III. CÁC HÀM THễNG DỤNG TRONG EXCEL
1. Nhúm hàm số học:
Hàm í nghĩa Vớ dụ
INT(X) Trả về giỏ trị phần nguyờn của X INT(12.345) → 12 MOD(X,Y) Trả về phần dư của phộp chia X cho Y MOD(5,3) → 2 ROUND(X,n) Làm trũn giỏ trị X đến n số sau số thập phõn
Nếu n<0 thỡ làm trũn giỏ trị bờn trỏi kể từ dấu chấm thập phõn
ROUND(45.67,1) → 45.7 ROUND(45.67,-1) → 40
2. Nhúm hàm ngày thỏng:
Hàm í nghĩa Vớ dụ
TODAY() Cho ngày thỏng hiện tại của mỏy tớnh TODAY()→ 15/3/06
NOW() Cho thời điểm hiện tại của mỏy tớnh NOW() →15/3/06 14:15
DAY(n) Cho ngày của biểu thức số DAY(15/3/06) → 15
MONTH(n) Cho thỏng của biểu thức số MONTH(15/3/06) → 3
YEAR(n) Cho năm của biểu thức số YEAR(15/3/06) → 2006
DAYS360(BTNT1, BTNT2)
Cho giỏ trị là số ngày giữa khoảng cỏch của biểu thức số 1 và biểu thức số 2
DAYS360(11/3/06,15/3/06 ) → 4
RIGHT ( X,n) Hàm trả về n ký tự phớa bờn phải của X RIGHT (abcdef,2) → ef MID (X, m, n) Hàm trả về n ký tự trong X bắt đầu từ vị
trớ m. MID (abcdef, 2, 3) → bcd
4. Nhúm hàm Logic
Hàm í nghĩa Vớ dụ
AND ( đk 1, đk 2, ...)
Hàm nhận giỏ trị đỳng nếu mọi điều kiện
là đỳng, ngược lại nhận giỏ trị sai AND (2>1,3<4) → TRUE AND (2>1,3<4, 5>6) →
FALSE
OR ( đk 1, đk 2, ...)
Hàm nhận giỏ trị đỳng nếu tồn tại một điều kiện là đỳng, ngược lại hàm nhận giỏ trị sai
OR (2>1,3<4) → TRUE OR (1>1,3<3, 5>5) →
FALSE
IF (đk, gt 1, gt 2) Nếu điều kiện đỳng thỡ hàm trả về giỏ trị 1, ngược lại hàm nhận giỏ trị 2
IF (điờmtoỏn >=5, “đậu”, “rớt”)
5. Nhúm hàm thống kờ
Hàm í nghĩa Vớ dụ
SUM (vùng) Trả về tổng cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn
AVERAGE
( vùng) Trả về giỏ trị trung bỡnh cộng của cỏc giỏtrị trong vựng lựa chọn
MAX (vùng) Trả về giỏ trị lớn nhất cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn
MIN (vùng) Trả về giỏ trị nhỏ nhất cỏc giỏ trị trong vựng lựa chọn
RANK ( ụ cần xờ́p thứ, vùng cần so sỏnh)
Xếp hạng trị trong ụ đối với cỏc giỏ trị khỏc trong vựng so sỏnh (thường để ở chế độ giỏ trị tuyệt đối:$ )
COUNT ( vùng) Đếm số ụ cú kiểu dữ liệu số trong vựng lựa chọn
COUNTIF ( Vùng cần đờ́m, ụ điờ̀u kiợ̀n)
Đếm cỏc ụ cú dữ liệu (cả kiểu ký tự) theo điều kiện cho trước
SUMIF ( cột1, điờ̀u kiợ̀n, cột 2)
Tớnh tổng theo điều kiện (bỏ trong dấu nhỏy kộp)
6. Nhúm hàm tỡm kiếm và tham chiếu
Hàm VLOOKUP: Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo cột.
Cú phỏp: VLOOKUP ( giỏ trị tỡm, vùng cần tỡm, cột cần lấy, cỏch tỡm )
0: Cột bờn trỏi của vựng cần tỡm khụng sắp xờ́p (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần.
VD: Tớnh tiền thưởng của 1 cơ quan sau, dựa vào Bảng khen thưởng. Nghĩa là lấy dữ liệu
từ bảng KT đưa lờn bảng trờn. Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức:
Hàm HLOOKUP: Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo hàng. Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột.
VD: Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức:
Hàm HLOOKUP:
Hàm tỡm kiếm và tham chiếu theo hàng.
