2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH Kiên Giang
2.2.3. Tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH
2.2.3.1. Tình hình thu quỹ BHXH:
Năm 2008: tổng số phải tham gia BHXH theo luật định là 5.459 đơn vị, với 76.758 lao động, tương đương với tổng số tiền là 252.420 triệu đồng. Năm 2009 là 7.201 đơn vị, bằng 78.380 lao động, tương đương với số tiền là 286.469 triệu đồng. Số đơn vị và lao động thực tế đóng BHXH cịn thấp nhiều so với số phải đóng theo quy định; cụ thể: Năm 2008: thu được 199.851 triệu đồng với 1.874 đơn vị bằng 55.747 lao động. Năm 2009 là 2.004 đơn vị, bằng 58.659 lao động, tương đương với số tiền là 241.095 triệu đồng8. Như vậy, việc bỏ sót nguồn thu là rất lớn, gây thất thoát cho quỹ BHXH khá cao.
2.2.3.2. Tình hình chi trả BHXH:
Thực hiện chế độ chính sách BHXH, hàng năm đã giải quyết các chế độ BHXH cho trên 2.285 người. Riêng chế độ ốm đau giải quyết cho 15.123 lượt người; thai sản và dưỡng sức 260.676 người và trên 6.000 người đang hưởng chế độ hưu trí và trợ cấp BHXH hàng tháng, với số tiền chi trả mỗi năm trên 100 tỷ đồng.
8
Tổng số tiền chi trả các chế độ BHXH hàng năm tương đối lớn, cụ thể: Năm 2008: 140 tỷ đồng, năm 2009: 167 tỷ đồng. Số tiền chi trả hàng năm liên tục tăng lên theo lộ trình cải cách chế độ tiền lương của Chính phủ. Nhất là đầu năm 2008, trước cuộc khủng hoảng kinh tài chính, suy thối kinh tế giới đã tác động đến kinh tế tài chính nước ta. Nhưng với sự cân đối quỹ đảm bảo tình hình chi trả từ phía BHXH Việt Nam vẫn đảm bảo cơng tác chi trả đúng chế độ chính sách, kịp thời, đối với người được thụ hưởng chính sách BHXH.
Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang quản lý gần 200 cán bộ nhân viên để thực hiện nhiệm vụ chính trị của ngành. Chi quản lý bộ máy hoạt động hằng năm cũng tương đối lớn, cụ thể: năm 2008 tổng chi 12.346 triệu đồng trên 170 nhân viên, năm 2009: thực hiện chi 15.460 triệu đồng trên tổng số 190 nhân viên.
- Các doanh nghiệp thuộc khu vực kinh tế ngồi quốc doanh phần lớn có quy mô nhỏ, lao động sử dụng thường là lao động phổ thông, chưa qua đào tạo, chưa có tay nghề nên việc làm khơng ổn định, tính kỷ luật trong lao động chưa cao lại thay đổi thường xuyên nơi làm việc. Đối với hộ kinh doanh cá thể do tổ chức sản xuất kinh doanh đơn lẻ, khơng hạch tốn kinh tế, khơng chính sách xã hội, trình độ quản lý của người sử dụng lao động còn hạn chế, lao động làm việc cịn mang tính thời vụ và chủ yếu là người trong gia đình, khơng ký hợp đồng lao động. Đối với cá nhân tuy có thuê mướn, sử dụng lao động nhưng không ký hợp đồng lao động và gần như chưa biết và chưa nhận thức đúng về trách nhiệm và nghĩa vụ phải tham gia BHXH cho người lao động.
- Chủ sử dụng lao động ở các doanh nghiệp tham gia trích nộp BHXH chưa đúng tiền lương thực tế giữa người sử dụng lao động ký hợp đồng với người lao động, số lao động đủ điều kiện nhưng chưa tham gia hết, còn trốn tránh.
- Cơ quan BHXH tỉnh chỉ có chức năng kiểm tra nhưng khơng có chức năng thanh tra xử phạt đối với các đơn vị vi phạm về BHXH. Trong khi đó Thanh tra lao động có chức năng này nhưng lại khơng thường xuyên.
- Văn bản hướng dẫn việc giải quyết chế độ, chính sách BHXH cho người lao động theo luật BHXH khi áp dụng một số quy định chưa phù hợp.
2.2.4. Các hoạt động kiểm sốt:
2.2.4.1. Quy trình kiểm soát hoạt động thu, chi tại BHXH Kiên Giang 2.2.4.1.1. Sơ đồ ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm sốt nội bộ 2.2.4.1.1. Sơ đồ ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kiểm sốt nội bộ
Hình 2.2: Sơ đồ ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kiểm sốt nội bộ
Sơ đồ trên biểu hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động nghiệp vụ BHXH Kiên Giang. Quản lý dữ liệu từ đầu vào thực hiện khâu cuối cùng là chi trả cho người tham gia BHXH, để rõ ta xét quy trình.
