Bảng 2.3 : Tổng hợp mức độ hữu hiệu thành phần môi trường kiểm soát
2.4 Kết luận về kết quả nghiên cứu
Để có thể đánh giá, so sánh mức độ hữu hiệu của các thành phần trong hệ thống KSNB đối với BCTC thì mức độ hữu hiệu trung bình của từng thành phần trong hệ thống KSNB của 53 DN được khảo sát được thống kê và mô tả trong bảng 2.20 và sơ đồ mô tả ở phụ lục 3e
Bảng 2.20: Tổng hợp mức độ hữu hiệu trung bình các thành phần của KSNB BCTC Thành phần Môi trường kiểm sốt Đánh giá rủi ro Thơng tin và
truyền thông Giám sát
Mức độ hữu hiệu
trung bình 3,44 3,28 4,47 3,77
Nguồn: tổng hợp bởi tác giả
Như vậy, thành phần thông tin và truyền thông được đánh giá là hữu hiệu nhất và đánh giá rủi ro là một hạn chế lớn nhất trong các thành phần của hệ thống KSNB của hầu hết các DN. Kết quả này là hoàn toàn phù hợp với quan điểm của
COSO 2013 khi nhận xét về mức độ hữu hiệu các thành phần KSNB BCTC đối với các DN có quy mơ nhỏ và vừa đã được đề cập ở phần cơ sở lý luận. Mơi trường kiểm sốt là thành phần quan trọng. Vì thế các DN nên có những biện pháp để duy trì và nâng cao tính hữu hiệu các thành phần hệ thống KSNB đối với BCTC nhất là môi trường kiểm sốt.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Thơng qua việc tiến hành khảo sát, áp dụng mơ hình đánh giá định lượng giá và các nguyên tắc đánh giá được hướng dẫn bởi khuôn mẫu COSO 2013, mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo BCTC đáng tin cậy trong môi trường ứng dụng phần mềm kế tốn của 53 DN có quy mơ nhỏ và vừa trên địa bàn TPHCM được đánh giá một cách toàn diện.
Các điểm mạnh và điểm yếu trong từng thành phần của hệ thống KSNB đều được phân tích thơng qua việc đánh giá mức độ thực hiện các nguyên tắc và các tiêu chí tương ứng. Kết quả này giúp tác giả có được cái nhìn tổng thể và tồn diện mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB - hoàn thành mục tiêu thứ hai đã đề ra. Kết quả này làm cơ sở để tác giả có thể đưa các các đề xuất mang tính chất hướng dẫn giúp các DN nâng cao mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đảm bảo BCTC đáng tin cậy, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO MỨC ĐỘ HỮU HIỆU HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI MỤC TIÊU BÁO CÁO TÀI CHÍNH ĐÁNG
TIN CẬY TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN CỦA CÁC DN NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN TPHCM 3.1 Quan điểm xác lập
3.1.1 Chú trọng thiết lập và duy trì hệ thống KSNB năm thành phần hữu hiệu đối với mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy trong điều hữu hiệu đối với mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
Việc thiết lập và duy trì hệ thống KSNB đảm bảo đạt được các mục tiêu của DN. Đặc biệt là đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Nó quyết định sự thành cơng, phát triển và sinh tồn của DN. Mức độ hữu hiệu của hệ thống KSNB thể hiện ở hai nội dung: thứ nhất là sự hiện hữu của năm thành phần cơ bản của hệ thống, thứ hai là mức độ hữu hiệu của các thành phần trong việc hỗ trợ DN đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Nhận định của nhà quản lý về tầm quan trọng và sự thiết yếu xây dựng các thủ tục kiểm sốt áp dụng trong cơng tác kế tốn và sự đồng thuận của tồn thể nhân viên là vơ cùng quan trọng, nó quyết định sự thành cơng việc thiết lập và tính hữu hiệu của hệ thống.