Tương tự VLOOKUP, chỉ đổi hàng thành cột. VD: Tại ụ D2 ta đỏnh cụng thức: 7. Cỏc hàm thống kờ trong CSDL Hàm í nghĩa Vớ dụ DAVERAGE ( vùng dữ liợ̀u, cột cần tớnh, vùng tiờu chuõ̉n). Hàm tớnh trung bỡnh cỏc giỏ trị trong cột thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.
DCOUNT(vùng dữ liợ̀u, cột cần đờ́m, vùng tiờu chuõ̉n).
Đếm số ụ chứa lượng giỏ trị số trong cột thoả món đk trong vựng tiờu chuẩn tỡm kiếm trong vựng dữ liệu.
DMAX (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).
Hàm tớnh giỏ trị cao nhất trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.
DMIN (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).
Hàm tớnh giỏ trị nhỏ nhất trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.
DSUM (vùng dữ liợ̀u, cột giỏ trị, vùng tiờu chuõ̉n).
Hàm tớnh tổng trong cột giỏ trị thoả món điều kiện của vựng tiờu chuẩn trong vựng dữ liệu.
IV. SẮP XẾP VÀ LỌC DỮ LIỆU
1. Sắp xếp dữ liệu
Đưa con trỏ vào bảng cần sắp xếp. Vào Data / Sort /
Nếu chọn Header row: để hiện tiờu đề cỏc cột.
Nếu chọn No header row: khụng hiện tiờu đề cỏc cột. Sort by: Chọn tờn cột cần sắp xếp (Mức ưu tiờn 1). Then by: Chọn tờn cột cần sắp xếp (Mức ưu
tiờn 2). Chọn Ascending: sắp xếp tăng dần. Chọn Descending: sắp xếp giảm dần. Chọn OK. 2. Đặt lọc dữ liệu: Đặt lọc dữ liệu tự động:
Top 10: hiện lờn 10 bản ghi đầu tiờn ( dũng).
Custom: Hiện lờn cú lựa chọn:
Equals: ngang bằng (=)
Does not equals: Khụng bằng ( #)
Is greater than: Lớn hơn ( >).
Is greater than or equals to: >=
Is less than: bộ thua ( < )
Is less than or equals to: < =
Sau đú đỏnh điều kiện là gỡ ? vào ụ bờn phải.
Nếu 2 điều kiện 1 lỳc thỡ chọn tiếp vào ụ: AND hoặc OR
Chọn OK.
Huỷ đặt lọc tự động: Vào Data /
Filter / AutoFilter.
3. Đặt lọc cú điều kiện:
Vựng CSDL: là vựng chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý.
Vựng tiờu chuẩn: Là vựng nằm bất kỳ trờn bảng tớnh trừ vựng CSDL. Vựng tiờu chuẩn chứa điều kiện đưa ra (tiờu chuẩn). Vựng này tối thiểu phải cú 2 hàng: hàng tiờu đềvà hàng chứa tiờu chuẩn.
Cỏch làm:
- Đưa con trỏ vào vựng CSDL. - Vào Data / Filter / Advanced Filter: - Chọn: Filter the list, in – place:
+ List range: Địa chỉ của vựng CSDL.
+ Criteria range: Địa chỉ của vựng tiờu chuẩn. - Chọn OK.
Huỷ đặt lọc cú điều kiện: Vào Data / Filter / Show All.
4. Rỳt trớch dữ liệu:
Đưa con trỏ vào vựng CSDL. Vào Data / Filter / Advanced Filter
Chọn:
Copy to another location:
+ List range: Địa chỉ của vựng CSDL.
+ Criteria range: Địa chỉ của vựng tiờu chuẩn. + Copy to: địa chỉ của vựng cần trớch.
V. TỔNG HỢP THEO NHểM
1. Tổng hợp theo nhúm
Sau khi đã sắp xờ́p dữ liợ̀u ta tiờ́n hành tổng hợp như sau:
Đưa con trỏ vào bảng cần tổng hợp.
Vào Data / SubTotal
At each change in: Chọn tờn cột đó được sắp xếp
Use function: Chọn tờn hàm cần nhúm (SUM)
Add subtotal to: Chọn tờn cột cần nhúm tổng
Chọn OK
Huỷ bỏ: Vào Data / Subtotal / Remove All.
2. Chia cửa sổ
Vào Window / Split.
Huỷ chia: Vào Window / Remove Split.
3. Chuyển bảng tớnh sang Word
Chọn bảng tớnh cần chuyển ( Bụi đen) Chọn Copy, mở Word.