2.2.4.1.2. Mơ tả quy trình kiểm soát:
(1),(9) Đơn vị sử dụng lao động nộp danh sách người lao động tham gia BHXH cho phòng thu BHXH tỉnh cũng như cho BHXH huyện.
(2),(10) Phòng thu, cán bộ thu huyện cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý thu, chuyển danh sách cho phòng cấp sổ thẻ để cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.
(3) Phòng cấp sổ thẻ cập nhật thông tin cá nhân của người lao động
(4),(6) Khi người lao động đề nghị hưởng chế độ, phòng thu chuyển dữ liệu phòng chế độ BHXH; Đối chiếu dữ liệu, thơng tin của người lao động đã đóng nộp
(9) (14) (15) (11) (8) (13) (5) Đ Đơơnn vvịị ssửử ddụụnngg l laaoo đđộộnngg (1) P Phhòònngg ccấấpp ssổổ t thhẻ ẻ (4) P Phhòònngg tthhuu B BHHXXHH D
Dữữ lliiệệuu tthhuu ttạạii
t tỉỉnnhh P Phhòònngg cchhế ế đđộộ B BHHXXHH D
Dữữ lliiệệuu kkếế ttooáánn
t tạiại ttỉnỉnhh P Phhịịnng g kkế ế ttoốánn D Dữữ lliiệệuu cchhíínnhh s sáácchh ttạiại ttỉnỉnhh D
Dữữ lliiệệuu tthhuu ttạạii
h huuyệyệnn B BHHXXHH hhuuyệyệnn,, t thhịị,, tthhàànnhh (3) (6) (7) D
Dữữ kkiiệệuu kkếế ttooáánn
t
tạạii hhuuyyệệnn (12)
(10) NNggưườờii đđưượợcc
h
hưưởởnngg cchhếế đđộộ (2)
(5) Phòng chế độ cập nhật thông tin của người đề nghị hưởng chế độ
(7),(14) Phòng chế độ giải quyết xong chuyển cho phịng kế tốn cập nhật và chi trả cho người được hưởng chế độ BHXH.
(8) Đối chiếu luân chuyển dữ liệu giữa thu và kế toán
(11),(12) Định kỳ huyện chuyển dữ liệu thu, kế toán về tỉnh để tổng hợp (13) Phòng chế độ chuyển dữ liệu cho huyện để đưa vào dữ liệu kế toán huyện chi trả.
(14), (15) chi trả tiền cho người được hưởng chế độ tại tỉnh và huyện.
2.2.4.2. Mơ tả các hoạt động kiểm sốt
Mức độ bao phủ của hệ thống BHXH đến người dân ngày càng cao, từ đó số người dân được thụ hưởng các dịch vụ BHXH ngày càng tăng lên.
Hoạt động kiểm sốt được đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực của cơ chế thu, chi BHXH bởi lẽ có giám sát, kiểm tra thì mới phát hiện những mặt được và chưa được của cơ chế hoạt động. Khả năng kiểm soát được hiểu theo hai hướng: một là kiểm soát của xã hội đối với các cơ quan thu BHXH được gọi là kiểm sốt bên ngồi; hai là kiểm sốt việc thu nộp và chi trả các chế độ chính sách BHXH của chính cơ quan BHXH gọi là kiểm sốt nội bộ.
2.2.4.2.1. Kiểm sốt bên ngồi:
Được tiến hành tại các cơ sở, đơn vị của người sử dụng lao động mà mục tiêu hàng đầu là xác định trách nhiệm đóng góp của người sử dụng lao động và đảm bảo rằng họ làm tròn trách nhiệm của mình bằng cách nộp tiền đóng góp đầy đủ và đúng hạn. Đối chiếu kiểm tra các khoản tiền lương, tiền công thực lĩnh với các khoản được ghi trong các bản báo cáo nộp cho cơ quan BHXH.
2.2.4.2.2. Kiểm sốt nội bộ:
Tính chính xác của các bản báo cáo chi tiết liên quan đến người lao động, dữ liệu liên quan đến cá nhân người lao động. Các khoản tiền lương, tiền công qua các giai đoạn làm việc, các mối quan hệ và mức độ đáng tin cậy của những thời điểm đó, việc khấu trừ triền lương để đóng nộp BHXH.
