1.1. Kiểm soát nội bộ trong khu vực cơng và vai trị của hệ thống thông
1.1.4.3 Các nhân tố tác động của CNTT đến hệ thống KSNB
- Dữ liệu lưu trữ: lưu trữ riêng biệt theo từng loại đối tượng và nghiệp vụ phát sinh; dữ liệu được tập trung, dễ dàng chia sẽ; không mâu thuẩn dữ liệu, đảm bảo tính ràng buộc, tồn vẹn dữ liệu giữa đầu ra của một quy trình quản lý.
- Thơng tin cung cấp: nhanh chóng, khơng bị mâu thuẩn dữ liệu; báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập dữ liệu không cần theo mẫu định sẵn. Giúp người lãnh đạo có biện pháp xử lý khi phát hiện sai xót, gian lận.
- Thao tác: chỉ cần lưu trữ dữ liệu ban đầu khi thao tác thực hiện nghiệp vụ. - Kiểm soát được các hoạt động nghiệp vụ, đưa ra quyết định xử lý kịp thời. - Nguyên tắc ghi chép: thể hiện cấu trúc thực thể, tránh trùng lắp.
1.1.4.4. Vai trị của hệ thống thơng tin trong hoạt động KSNB
Thơng tin có vai trị rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Nhà lãnh đạo và quản lý địi hỏi thơng tin phải chính xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong các hoạt động. Nếu khơng có thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ việc, quản lý, điều hành thì tình huống mất khả năng kiểm sốt, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại tổn thất.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho công tác quản lý, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thơng tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Thơng tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngồi tổ chức. Thơng tin quản lý gồm: hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu thông tin, hệ thống hỗ trợ quyết định. Thông tin nội bộ tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngồi có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, Chính phủ.
Hệ thống thơng tin quản lý cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất. Hệ thống thơng tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thơng tin. Cơng nghệ thơng tin góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên tích cực sử dụng cơng nghệ thơng tin.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ ở góc độ của một người làm thiết kế hệ thống thì có thể vi tính hố được nhưng vấn đề ở đây lại chủ yếu liên quan đến nhân tố con người trong quá trình thiết lập HTKSNB. Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành của HTKSNB nên việc thực hiện các cơng việc kế tốn bằng máy chính là một phần nào đó vận dụng CNTT vào hệ thống KSNB.
Ở các tổ chức có quy mơ lớn, phạm vi hoạt động rộng ngoài hệ thống kế toán ra, họ vận dụng rất nhiều CNTT làm công cụ thực hiện chức năng của hệ thống kiểm soát, hệ thống quản lý và phân tích hiệu quả lao động của nhân viên. Đây là bộ phận của hệ thống KSNB, thực hiện các chức năng kiểm sốt khác nhau. Mục tiêu chính là thiết kế HTKSNB trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. Việc vận dụng ngun tắc máy móc trong thiết kế thủ tục kiểm soát khi quyết định làm hệ thống KSNB trong mơi trường tin học là rất có lợi, hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý quy trình cơng việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm quy trình cơng việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa khơng phụ thuộc vào ý chủ quan của những người tham gia trong quy trình; Tiến trình cơng việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động kết xuất ra các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau, giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện cơng việc mình đang
đảm trách, giúp lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban, bộ phận và cả bộ máy quản lý.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của đơn vị, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc khơng chính thức, nhằm đưa ra quy định, kiểm soát nội bộ để hỗ trợ cho giám đốc, giám sát mọi hoạt động, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế.
1.1.5. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả
Các nhà quản lý có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Xây dựng một mơi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập.
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang, dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, còn lập thêm phịng kiểm tra kiểm tốn nội bộ và một ban kiểm sốt với nhiệm vụ phát hiện những sai xót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng khơng, nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro. Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu.
Các quy trình hoạt động và kiểm sốt nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập, định kỳ kiểm tra nâng cao hiệu quả.
1.2. Giới thiệu sơ lược về tổ chức Bảo hiểm xã hội 1.2.1. Khái niệm bảo hiểm xã hội 1.2.1. Khái niệm bảo hiểm xã hội
“Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội”4.
Vậy có thể nói, Bảo hiểm xã hội là biện pháp Nhà nước sử dụng để đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người tham gia bảo hiểm, khi họ gặp phải những biến cố rủi ro, sự kiện bảo hiểm làm suy giảm sức khỏe, mất khả năng lao động, mất việc làm, hết tuổi lao động, chết; gắn liền với quá trình tạo lập và sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội.