3.1.2 Đảm bảo nguyên tắc cân đối giữa lợi ích và chi phí
Việc thiết lập hệ thống kiểm sốt là cần thiết. Tuy nhiên khó khăn lớn nhất của các DN nhỏ và vừa là vốn và nhân lực. Một nguyên tắc DN cần quan tâm là đảm bảo cân đối giữa lợi ích đạt được và chi phí thiết kế, thực hiện, vận hành và duy trig hệ thống KSNB. Từ đó, nó địi hỏi nhà quản lý phải tìm ra giải pháp phù hợp với điều kiện của DN mình, phải cân nhắc kỹ lưỡng đảm bảo cân đối giữa chi phí đầu tư: chi phí tổ chức nhân sự, đầu tư ứng dụng phần mềm, giám sát, đánh giá, báo cáo,…tương xứng với lợi ích đạt được là việc hoàn thành các mục tiêu
kiểm sốt, đặc biệt là tính tin cậy của thơng tin BCTC do hệ thống kế toán cung cấp.
3.1.3 Chú trọng hoạt động giám sát, đánh giá mức độ hữu hiệu của hệ thống
Tầm quan trọng và vai trò của hệ thống KSNB đối với mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC tin cậy đã rất rõ. Việc thiết lập là cần thiết. Tuy nhiên, nếu chỉ tổ chức các thủ tục kiểm sốt, áp dụng mà khơng tổ chức giám sát, đánh giá chất lượng, mức độ đáp ứng yêu cầu, mục tiêu đề ra là chưa thật sự hiệu quả. Kết quả có thể dẫn đến tốn kém chi phí thiết kế, thực hiện và duy trì nhưng lợi ích đạt được khơng đáng kể, thậm chí khơng hiệu quả: ví dụ khơng khắc phục được tình trạng nhân viên gian lận về tiền, điều chỉnh số liệu kế tốn hay BCTC khơng trung thực,…
Do đó, cơng tác giám sát, đánh giá mức độ hữu hiệu từng thành phần của hệ thống, tính phù hợp của từng thủ tục kiểm soát là cực kỳ quan trọng. Quyết định sự thành công của DN trong việc xây dựng hệ thống KSNB nhằm đạt được các mục tiêu kiểm soát.
3.2 Giải pháp nâng cao mức độ hữu hiệu hệ thống KSNB đối với BCTC cho các DN nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM
3.2.1 Giải pháp về mơi trường kiểm sốt
Theo nhận định của khuôn mẫu COSO 2013, mơi trường kiểm sốt có vai trị cực kỳ quan trọng, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Việc đảm bảo thiết lập và duy trì mơi trường kiểm soát liên quan đến BCTC tốt sẽ hỗ trợ cho các thành phần khác thực hiện tốt và hữu hiệu đáp ứng các mục tiêu BCTC đáng tin cậy. Để đạt được điều đó, một số kiến nghị để nâng cao tính hữu hiệu của thành phần này là:
Thứ nhất, nhà quản trị ban hành rõ ràng và thực hiện nguyên tắc đảm bảo
tính trung thực và các giá trị đạo đức: DN nên xây dựng và ban hành những nguyên tắc đề cao tính trung thực và các chuẩn mực đạo đức liên quan đến sự tin cậy của BCTC và đảm bảo các nhân viên liên hiểu và thi hành đúng các nguyên
tắc này. Chẳng hạn, các nguyên tắc đạo đức được quy định trong chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán, gồm: độc lập, khách quan; đảm bảo năng lực chun mơn và tính thận trọng; tính bảo mật; đảm bảo tư cách nghề nghiệp; tuân thủ chuẩn mực chun mơn.
Về hình thức, DN có thể thể ghi rõ trong các tài liệu về phương châm hoạt động của đơn vị, hoặc vấn đề được đề cập và nhấn mạnh trong các buổi họp mặt trực tiếp nhân viên. Bên cạnh đó DN nên có những thủ tục và quy trình cụ thể để đánh giá việc tuân thủ các nguyên tắc này. Khi có những hành động, tình huống vi phạm các nguyên tắc đạo đức làm ảnh hưởng đến tính tin cậy của BCTC phải có biện pháp khắc phục kịp thời, phù hợp để tránh ảnh hưởng gây thiệt hại cho cộng đồng và mất uy tín của cơng ty.
Thứ hai, nhà quản lý thể hiện cam kết liêm chính và đạo đức bằng cách
làm gương trong việc thực thi các quy định về tính trung thực và các giá trị đạo đức và giám sát việc tuân thủ của nhân viên. Ví dụ, quản lý: điều tra các hành vi vi phạm, tìm hiểu ngun nhân, từ đó xây dựng các tài liệu thích hợp; có biện pháp khắc phục tình hình phù hợp và kịp thời và có hình thức xử lý những cá nhân có hành vi sai phạm; làm cho nhân viên công ty nhận thức được rằng phải nghiêm túc tuân thủ các quy định đã ban hành.