Bảo hiểm xã hội Kiên Giang thực hiện giám sát thường xuyên thơng qua các kênh quản lý: các phịng nghiệp vụ, đoàn kiểm tra nội bộ. Hàng tháng, quý năm thực hiện kiểm tra định kỳ các phòng nghiệp vụ và BHXH các huyện thị trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chun mơn được mơn được giao để từ đó có cơ sở ngăn chặn, uốn nắn kịp thời những hành vi biểu hiện tiêu cực. Nhưng thực ra cơng tác kiểm tra, giám sát vẫn cịn một số hạn chế nhất định:
- Khối lượng công việc quá lớn, nhân viên phịng lại ít chỉ có 05 người, trong khi đó phải kiểm tra:
+ Bên ngoài: như các doanh nghiệp, số lượng doanh nghiệp, đơn vị tham gia BHXH nhiều, các cơ sở hợp đồng khám chữa bệnh, người tham gia BHXH, tiếp nhận đơn thư giải quyết khiếu nại, tố cáo về chế độ, chính sách.
+ Bên trong: kiểm tra nội bộ chưa được cân đối, quan tâm nhiều so với khối lượng công việc và đội ngũ kiểm tra trên quy mô, hệ thống đơn vị tổ chức của BHXH Kiên Giang. Việc kiểm tra chéo trong thực hiện quy trình của các phòng nghiệp vụ chưa được thực hiện triệt để, trong khi đó quy trình giải quyết nghiệp vụ phần nhiều theo ý muốn chủ quan, gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra về sau.
- Đối với các hoạt động thu - chi BHXH thường xuyên được kiểm tra nội bộ nhưng chỉ ở mức giới hạn nghiệp vụ, kiểm tra xác suất trên một số lĩnh vực, chứng từ hoạt động, hoạt động giám sát chủ yếu bằng tay, nghiệp vụ phát sinh nhiều, văn bản quy định về chế độ của ngành lại liên tục thay đổi cho phù hợp cơ chế hoạt động của Nhà nước. Nên việc giám sát toàn bộ hoạt động ở từng khâu quản lý chưa được thực hiện hết các chức năng.
2.2.5. Hệ thống thông tin trong hoạt động kiểm soát
Hoạt động cơ bản của hệ thống BHXH Kiên Giang bao gồm ba hoạt động chủ yếu: quản lý, khai thác nguồn thu BHXH; thực hiện chế độ, chính sách BHXH cho người tham gia lao động; cân đối nguồn chi các chế độ, chính sách BHXH và chi hoạt động quản lý bộ máy.
Lĩnh vực công nghệ thông tin cũng được chú trọng và được đưa vào ứng dụng ngay từ năm đầu năm 1998, chỉ ở mức độ quản lý thủ công, bằng việc cập
nhật tăng giảm danh sách lương hưu của đối tượng được hưởng trợ cấp từ năm 1995 trở về trước (thuộc nguồn chi trả của Ngân sách Nhà nước) kể từ khi BHXH Kiên Giang được thành lập thì tiếp nhận các đối tượng hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH này; từ sau năm 1995 trở về sau (thuộc nguồn quỹ BHXH đảm bảo chi trả) BHXH giải quyết chế độ.
Đến năm 2004, phần mềm quản lý, cập nhật danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH được phát triển thống nhất thực hiện cho toàn bộ hệ thống ngành BHXH từ BHXH Việt Nam đến BHXH các tỉnh trên ngôn ngữ Foxpro. Tuy nhiên, tại các tỉnh lúc này do thiếu cán bộ có trình độ về cơng nghệ thơng tin để khai thác và ứng dụng vào trong quản lý nghiệp vụ nên mãi cho đến 02 năm sau phần mềm mới được thực hiện rộng rãi trên toàn hệ thống. Đối với BHXH Kiên Giang, đã kịp thời bắt tay vào ứng dụng ngay sau khi phần mềm ban hành năm 2004. Tồn bộ thơng tin dữ liệu được quản lý từ excel được chuyển sang quản lý từ phần mềm foxpro, thể hiện rõ các điểm mạnh trong ứng dụng phần mềm, cụ thể:
- Toàn bộ thông tin đối tượng được quản lý từ các xã, phường, thị trấn, thống nhất trong một cơ sở dữ liệu, tạo điều kiện cho việc tăng giảm kịp thời, khi có đối tượng bị chết, hết hạn hưởng, hết tuổi hưởng, di chuyển nơi cư trú.
- Giúp cho việc điều chỉnh tăng lương hưu của người được hưởng lương hưu và trợ cấp theo quyết định điều chỉnh tăng lương của Nhà nước sau các lần thực hiện chế độ chính sách tiền lương mới được kịp thời và chính xác.
- Công tác thống kê đối tượng theo từng loại chế độ hưởng cũng giúp cho công tác quản lý điều hành, hoạch định, quản lý nguồn chỉ trả thực hiện kịp thời.