Chọn Paste.
VI. CHẩN ĐỒ THỊ
Bụi đen bảng tớnh , chọn biểu tượng
Hoặc vào Insert / Chart
Chọn kiểu đồ thị cần trong Chart type, chọn tiếp ở Chart sub – type.
Chọn Next. Series in:
o Rows: Đồ thị kiểu hàng. Columns: Đồ thị kiểu cột. Chọn Titles:
Chart title: Tiờu đề của đồ thị. (X): Tiờu đề trục X.
VII. In ấn
Xem trước khi in: chọn bảng tớnh Chỉnh lề: Vào File / Page Setup
Page:
Portrait: in đứng. Landscape: in ngang.
Adjust to: in thường ( nờn chọn chế độ
này)
Fit to ..... Page ...: ộp cho vừa 1 trang. Pager size: chọn giấy in.
Print quality: chọn chất lượng in.
Margins: chọn lề.
Header and Footer:
Custom Header: Tiờu đề trờn. Custom Footer: Tiờu đề dưới.
Sheet:
Row to repeat at top: lặp lại hàng tiờu đề khi sang trang. Columns to repeat at left: lặp lại cột bờn trỏi khi sang trang. Chọn OK.
Bài tập chương 4
Cõu 1: ( Khởi động và thiết lập mụi trường của bảng tớnh )
Trong menu View:
- Chọn màn hỡnh soạn thảo Normal trong menu View - Chọn menu View/Toolbars những thanh cụng cụ sau:
- Status bar - Standard - Formatting - Drawing Chọn Font chữ: 1. Từ menu
+ Arial(nếu bạn đang dựng font Vietkey, chế độ Unicode dựng sẵn mó 39) + .Vntime(nếu bạn đang dựng font Vietkey, chế độ TCVN3-ABC mó 15). + VNI Times(nếu bạn đang dựng font Vietkey, chế độ VNI-Win mó 29).
Hoặc bạn cú thể dựng font sẵn cú khỏc ngoài Vietkey trờn mỏy của bạn để hiện thị tiếng Việt.
2. Từ thanh cụng cụ: tại thanh cụng cụ Formatting, chọn Font thớch hợp.
Cõu 2: Tạo ra một bảng tớnh và ghi lưu với tờn là “DIENTUDONG.xls” sau đú thực hiện cỏc yờu
cầu sau:
a. Trờn sheet1, nhập giỏ trị 0.5 và 1.0 vào ụ A1 và B1. Dựng cụng cụ AutoFills để tạo một dũng số liệu tăng dần theo xu thế tuyến tớnh.
b. Trờn sheet2, nhập giỏ trị 3 vào ụ B1. Dựng cụng cụ AutoFills để tạo một dũng số liệu tăng dần theo xu thế cấp số nhõn với bước nhảy là 2.
c. Trờn sheet3, nhập nội dung “C003 vào ụ C1”. Dựng cụng cụ AutoFills để tạo một cột số liệu tăng cú quy luật “C003” → “C010”, kết thỳc ở ụ C10.
d. Trờn sheet4, nhập nội dung “Thỏng 1” vào ụ D1. Dựng cụng cụ AutoFills để tạo một cột cú nội dụng là “Thỏng 1” → “Thỏng 12” .
e. Đổi tờn sheet1 thành “tuyentinh”.
f. Đổi tờn sheet2 thành “capsonhan”
g. Đổi trờn sheet3 thành “quiluat”
h. Đổi trờn sheet4 thành “thang_nam”
i. Di chuyển trang “thang_nam” ra trước trang “quiluat”
Cõu 3: Tạo ra một bảng tớnh và ghi lưu với tờn là “BANGDIEM.xls” cú nội dung như sau
A B C D E F G H I
1 DANH SÁCH HỌC SINH KHểA 1
2 SBD HỌ TấN NS LỚP TOÁN NN THĐC ĐTB
3 T1 TrươngQuý Anh 01/2/85 Tin2BD 5 10 7
4 T2 Lờ Hữu Chớ 13/3/86 Toan2KG 6 6 6
5 T3 Vừ Thị Dung 06/7/84 Tin2 7.5 3 3
6 T4 Huỳnh Hữu Duy 29/6/83 Tin2BD 8.5 7 8 7 T5 Trịnh Kiến Hựng 30/9/85 Tin2BD 9 8 5
8 T6 Lưu Bỏ Kiờn 15/4/86 Tin2 3 2 6
9 T7 Phạm Văn
Quang 05/7/83 Toan2K
G 4 7 4.5
10 T8 Tụ Thị Quyờn 19/5/86 Tin2 7 8.5 8
11 T9 Hoàng Thị Trang 21/7/84 Toan2KG 10 9 9.5 12 T10 Nguyờ̃nTấn Trung 18/8/85 Tin2 3 6 8.5
13 …. ….