Thứ ba, nhà quản lý nhấn mạnh mục tiêu đảm bảo thông tin BCTC đáng
tin cậy trong triết lý và phong cách điều hành, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm thiểu rủi ro liên quan đến BCTC đơn vị.Triết lý hoạt động của cơng ty u cầu tất cả các bút tốn nhật ký, bao gồm cả những phản ánh các giả định và ước tính, được ủy quyền đúng đắn, được hỗ trợ đầy đủ các tài liệu hướng dẫn và được xem xét bởi người có trách nhiệm. Khuyến khích và đánh giá sự siêng năng của nhân viên trong công việc và được đánh giá thực hiện công việc được giao. Đồng thời, nhà quản lý thiết lập và công bố rõ ràng các mục tiêu BCTC, nhấn mạnh các mục tiêu của BCTC, bao gồm các vấn đề liên quan đến tính đầy đủ, chính xác và trung thực của BCTC với các nhân viên tham gia vào quá trình lập báo cáo
Về cơ cấu tổ chức: DN nên xây dựng sơ đồ tổ chức, nêu ra vai trị và trình
tự báo cáo tương ứng cho tất cả các nhân viên, bao gồm những người liên quan đến việc lập BCTC. Các quy trình thực hiện cơng việc kế tốn được xác định rõ ràng, kể cả người chịu trách nhiệm thực hiện. Nhà quản lý mô tả công việc cho các vị trí quan trọng và cập nhật chúng thường xuyên hay định kỳ, nêu rõ điều kiện và tiêu chuẩn , quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí. DN thiết lập các cấp bậc báo cáo về tính hữu hiệu KSNB đảm bảo thông tin về KSNB được báo cáo cho nhà quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời.
Về việc đảm bảo năng lực, kỹ năng cần thiết liên quan đến BCTC: DN
thiết lập những yêu cầu về năng lực và các kỹ năng của nhân viên kế toán. Trước khi thuê các vị trí tài chính quan trọng, nhà quản lý thiết lập và thống nhất về kiến thức, kỹ năng, và khả năng (và các thông tin liên quan) cần thiết để hoàn thành trách nhiệm liên quan. Bên cạnh kiến thức chun mơn cịn có kỹ năng thao tác, vận hành máy tính và phần mềm kế tốn. Đồng thời, cơng ty tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ và các kỹ năng hỗ trợ nhân viên tham gia các khóa đào tạo, tập huấn về kế toán, thuế, sử dụng phần mềm kế toán để cập nhật những kiến thức mới. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực chuyên mơn của các nhân viên có vai trị chủ chốt đối với tính tin cậy BCTC như giám đốc điều hành và giám đốc tài chính cũng như các kế tốn viên là cần thiết để đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu công việc được giao.
Về việc phân công trách nhiệm và ủy quyền: Nhà quản lý đặt ra mục tiêu
rõ ràng, cụ thể đảm bảo thông tin BCTC đáng tin cậy, chỉ rõ những vị trí cần tăng cường trách nhiệm quản lý để đảm bảo kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Ủy ban kiểm tốn rà sốt lại các các vị trí tài chính quan trọng, xem xét lại bảng mơ tả về trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí, và xem xét làm thế nào để gia tăng sức mạnh kiểm soát nội bộ BCTC.
Trong việc phân công quyền hạn và trách nhiệm, nhà quản lý xem xét tác động hiệu quả của mơi trường kiểm sốt và tầm quan trọng của việc duy trì phân cơng trách nhiệm phù hợp, xem xét yêu cầu về năng lực, trình độ, phẩm chất cần
có cho các vị trí khi giao quyền. Quyền hạn và trách nhiệm liên quan của từng vị trí phải được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Bên cạnh việc phân công nhà quản lý nên thực hiện các hoạt động giám sát thích hợp.