1.2.2. Hệ thống các chế độ BHXH
1.2.2.1. Hệ thống an sinh xã hội ở Việt Nam: có thể được coi là 4 trụ cột:
- BHXH được coi là trụ cột quan trọng nhất, tồn tại vĩnh viễn cùng một quốc gia, dân tộc trong hệ thống bảo đảm xã hội, đem lại một nguồn thu nhập ổn định để thay thế hoặc bù đắp trong trường hợp thu nhập của người lao động bị giảm, bị gián đoạn hoặc mất hẳn.
- Ưu đãi xã hội là sự đãi ngộ đặc biệt về vật chất và tinh thần của nhà nước
và của xã hội đối với những người đã cống hiến công lao, sức lực to lớn cho xã hội, cho đất nước.
- Cứu trợ xã hội được hiểu là sự giúp đỡ của xã hội và của nhà nước đối với mọi thành viên của xã hội khi họ gặp phải rủi ro, nghèo đói, thiên tai, hỏa hoạn, bệnh tật, neo đơn, không đủ khả năng để tự lo cuộc sống tối thiểu, nhằm tạo điều kiện cho họ vượt qua sự nghèo khó, vươn lên đảm bảo được mức sống.
- Phúc lợi xã hội được hiểu là sự đáp ứng nhu cầu, lợi ích về kinh tế và văn
hóa cho tất cả mọi thành viên trong xã hội; để hạn chế sự cách biệt giữa những vùng, giữa các tầng lớp dân cư có thu nhập và điều kiện sống cao, thấp khác nhau.
1.2.2.2. Các chế độ BHXH: hiện nay bao gồm 5 chế độ:
- Chế độ ốm đau: Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường, được
nghỉ 30 ngày nếu đóng BHXH dưới 15 năm; 40 ngày nếu đóng BHXH dưới 30 năm;
4
60 ngày nếu đóng BHXH từ 30 năm trở lên. Trường hợp làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại thì được nghỉ tăng thêm 10 ngày tương ứng. Mức hưởng trợ cấp ốm đau tối đa là 75% tiền lương tháng.
- Chế độ thai sản: Người lao động làm việc ở điều kiện bình thường, được nghỉ 4 tháng; nếu làm việc nặng nhọc, độc hại thì được nghỉ 5 tháng. Trường hợp sinh đôi trở lên, từ con thứ 2 trở đi, cứ mỗi con được nghỉ thêm 1 tháng. Mức hưởng trợ cấp bằng 100% tiền lương tháng.
- Chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp: Trợ cấp một lần: Người lao động bị suy giảm khả năng lao động từ 5 % đến 30% thì được hưởng trợ cấp một lần với mức: suy giảm 5% thì được hưởng 5 tháng lương tối thiểu chung, sau đó cứ suy giảm thêm 1% thì được hưởng thêm 0,5 tháng lương tối thiểu chung và cộng thêm 0,3 tháng tiền lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc để điều trị cho mỗi năm đóng BHXH; Trợ cấp hàng tháng: Người lao động bị suy giảm khả năng lao động từ 31% trở lên thì được hưởng trợ cấp hằng tháng với mức: suy giảm 31% thì được hưởng bằng 30% mức lương tối thiểu chung, sau đó cứ suy giảm thêm 1% thì được hưởng thêm 2% mức lương tối thiểu chung và cộng thêm 0,3% mức tiền lương đóng BHXH của tháng liền kề trước khi nghỉ việc để điều trị cho mỗi năm đóng BHXH.
- Chế độ hưu trí: Điều kiện hưởng chế độ hưu trí: Có đủ 20 năm đóng BHXH,
ở điều kiện lao động bình thường nam đủ 60 tuổi, nữ đủ 55 tuổi. Tuy nhiên, nếu làm việc ở môi trường nặng nhọc, độc hại thì nam từ đủ 55 - 60 tuổi và nữ từ đủ 50 - 55 tuổi thì được hưởng chế độ hưu trí. Trường hợp người lao động bị suy giảm khả năng lao động từ 61% trở lên, thì nam đủ 50 tuổi, nữ đủ 45 tuổi cũng được hưởng chế độ hưu trí với mức hưởng thấp hơn. Mức lương hưu: Tối đa là 75% tiền lương tháng bình qn 5 năm trước khi có Luật BHXH và là 10 năm kể từ ngày 01/01/2007. Tính tỷ lệ hưởng: 15 năm đóng BHXH, mỗi năm 3%, sau đó cứ mỗi năm đóng thêm thì được tính thêm 2% đối với nam, 3% đối với nữ.
