Thờm ghi chú vào ụ :

2 ./ Chương trình vẽ Paint

2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRấN BẢNG TÍNH

2.5/ Thờm ghi chú vào ụ :

a. Chốn ghi chú vào một ụ :

- Nhấp chuột phải tại ụ cần chốn ghi chỳ, + clớck phải chọn Insert Comment Hay

+ chọn [Insert], Comment.

- Chỉnh sửa lại font chữ, kớch thước font chữ. - Nhập ghi chỳ rồi nhấp chuột ra bờn ngoài.

b. Chỉnh sửa ghi chú :

- Nhấp chuột phải tại ụ muốn chỉnh sửa ghi chỳ, + clớck phải chọn Edit Comment

Hay

+ chọn [Insert], Edit Comment.

- Chỉnh sửa hỳ ghi cxong rồi nhấp chuột ra bờn ngoài.

c. Xóa ghi chú :

- Nhấp chuột phải tại ụ muốn xúa ghi chỳ,

+ clớck phải chọn Clear Comment (hoặc Delete Comment). Hay

+ chọn [Edit], Clear, Comment.

2.6/ Thao tác trờn vùng : a. Chọn vùng :

- Chọn một vùng :

Cỏch 1 : Di chuyển con trỏ ụ đến ụ gúc trờn bờn trỏi, giữ phớm SHIFT và dùng cỏc phớm mũi tờn di chuyờ̉n vệt sỏng đến ụ gúc dưới bờn phải của vựng cần chọn.

Cỏch 2 : Di chuyển con trỏ ụ đến ụ gúc trờn bờn trỏi, giữ phớm SHIFT và nhấp chuột vào ụ

gúc dưới bờn phải của vựng cần chọn.

Cỏch 3 : Nhấp chuột vào ụ gúc trờn bờn trỏi của vựng và rờ chuột đờ́n ụ góc dưới bờn phải

của vựng cần chọn.

- Chọn nhiều vùng (rời nhau): chọn vựng đầu tiờn, giữ CTRL trong khi chọn cỏc vựng cũn lại. - Chọn một cột :

Cỏch 1: Nhấp chuột vào tờn cột cần chọn trờn thanh tiờu đề cột.

Cỏch 2: Di chuyển con trỏ ụ đến một ụ bất kỳ của cột cần chọn, ấn CTRL + SPACEBAR.

- Chọn nhiều cột liờn tiếp nhau :

Cỏch 1 : Rờ chuột tại cỏc tờn cột cần chọn trờn thanh tiờu đề cột.

Cỏch 2 : Nhấp chuột vào tờn cột đầu tiờn cần chọn, giữ phớm SHIFT và nhấp chuột vào tờn cột

cuối cựng cần chọn trờn thanh tiờu đề cột.

- Chọn nhiều cột khụng liờn tiếp nhau :

Nhấp chuột vào tờn cột đầu tiờn cần chọn, giữ phớm CTRL trong khi nhấp chuột vào tờn cỏc cột khỏc cần chọn trờn thanh tiờu đề cột.

Cỏch 1 : Nhấp chuột vào số thứ tự của dũng trờn thanh tiờu đề dũng.

Cỏch 2 : Di chuyển con trỏ ụ đến một ụ bất kỳ của dũng, ấn SHIFT + SPACEBAR.

- Chọn nhiều dũng liờn tiếp nhau :

Cỏch 1 : Rờ chuột tại số thứ tự của cỏc dũng cần chọn trờn thanh tiờu đề dũng.

Cỏch 2 : Nhấp chuột vào số thứ tự của dũng đầu tiờn cần chọn, giữ phớm SHIFT và nhấp

chuột vào số thứ tự của dũng cuối cựng cần chọn trờn thanh tiờu đề dũng .

- Chọn nhiều dũng khụng liờn tiếp nhau :

Nhấp chuột vào số thứ tự của dũng đầu tiờn cần chọn, giữ phớm CTRL trong khi nhấp chuột vào số thứ tự của cỏc dũng khỏc cần chọn trờn thanh tiờu đề dũng.

- Chọn tũan bộ bảng tính :

Nhấp chuột vào ụ Select All (ụ trước cột A và dũng 1) hay ấn CTRL + SHIFT + SPACEBAR hay ấn CTRL + A

b. Sao chộp dữ liợ̀u : Cỏch 1:

- Chọn vựng dữ liệu muốn sao chộp.

- Chọn [Edit], Copy hay nhấp chuột vào nút Copy hay ấn CTRL + C.

