3.2. Những biện pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.1.3. Thiết lập sự phối hợp hỗ trợ các kênh thông tin
Hầu hết mọi hoạt động của BHXH đều dựa trên thông tin của những đối tượng tham gia BHXH - BHYT. Nên thông tin không đầy đủ, thiếu tính chính xác và thiếu tính chặt chẽ sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động BHXH, đặt biệt là quản lý quỹ BHXH. Các thông tin hoạt động này vừa mang tính lịch sử được lưu giữ trong thời gian dài nhưng vẫn phải thường xuyên cập nhật những thông tin biến đổi về quá trình tham gia, có thể nói là quản lý thơng tin tham gia BHXH - BHYT của một con người từ lúc sinh đến lúc mất đi. Đồng thời thông tin này cũng vừa mang tính
chặt chẽ và chính xác, làm cơ sở cho các ngành liên quan có định hướng về chiến lược phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
Các thông tin về quá khứ của người tham gia BHXH - BHYT từ năm 2008 trở về trước vẫn được quản lý thủ công là cập nhật từ sổ BHXH. Từ năm 2009 trở đi thì quá trình tham gia được lưu trữ từ phần mềm quản lý. Với cách lưu trữ như hiện nay thì cũng rất rườm rà, phức tạp để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra tính liên tục hết sức khó khăn. Khi thực hiện chính sách BHXH vẫn phải kiểm duyệt lại tồn bộ giấy tờ, thủ tục liên quan của người tham gia. Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin ở đây chỉ mang tính chất là thay việc viết tay, chưa thể hiện tính quản lý vào trong hoạt động giám sát. Nên trong hoạt động nghiệp vụ cần thiết lập sự phối hợp hỗ trợ các kênh thông tin liên kết thực hiện giám sát:
- Đẩy mạnh kênh thông tin liên quan với các Sở, Ban ngành cấp tỉnh như: Sở kế hoạch đầu tư để lấy thông tin về đơn vị mới đăng ký tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn tỉnh; Sở lao động thương binh và xã hội để nắm được thông tin về số lượng lao động, mức lương đăng ký tham gia cho người lao động; Thuế để nắm thông tin số lao động tham gia trong sản xuất kinh doanh thực tế, đồng thời nắm được thang bảng lương mà đơn vị tham gia sản xuất kinh doanh; một số ngành phối hợp liên quan khác như: Liên đoàn lao động, Ngành y tế, ngành giáo dục. Khi kênh thông tin này được thiết lập chặt chẽ thì việc đảm bảo an tồn, bảo mật của hệ thống thông tin tham gia của người tham gia BHXH sẽ được quản lý chính xác, quỹ BHXH sẽ cân đối nguồn thu, thực hiện chính sách BHXH cho người tham gia đảm bảo đúng chế độ và kịp thời.
- Thiết lập kênh thông tin giữa các đơn vị tham gia BHXH trong tỉnh, giữa các vị trong và ngoài tỉnh. Đồng thời giữa BHXH các tỉnh với nhau để cập nhật quá trình tham gia BHXH cho người lao động khi họ có sự chuyển đổi về cơng việc cũng như q trình tham gia BHXH – BHYT.
- Cập nhật lại toàn bộ cơ sở dữ liệu về quá trình tham gia BHXH của người lao động vào lưu trữ thành một tập tin dữ liệu thống nhất nhằm giúp cho công tác kiểm tra, đối chiếu và giải quyết chính sách BHXH được chính xác.
- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các chính sách pháp luật về BHXH cho người lao động và chủ sử dụng lao động nắm bắt được quyền lợi nghĩa vụ phải tham gia BHXH qua kênh thông tin như báo, đài truyền thanh, truyền hình, thi tìm hiểu về chính sách, đối thoại trực tiếp hoặc bằng những hình ảnh panơ, áp phích để người lao động hiểu được lợi ích của việc tham gia.
Như vậy, khi thiết lập được các kênh thông tin hỗ trợ trên sẽ giúp cho công tác kiểm soát nội bộ giám sát hệ thống hoạt động có hiệu quả hơn, đồng thời hạn chế được sai xót phát hiện được các gian lận trong quản lý.