Về chính sách nguồn nhân lực: Nhà quản lý nên thiết lập và duy trì bảng
mơ tả cơng việc, vai trị của từng vị trí và các năng lực cần thiết để thực hiện yêu cầu công việc liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc lập và trình bày BCTC. Bộ phận nhân sự hỗ trợ cung cấp các khóa đào tạo và các chương trình để nâng cao nhận thức nhân viên về hành vi đạo đức của tổ chức, nâng cao trình độ, kỹ năng. Có các chương trình đào tạo bổ sung kiến thức liên quan đến BCTC cung cấp cho tất cả các nhân viên tham gia trực tiếp và gián tiếp trong BCTC. Thiết lập một quy trình đánh giá và thẩm định xem xét để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên và năng lực của nhân viên. Bên cạnh đó, DN nên quan tâm xây dựng kế hoạch khen thưởng hiệu quả: phương án khen thưởng cho giám đốc điều hành cấp cao gắn liền với thành tích các mục tiêu phi tài chính (ví dụ, sự hài lòng của khách hàng, giữ chân nhân viên, và thành công thực hiện hệ thống) và không quá gắn liền với kết quả ngắn hạn được phản ánh trong BCTC. Đồng thời rà soát kế hoạch khen thưởng bằng cách xem xét lại phương án khen thưởng nhà quản lý để xác định xem phương án có tạo ra nguy cơ cao ảnh hưởng BCTC sai sót trọng yếu và thực hiện kiểm sốt. DN duy trì các chương trình đánh giá năng lực của nhân viên tham gia vào việc ghi chép và lập BCTC.
3.2.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro
Về tầm quan trọng các mục tiêu BCTC: Nhà quản lý xác định các yêu cầu
của thông tin BCTC, xác định các khoản mục BCTC quan trọng, dựa trên ước tính về tính trọng yếu. Nhà quản lý xem xét phạm vi hoạt động của công ty và đánh giá xem liệu tất cả các hoạt động có được phản ánh một cách thích hợp trong BCTC, và liệu báo BCTC có truyền thơng tới người sử dụng một cách kịp thời, hữu ích khơng. Nhà quản lý so sánh các nguyên tắc kế toán công ty áp dụng với những công ty quy mô tương tự và cùng ngành nghề. Nhà quản lý cũng nên so sánh nội
dung và mức độ chi tiết trong BCTC của công ty đến các tổ chức báo cáo. Sự khác biệt lớn được xem xét và điều chỉnh cho phù hợp.
Về các rủi ro liên quan đến BCTC: DN Áp dụng một quy trình đánh giá
rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro được hướng dẫn bởi COSO 2013 Xác định mục tiêu
Nhận diện rủi ro Đánh giá mức độ rủi ro
Mức độ rủi ro = Mức độ thiệt hại * xác suất xảy ra Các hoạt động kiểm sốt
Ước tính Chi phí - Hiệu quả kiểm sốt đề nghị Quyết định áp dụng/ khơng áp dụng kiểm sốt
DN xác định những mục tiêu cụ thể đối với việc lập và trình bày BCTC. Từ đó nhận diện những rủi ro tương ứng. Đồng thởi ước tính mức độ thiệt hại nếu rủi ro xảy ra trong thực tế và xác suất xuất hiện của rủi ro đó. Từ đó, nhà quản lý đề ra những các hoạt động kiểm soát tương ứng. Các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu liên quan đến việc ứng dụng phần mềm kế toán cũng phải được xem xét, đánh giá đầy đủ, thận trọng.
Bên cạnh đó, nhà quản lý xem xét các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến khả năng để đạt được mục tiêu BCTC của mình, chẳng hạn như bối cảnh nền kinh tế, cạnh tranh và điều kiện ngành nghề, quản lý, mơi trường chính trị và những thay đổi trong cơng nghệ, nhu cầu khách hàng, hoặc yêu cầu chủ nợ,…. Nhà quản lý cũng nên xem xét các yếu tố nội bộ và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến mục tiêu. Chúng bao gồm các đặc điểm kế tốn, đặc điểm q trình kinh doanh,…
Hình 3.1: Quy trình đánh giá rủi ro, Giáo trình Kiểm sốt nội bộ 65-76, tổng hợp bởi tác giả
Nhà quản lý cập nhật đánh giá rủi ro trên cơ sở hàng quý, xem xét các rủi ro mới; sự gia tăng mức độ của những rủi ro đã xác định trước đây; tình trạng của kế hoạch hành động để giảm thiểu các rủi ro quan trọng; đánh giá rủi ro dựa trên