- Di chuyển con trỏ ụ đến ụ đầu tiờn của vựng mà ta muốn sao chộp dữ liệu đến đú. - Chọn [Edit], Paste hay nhấp chuột vào nút Paste hay ấn CTRL + V.

Cỏch 2:

- Chọn vựng dữ liệu muốn sao chộp. - Nhấn giữ CTRL.

- Đặt chuột ở biờn trỏi vựng và rờ đến vựng muốn sao chộp dữ liệu đến.

c. Di chuyờ̉n dữ liợ̀u : Cỏch 1:

-Chọn vựng dữ liệu muốn di chuyển.

-Chọn [Edit], Cut hay nhấp chuột vào nút Cut hay ấn CTRL + X.

-Di chuyển con trỏ ụ đến ụ đầu tiờn của vựng mà ta muốn di chuyển dữ liệu đến đú. -Chọn [Edit], Paste hay nhấp chuột vào nút Paste hay ấn CTRL + V.

Cỏch 2:

-Chọn vựng dữ liệu muốn sao chộp.

-Đặt chuột ở biờn trỏi vựng và rờ đến vựng muốn sao chộp dữ liệu đến.

d. Sao chộp chọn lựa đặc biợ̀t :

- Chọn vựng dữ liệu muốn sao chộp.

- Chọn [Edit], Copy hay nhấp chuột vào nút Copy hay ấn CTRL + C. - Di chuyển con trỏ ụ đến ụ đầu tiờn của vựng

mà ta muốn sao chộp dữ liệu đến đú.

- Chọn [Edit], Paste Special, khi đú cú hộp thoại như hỡnh bờn.

+ Phần past:

 All: sao chộp như lệnh Paste bỡnh thường.

 Column widths: chỉ lấy độ rộng cột.

 Formulas and number formats: chỉ lấy cụng thức và giỏ trị.

 Values and number formats: chỉ lấy giỏ trị và dạng số. + Phần Operation:

 None: sao chộp bỡnh thường (thay thế dữ liệu cũ).

 Add: giỏ trị đang cú ở đớch cộng dồn giỏ trị nguồn.

 Subtract: giỏ trị đang cú ở đớch trừ giỏ trị nguồn.

 Multiply: giỏ trị đang cú ở đớch nhõn giỏ trị nguồn.

 Divide: giỏ trị đang cú ở đớch chia giỏ trị nguồn.

+ Phần Skip blanks: khụng sao chộp cỏc ụ trống trờn vị trớ nguồn vào khu vực vựng đớch. + Phần Transpore: Sao chộp và hoỏn chuyển cột/dũng trờn vựng nguồn thành dũng/cột trờn

vựng đớch

e. Xóa dữ liợ̀u :

-Chọn vựng dữ liệu muốn xúa. -Chọn [Edit], Clear

-Chọn All nếu muốn xóa nội dung, định dạng, ghi chú.

-Chọn Formats nếu muốn xóa định dạng.

-Chọn Contents nếu muốn xóa nội dung.

-Chọn Comments nếu muốn xóa ghi chú.

Lưu ý : Để xúa nội dung dữ liợ̀u trong vùng, chọn vựng dữ liệu đú và ấn Delete.

f. Điờ̀n số thứ tự trong một vùng : Cỏch 1 :

-Nhập số thứ tự đầu tiờn trong ụ đầu tiờn của vựng. -Nhấp chuột vào ụ đầu tiờn của vựng.

-Giữ CTRL trong khi rờ chuột tại Fill Handle( góc dưới bờn phải con trỏ ụ) của con trỏ ụ đến ụ cuối cựng của vựng.

Cỏch 2 :

-Lần lượt nhập hai số thứ tự đầu tiờn trong hai ụ đầu tiờn của vựng. -Chọn hai ụ này.

-Rờ chuột tại Fill Handle của con trỏ ụ đến ụ cuối cựng của vựng.

Cỏch 3 :

-Nhập số thứ tự đầu tiờn trong ụ đầu tiờn của vựng. -Chọn [Edit], Fill, Series.

-Chọn Columns nếu muốn điờ̀n số thứ tự theo cột. -Chọn Rows nếu muốn điờ̀n số thứ tự theo dũng. -Gừ vào bước nhảy trong khung Step Value. -Gừ số thứ tự cuối cùng trong khung Stop Value.

Chọn OK.

+ Phần Type:

 Linear: Dữ kiện đầu cộng với trị số bước nhảy.

 Growth: Dữ kiện đầu nhõn với trị số bước nhảy.

 Date: Điền theo dạng ngày.