- Lưu trữ, sao lục hồ sơ được nhanh chóng hơn, cụ thể có những đối tượng hưởng lương hưu BHXH nhưng quá trình tham gia cách mạng cũng giúp cho ngành lao động về chính sách hỗ trợ quá trình hoạt động kháng chiến.
Như vậy, đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc sử dụng phần mềm đầu tiên trong nghiệp vụ quản lý BHXH đã giúp cho công tác kiểm sốt nội bộ bước đầu được an tồn và hiệu quả hơn qua một số mặt giám sát như: trước đây khi chưa đưa CNTT vào ứng dụng thì từng BHXH huyện tự lập danh sách chi
trả chuyển lên tỉnh, BHXH tỉnh thống kê và cấp kinh phí lại cho huyện thực hiện. Đây là khâu quản lý dữ liệu hết sức lỏng lẻo, đối tượng tăng giảm khơng được nắm kịp thời từ phía BHXH tỉnh, nên cũng tạo gian lận trong quản lý danh sách từ cấp dưới. Chính vì thế, nhận định rõ tình hình này, BHXH Kiên Giang triển khai ứng dụng CNTT ngay trong quản lý từ phần mềm nghiệp vụ. BHXH Việt Nam cũng dần hoàn thiện phần để phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế xã hội, mở rộng điều kiện, chế độ nên sau rất nhiều lần điều chỉnh phần mềm tùy theo từng quá trình, từng loại đối tượng cũng như chế độ đãi ngộ của Nhà nước.
Đứng trước tình hình này, nhận định rõ chức năng, nhiệm vụ của ngành ngày càng được mở rộng, không thể quản lý dữ liệu bằng phương pháp thủ cơng, cũng như tính tốn các chế độ hưởng BHXH của người hưởng chế độ bằng tay, theo dõi sổ hàng ngày, điều chỉnh tính tốn thơ sơ. BHXH Việt Nam tiếp tục nghiên cứu, triển khai đưa vào ứng dụng phần mềm xét duyệt chế độ BHXH.
Bảo hiểm xã hội Kiên Giang hoạt động theo hệ thống dọc, mới được thành lập, trình độ về CNTT của nguồn nhân lực cho việc viết phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý lại thiếu, các chế độ còn mới mẻ so với địa phương, người mới vào ngành chưa am hiểu nhiều. Nên BHXH Kiên Giang tập trung đào tạo, nâng cao năng lực ứng dụng, quản lý phần mềm CNTT của người sử dụng ngay sau khi phần mềm được triển khai trên cả hệ thống. Chính vì vậy, ngay sau khi phần mềm xét duyệt chế độ BHXH triển khai năm 2005, BHXH Kiên Giang cho ứng dụng ngay vào nghiệp vụ quản lý, tuy phần mềm còn ở mức sơ khai. Phần mềm chủ yếu thực hiện nghiệp vụ giải quyết những chế độ, chính sách lương của Nhà nước khi người lao động được hưởng các chế độ BHXH.
2.2.6. Thực trạng và mức độ ứng dụng CNTT:
2.2.6.1. Thực trạng sử dụng các phần mềm nghiệp vụ:
Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang cũng nhận định được tính cấp bách và cần thiết phải đưa ứng dụng CNTT vào trong quản lý sớm, bao gồm các phần mềm nghiệp vụ: quản lý danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH (gọi tắt là BHXHNET); quản lý thẻ BHYT bắt buộc; quản lý thẻ BHYT tự nguyện (gọi tắt là
MISBHYT); xét duyệt chế độ dài hạn; xét duyệt chế độ ngắn hạn; quản lý tổ chức cán bộ; quản lý tài sản; quản lý thu BHXH (gọi tắt là SMS); kế toán (gọi tắt là VSA); tiếp nhận quản lý hồ sơ; thanh tốn viện phí, phần mềm truyền và nhận dữ liệu (gọi tắt là FPT).
2.2.6.2. Mức độ lượng hoá các phần mềm nghiệp vụ:
Hầu hết các phần mềm nghiệp vụ trên đều chưa hoàn thiện, chỉ ở mức quản lý bán thủ cơng, hoặc cũng có những phần mềm quản lý không mang lại hiệu quả và đáp ứng cho nhu cầu quản lý. Vì vậy, nhân viên sử phần mềm chưa thiết tha ứng dụng và nghiệp vụ chuyên môn. Phần nghiệp vụ quá nhiều, mỗi phần mềm chỉ có phục vụ riêng cho một nghiệp vụ, gây khó khăn cho cơng tác thống kê, tích hợp, lấy