- Chế độ tử tuất: Tiền mai táng phí: 10 tháng lương tối thiểu chung; Trợ cấp
hàng tháng: Số người được hưởng trợ cấp (con; vợ hoặc chồng; bố, mẹ đẻ hoặc nuôi) tối đa là 4 người; mức trợ cấp bằng 50% mức tiền lương tối thiểu chung, trường hợp
khơng có người ni dưỡng trực tiếp thì mức trợ cấp bằng 70%; Trợ cấp một lần: Thực hiện trong trường hợp khơng có người thân hưởng thường xuyên; Đối với người đang làm việc chết, cứ mỗi năm đóng BHXH hưởng 1,5 tháng lương đóng BHXH; Đối với người đang hưởng lương hưu chết, mức hưởng tối đa là 48 tháng, mức hưởng tối thiểu là 3 tháng lương hưu đang hưởng tuỳ thuộc vào thời điểm chết sau khi hưởng lương.
1.2.3. Quỹ Bảo hiểm xã hội 1.2.3.1. Khái niệm: 1.2.3.1. Khái niệm:
Quỹ BHXH là một quỹ tiền tệ tập trung, được hình thành từ đóng góp của các bên tham gia BHXH và các nguồn thu khác, sử dụng để bù đắp, hoặc thay thế thu nhập cho người tham gia bảo hiểm khi họ gặp phải những biến cố rủi ro, sự kiện bảo hiểm; nhằm ổn định đời sống cho họ và gia đình họ, góp phần đảm bảo an tồn xã hội và phát triển kinh tế của đất nước.
Quỹ BHXH là một quỹ tiền tệ lớn, có thời gian tạm thời nhàn rỗi dài, khi sử dụng quỹ BHXH sẽ tác động đến hướng vận động các nguồn tài chính trong nền kinh tế, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xã hội phát triển. Vì vậy, khi dùng quỹ BHXH để đầu tư, cung ứng vốn vào nền kinh tế sẽ tạo ra những biến đổi về cung và cầu vốn trong nền kinh tế, tác động đến hướng vận động, chuyển dịch các nguồn tài chính trong nền kinh tế, làm thay đổi các quỹ tiền tệ của các chủ thể khác theo các quy luật của thị trường; góp phần kích thích, thúc đẩy nền kinh tế xã hội phát triển.
1.2.3.2. Đặc điểm:
- Bộ phận cấu thành và quan trọng của chính sách xã hội: Chính sách xã hội có nhiều nội dung khác nhau: Y tế, giáo dục, lao động, việc làm, xóa đói giảm nghèo, BHYT, BHXH, mang lại sự ổn định cuộc sống cho người lao động và gia đình họ, có tham gia BHXH khi gặp rủi ro do ốm đau, thai sản.
- Người sử dụng lao động phải có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện đóng BHXH cho người lao động.
- Người lao động được bình đẳng về nghĩa vụ và quyền lợi đối với BHXH, không phân biệt tuổi tác, giới tính, dân tộc, tơn giáo... từ 15 tuổi trở lên, ai có quan hệ lao động, có thu nhập đều phải tham gia bắt buộc..
- Nhà nước quản lý thống nhất chính sách BHXH và bộ máy thực hiện CSXH: Sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng về chủ trương, đường lối, về chiến lược; Sự quản lý vĩ mô của Nhà nước ban hành về chính sách pháp luật; tuyên truyền phổ biến chế độ, chính sách pháp luật về BHXH, về phạm vi đối tượng và về các chế độ hưởng.
1.2.4. Vai trò tác dụng của BHXH 1.2.4.1. Vai trò của BHXH: 1.2.4.1. Vai trò của BHXH:
Hoạt động BHXH là một loại hoạt động dịch vụ cơng, mang tính xã hội cao, nên BHXH có một số vai trị quan trọng:
- BHXH góp phần ổn định đời sống của người lao động và gia đình khi gặp rủi ro mà bị giảm thu nhập; góp phần đảm bảo trật tự an ninh xã hội.
- BHXH gắn bó lợi ích giữa người lao động và người SDLĐ đối với Nhà nước, đó là Nhà nước tạo ra cơng ăn, việc làm, thu nhập cho người lao động.
- BHXH thực hiện phân phối lại thu nhập đối với người lao động, góp phần
vào thực hiện cơng bằng xã hội dưới dạng giá trị bằng tiền như sau:
+ Phân phối lại thu nhập theo chiều ngang: giữa người trẻ, khỏe với người lao động già, ốm yếu; người đang làm việc với người nghỉ hưu; người độc thân và người có thân nhân và giữa nam với nữ.
+ Phân phối lại thu nhập theo chiều dọc được thực hiện giữa người có thu nhập cao với thấp, giữa các khu vực hoạt động và sản xuất khác nhau.