1. Giới thiệu:
MS-Powerpoint là một phần mềm nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office cho phộp thiết kế cỏc bài bỏo cỏo, giỏo ỏn điện tử một cỏch hiệu quả với đầy đủ cho việc trỡnh bày trước nhiều người. Bạn cú thể đó tạo được rất nhiều loại thụng tin lờn màn hỡnh trỡnh chiếu như: văn bản, hỡnh ảnh, õm thanh, bảng tớnh, biểu đồ, …
Làm việc trờn Powerpoint là làm việc trờn cỏc tệp trỡnh diờ̃n (cú phần mở rộng là *.PPT). Mỗi tệp trỡnh diờ̃n bao gồm cỏc bản trỡnh diờ̃n (Slides) chỳng được sắp theo một thứ tự. Cỏc bản trỡnh diờ̃n này chứa nội dung thụng tin bạn muốn trỡnh bày. Cú thể minh họa cấu trỳc một tệp trỡnh diờ̃n theo cỏc bản trỡnh diờ̃n (Slides) như sau:
………
Qui trỡnh để tạo và sử dụng một tệp trỡnh diờ̃n như sau:
Bước 1: Xỏc định rừ ràng cỏc nội dung sẽ trỡnh bày. Từ đú sẽ định ra được cấu
trỳc của tệp trỡnh diờ̃n là: Chọn nền của slide theo mẫu nào cho phự hợp? Cần bao nhiờu slides? Nội dung mỗi Slide là gỡ?
Bước 2: Dựng Powerpoint để xõy dựng nội dung cỏc slide đú.
Bước 3: Trỡnh diờ̃n Slide. Khi đú nội dung từng Slide sẽ được phúng to lờn toàn
bộ màn hỡnh mỏy tớnh. Nếu mỏy tớnh của bạn nối với một mỏy chiếu (Multimedia Projector chẳng hạn), nội dung cỏc slide trỡnh chiếu sẽ được đưa lờn cỏc màn hỡnh lớn, nhiều người cú thể quan sỏt một cỏch dờ̃ dàng.
2. Cỏch khởi động Powepoint
Cú nhiều cỏch cú thể khởi động được phần mềm Powerpoint. Tựy vào mục đớch làm việc, sở thớch hoặc sự tiện dụng mà bạn cú thể chọn một trong cỏc cỏch sau đõy để khởi động:
Cỏch 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Programs | Microsoft Powerpoint
Cỏch 2: Nhỏy kộp chuột lờn biểu tượng của phần mềm Powerpoint trờn thanh cụng cụ, hoặc trờn màn hỡnh nền của Windows.
Đõy là giao diợ̀n của MS-Powerpoint
Màn hỡnh làm viợ̀c chớnh của Powerpoint thụng thường bao gụ̀m 5 thành phần:
Bản trỡnh diễn (slide): Là nơi chế bản nội dung cỏc bản trỡnh diờ̃n. Mỗi tập tin trỡnh
diờ̃n (Presentation) cú thể bao gồm nhiều bản trỡnh diờ̃n (Slide). Tại mỗi thời điểm, màn hỡnh chỉ cú thể hiển thị được 1 bản trỡnh diờ̃n để thiết kế. Bạn cú thể sử dụng cỏc cụng cụ chế bản (như sử dụng trong Word) để đưa thụng tin lờn cỏc Slides này.
Hợ̀ thống mục chọn (menu): chứa cỏc lệnh để gọi tới cỏc chức năng của
Powerpoint trong khi làm việc. Bạn phải dựng chuột để mở cỏc mục chọn này, đụi khi cũng cú thể sử dụng tổ hợp phớm tắt để gọi nhanh tới cỏc mục chọn.
Hợ̀ thống thanh cụng cụ: bao gồm rất nhiều thanh cụng cụ, mỗi thanh cụng cụ bao
gồm cỏc nỳt lệnh để phục vụ một nhúm cụng việc nào đú.
Hộp ghi chú (note): giỳp bạn lưu những thụng tin chỳ thớch cho từng Slide. Điều
này là cần thiết khi bạn khú cú thể nhớ được những thụng tin xung quanh slide đú.
Danh sỏch cỏc Slide đã tạo được: cho phộp định vị nhanh đến một Slide nào đú
chỉ bằng cỏch nhấn chuột.
3. Cỏch mở một tập tin mới.
Cỏch 1: Mở mục chọn File | New
Cỏch 2: Nhấn nỳt New trờn thanh cụng cụ Standard; Danh sỏch cỏc slide đó tạo Nội dung của Thanh thực đơn Thanh cụng cụ Thanh định dạng Hộp ghi chỳ cho từng slide
Cỏch 2: Mở mục chọn Slide Show Cỏch 3: Bấm phớm F5 trờn bàn phớm.
Muốn chuyển đến slide tiếp theo trong khi trỡnh diờ̃n: Cỏch 1: Nhấn trỏi chuột .
Cỏch 2: Nhấn phớm Enter.
Cỏch 3: Nhấn phớm mũi tờn bờn phải trờn bàn phớm.
Muốn thoỏt khỏi màn hỡnh trỡnh diờ̃n để trở về màn hỡnh thiết kế bấm phớm ESC.
5. Lưu tập tin
Cỏch 1: Mở mục chọn File | Save
Cỏch 2: Nhấn nỳt Save trờn thanh cụng cụ Standard. Cỏch 3: Nhấn tổ hợp phớm tắt Ctrl + S.
Sẽ cú hai khả năng xảy ra:
- Nếu đõy là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phộp ghi tài liệu này bởi
một tập tin mới. Hóy gừ tờn tệp tin vào mục File name, rồi nhấn nỳt Save để kết thỳc việc ghi tập tin trỡnh diờ̃n.
- Nếu tài liệu của bạn đó được lưu vào một tập tin rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cả những sự thay đổi trờn tài liệu sẽ được cập nhật vào tập tin đó cú.
Lưu ý: Bạn nờn thực hiện thao tỏc ghi tài liệu vừa rồi thường xuyờn trong khi làm việc, để trỏnh mất dữ liệu khi
gặp cỏc sự cố mất điện, hay những trục trặc của mỏy tớnh.
6. Mở tập tin trỡnh diễn đó tồn tại trờn đĩa
1 Cỏch 1: Mở mục chọn File | Open.
2 Cỏch 2: Nhấn tổ hợp phớm tắt Ctrl+O.
Hộp thoại Open xuất hiện:
Nhấn lờn đõy để bắt đầu trỡnh diờ̃n!
Hóy tỡm đến thư mục nơi chứa tập tin trỡnh diờ̃n cần mở. Chọn tập tin đú rồi nhấn nỳt để thực hiện mở tệp.
7. Thoỏt khỏi mụi trường làm việc
1 Cỏch 1: Mở mục chọn File | Exit;
1 Cỏch 2: Nhấn nỳt Close trờn tiờu đề cửa sổ Powerpoint;
1 Cỏch 3: Nhấn tổ hợp phớm tắt Alt + F4.