a. Điền vào cột điểm trung bỡnh bằng cỏch thức hiện việc cộng 3 cột điểm rồi chia cho 3. b. Sử dụng hàm AVERAGE để tớnh điểm trung bỡnh.
c. Sử ROUND để là trũn cột điểm trung bỡnh đó cho đến 2 chữ số sau dấu chấm thập phõn. d. Xếp hạng theo điểm trung bỡnh, điểm cao nhất xếp hạng 1, thứ nhỡ thỡ xếp hạng 2 … e. Xếp loại:
Nếu điểm trung bỡnh >=9.5 thỡ là “xuất sắc”. Nếu điểm trung bỡnh >=8 và <9.5 thỡ là “giỏi”. Nếu điểm trung bỡnh >=7 và <8 thỡ là “khỏ”.
g. Đếm xem cú bao nhiờu sinh viờn trong danh sỏch.
h. Đếm xem cú bao nhiờu người đạt loại xuất sắc, giỏi, khỏ, trung bỡnh, yếu.
i. Tạo thờm cột “Học bổng” và phớa bờn phải cột “ĐTB” và điền vào số tiền mà sinh viờn đú đạt được với điều kiện là:
- Loại khỏ sẽ được 120.000 đ/thỏng tớnh theo 1 học kỳ 6 thỏng. - Loại giỏi sẽ được 180.000 đ/thỏng tớnh theo 1 học kỳ 6 thỏng. - Loại giỏi sẽ được 240.000 đ/thỏng tớnh theo 1 học kỳ 6 thỏng. g. Sắp xếp lại bảng điểm trờn theo thứ tự cỏc sinh viờn cú điểm trung bỡnh giảm dần. h. Sắp lại danh sỏnh tờn của cỏc sinh viờn theo thứ tự Alphabet.
i. Lọc những sinh viờn cú điểm trung bỡnh là 10.
j. Lọc ra những sinh viờn cú điểm trung bỡnh trong khoảng từ 6 đến 7.
k. Lọc ra những sinh viờn cú điểm trung bỡnh lớn hơn 8 và điểm Tin học đại cương nhỏ hơn 7. l. Tỡm trớch ra những sinh viờn đứng ở 3 thứ hạng đầu.
m. Tỡm trớch ra những sinh viờn cú tuổi <20
n. Trong sheet2 tạo ra một cột và đặt tờn là Họ và tờn. Sau đú ghộp nối hai cột Họ, Tờn trong sheet1 và lưu trong cột Họ và tờn của sheet2.
o. Địng lại cột “NS” theo dang sau: dd/mmm/yyyy. p. Cố định tiờu đề cho dũng số 2 và cột A.
q. Định dạng vựng (A2:I2) sao cho cú hướng 450.
CHƯƠNG 5
MICROSOFT POWERPOINT
Tỡm hiểu cỏc thiết kế cỏc slide
Tỡm hiểu cỏc kỹ thuật tạo nờn một bài trỡnh chiếu
Sử dụng cỏc hiệu ứng phối hợp
I. Tổng quan về Microsoft Powerpoint
1. Giới thiệu:
MS-Powerpoint là một phần mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office cho phộp thiết kế cỏc bài bỏo cỏo, giỏo ỏn điện tử một cỏch hiệu quả với đầy đủ cho việc trỡnh bày trước nhiều người. Bạn cú thể đó tạo được rất nhiều loại thụng tin lờn màn hỡnh trỡnh chiếu như: văn bản, hỡnh ảnh, õm thanh, bảng tớnh, biểu đồ, …
Làm việc trờn Powerpoint là làm việc trờn cỏc tệp trỡnh diờ̃n (cú phần mở rộng là *.PPT). Mỗi tệp trỡnh diờ̃n bao gồm cỏc bản trỡnh diờ̃n (Slides) chỳng được sắp theo một thứ tự. Cỏc bản trỡnh diờ̃n này chứa nội dung thụng tin bạn muốn trỡnh bày. Cú thể minh họa cấu trỳc một tệp trỡnh diờ̃n theo cỏc bản trỡnh diờ̃n (Slides) như sau:
………
Qui trỡnh để tạo và sử dụng một tệp trỡnh diờ̃n như sau:
Bước 1: Xỏc định rừ ràng cỏc nội dung sẽ trỡnh bày. Từ đú sẽ định ra được cấu
trỳc của tệp trỡnh diờ̃n là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phự hợp? Cần bao nhiờu slides? Nội dung mỗi Slide là gỡ?