 Auto Fill: Theo chế độ điền tự động (khụng tăng/giảm) g. Điờ̀u chỉnh chiờ̀u cao cho hàng, độ rộng cho cột

Hàng: Đưa trỏ chuột đến giữa đường phõn cỏch của 2 hàng bấm, giữ và kộo rờ chuột đến vị trớ cần thả.

Hoặc đưa con trỏ đến hàng đú, vào menu Format / Row / Height.

Cột: Đưa trỏ chuột đến giữa đường phõn cỏch của 2 cột cho trỏ chuột xuất hiện hỡnh mũi tờn hai đầu bấm, giữ và kộo rờ chuột đến vị trớ cần thả

Hoặc đưa con trỏ đến cột đú,vào Format / Column / Width.

Tạo bảng tự động:

- Bụi đen bảng.

- Vào Format / Column / AutoFit Selection.

3. Định dạng dữ liệu

Tổng hợp vào Format chọn Cells ( Ctrl + 1)

3.1/ Dữ liệu kiờ̉u sụ́:

Bụi đen dữ liệu.

Vào Format chọn Cells, chọn Number: MS-Excel cung cấp nhiều định dạng dữ liệu trong thẻ Number như sau:

+ General: Dạng tổng quỏt ( ngầm định). + Number: Dạng số.

+ Currency: Dạng tiền tệ. + Date: kiểu ngày thỏng. + Time: Kiểu giờ.

+ Percentage: Dạng phần trăm. + Fraction: Dạng phõn số. + Scientific: Dạng khoa học + Text: Dạng văn bản.

+ Special: Dạng đặc biệt ( số mó húa, số điện thoại,…) + Custom: Kiểu lựa chọn, ta đỏnh kiểu vào ụ Type

Vớ dụ:

 Nếu ta chọn trong trường Decimal places: 2 khi đú số hiện thị sẽ cú 2 con số sau phần thập phõn.

 Nếu đỏnh dấu chọn vào ụ Use 1000 Separator (,), khi đú số hiện thị sẽ cú dấu phõn cỏch đơn vị.

3.2/ Căn chỉnh dữ liệu

Bụi đen dữ liệu.

Vào Format / Cells

Chọn Alignment: Căn chỉnh lề

Top: Căn trờn Center: Căn giữa. Bottom: Căn dưới.

+ Wrap Text: Xuống hàng trong ụ ( Alt + Enter). + Orientation: Hướng chữ.

Chọn OK.

3.3/ Định dạng phụng chữ

Vào Format / Cells / Font: + Font: Chọn phụng chữ.

+ Font style: Chọn kiểu chữ. + Size: Cỡ chữ. + Underline: Cỏc kiểu gạch chõn. + Color: Màu chữ. + Superscipt: Chỉ số trờn. + Subscript: Chỉ số dưới. Chọn OK. 3.4/ Kẻ bảng

Vào Format / Cells / Border. + Presets: Kiểu định sẵn: None: Khụng tạo đường kẻ. Outline: Viền ngoài.

Inside: Viền trong.

+ Border: Tạo cỏc đường kẻ phụ. + Style: Chọn nột kẻ.

Chọn OK.

3.5/ Chọn màu nờ̀n

Vào Format / Cells / Patterns. + Color: chọn màu trong bảng màu. + Pattern: Trong mẫu cho màu nền.

3.6/ Chọn chế độ bảo vệ

Vào Format / Cells / Protection. +Locked: khúa ụ đang chọn. +Hide: ẩn ụ được chọn.

III. CÁC HÀM THễNG DỤNG TRONG EXCEL

1. Nhúm hàm số học:

Hàm í nghĩa Vớ dụ

INT(X) Trả về giỏ trị phần nguyờn của X INT(12.345) → 12 MOD(X,Y) Trả về phần dư của phộp chia X cho Y MOD(5,3) → 2 ROUND(X,n) Làm trũn giỏ trị X đến n số sau số thập phõn

Nếu n<0 thỡ làm trũn giỏ trị bờn trỏi kể từ dấu chấm thập phõn

ROUND(45.67,1) → 45.7 ROUND(45.67,-1) → 40

2. Nhúm hàm ngày thỏng:

Hàm í nghĩa Vớ dụ

TODAY() Cho ngày thỏng hiện tại của mỏy tớnh TODAY()→ 15/3/06

NOW() Cho thời điểm hiện tại của mỏy tớnh NOW() →15/3/06 14:15

DAY(n) Cho ngày của biểu thức số DAY(15/3/06) → 15

MONTH(n) Cho thỏng của biểu thức số MONTH(15/3/06) → 3

YEAR(n) Cho năm của biểu thức số YEAR(15/3/06) → 2006

DAYS360(BTNT1, BTNT2)

