ dẫn đến sai tồn bộ các tập tin liên
quan. Do đó địi hỏi nhà quản lý khi thiết lập hệ thống KSNB phải quan tâm đánh giá các rủi ro liên quan và thiết lập các kiểm soát tương ứng.
1.6 Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với BCTC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán dụng phần mềm kế toán
Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự như thế, một hệ thống KSNB cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Báo cáo COSO 2013 cho rằng, KSNB hữu hiệu (xét ở một thời điểm nhất định) nếu thực hiện được đảm bảo hợp lý đạt được mục tiêu BCTC được lập và trình bày một cách đáng tin cậy.
Có thể thấy, sự hiện hữu của năm thành phần của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy cũng chính là tiêu chí để đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống đối với mục tiêu này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, khi cho rằng năm tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB thì điều này cũng khơng có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB phải hoạt động y hệt nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau. Lý do được nêu ra trong Báo cáo COSO 2013 như sau:
Thứ nhất, có sự bù trừ tự nhiên giữa thành phần của hệ thống KSNB. KSNB phục vụ cho nhiều mục tiêu vì vậy kiểm sốt hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêu kiểm sốt ở bộ phận kia.
Thứ hai, để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở các bộ phận khác nhau. Các mức độ này sẽ giúp cho năm tiêu chí trên được thõa mãn mà không nhất thiết phải đồng nhất về mức độ hoạt động của các bộ phận.
Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống KSNB hữu hiệu khi các tiêu chí trên được đảm bảo trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. Đảm bảo khi thiết lập hệ thống kiểm sốt, những rủi ro trong mơi trường này được đánh giá và các thủ tục kiểm soát cần thiết được thiết lập một cách đầy đủ đảm thông tin trên BCTC được tạo lập bởi phần mềm đáng tin cậy.
1.7. Đánh giá mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong mơi trường ứng dụng phần mềm kế tốn BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán
Đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB là đánh giá mức độ hiện hữu của năm thành phần KSNB, mức độ đáp ứng mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế tốn. Thơng thường, việc đánh giá thực hiện dưới dạng định tính. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc so sánh với các đơn vị khác và đưa ra đánh giá toàn diện, đánh giá định lượng là cần thiết.
Báo cáo COSO 2013 hướng dẫn các nguyên tắc đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy. Các nguyên tắc này được trình bày ở phần 1.2.3. Đánh giá định lượng cần được thiết kế để đo lường mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB (Perry và cộng sự 2005: 52). Một số mơ hình để đánh giá định lượng KSNB trong các tài liệu học thuật và lý thuyết khoa học, các phương pháp đã được phát triển khá gần đây.
(1) Mơ hình đánh giá định lượng của Perry và Warner
Perry và Warner (Ibid: 52-55) đã đề xuất mơ hình năm bước đánh giá định lượng mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB, được mơ tả ở hình 1.2. Khía cạnh quan trọng nhất trong khn khổ này là việc cho điểm các mục tiêu kiểm soát dựa. Việc sử dụng khn khổ thích hợp giúp đánh giá tồn diện và có cấu trúc mà các khía cạnh quan trọng của KSNB. Người thực hiện đánh giá sẽ cho điểm cho từng mục tiêu kiểm soát và tiếp tục quá trình này cho đến khi họ đã cho điểm được tất cả các mục tiêu kiểm sốt và tích lũy điểm định lượng cho tổng thể KSNB.
Hình 1.2: Mơ hình năm bước đánh giá định lượng kiểm sốt nội bộ
Nguồn: Perry và cộng sự 2005: 52-55, biên dịch bởi tác giả
Lựa chọn một khn mẫu kiểm sốt thích hợp (COSO, CoCo, SAC,…
Lập tài liệu các kiểm sốt dựa vào mơ hình đã chọn
(Phương pháp tiếp cận, Triển khai, Đánh giá hiệu quả của phương pháp) Xây dựng một quy trình chấm điểm định lượng
Lập một nhóm thực hiện việc đánh giá