Bước 2: Dựng Powerpoint để xõy dựng nội dung cỏc slide đú.
Bước 3: Trỡnh diờ̃n Slide. Khi đú nội dung từng Slide sẽ được phúng to lờn toàn
bộ màn hỡnh mỏy tớnh. Nếu mỏy tớnh của bạn nối với một mỏy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung cỏc slide trỡnh chiếu sẽ được đưa lờn cỏc màn hỡnh lớn, nhiều người cú thể quan sỏt một cỏch dờ̃ dàng.
2. Cỏch khởi động Powepoint
Cú nhiều cỏch cú thể khởi động được phần mềm Powerpoint. Tựy vào mục đớch làm việc, sở thớch hoặc sự tiện dụng mà bạn cú thể chọn một trong cỏc cỏch sau đõy để khởi động:
Cỏch 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint
Cỏch 2: Nhỏy kộp chuột lờn biểu tượng của phần mềm Powerpoint trờn thanh cụng cụ, hoặc trờn màn hỡnh nền của Windows.
Đõy là giao diợ̀n của MS-Powerpoint
Màn hỡnh làm viợ̀c chớnh của Powerpoint thụng thường bao gụ̀m 5 thành phần:
Bản trỡnh diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung cỏc bản trỡnh diờ̃n. Mỗi tập tin trỡnh
diờ̃n (Presentation) cú thể bao gồm nhiều bản trỡnh diờ̃n (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hỡnh chỉ cú thể hiển thị được 1 bản trỡnh diờ̃n để thiết kế. Bạn cú thể sử dụng cỏc cụng cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thụng tin lờn cỏc Slides này.
Hợ̀ thống mục chọn (menu): chứa cỏc lệnh để gọi tới cỏc chức năng của
Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dựng chuột để mở cỏc mục chọn này, đụi khi cũng cú thể sử dụng tổ hợp phớm tắt để gọi nhanh tới cỏc mục chọn.
Hợ̀ thống thanh cụng cụ: bao gồm rất nhiều thanh cụng cụ, mỗi thanh cụng cụ bao
gồm cỏc nỳt lệnh để phục vụ một nhúm cụng việc nào đú.
Hộp ghi chú (note): giỳp bạn lưu những thụng tin chỳ thớch cho từng Slide. Điều
này là cần thiết khi bạn khú cú thể nhớ được những thụng tin xung quanh slide đú.
Danh sỏch cỏc Slide đã tạo được: cho phộp định vị nhanh đến một Slide nào đú
chỉ bằng cỏch nhấn chuột.
3. Cỏch mở một tập tin mới.
Cỏch 1: Mở mục chọn File | New
Cỏch 2: Nhấn nỳt New trờn thanh cụng cụ Standard; Danh sỏch cỏc slide đó tạo Nội dung của Thanh thực đơn Thanh cụng cụ Thanh định dạng Hộp ghi chỳ cho từng slide
Cỏch 2: Mở mục chọn Slide Show Cỏch 3: Bấm phớm F5 trờn bàn phớm.
Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trỡnh diờ̃n: Cỏch 1: Nhấn trỏi chuột .
Cỏch 2: Nhấn phớm Enter.
Cỏch 3: Nhấn phớm mũi tờn bờn phải trờn bàn phớm.
Muốn thoỏt khỏi màn hỡnh trỡnh diờ̃n để trở về màn hỡnh thiết kế bấm phớm ESC.
5. Lưu tập tin
Cỏch 1: Mở mục chọn File | Save
Cỏch 2: Nhấn nỳt Save trờn thanh cụng cụ Standard. Cỏch 3: Nhấn tổ hợp phớm tắt Ctrl + S.
Sẽ cú hai khả năng xảy ra:
- Nếu đõy là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phộp ghi tài liệu này bởi
một tập tin mới. Hóy gừ tờn tệp tin vào mục File name, rồi nhấn nỳt Save để kết thỳc việc ghi tập tin trỡnh diờ̃n.
- Nếu tài liệu của bạn đó được lưu vào một tập tin rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả những sự thay đổi trờn tài liệu sẽ được cập nhật vào tập tin đó cú.
Lưu ý: Bạn nờn thực hiện thao tỏc ghi tài liệu vừa rồi thường xuyờn trong khi làm việc, để trỏnh mất dữ liệu khi