Cho giỏ trị là số ngày giữa khoảng cỏch của biểu thức số 1 và biểu thức số 2

DAYS360(11/3/06,15/3/06 ) → 4

RIGHT ( X,n) Hàm trả về n ký tự phớa bờn phải của X RIGHT (abcdef,2) → ef MID (X, m, n) Hàm trả về n ký tự trong X bắt đầu từ vị

trớ m. MID (abcdef, 2, 3) → bcd

4. Nhúm hàm Logic

Hàm í nghĩa Vớ dụ

AND ( đk 1, đk 2, ...)

Hàm nhận giỏ trị đỳng nếu mọi điều kiện

là đỳng, ngược lại nhận giỏ trị sai AND (2>1,3<4) → TRUE AND (2>1,3<4, 5>6) →

FALSE

OR ( đk 1, đk 2, ...)

Hàm nhận giỏ trị đỳng nếu tồn tại một điều kiện là đỳng, ngược lại hàm nhận giỏ trị sai

OR (2>1,3<4) → TRUE OR (1>1,3<3, 5>5) →

FALSE

IF (đk, gt 1, gt 2) Nếu điều kiện đỳng thỡ hàm trả về giỏ trị 1, ngược lại hàm nhận giỏ trị 2

IF (điờmtoỏn >=5, “đậu”, “rớt”)

5. Nhúm hàm thống kờ

Hàm í nghĩa Vớ dụ

SUM (vùng) Trả về tổng cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn

AVERAGE

( vùng) Trả về giỏ trị trung bỡnh cộng của cỏc giỏtrị trong vựng lựa chọn

MAX (vùng) Trả về giỏ trị lớn nhất cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn

MIN (vùng) Trả về giỏ trị nhỏ nhất cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn

RANK ( ụ cần xờ́p thứ, vùng cần so sỏnh)

Xếp hạng trị trong ụ đối với cỏc giỏ trị khỏc trong vựng so sỏnh (thường để ở chế độ giỏ trị tuyệt đối:$ )

COUNT ( vùng) Đếm số ụ cú kiểu dữ liệu số trong vựng lựa chọn

COUNTIF ( Vùng cần đờ́m, ụ điờ̀u kiợ̀n)

Đếm cỏc ụ cú dữ liệu (cả kiểu ký tự) theo điều kiện cho trước

SUMIF ( cột1, điờ̀u kiợ̀n, cột 2)

Tớnh tổng theo điều kiện (bỏ trong dấu nhỏy kộp)

6. Nhúm hàm tỡm kiếm và tham chiếu

Hàm VLOOKUP: Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo cột.

Cú phỏp: VLOOKUP ( giỏ trị tỡm, vùng cần tỡm, cột cần lấy, cỏch tỡm )

0: Cột bờn trỏi của vựng cần tỡm khụng sắp xờ́p (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần.

VD: Tớnh tiền thưởng của 1 cơ quan sau, dựa vào Bảng khen thưởng. Nghĩa là lấy dữ liệu

từ bảng KT đưa lờn bảng trờn. Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức:

Hàm HLOOKUP: Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo hàng. Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột.

VD: Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức:

Hàm HLOOKUP:

Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo hàng.

Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột. VD: Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức: 7. Cỏc hàm thống kờ trong CSDL Hàm í nghĩa Vớ dụ DAVERAGE ( vùng dữ liợ̀u, cột cần tớnh, vùng tiờu chuõ̉n). Hàm tớnh trung bỡnh cỏc giỏ trị trong cột thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.

DCOUNT(vùng dữ liợ̀u, cột cần đờ́m, vùng tiờu chuõ̉n).

Đếm số ụ chứa lượng giỏ trị số trong cột thoả món đk trong vựng tiờu chuẩn tỡm kiếm trong vựng dữ liệu.

DMAX (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).

Hàm tớnh giỏ trị cao nhất trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.

DMIN (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).

Hàm tớnh giỏ trị nhỏ nhất trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.

DSUM (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).

Hàm tớnh tổng trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.

IV. SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU

1. Sắp xếp dữ liệu

Đưa con trỏ vào bảng cần sắp xếp. Vào Data / Sort /

Nếu chọn Header row: để hiện tiờu đề cỏc cột.

Nếu chọn No header row: khụng hiện tiờu đề cỏc cột. Sort by: Chọn tờn cột cần sắp xếp (Mức ưu tiờn 1). Then by: Chọn tờn cột cần sắp xếp (Mức ưu

tiờn 2). Chọn Ascending: sắp xếp tăng dần. Chọn Descending: sắp xếp giảm dần. Chọn OK. 2. Đặt lọc dữ liệu: Đặt lọc dữ liệu tự động:

Top 10: hiện lờn 10 bản ghi đầu tiờn ( dũng).

Custom: Hiện lờn cú lựa chọn:

 Equals: ngang bằng (=)

 Does not equals: Khụng bằng ( #)

 Is greater than: Lớn hơn ( >).

 Is greater than or equals to: >=

 Is less than: bộ thua ( < )

 Is less than or equals to: < =

Sau đú đỏnh điều kiện là gỡ ? vào ụ bờn phải.

Nếu 2 điều kiện 1 lỳc thỡ chọn tiếp vào ụ: AND hoặc OR

Chọn OK.

Huỷ đặt lọc tự động: Vào Data /

Filter / AutoFilter.

3. Đặt lọc cú điều kiện:

Vựng CSDL: là vựng chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý.

Vựng tiờu chuẩn: Là vựng nằm bất kỳ trờn bảng tớnh trừ vựng CSDL. Vựng tiờu chuẩn chứa điều kiện đưa ra (tiờu chuẩn). Vựng này tối thiểu phải cú 2 hàng: hàng tiờu đềvà hàng chứa tiờu chuẩn.

Cỏch làm:

- Đưa con trỏ vào vựng CSDL. - Vào Data / Filter / Advanced Filter: - Chọn: Filter the list, in – place:

+ List range: Địa chỉ của vựng CSDL.

+ Criteria range: Địa chỉ của vựng tiờu chuẩn. - Chọn OK.

Huỷ đặt lọc cú điều kiện: Vào Data / Filter / Show All.

4. Rỳt trớch dữ liệu:

Đưa con trỏ vào vựng CSDL. Vào Data / Filter / Advanced Filter

Chọn:

Copy to another location:

+ List range: Địa chỉ của vựng CSDL.

+ Criteria range: Địa chỉ của vựng tiờu chuẩn. + Copy to: địa chỉ của vựng cần trớch.

V. TỔNG HỢP THEO NHểM

1. Tổng hợp theo nhúm

Sau khi đã sắp xờ́p dữ liợ̀u ta tiờ́n hành tổng hợp như sau:

 Đưa con trỏ vào bảng cần tổng hợp.

 Vào Data / SubTotal

 At each change in: Chọn tờn cột đó được sắp xếp

 Use function: Chọn tờn hàm cần nhúm (SUM)

 Add subtotal to: Chọn tờn cột cần nhúm tổng

 Chọn OK

Huỷ bỏ: Vào Data / Subtotal / Remove All.

2. Chia cửa sổ

Vào Window / Split.

Huỷ chia: Vào Window / Remove Split.

3. Chuyển bảng tớnh sang Word

Chọn bảng tớnh cần chuyển ( Bụi đen) Chọn Copy, mở Word.

Chọn Paste.

VI. CHẩN ĐỒ THỊ

Bụi đen bảng tớnh , chọn biểu tượng

Hoặc vào Insert / Chart

Chọn kiểu đồ thị cần trong Chart type, chọn tiếp ở Chart sub – type.

Chọn Next. Series in:

o Rows: Đồ thị kiểu hàng. Columns: Đồ thị kiểu cột. Chọn Titles:

Chart title: Tiờu đề của đồ thị. (X): Tiờu đề trục X.

VII. In ấn

Xem trước khi in: chọn bảng tớnh Chỉnh lề: Vào File / Page Setup

Page:

Portrait: in đứng. Landscape: in ngang.

Adjust to: in thường ( nờn chọn chế độ

này)

Fit to ..... Page ...: ộp cho vừa 1 trang. Pager size: chọn giấy in.

Print quality: chọn chất lượng in.

Margins: chọn lề.

Header and Footer:

Custom Header: Tiờu đề trờn. Custom Footer: Tiờu đề dưới.

Sheet:

Row to repeat at top: lặp lại hàng tiờu đề khi sang trang. Columns to repeat at left: lặp lại cột bờn trỏi khi sang trang. Chọn OK.

Bài tập chương 4

Cõu 1: ( Khởi động và thiết lập mụi trường của bảng tớnh )

Trong menu View:

- Chọn màn hỡnh soạn thảo Normal trong menu View - Chọn menu View/Toolbars những thanh cụng cụ sau:

- Status bar